Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của

Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam

Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam

(Nguồn: Phòng vận hành Airseaglobal)

1 • Nhận chứng từ

2 • Kiểm tra bộ chứng từ

3 • Lên tờ khai hải quan

4 • Lấy lệnh hãng hàng không / Forwarder

5 • Làm thủ tục thông quan

6 • Làm thủ tục lấy hàng

7 • Giao lệnh cho xe

38

Bước 1: Nhận chứng từ

Sau khi chốt lô hàng với khách hàng, khách hàng sẽ gửi bộ chứng từ cho nhân viên kinh doanh (Sales) sau đó nhân viên Sales sẽ chuyển bộ chứng từ cho nhân viên khai thác để kiểm tra thông tin. Bộ chứng từ bao gồm: Giấy đăng ký kinh doanh, hóa đơn thương mại (Invoice), Hợp đồng mua bán của doanh nghiệp. Đại lý bên nước xuất khẩu đến lấy hàng ở địa điểm của shipper (với lô hàng theo điều kiện EXW) hoặc bên shipper sẽ giao hàng cho đại lý (nếu theo điều kiện FOB). Hãng hàng không phát hành vận đơn gốc (Airway Bill) gửi cho công ty Airseaglobal và công ty sẽ phát hành vận đơn phụ (House Bill) gửi cho công ty nhập khẩu để kiểm tra thông tin.

+ Vận đơn gốc bao gồm: thông tin shipper, thông tin consignee, số vận đơn, ngày phát hành vận đơn, thông tin chuyến bay, ngày bay, thông tin hàng hóa.

Hình 2.1: Vận đơn gốc Airway Bill

39

+ Vận đơn phụ bao gồm: thông tin consignee, số vận đơn phụ, ngày vận đơn.

Hình 2.2: Vận đơn phụ House Airway Bill

(Nguồn: Phòng chứng từ Airseaglobal)

Bộ phận đại lý của Airseaglobal sẽ gửi lại thông tin cho hãng hàng không sau khi các bên xác nhận độ chính xác của vận đơn gốc và vận đơn phụ, hãng sẽ sửa thông tin nếu có chỗ cần sửa sau đó sẽ phát hành vận chính thức cho đại lý để chuẩn bị lên tờ khai.

Bước 2: Kiểm tra bộ chứng từ

Chứng từ của lô hàng sẽ được gửi đến nhân viên bộ phận chứng từ để kiểm tra thông tin và lên tờ khai. Các chứng từ bao gồm:

40

- Hợp đồng thương mại: Sales contract (1 sao y bản chính) - Hóa đơn thương mại: Commercial Invoice (1 sao y bản chính) - Chi tiết phiếu đóng gói hàng hóa: Packing List (1 sao y bản chính) - Vận đơn đường hàng không AWB: Airway Bill (1 sao y bản chính)

- Thư báo nhận hàng bên công ty do Công ty TNHH thương mại và dịch vụ vận tải Nội Bài (01 sao y bản chính)

- Giấy giới thiệu từ công ty khách hàng: 03 bản có dấu mộc

Một số chứng từ thêm khách có thể gửi như: Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (Certificate of Origin), phiếu tiếp nhận, phiếu công bố, bảng phân loại hàng hóa,... nếu có những chứng từ trên cần kiểm tra kỹ ví dụ giấy C/O ưu đãi đặc biệt như mẫu D, E... vì có liên quan trực tiếp đến ưu đãi thuế. Giấy giới thiệu của công ty chủ hàng (thường gửi sau, cùng bộ hồ sơ giấy).

Sau đó, kiểm tra chéo số liệu giữa các chứng từ, nếu bộ chứng từ thiếu hoặc chưa hợp lệ, nhân viên chứng từ báo nhân viên Sales đề nghị khách hàng bổ sung chỉnh sửa đến khi đầy đủ. Tra cứu mã HS, làm biên bản giao hàng.

Bước 3: Lên tờ khai hải quan

Lên tờ khai hải quan bằng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS VNACCS, căn cứ vào thông tin trên các chứng từ mà khách hàng gửi để điền vào.

Hình 2.3: Khai báo hải quan trên phần mềm ECUS VNACCS

41

Kiểm tra lại tờ khai trên phần mềm để đảm bảo nội dung chính xác, đặc biệt những thông tin không thể sửa trên tờ khai như: Tên người xuất khẩu, địa chỉ, mã cơ quan hải quan, mã loại hình, số cân, số kiện, số vận đơn, tên hàng, mã HS hàng hóa,... Sau đó, gửi tờ khai in thử cho khách hàng kiểm tra và xác nhận. Bổ sung, chỉnh sửa tờ khai theo yêu cầu của khách hàng, nếu thấy yêu cầu đó là hợp lý. Cuối cùng, truyền tờ khai và nhận kết quả phân luồng từ hệ thống (bao gồm 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ).

Bước 4: Lấy lệnh hãng hàng không

Nhận lệnh ở hãng hàng không. Khi nhận lệnh phải mang theo giấy giới thiệu, trong trường hợp có giao hàng bằng vận đơn gốc thì phải trình vận đơn gốc cho hãng hàng không.

Bước 5: Làm thủ tục thông quan

Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan bao gồm: Tờ khai hải quan điện tử, Hóa đơn thương mại, Vận đơn, Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành), giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O: 1 bản gốc (nếu có), bản phân loại trang thiết bị y tế, công bố đủ điều kiện mua bán thiết bị y tế loại B,C,D (nếu có),… Cầm bộ hồ sơ đến hải quan tiếp nhận để được phân công cán bộ kiểm tra hồ sơ. Nộp bộ hồ sơ tới người được phân công kiểm tra hồ sơ. Đối với công ty Airseaglobal khi hải quan kiểm tra hồ sơ của các lô hàng bằng đường hàng không thì thường được phân theo 2 luồng là luồng vàng và luồng đỏ:

+ Luồng vàng : Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan « đã làm thủ tục hải quan » vào tờ khai.

+ Luồng đỏ : Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa . Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan « đã làm thủ tục hải quan » vào tờ khai.

42

Bước 6: Làm thủ tục lấy hàng

Sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết, bộ phận hiện trường sẽ để lại thông tin liên lạc để cán bộ hải quan thông báo khi hàng về đến kho của sân bay. Khi hàng đã thông quan và về kho hàng không, bộ phận hiện trường đến làm nốt thủ tục nhận hàng, thanh lý tờ khai, đồng thời cầm các chứng từ và danh sách hàng được thông quan xuống kho hàng, theo dõi và chuẩn bị để lấy hàng.

Bước 7: Giao lệnh cho xe

Bộ phận hiện trường sẽ đưa phiếu xuất kho cho nhân viên chạy xe nâng và hướng dẫn họ đưa hàng ra xe. Hàng sau khi ra xe, bộ phận hiện trường sẽ ký xác nhận với nhân viên kho, phiếu xuất kho được đóng thêm dấu và được trả lại để lấy hàng. Đồng thời, bộ phận hiện trường phải kiểm tra hàng và chụp lại ảnh hàng hóa.

Hàng sau khi được xếp lên xe thì bộ phận hiện trường đưa danh sách hàng được đóng dấu, VAT lưu kho và một số chứng từ phát sinh khác (nếu có) để xe hàng được qua cổng bảo vệ.

Bước 8: Trả kết quả kiểm tra chuyên ngành (nếu có) và giao hàng cho khách

Trong một số trường hợp thì hàng cần kiểm tra chuyên ngành, khi đó nhân viên bộ phận hiện trường sẽ phải theo dõi tiến độ hoàn thành giấy kiểm tra chất lượng. Sau khi có giấy kiểm tra chất lượng, nộp cho hải quan để thông quan tờ khai.

Hàng sẽ được giao tới kho của khách hàng, lúc này nhân viên của công ty khách hàng sẽ kiểm tra hàng hóa, sau đó lập biên bản giao hàng. Sau khi giao hàng xong thì phòng kế toán sẽ tính toán tổng chi phí lô hàng và lập hóa đơn gửi cho khách hàng. Các thông tin chính trên hóa đơn thường bao gồm: Chi phí vận chuyển quốc tế, các thông tin phụ phí, chi phí thủ tục hải quan, chi phí vận chuyển nội địa,...; gửi hóa đơn và gửi chứng từ gốc được scan cho khách thông báo thanh toán. Bộ phận kế toán sẽ trả bộ chứng từ gốc cho khách hàng khi đã thanh toán (bộ chứng từ gốc sẽ được chuyển phát nhanh) đồng thời Công ty giữ lại 1 bản photo để lưu lại nếu có đi kèm với báo cáo về doanh thu hàng nhập, tránh tranh chấp xảy ra sau này

Sau các bước trên thì quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty Airseaglobal được hoàn thiện.

43