II. THỰC TIỄN GIAO KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH NHẤT NƯỚC
17 Điều 6 Hợp đồng mua bán hàng hóa số: 193/EEMC-VTXNK(phụ lục 2)
- Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán. Thời gian có ảnh hưởng to lớn đến tình hình đám phán và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả cuối cùng của đàm phán.
- Một kết cục thành công của đàm phán không phải là giành thắng lợi bằng mọi giá mà là đạt được điều mà cả hai bên đều mong đợi.
- Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người ngồi trên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm phán.
Như vậy, để đàm phán thành công, đòi hỏi người đàm phán phải biết xác định đúng mục tiêu, giỏi thỏa hiệp, biết thuyết phục đối tác, tạo thế cạnh tranh công bằng, công khai, chính trực để cùng mở rộng lợi ích tổng thể. Không phải mọi tình huống đều có thể dùng đàm phán để giải quyết thành công.
Phương châm của Công ty là đàm phán thành công – ký kết hợp đồng, tức vừa giữa được mối quan hệ, vừa đảm bảo lợi ích của các bên, nên đàm phán là quá trình thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn “hợp tác” và “xung đột”. Trong đàm phán phải tránh khuynh hướng: đàm phán theo kiểu “mềm” chỉ chú trọng mối quan hệ giữa hai bên mà không quan tâm đến lập trường của mình, kết cục bị đối phương dồn ép, phải đi từ nhượng bộ này tới nhượng bộ khác, cuối cùng tuy ký được hợp đồng, nhưng phải gánh chịu mọi thiệt thòi. Ngược lại, cũng phải tránh khuynh hướng đàm phán theo kiểu cứng, khăng khăng bảo vệ lập trường làm cho đàm phán tan vỡ, không ký được hợp đồng, hoặc ký được hợp đồng nhưng đối phương bị ép quá không thực hiện nổi, đàm phán là một hợp tác đôi bên cùng có lợi.
Đàm phán được chia làm ba giai đoạn: - Giai đoạn 1: Tiền đàm phán
Giai đoạn tiền đàm phán được bắt đầu với những tiếp xúc đầu tiên giữa các bên, trong đó mối quan tâm đến hợp tác kinh doanh với nhau được thể hiện. Trong giai đoạn này một số thương thảo được tiến hành và các đề nghị thăm dò được đưa ra. Các bên thu thập toàn bộ các thông tin cần thiết về hàng hóa, về đối tác, về môi trường kinh doanh, về mối quan hệ với bên thứ ba, về những người có ảnh hưởng về các đối thủ cạnh tranh, và cơ sở hạ tầng. Các bên nhận thấy rằng, các yếu tố trên có ảnh hưởng lớn đến vị thế của họ, thế mạnh tương đối của mỗi bên có thể thay đổi bất cứ lúc nào.
Chỉ với những bạn hàng mới bắt đầu thiết lập quan hệ giai đoạn này mới được chú trọng ở Công ty. Trong kinh doanh luôn có những rủi ro xảy ra, ví dụ nếu hợp đồng được ký kết không đúng thẩm quyền sẽ trở thành vô hiệu và hậu quả gây thiệt hại lớn cho Công ty. Hoặc hàng hóa mua bán nếu không tìm hiểu kỹ lưỡng dễ bị đối tác bán hàng kém chất lượng.
- Giai đoạn 2: Đàm phán
Các bên cũng cần phải nhận thức được rằng mỗi bên có cách nhìn riêng của mình về tình thế, vấn đề ẩn sau những cuộc tranh luận. Họ không những cảm nhận về quá trình đàm phán mà còn có kỳ vọng khác nhau về kết cục. Vì vậy, điều quan trọng là phải khởi đầu đàm phán một cách cởi mở và có nhiều phương án lựa chọn. Trong quá trình đàm phán tiếp diễn, các bên cần đánh giá các phương án phù hợp với kỳ vọng của bản thân mình. Thông thường, bên nào lập chương trình nghị sự thì bên đó có thể kiểm soát quá trình đàm phán, vì họ có thể nhấn mạnh những mặt mạnh của chính mình.
- Giai đoạn 3: Hậu đàm phán
Ở giai đoạn này, tất cả các điều kiện đã được thỏa thuận xong. Hợp đồng đang được soạn thảo và chuẩn bị để ký. Kinh nghiệm cho thấy rằng việc soạn thảo hợp đồng và các ngôn ngữ được sử dụng tự bản thân nó có thể cũng là một quá trình đàm phán, vì hai bên có thể hiểu theo nghĩa khác nhau trong một vài trường hợp có sự tham gia của các công ty phương Tây và các bên thuộc các nước đang phát triển, việc chọn ngôn ngữ sử dụng và ghi lại những vấn đề đã được thỏa mãn trước đó nếu có phản hồi tiêu cực về yếu tố cơ sở và bầu không khí đàm phán. Để tránh rắc rối này các bên thường tóm tắt lại nội dung đã thảo luận trước đó.
Với các đối tác có mối quan hệ từ trước và lâu dài, đàm phán chỉ tiến hành từ bước thứ hai và ba, hoặc bước thứ hai hoặc bước thứ ba. Thông thường bước thứ ba được Công ty áp dụng nhiều nhất. Các hợp đồng của các bạn hàng quen Công ty hầu như không thay đổi các hợp đồng đã được giao kết trước đó, chỉ thay đổi hàng hóa, số lượng, giá cả theo biến động của thị trường. Do đây là các bạn hàng mà Công ty xác định làm ăn lâu dài nên có sự thay đổi về giá cả phù hợp để giữ chữ tín trong kinh doanh. Không khí buổi đàm phán luôn thoải mái, cởi mở và thân thiện đem lại một kết quả mà đôi bên cùng có lợi.
Tóm lại, để có thể đàm phán thương lượng đạt kết quả tốt nhất Công ty cần phải có sự kết hợp của nhiều yếu tố. Tùy tầng giai đoạn cụ thể mà áp dụng các yếu tố khác nhau để đạt kết quả tốt nhất cho cả hai bên trước khi ký kết hợp đồng kinh doanh thương mại nói chung và hợp đồng mua bán hàng hóa nói riêng.