Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không được thực hiện qua các bước như sau:
a. Tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng
Người nhập khẩu cung cấp cho công ty Forwarder các thông tin cơ bản sau: thông tin người xuất khẩu, thông tin người nhập khẩu, bản chi tiết thông tin hàng hóa (mã HS, kích thước, cân nặng,..), , giá cả- thanh toán, điều kiện giao hàng, quy cách đóng gói, bảo hành, bảo hiểm, mật khẩu token ,v.v và các chứng từ có liên quan.
16
Sau khi chốt lô hàng với khách hàng, khách hàng sẽ chuyển files hoặc in chứng từ chuyển cho nhân viên kinh doanh sau đó nhân viên kinh doanh sẽ chuyển bộ chứng từ cho nhân viên khai thác để kiểm tra thông tin.
Kiểm tra kỹ thông tin trên từng chứng từ: Hợp đồng thương mại (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing list), Vận đơn đường hàng không (Airway Bill) , Thông báo hàng đến (Arrival notice), C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ), nếu có: cần kiểm tra kỹ nếu có CO ưu đãi đặc biệt như mẫu D, E... vì có liên quan trực tiếp đến ưu đãi thuế. Giấy giới thiệu của công ty chủ hàng (thường gửi sau, cùng bộ hồ sơ giấy).
c. Lấy lệnh giao hàng D/O
Sau khi biết máy bay đã cập cảng, đến văn phòng đại diện cho hãng máy bay để nhận được lệnh giao hàng (D/O - Delivery Order) thì nhân viên giao nhận của Forwarder cần mang theo: Giấy giới thiệu của công ty khách hàng; Vận đơn hàng không (AWB – Airway Bill); Giấy báo hàng đến (Arrival Notice).
d. Lên tờ khai hải quan
Lên tờ khai hải quan bằng phần mềm khai hải quan điện tử. Kiểm tra lại tờ khai trên phần mềm để đảm bảo nội dung chính xác. Gửi tờ khai in thử cho khách hàng kiểm tra và xác nhận. Bổ sung, chỉnh sửa tờ khai theo yêu cầu của khách hàng, nếu thấy yêu cầu đó là hợp lý. Cuối cùng, truyền tờ khai và nhận kết quả phân luồng từ hệ thống (bao gồm 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ).
e. Nhận kết quả phân luồng và đóng thuế
Sau khi khai báo tờ khai hải quan thì sẽ nhận được kết quả phân luồng hàng hóa, phải thông báo tiền thuế của lô hàng cho khách hàng để khách chủ động nộp và gửi tờ khai đã phân luồng cho khách hàng hoặc đơn vị giao nhận tiến hành đến ngân hàng được liên kết với số tài khoản của chi cục Hải quan quản lý hàng đầu tư và Ngân hàng sẽ cho ra giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước. Nhân viên giao nhận sẽ đưa giấy này vào cùng một bộ chứng từ để đến cơ quan làm thủ tục.
f. Làm thủ tục thông quan
Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan (bao gồm phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ Hải quan dùng để liệt kê các chứng từ nộp vào cho cơ quan Hải quan, tờ khai hải quan hàng nhập khẩu, đơn đặt hàng, hợp đồng thương mại, phiếu đóng gói, giấy giới thiệu) và
17
cầm bộ hồ sơ đến hải quan tiếp nhận để được phân công cán bộ kiểm tra hồ sơ. Nộp bộ hồ sơ tới người được phân công kiểm tra hồ sơ.
g. Thanh lý ở hải quan cổng
Việc thanh lý tờ khai được thực hiện tại Hải quan giám sát cổng. Để được thanh lý tờ khai, nhân viên giao nhận xuất trình tờ khai nhập khẩu bản lưu người khai, phiếu EIR, lệnh giao hàng. Hải quan giám sát cổng sẽ kiểm tra, đối chiếu các nội dung xem có thống nhất với nhau không.
Sau khi kiểm tra hoàn tất, cán bộ Hải quan sẽ ký tên đóng dấu lên phiếu EIR và giữ lại 1 lệnh giao hàng, trả lại phiếu EIR đã có chữ ký để khi chờ hàng đưa cho bảo vệ cùng với tờ khai nhập khẩu bản lưu người khai đã xác nhận và thông quan.
h. Giao hàng cho khách hàng
Sau khi hàng được bốc xong, nhân viên giao nhận viết phiếu gửi hàng (Trucking Bill) gửi cho chủ xe 2 bản, 1 bản còn lại nhân viên giao nhận giữ.
Cho xe chở hàng đến địa chỉ giao hàng mà khách hàng đã chỉ định, yêu cầu trình Trucking Bill cho chủ hàng ký tên xác nhận nhận hàng, 1 bản chủ hàng giữ và 1 bản gửi lại cho nhân viên giao nhận.
Nhân viên giao nhận tiến hành lập biên bản bàn giao hàng với người nhận biên bản gồm 2 bản có nội dung giống nhau, mỗi bên ký tên và giữ lại 01 bản.
i. Bàn giao chứng từ và thanh toán với khách hàng
Nhân viên giao nhận liệt kê khoản mục, chi phí phát sinh để giám đốc công ty giao nhận xem xét bản giải chi đã phù hợp chưa sau đó đóng dấu xác nhận. Kế toán công ty có nhiệm vụ tổng hợp các bản giải chi thành 1 Debit Note và gửi lại cho khách hàng bộ chứng từ. Công ty Forwarder cần phải giữ lại 1 bản photo để lưu lại nếu có đi kèm với báo cáo về doanh thu hàng nhập, tránh tranh chấp xảy ra sau này.
1.3.7. Các yếu tố ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu
bằng đường hàng không
Mỗi một hình thức kinh doanh dịch vụ đều chịu sự tác động của các yếu tố bên trong và bên ngoài của nó, giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không cũng như vậy. Hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không chịu tác động bởi hai nhóm nhân tố đó là: nhân tố khách quan và nhân tố chủ quan. Các nhân tố có tác động đến hoạt động giao nhận hàng hóa như sau:
18
1.3.7.1. Các nhân tố khách quan
Môi trường pháp luật: Một trong những nhân tố có tác dụng rất lớn đến sự phát
triển của bất cứ doanh nghiệp nào, nhất là đối với những doanh nghiệp kinh doanh quốc tế đó chính là môi trường pháp luật. Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau vì vậy môi trường pháp luật không chỉ liên quan đến pháp luật tại quốc gia mà hàng hóa được nhập khẩu vào mà nó còn liên quan đến pháp luật của quốc gia xuất khẩu hàng hóa. Đối với bất kì một sự thay đổi nào trong môi trường pháp luật đều ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa. Sự ban hành, phê duyệt một thông tư hay một nghị định của chính phủ ở các quốc gia; hay sự phê chuẩn của một công ước mới cũng có tác động, ảnh hưởng tích cực hoặc hạn chế hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Vì vậy, mức độ hoàn thiện, sự thay đổi và thực thi pháp luật trong nền kinh tế có ảnh hưởng lớn đến việc hoạch định và tổ chức thực hiện chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Theo nghị định 163/2017/NĐ-CP quy định về kinh doanh hoạt động logistics và theo Nghị định 69/2019/NĐ-CP về doanh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, nhập khẩu cùng với nhiều thông tư nghị định khác đã và đang chi phối, làm kim chỉ nam cho hoạt động logistics ở nước ta hiện nay.
Đồng thời để được hưởng những ưu đãi, quyền lợi tốt hơn các quốc gia có thể cùng các quốc gia khác trong khu vực tạo lên khối liên kết như trường hợp của ASEAN và EU, các quốc gia tham gia vào khối liên kết được hưởng những ưu đãi và được tạo điều kiện thuận lợi cho giao thương giữa các quốc gia. Do đó, trước khi bắt đầu tiến hành các biện pháp phát triển thị trường các doanh nghiệp phải tính đến yếu tố luật pháp để định hướng chiến lược hành động, phát triển sao cho phù hợp.
Môi trường kinh tế: Đây cũng là một nhân tố rất quan trọng thu hút sự quan tâm
của tất cả doanh nghiệp. Những diễn biến của môi trường kinh tế bao giờ cũng chứa đựng những cơ hội và đe dọa khác nhau đối với từng doanh nghiệp trong các ngành khác nhau, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không. Các nhân tố về mặt kinh tế gồm: tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế, tỷ giá hối đoái, lãi suất ngân hàng, lạm phát... Các yếu tố về mặt kinh tế có vai trò quan trọng, quyết định đối với việc hình thành và hoàn thiện môi trường kinh doanh, đồng thời các nhân tố này cũng ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Vì vậy khi hoạt động ngoại thương đang càng ngày càng phát triển dẫn đến nhu cầu về hàng hóa xuất
19
nhập khẩu ngày cũng tăng lên và điều đó đã tạo cơ hội cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận được mở rộng hoạt động kinh doanh của mình.
Môi trường chính trị, xã hội: Các khía cạnh hình thành môi trường chính trị, xã hội có ảnh hưởng mạnh mẽ tới các hoạt động kinh doanh. Sự ổn định chính trị, xã hội của mỗi quốc gia không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho quốc gia đó phát triển mà còn là một trong những yếu tố để hoạt động giao thương mại hàng hóa diễn ra mạnh mẽ. Những biến động trong chính trị, xã hội ở những quốc gia có liên quan đến hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng rất lớn, đặc biệt là giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không như hàng hóa sẽ không được giao đúng thời gian. Ngược lại, nếu môi trường chính trị, xã hội ổn định hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không sẽ diễn ra an toàn, nhanh chóng và hiệu quả hơn; thời gian giao nhận hàng bằng đường hàng không được thực hiện hiệu quả, chuẩn xác.
Môi trường tự nhiên: Trong dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường
hàng không, môi trường tự nhiên có ảnh hưởng lớn quá trình giao nhận, nhận hàng và quá trình chuyên chở hàng hóa. Các điều kiện khí tượng như gió, mưa và sương mù, nhiệt độ, độ ẩm… ảnh hưởng rất lớn đến tốc độ làm hàng và thời gian giao nhận hàng hoá đồng thời quá trình di chuyển còn gây ra các ảnh hưởng về chất lượng, tính chất của hàng hóa có thể gây thiệt hại hoàn toàn cho chuyến bay làm phát sinh hậu quả kinh tế cho các bên có liên quan. Chính vì vậy để đảm bảo giao nhận hàng hóa kịp thời gian và an toàn cần có sự xem xét, dự báo, dự phòng các ảnh hưởng của thiên nhiên và thương lượng với khách hàng để hai bên có thể hỗ trợ nhau.
Các nhân tố khoa học và công nghệ: Hiện nay, khoa học và công nghệ ngày
càng phát triển nhanh chóng và đã ảnh hưởng lớn đến ngành vận chuyển hàng không nói chung và hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường không nói riêng. Khi khoa học, công nghệ chưa phát triển thì hầu như các hoạt động giao nhận hàng hóa còn phụ thuộc vào sức lực của con người điều đó đã tác động không ít đến quá trình giao nhận gây ra các ảnh hưởng như thời gian giao hàng chậm, tốn kém chi phí, hiệu quả không cao. Tuy nhiên ngày này khi khoa học, công nghệ phát triển đã làm giảm được nhiều sức lực con người và thay vào đó là những phát minh công nghệ máy móc làm cho quy trình giao nhận trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Ví dụ, khi hàng hóa đã về sân bay và muốn đưa hàng hóa từ trên máy bay vào trong kho thì hiện nay đã có các trang thiết bị nâng đỡ, xe phụ kéo và các loại xe chuyên dụng khác,…
20
giúp dỡ hàng hóa xuống thay vì phụ thuộc vào sức lực con người để dỡ hàng hóa như ngày trước. Dưới sự phát triển của khoa học và công nghệ cao sẽ làm dịch vụ giao nhận hàng hóa ngày càng hiện đại hơn và luôn nâng cao chất lượng dịch vụ.
1.3.7.2. Các nhân tố chủ quan
Cơ sở trang thiết bị, thiết bị, hạ tầng, máy móc của doanh nghiệp: Đây là một
trong những nhân tố làm ảnh hưởng lớn đến chất lượng dịch vụ của công ty như: hệ thống kho bãi, số lượng máy bay vận chuyển, xe phụ kéo và các loại xe chuyên dụng, trang thiết bị nâng đỡ, phương tiện thông tin liên lạc… Nó hỗ trợ cho quá trình thực hiện giao nhận hàng hóa, giúp người giao nhận có thể chủ động đặc biệt là khi các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không. Để tham gia hoạt động giao nhận hàng hiện đại như ngày nay thì các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận phải đầu tư một cơ sở hạ tầng hiện đại, phù hợp để phục vụ cho hoạt động gom hàng, bốc hàng, xếp hàng, dỡ hàng và kiểm tra hàng hóa. Tại các cảng đường thủy, cảng hàng không, các ga đường sắt hoặc các cảng nội địa nếu được trang bị các thiết bị xếp dỡ hiện đại mang tính chuyên dụng cao sẽ góp phần tăng năng suất xếp dỡ, giảm thời gian xếp dỡ các lô hàng.
Nguồn lực tài chính: Vốn là nền tảng để doanh nghiệp tiến hành các hoạt động
kinh doanh thu lại lợi nhuận, mở rộng quy mô hoạt động. Năng lực tài chính của doanh nghiệp không chỉ được thực hiện ở quy mô vốn mà còn được thể hiện ở cơ cấu vốn, khai thác và sử dụng nguồn vốn sẵn có cũng như khả năng huy động nguồn tài chính thích hợp. Năng lực tài chính không là điều kiện cần thiết để nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế mà còn phải sử dụng quá trình thực hiện các dịch vụ như ứng trước tiền thuê máy bay, tiền làm thủ tục hải quan, nộp thuế xuất nhập khẩu,… Vậy nên nếu tiềm lực tài chính mạnh và hoạt động quản lý tài chính hiệu quả thì sẽ giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế của mình trên thị trường, mở rộng thị trường, tăng thị phần của doanh nghiệp.
Công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong quá
trình phát triển của các Công ty cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt là giao nhận bằng đường hàng không. Có thể nói sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ đã được ứng dụng mạnh mẽ vào nhiều lĩnh vực của cuộc sống, trong đó bao gồm hoạt động vận tải. Công nghệ thông tin, truyền thông đã được các nhà vận tải hàng không ứng dụng khá mạnh mẽ điều đó không chỉ tăng tính thuận tiện và dễ dàng,
21
nhanh chóng kết nối thông tin giữa các tổ chức liên quan đến vận tải lô hàng mà còn đảm bảo sự chính xác các thông tin của lô hàng, giúp giảm thiểu các lãng phí thời gian và tổn thất liên quan đến hàng hóa, góp phần tăng nhanh thời gian giao hàng, đảm bảo an toàn hàng hóa và nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận.
Trình độ bộ máy tổ chức, tham gia vào dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập
khẩu bằng đường hàng không:Tất cả các bộ phận trong công ty đều có vai trò quan
trọng quyết định đến sự thành công của hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không. Vì vậy, sự tổ chức hoạt động giữa các bộ phận càng chặt chẽ, càng gắn kết thì hoạt động giao nhận hàng hóa sẽ đạt được hiệu quả cao hơn. Bên cạnh đó, chính kiến thức chuyên môn, sự hiểu biết, ứng biến với những vấn đề rắc rối trong toàn bộ quy trình của các bộ phận cũng là một yếu tố quan trọng giúp cho hoạt động giao nhận được hiệu quả. Hơn nữa, bộ máy tổ chức nếu được hướng dẫn và phối hợp làm việc với nhau một cách khoa học, linh hoạt thì chất lượng đem lại rất hiệu quả, nhanh chóng và hạn chế được những sai sót xảy ra trong quá trình giao nhận
Nguồn nhân lực: Đào tạo nguồn nhân lực là một chiến lược dài hạn, có hiệu quả
lâu dài. Chất lượng nguồn nhân lực ảnh hưởng rất lớn đến kết quả Công ty, đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không thì trình độ nhân viên, tác phong, tinh thần làm việc, kinh nghiệm ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng dịch vụ: sự chậm trễ, chi phí dịch vụ, khả năng đáp ứng khách hàng… Một nhân tố có ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không là trình độ của người tổ chức điều hành cũng như người trực tiếp tham gia quy trình. Vì thế, trình độ của nguồn nhân lực bao giờ cũng được chú ý trước tiên, nó là một trong