II. THỰC TIỄN GIAO KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH NHẤT NƯỚC
2. Giao kết hợp đồng thương mại tại Công ty
2.1 Căn cứ giao kết hợp đồng
Căn cứ để các bên dựa vào đó giải quyết các tranh chấp xảy trong quan hệ mua bán hàng hóa đó là hợp đồng mua bán hàng hóa. Để hợp đồng mua bán hàng hóa có giá trị pháp lý thì hợp đồng đó phải được thiết lập một cách hợp pháp, trước hết việc thiết lập này phải dựa trên các quy định của pháp luật. Phần này thường đưa ra các căn cứ làm cơ sở cho việc thương lượng, ký kết và thực hiện hợp đồng, có thể là văn bản pháp luật điều chỉnh, văn bản ủy quyền, nhu cầu và khả năng của các bên. Trong một số trường hợp khi các bên lựa chọn một văn bản pháp luật cụ thể để làm căn cứ cho ký kết hợp đồng thì được xem như đó là sự lựa chọn của luật điều chỉnh. Tại Công ty TNHH Nhất Nước, khi soạn thảo hợp đồng cũng như tham gia giao kết các hợp đồng mua bán hàng hóa đều dựa trên quy định:
- Bộ luật dân sự nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 14/06/2005 có hiệu lực thi hành ngày 01/01/2006.
- Luật thương mại của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 14/06/2005 và có hiệu lực thi hành ngày 01/01/2006.
- Các văn bản khác có liên quan đối với một số loại hàng hóa mua bán có điều kiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Bộ luật dân sự là luật chung điều chỉnh quan hệ cho các loại quan hệ hợp đồng nói chung. Còn đối với các vấn đề mà Luật thương mại có quy định khác đối với BLDS thì áp dụng Luật thương mại. Vì hợp đồng mua bán hàng hóa là một dạng của hợp đồng kinh doanh thương mại nên chịu sự điều chỉnh của Luật thương mại.
Đối với các hợp đồng mua bán hàng hóa được ký kết giữa một thương nhân Việt Nam và một thương nhân nước ngoài mà có thỏa thuận là: Căn cứ vào Bộ luật dân sự năm 2005 và Luật thương mại năm 2005 của Việt Nam để ký kết, thực hiện hơp đồng thì hai luật này sẽ là luật điều chỉnh đối với các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng và giải quyết tranh chấp (nêú có) Điều 1 và khoản 2, Điều 5 Luật thương mại năm 2005.
Theo đó, trong các hợp đồng của Công ty căn cứ pháp lý được lựa chọn áp dụng là Bộ luật dân sự và Luật thương mại. Ngoài những căn cứ pháp lý theo quy định của pháp luật Công ty còn áp dụng những những căn cứ riêng tùy theo nhu cầu và khả năng cung cấp của cả hai bên để làm căn cứ cho bản hợp đồng.
2.2 Phương thức giao kết
Hợp đồng mua bán hàng hóa yêu cầu phải xác lập bằng văn bản, thông thường được ký kết dưới hai hình thức là trực tiếp và gián tiếp.
Đối với hình thức giao kết trực tiếp thì các bên phải gặp mặt trực tiếp nên các vướng mắc trong thương lượng đàm phán giải quyết tranh chấp được nhanh chóng và thỏa thuận thành công đi đến ký kết hợp đồng. Đối với phương thức này có nhược điểm là tốn thời gian và chi phí vì mất công phải đi lại nhiều.
Còn giao kết gián tiếp thì tiết kiệm được chi phí nhưng do không được gặp mặt để bàn bạc nên các vướng mắc của các bên chưa được giải quyết triệt để, dẫn đến phải cần một khoảng thời gian tương đối dài thì các bên mới có thể thống nhất với nhau về những điều khoản quy định trong hợp đồng.
Tại Công ty, hình thức giao kết trực tiếp là phổ biến và thông dụng nhất bởi nhất bởi hình thức này giúp Công ty thỏa thuận nhanh chóng và đi đến ký kết hợp đồng. Bên cạnh đó cũng có một số hợp đồng mua bán hàng hóa được ký kết gián tiếp thông qua email và fax, một số lại được ký kết thông qua điện trao đổi bằng điện thoại. Ví dụ như hợp đồng bán tủ chống tổn thất cho đại lý ở Nghệ An được giao kết thông qua điện thoại.
2.3 Chuẩn bị hợp đồng
Trong thực tế các tranh chấp thường xảy ra do hợp đồng được ký kết còn nhiều điều chưa chặt chẽ. Đa số các công ty Việt Nam hiện nay chưa quan tâm nhiều đến vấn đề này mà vẫn sử dụng những mẫu hợp đồng khuôn sáo, đơn điệu, khó hiểu lạc hậu so với pháp luật hiện hành. Hợp đồng được ký kết trên nguyên tắc tự do và bình đẳng, do đó nội dung của mỗi hợp đồng cụ thể luôn có sự khác nhau, phụ thuộc vào ý chí của các bên và đòi hỏi thực tiễn của việc mua bán mỗi loại hàng hóa dịch vụ là khác nhau, trong các điều kiện, hoàn cảnh, thời điểm khác nhau. Do vậy, phải dự liệu được những rủi ro bằng việc sử dụng các điều khoản của hợp đồng. Ví dụ khi mua hàng hóa phải dự liệu đến cả những tình huống hiếm khi xảy ra: hàng giả, hàng nhái, gặp bão, lụt
trong quá trình vận chuyển, giao hàng; khi tranh chấp thì tiền phí luật sư bên nào chịu. Hậu quả là khi thực hiện hợp đồng rất khó khăn, dễ xảy ra tranh chấp và thường bị thua khi kiện tụng. Qua thực tế giao kết và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa tại Công ty đã rút ra một số kinh nghiệm cần lưu ý trong soạn thảo hợp đồng nhằm tránh những rủi ro xảy đàm phán, giao kết và thực hiện hợp đồng. Không thể có một mẫu hợp đồng nào là chuẩn mực, nó thường thừa hoặc thiếu đối với một thương vụ cụ thể để soạn thảo cho phù hợp theo ý muốn của cả hai bên, khi soạn thảo và giao kết hợp đồng cần phải xác định tư cách chủ thể của các bên. Doanh nghiệp và các cá nhân, tổ chức khác có quyền tham gia ký kết hợp đồng thương mại, nhưng để xác định được quyền hợp pháp đó và tư cách chủ thể của các bên thì cần phải có tối thiểu các thông tin như là đối với tổ chức doanh nghiệp: tên, trụ sở, giấy phép thành lập và người đại diện. Các nội dung trên phải ghi chính xác theo quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đầu tư của doanh nghiệp. Các bên nên xuất trình, kiểm tra các văn bản, thông tin này trước khi đàm phán, ký kết để đảm bảo hợp đồng ký kết đúng thẩm quyền. Còn đối với cá nhân thì cần có tên, số chứng minh thư và địa chỉ thường trú.
Tên gọi hợp đồng thông thường được sử dụng theo tên loại hợp đồng kết hợp với tên hàng hóa, dịch vụ. Ở công ty, một số hợp đồng vẫn sử dụng tên gọi là “hợp đồng kinh tế” theo Pháp lệnh hợp đồng kinh tế (1989) mặc dù cho đến nay pháp lệnh hợp đồng kinh tế đã hết hiệu lực. Sở dĩ, Công ty vẫn dùng tên gọi này bởi một phần do trong Công ty chưa có nhân viên chuyên về pháp luật, cũng như khả năng hiểu biết pháp luật về hợp đồng của nhân viên trong Công ty vẫn còn hạn chế nên việc áp dụng các quy định mới của pháp luật tại Công ty chưa thật sự được cập nhật. Bên cạnh đó, Công ty cũng nhận thấy rằng hợp đồng kinh tế có một số quy định về nội dung cũng như hình thức còn phù hợp với các quy định cũng như yêu cầu về hàng hóa mà Công ty tham gia giao kết hợp đồng. Hiện tại, bước đầu tại Công ty đang dần đổi mới cho phù hợp với các quy định của Bộ luật dân sự 2005 và Luật thương mại 2005 và các văn bản pháp luật khác có liên quan về hợp đồng mua bán hàng hóa.
Căn cứ ký kết hợp đồng: phần này đưa ra các căn cứ làm cơ sở cho việc thương lượng, ký kết và thực hiện hợp đồng; có thể là văn bản pháp luật điều chỉnh, văn bản ủy quyền, nhu cầu và khả năng của các bên. Trong một số trường hợp, khi các bên lựa
chọn một văn bản pháp luật cụ thể để làm căn cứ ký kết hợp đồng thì được xem như đó là sự lựa chọn luật điều chỉnh. Ví dụ khi ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với doanh nghiệp nước ngoài mà có thỏa thuận là: Căn cứ vào Bộ luật dân sự 2005 và Luật thương mại 2005 của Việt Nam để ký kết, thực hiện hợp đồng thì hai luật này sẽ là luật điều chỉnh đối với các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng và giải quyết tranh chấp.
- Hiệu lực hợp đồng: nguyên tắc hợp đồng bằng văn bản mặc nhiên có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký vào hợp đồng, nếu các bên không có thỏa thuận hiệu lực vào thời điểm khác.
* Kỹ năng soạn thảo một số điều khoản quan trọng
- Điều khoản định nghĩa: Điều khoản định nghĩa được sử dụng với mục đích
định nghĩa các từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần hoặc cần có cách hiểu thống nhất giữa các bên hoặc các ký hiệu viết tắt. Ví dụ như cách hiểu một số từ chuyên môn như: “hạng mục công trình”, “quy chuẩn xây dựng”, “xây lắp”…Có như vậy việc thực hiện hợp đồng mới được dễ dàng, hạn chế phát sinh tranh chấp các bên phải làm rõ ngay từ khi ký kết hợp đồng chứ không phải đợi đến khi thực hiện rồi mới cùng nhau bàn bạc, thống nhất cách hiểu. Và nếu có tranh chấp, kiện tụng xảy ra thì điều khoản này giúp cho người xét xử hiểu rõ những nội dung các bên đã thỏa thuận và ra phán quyết chính xác. Tại Công ty đối với hợp đồng mua bán hàng hóa chủ yếu là mua và bán các thiết bị điện và các thiết bị liên quan đến điện nên điều khoản định nghĩa ít khi sử dụng đến, nếu có sử dụng đến thì điều khoản này định nghĩa về bất khả kháng. Trong hợp đồng của Công ty có định nghĩa bất khả kháng có nghĩa là một sự kiện hoặc trường hợp bất thường ngoài khả năng kiểm soát của một bên; bên đó không thể dự phòng một cách hợp lý trước khi ký hợp đồng; đã xảy ra mà bên đó không thể tránh hay khắc phục một cách hợp lý14.
- Điều khoản công việc: đó là những công việc mà bên làm dịch vụ phải thực
hiện không thể thiếu. Và cần phải xác định rõ: cách thức thực hiện, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trực tiếp của người thực hiện công việc.
- Điều khoản tên hàng: tên hàng là nội dung không thể thiếu được trong tất cả các hợp đồng mua bán hàng hóa. Để thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng và hạn chế tranh chấp phát sinh, tên hàng cần được xác định một cách rõ ràng. Hàng hóa thường