II. Tổ chức hạchtoán kế toán trong hệ thống Ngân hàng thơng mại
3. Tài khoản kế toán trong hệ thống Ngân hàng thơng mại
4.3. Kiểm soát và luân chuyển chứng từ
4.3.1 Kiểm soát chứng từ là việc kiểm tra tính chất đúng đắn của một chứng từ kế toán để đảm bảo chứng từ đó có đủ t cách làm căn cứ giải quyết nghiệp vụ và ghi chép kế toán
Quá trình kiểm soát chứng từ kế toán Ngân hàng thơng mại gồm 2 bớc : Kiểm soát trớc và kiểm soát sau.
* Việc kiểm soát trớc: do các thanh toán viên làm khi tiếp nhận chứng từ kế toán của khách hàng nhằm kiểm tra tính chất hợp pháp, hợp lệ của chúng trên các khía cạnh :
- Xem có đúng là lệnh của chủ tài khoản không, thông qua việc đối chiếu dấu và chữ ký trên chứng từ với mẫu đã đăng ký trớc.
- Xem số tiền rút ra khỏi tài khoản có phù hợp với tính chất tài khoản, với yêu cầu quản lý nguồn vốn trên tài khoản đó không.
- Xem số d tài khoản cần sử dụng có đủ tiền để rút không, có phù hợp chế độ tài chính không.
- Xem số liên của một bộ chứng từ có đủ không, số liệu trên các liên có khớp nhau không, đúng mẫu ấn chỉ không, số tiền bằng chữ, bằng số khớp nhau không.
* Việc kiểm soát sau: do kiểm soát viên chuyên trách của bộ máy kế toán ngân hàng làm với các nội dung tơng tự nh kiểm soát trớc nhng có thêm khâu kiểm soát và phối hợp hạch toán của các nhân viên kế toán ngân hàng ( nhân viên ghi Nợ - ghi Có tài khoản kế toán, thủ quỹ, thanh toán viên trong và ngoài chi nhánh, ...).
4.3.2 Luân chuyển chứng từ
Luân chuyển chứng từ là quá trình vận động của chứng từ kể từ khi ngân hàng lập hoặc tiếp nhận của khách hàng, qua khâu hạch toán đến lu trữ .
Việc luân chuyển chứng từ phụ thuộc vào 2 yếu tố :
- Phạm vi luân chuyển chứng từ ( trong 1 ngân hàng hay khác ngân hàng, chứng từ nội bộ hay do khách hàng lập ,... )
- Loại chứng từ ( tiền mặt, chuyển khoản, hay chứng từ thuộc VNĐ hay ngoại tệ ...) .
Việc tổ chức luân chuyển chứng từ phải tuân thủ các nguyên tắc sau : - Luân chuyển chứng từ nhanh nhất, vừa đáp ứng yêu cầu phục vụ khách hàng, vừa phù hợp với trình tự kiểm soát, ghi chép kế toán ,..
- Đảm bảo ghi Nợ trớc, Có sau, nghĩa là ghi trích tài khoản bên trả trớc khi ghi cho tài khoản bên đợc hởng.
- Luân chuyển chứng từ phải đảm bảo yêu cầu an toàn cao. Hình thức luân chuyển cụ thể và quy trình nghiệp vụ thích hợp phải tuỳ thuộc điều kiện của từng ngân hàng trong từng giai đoạn mà tổ chức và quán triệt nguyên tắc này.