II- Khái quát tình hình tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toánvà sổ kế toán của Chi nhánh công ty liên doanh du lịch Exotissimo Cesais Hà Nội.
hoàn thiện hơn công tác kế toán tại doanh nghiệp
Trong nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc cũng là thời điểm có nhiều vận hội và thách thức, khó khăn đối với các doanh nghiệp. Chính vì vậy các doanh nghiệp phải tự mình tổ chức kinh doanh theo các quy định của pháp luật lẫn quy luật khắc nhiệt của thị tr- ờng. Rất nhiều doanh nghiệp mới đợc thành lập và đi vào hoạt động nhng do nhiều nguyên nhân cả về chủ quan và khách quan đã không tồn tại đợc do không có các biện pháp quản lý kinh doanh thích hợp, không thích nghi đợc với phơng thức làm ăn mới, bị đào thải theo quy luật cạnh tranh.
Đứng trớc tình trạng thị trờng đầy các khó khăn cho nên ngay từ những ngày đầu, Ban lãnh đạo Chi nhánh công ty liên doanh du lịch Exotissimo Cesais- Hà Nội đã đa ra đợc những chính sách, những biện pháp hợp lý để tạo cho doanh nghiệp khả năng thích ứng cao nhất đối với các yêu cầu thị trờng, tạo đà cho doanh nghiệp cạnh tranh lành mạnh với các doanh nghiệp khác trong lĩnh vực dịch vụ du lịch, tạo cho doanh nghiệp có u thế hơn hẳn để thu hút khách hàng trên trờng quốc tế và trong nớc.
Chính vì vậy, mục tiêu của doanh nghiệp là phải đa doanh nghiệp nắm đợc vị thế trên thị tr- ờng. Muốn thế các sản phẩm du lịch của doanh nghiệp phải đợc chú trọng và u tiên hàng đầu về chất lợng và giá cả. Chỉ có thế, doanh nghiệp mới tạo đợc chỗ đứng của mình trong thị trờng. Để làm đựợc điều này, công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng phải không ngừng phải đợc củng cố và hoàn thiện. Sau một thời gian đi vao hoạt động và kinh doanh có hiệu quả, bộ máy kế toán của chi nhánh đã đạt đợc một số thành quả khả quan.
1- Ưu điểm
Bộ máy nhân sự phòng kế toán: Đội ngũ kế toán trẻ, đợc đào tạo chính quy, có kinh nghiệm, làm việc nhiệt tình và có khoa học, công việc kế toán đợc phân công rõ ràng, hợp lý, có sự kiểm tra và giám sát từ trên xuống dới...
Cơ sở vật chất và điều kiện làm việc: Toàn bộ phòng kế toán đợc trang bị móc móc hiện đại và đợc bố trí tại vị trí thuận lợi nhất trong công ty để kế toán có thể làm việc tốt và hiệu quả.
Phòng kế toán đã áp dụng triệt để và có hiệu quả hệ thống kế toán máy để giảm nhẹ công việc cho nhân vien kế toán và năng cao năng suất lao động.
Kế toán trởng và kế toán viên thờng xuyên đợc cử đi học để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ và cập nhật những thông tin mới nhất có liên quan đến tài chính, kế toán cũng nh những quy định mới về tài chính kế toán.
Ghi sổ kế toán: Việc sử dụng đúng và ghi sổ chính xác các loại sổ, chứng từ... để ghi sổ kế toán theo đúng hệ thống tài khoản kế toán hiện hành theo quyết định số 1141- TC/CĐ- KT ngày 01/11/1995 và quyết định số186 TC/ CĐ- KINH Tế ngày 14/03/1996 của Bộ trởg tài chính.
Hiện nay doanh nghiệp đã và đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái là hình thức kế toán phù hợp với điều kiện kinh doanh nhỏ , ít tài khoản và không có quá nhiều dịch vụ. Hình thức kế toán này đảm bảo sự theo dõi chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày.
Kế toán của Chi nhánh công ty liên doanh du lịch Exotissimo Cesais- Hà Nội cũng chú trọng đến công tác quản lý và lu trữ chứng từ gốc để làm cơ sở pháp lý cho việc ghi chép sổ sách kế toán.
Kế toán tổng hợp và kế toán viên có sự hợp tác chặt chẽ để công việc kế toán đợc tiến hành cụ thể, đúng dắn và liên tục, đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin kịp thời, chính xác cho Ban lãnh đạo, làm cơ sở cho việc quản lý và phát triển hoạt động kinh doanh.
Hạch toán chi phí và xác định kết quả kinh doanh
Chi nhánh công ty liên doanh du lịch Exotissimo Cesais- Hà Nội đã áp dụng một cách linh hoạt và hợp lý công tác hạch toán chi phí các dich vụ du lịch bằng việc sủ dụng 2 tài khoản chính là TK 641- Chi phí bán hàng và TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp- Chi phí quản lý doanh nghiệp cùng với các tiểu khoản khoản và chi tiết cho từng đối tợng.
Doanh thu thuần của từng đoàn đợc nhân viên bán hàng tính cùng với thời điểm ra hoá đơn nháp thông qua bảng kê chi phí. Bảng kê này dựa trên chi phí phải thanh toán của từng loại dịch vụ cung cấp bởi các đối tác. Kế toán có nhiệm vụ kiểm tra và đối chiếu tính xác thực và chính xác của từng bảng kê trớc khi ra hoá đơn dịch vụ cho khách hàng.
Tính thuế GTGT: Hoá đơn do kế toán phát hành cũng đợc phân chia ra làm 4 loại: 0%- đối với vé máy bay quốc tế.
0%- đối với dịch vụ cung cấp qua các đối tác ở nớc ngoài. 5%- đối với vé máy bay trong nớc.
5% cho dịch vụ giao thông đờng bộ, đờng thuỷ và 10% cho các dịch vụ còn lại nh khách sạn, nhà hàng, hớng dẫn...
Việc tách riêng hoá đơn ra làm 4 loại cho phép kế toán theo dõi và hạch toán chính xác tuyệt đối thuế VAT đầu ra và làm cơ sở để làm nghĩa vụ thuế với nhà nớc sau này.
Ngoài ra, chi nhánh còn áp dụng hình thức hoá đơn âm trong trờng hợp phải hoàn lại tiền cho khách mà kế toán đã hạch toán xong chi phí của đoàn này. Hoá đơn này cho phép bộ phận kế toán hạch toán doanh thu và thuế đầu ra vào kỳ sau.
Thanh toán:
Phòng kế toán của Chi nhánh công ty liên doanh du lịch Exotissimo Cesais- Hà Nội yêu cầu các nhà cung cấp gửi hoá đơn cho công ty vào ngày 01 và ngày 15 hàng tháng để tránh tình trạng nhận và thanh toán dồn dập và cuối tháng.
Phơng thức thanh toán gọn, nhẹ, đơn giản chủ yếu là qua chuyyển khoản ngân hàng. Phơng thức này cho phép doanh nghiệp không cần giữ nhiều tiền mặt dẫn đến việc quản lý và kiểm kê quỹ tiền mặt khó khăn. Đồng thời thanh toán bằng chuỷen khoản cũng không mất nhiều thời gian của kế toán tiền, thủ quỹ, hạn chế đợc sai sót và gian lận, dễ đối chiếu và kiểm tra, dễ phát hiện khi có nhầm lẫn.
Song song với việc thanh toán bằng chuyển khoản, chi nhánh cũng khuyến khích khách hàng trả tiền qua ngân hàng hay thẻ tín dụng để thuận tiện hơn cho khách hàng nhất là đối với các khách hàng ở nớc ngoài.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đã đạt đợc của hệ thống kế toán về hạch toán, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh vẫn còn tồn tại một số hạn chế.
2- Nhợc điểm
Kế toán về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đợc thể hiện trên sổ chi tiết tài khoản 641 và 642 và đã đợc theo dõi riêng từng khoản chi phí phát sinh. Song việc doanh nghiệp không tách các tiểu khoản nhỏ của tài khoản 641và 642 để tiện cho việc theo dõi mà nhiều khi doanh nghiệp tính gộp nhiều khoản chi phí. Vì vậy đôi khi tạo ra sự không rõ ràng trong các tài khoản kế toán. Hơn nữa, tuỳ từng tháng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nhiều gấp đôi tháng trớc hoặc tháng sau nên làm cho doanh nghiệp bị lỗ trong tháng. Trong thực tế, kinh doanh vẫn có lãi nếu kế toán phân bổ chi phí bán hàng và nh vậy sẽ phản ánh rõ hơn tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Về kế toán xác định kết quả tiêu thụ: Chi nhánh công ty liên doanh du lịch Exotissimo Cesais- Hà Nội vẫn cha thực hiện việc áp dụng hạch toán chi phí và chi tiết đến từng tiểu khoản nhỏ nên cha thấy đợc bộ phận nào kinh doanh có lãi, bộ phận nào kinh doanh thua lỗ trong doanh nghiệp.
Về hệ thống sổ sách và giấy tờ: Chi nhánh vẫn cha tôn trọng và chú trọng tới việc lu trữ các chứng từ kế toán nhất là khi phần lớn công việc kế toán đợc thực hiện trên máy vi tính. Việc ghi các chứng từ cũng cha đáp ứng đợc chuẩn mực kế toán nh ghi đúng, ghi đủ theo đúng mẫu quy định.
Đội ngũ nhân viên phòng kế toán: Tuy đã có 5 nhân viên, nhng công việc ngày càng nhiều theo xu thế phát triển đi lên của doanh nghiệp, kế toán viên phải ôm đồm nhiều công việc nh kế toán tiền mặt kiêm kế toán ngân hàng, thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định, nhân viên mua bán văn phòng phẩm,...Điều này dẫn đến việc mất tập chung vào công việc, đôi khi dẫn đến dồn tắc công việc kế toán vào mùa cao điểm, ảnh hởng đến công tác kế toán. Nhìn chung đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao nhng lại rất hạn chế về trịnh độ ngoại ngữ và sự am hiẻu về lĩnh vực du lịch nói chung. Đây là một trở ngại nhỏ nhng cũng ảnh hởng đến công tác kế toán tại doanh nghiệp.