I- Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh Công ty liên doanh du lịch Exotissimo Cesais
7- Tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức kinh doanh của Chi nhánh công ty du lịch Exotissimo
Exotissimo
Do đặc trng kinh doanh và phạm vi nguốn vốn kinh doanh của doanh nghiệp, số lợng lao động là 22 năm 1995 ở những ngày đầu thành lập Chi nhánh. Cho đến nay, trớc yêu cầu của hoạt động kinh doanh và mục đích phát triẻn doanh nghiệp, số lợng nhân viên đã tăng lên đến con số 50.
Doanh nghiệp đã phân chia bộ máy thành nhiều phòng, ban và đợc tổ chức nh sau:
- Ban giám đốc:
Là bộ máy điều hành tất cả các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và các hoạt động có liên quan: đề ra đờng lối kinh doanh, tổ chức kinh doanh... Đồng thời Ban giám đốc chịu trách nhiệm trớc pháp luật về toàn bộ hạot động của doanh nghiệp.
- Phòng Incentive:
Đây là bộ phận có nhiệm vụ chuẩn bị dịch vụ hạng sang, tiếp đón các đoàn khách lớn, quan trọng của các tập đoàn, xí nghiệp ở nớc ngoài vào du lịch Việt Nam và các nớc lân cận. Các đoàn khách này đòi hỏi sự chuẩn bị dịch vụ cao, hoàn hảo và chu đáo, phục vụ chuyên nghiệp. Khách chấp nhận trả nhiều tiền để đợc hởng chất lợng dịch vụ và phục vụ.
- Phòng điều hành( In Bound):
Đây là phòng chuyên trách chuẩn bị dịch vụ cho mọi đối tợng khách của Công ty có liên quan đến ăn, uống, khách sạn,...đảm bảo cung cấp đúng những dịch vụ xác nhận với khách.
+ Khách gửi từ bên ngoài vào qua các hãng du lịch.
+ Khách từ nớc ngoài vào Việt Nam mua dịch vụ từ phòng Out Bound.
- Phòng vé:
Đây là bộ phận có nhiệm vụ đặt chỗ, xuất vé máy bay, xác nhận lại chỗ cho khách, nhận, cập nhật, áp dụng và thông báo những văn bản có liên quan đến giá vé, điều kiện áp dụng và những thông tin có liên quan đến vé máy bay cho khách hàng và các phòng ban khác trong công ty. Bộ phận này không những là đại lý cho hãng hàng không Vietnam Airlines mà còn là đại lý cho các hàng hàng không trong nớc và quốc tế khác nh: Pacific, Air France, Thai Airways, Singapore Airlines, Cathay Pacific, British Airways, Quantas, Emirates Airlines, Nippon Air, Korean Air, Siem eap Airlines,...
- Bộ phận tài chính( bao gồm cả phòng kế toán):
Là phòng có nhiệm vụ theo dõi và tổng hợp mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đánh giá các hoạt động tài chính kế toán, lập các báo cáo tàichính và trình lên Ban giám đốc. Bộ phận này còn có nhiệm vụ giúp Ban giám đốc đánh giá tình hình hoạt động của Chi nhánh nhằm lập ra các chính sách thích hợp, hiệu quả nhất cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Bộ phận khai thác thị trờng trực tiếp( OUT BOUND):
Đây là bộ phận chủ chốt, giữ vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và khai thác khách lẻ trong và ngoài nớc. Bộ phận này đợc phân chia làm 2 phòng ban chính:
1. Phòng Marketing:
Đây là phòng chịu trách nhiệm giới thiệu công ty cũng nh mọi thông tin có liên quan đến dịch vụ của công ty trên các phơng tiện thông tin nh: ra các trang báo tháng, quý, quảng cáo, thiết kế các trang Website riêng không những cho Công ty Exotissimo Việt Nam và còn cho Công ty Exotissimo tại Myanmar, Lào, Campuchia... Đây là phòng giữ một vai trò đặc biệt quan trọng và có hiệu quả cao vì đối tợng của Công ty chủ yếu là ở nớc ngoài và hiện nay Internet đợc sử dụng rộng rãi trên toàn cầu. Tính từ tháng 1 năm 2001 đến tháng 12 năm 2001, đã có hơn 2.000 lợt khách tham gia truy cập trang Website này và nhìn chung đánh giá từ phía khách hàng về trang Web là tốt cả về hình thức và nội dung.
2. Phòng phát triển thị trờng trực tiếp:
Đây là phòng chịu trách nhiệm đón nhận nhu cầu du lịch và toàn bộ mọi dịch vụ có liên quan đến du lịch từ phía khách hàng, cung cấp thông tin và tiến hành đặt một số dịch vụ cho khách hàng. Phòng này lại chia ra làm 2 bộ phận nhỏ:
+ Văn phòng:
Bao gồm các nhân viên làm việc tại Chi nhánh chịu trách nhiệm nhận và xử lý nhu cầu du lịch, dịch vụ du lịch của khách hàng từ các nguồn nh: khách sống và làm việc tại Việt Nam, các doanh nghiệp, tổ chức có nớc ngoài hay liên quan đến nớc ngoài, khách qua mạng, khách qua giới thiệu, khách liên lạc qua th điện tử...
+ Bàn cung cấp dịch vụ du lịch tại các khách sạn lớn:
Hiện nay Chi nhánh Công ty du lịch Exotissimo có 4 địa điểm phân bố tại 4 khách sạn lớn và có uy tín ở Hà Nội: Hilton Opera Hanoi, Hanoi Horison, Daewoo Hotel và Sunway Hotel. Các bàn du lịch này có trách nhiệm cung cấp dịch vụ du lịch cho khách của các khách sạn nêu ra ở trên. Đây cũng là bộ phận đóng góp đáng kể trong bộ máy cung cấp dịch vụ du lịch và các dịch vụ khách có liên quan đến du lịch và đồng thời cũng là bộ phận góp phần quan trọng vào việc làm cho khách hàng biết đến Công ty và mở rộng thị trờng khách hàng trên trờng quốc tế.
- Bộ phận lễ tân, giao dịch và bảo vệ:
Đây là phòng có trách nhiệm liên lạc, chuyển thông tin từ phía khách hàng cho các phòng ban trong Chi nhánh, cung cấp dịch vụ đến tận tay khách hàng. Giao dịchcòn kiêm luôn cả việc giao chứng từ, thu tiền. Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm đứng ra lo một số dịch vụ
phát sinh liên quan đến du lịch nh: chuẩn bị cơ sở vật chất đón khách, mua quà, hoa tặng khách, thuê địa điểm biểu diễn ca nhạc phục vụ khách, mua vé rối nớc cho khách....
Sơ đồ bộ máy tổ chức và quản lý của Chi nhánh công ty liên doanh du lịch Exotissimo- Cesais Hà Nội
In bound
WebsiteGiám đốc Giám đốc
Phó giám đốc
Incentive Phòng vé Out bound
Kế toán Lễ tân
Direct sales
Office Travel Desk
Daewoo Horison Hilton