II. Tổ chức hạchtoán kế toán trong hệ thống Ngân hàng thơng mại
5. Hạchtoán phân tích và hạchtoán tổng hợp
5.2 Hạchtoán tổng hợp
Hạch toán tổng hợp là loại kế toán đợc hình thành bằng cách tập hợp số liệu của các tài khoản chi tiết phụ thuộc theo định kỳ ( cuối ngày, cuối tháng, cuối năm ). Đơng nhiên việc hạch toán tổng hợp chỉ thực hiện đợc khi chỉ tiêu hạch toán có cùng một thớc đo. Mặt khác, yêu cầu chung của hạch toán là tính chính xác - khách quan, đầy đủ - toàn diện và rõ ràng dễ hiểu cũng phải đợc thể hiện ở đây.
Nhiệm vụ chủ yếu của hạch toán tổng hợp là phải cung cấp một cách chính xác, kịp thời các số liệu sau một thời gian hoạt động ( ngày, tháng, năm để phục vụ các mặt nghiệp vụ, đặc biệt là chỉ đạo công tác nguồn vốn và sử dụng vốn trong toàn hệ thống ngân hàng, đồng thời kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của hạch toán phân tích.
Hình thức hạch toán tổng hợp gồm có : - Nhật ký chứng từ
- Bảng kết hợp tài khoản - Sổ cái
- Bảng tổng kết tài sản
5.2.1 Nhật ký chứng từ
Nhật ký chứng từ là hình thức tập hợp, hệ thống hoá tất cả các chứng từ kế toán đã ghi sổ trong ngày tại một đơn vị kế toán ngân hàng.
Tác dụng của nhật ký chứng từ là:
- Sắp xếp và lu trữ chứng từ kế toán một cách khoa học để tiện cho việc tra cứu khi cần thiết.
- Bằng việc lập nhật ký chứng từ mà kiểm tra sự chính xác của hạch toán phân tích.
Cách lập nhật ký chứng từ nh sau :
Cuối ngày, sau khi hoàn thành việc ghi sổ kế toán thì chứng từ kế toán đ- ợc tập hợp lại và chia thành 2 tập nhỏ, mỗi tập gồm các liên chứng từ chứng minh cho tài khoản Nợ hoặc tài khoản Có. Sau đó trong từng tập nhỏ trên, chứng từ lại đợc xếp theo từng tiểu khoản ( tài khoản phân tích) tơng ứng. Căn cứ vào từng nhóm chứng từ này để lập bảng kê chứng từ thuộc tiểu khoản đó ( bảng kê này đợc gọi là bảng kê hợp tiểu khoản ).
Cuối cùng, các chứng từ thuộc tiểu khoản nào đợc đính kèm theo bảng kết hợp tiểu khoản đó và tất cả đợc xếp vào tập chứng từ đã hạch toán trong ngày theo thứ tự tiểu khoản từ nhỏ đến lớn. Xếp trên cùng của từng tập chứng từ là bảng tổng kê chứng từ bên Nợ ( hoặc bên Có ) mà số tiền đ- ợc liệt kê ở đây đã đợc lấy từ các bảng kết hợp tiểu khoản nói trên. Số tiền tổng cộng của bảng tổng kê chứng từ bên Nợ phải bằng số tiền tổng cộng của bảng tổng kê chứng từ bên Có. Đồng thời số ấy chính là tổng doanh số phát sinh các nghiệp vụ trong ngày của đơn vị kế toán Ngân hàng thơng mại.
Sau khi lên đợc cân đối chứng từ, các chứng từ trên đợc đóng thành 2 tập ( tập Nợ riêng, tập Có riêng ), trên bảng tổng kê cân đối chứng từ phải có đủ chữ ký ghi rõ họ - tên của ngời lập và trởng hoặc phó phòng kế toán, giám đốc ngân hàng và tổ chức lu trữ.
ở những đơn vị kế toán Ngân hàng thơng mại đã thực hiện hạch toán bằng máy thì nhật ký chứng từ đợc lập 1 vế với trình độ công nghệ riêng.
5.2.2 Bảng kết hợp tài khoản
Bảng kết hợp tài khoản là bảng kê doanh số phát sinh và số d của các tiểu khoản thuộc cùng một tài khoản cấp I theo định kỳ cuối ngày, cuối tháng, cuối năm. Cuối ngày thì bảng này đợc kê theo số liệu của toàn bộ các tiểu khoản và cộng theo tài khoản cấp II, tài khoản cấp I.
Tác dụng của bảng kết hợp tài khoản là:
- Làm căn cứ lập sổ cái hàng ngày, lập bảng cân đối tài khoản tháng, năm .
- Làm căn cứ đối chiếu số liệu với bảng kết hợp chứng từ ( hàng ngày ) và sổ cái ( hàng tháng ).
Cách lập bảng kết hợp tài khoản nh sau :
Căn cứ vào số cộng ngày của sổ hạch toán chi tiết để lấy số liệu đa vào " Bảng kết hợp tài khoản " theo từng tài khoản cấp I. Nếu là bảng kết hợp tài khoản tháng, năm thì căn cứ vào dòng cộng tháng và cộng năm trên sổ hạch toán chi tiết để lấy số liệu.
ở các đơn vị kế toán Ngân hàng thơng mại đã thực hiện hạch toán bằng máy thì bảng kết hợp tài khoản đợc lập theo một quy định riêng, ở những đơn vị kế toán hạch toán thủ công thì bảng kết hợp tài khoản đợc lập theo mẫu in sẵn dới đây:
... Bảng kết hợp tài khoản Số ...
Ngày... tháng ... năm ... Số hiệu
tài khoản
Số d cuối ngày hôm trớc Số phát sinh trong ngày Số d cuối ngày hôm sau Nợ Có Nợ Có Nợ Có Cộng TK cấp I Ngời lập bảng Trởng phòng kế toán
5.2.3 Bảng cân đối tài khoản ngày
Bảng cân đối tài khoản ngày là bảng tổng hợp số liệu của tất cả các tài khoản cấp I trong 1 ngày ở một đơn vị kế toán Ngân hàng thơng mại nhất định.
Tác dụng của bảng cân đối tài khoản ngày là:
- Cung cấp doanh số hoạt động nghiệp vụ ở một đơn vị kế toán Ngân hàng thơng mại.
- Làm công cụ kiểm tra sự chính xác của hạch toán phân tích hàng ngày ( qua cân đối tổng doanh số và tổng số d giữa bên Nợ và bên Có của bảng cân đối tài khoản )
Cách lập :
- Căn cứ vào số liệu của sổ cái hàng ngày.
- Trên bảng cân đối tài khoản phải xếp các tài khoản cấp I theo thứ tự số hiệu tài khoản cấp I từ nhỏ đến lớn.
Hình thức của bảng cân đối tài khoản kế toán nh sau :
... bảng cân đối tài khoản
Ngày ... tháng ... năm ... Số hiệu
TK
Tên TK Số d hôm trớc Số phát sinh Số d hôm nay
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Cộng ngày
5.2.4 Bảng cân đối tài khoản tháng, năm
Hình thức bảng cân đối tài khoản tháng, năm cũng tơng tự nh bảng cân đối tài khoản ngày nhng bảng này có thêm đặc điểm sau :
- Đợc tập hợp theo hệ thống tài khoản cấp II, sắp xếp theo thứ tự số liệu tài khoản cấp II từ nhỏ đến to , có cộng theo tài khoản cấp I, cộng loại ( mục ) và cộng cân đối.
- Là loại báo cáo kế toán gửi ngân hàng cấp trên .
- Có cả bảng cân đối tài khoản nội bảng và bảng cân đối tài khoản ngoại bảng .
Tác dụng :
- Là công cụ đánh giá tình hình hoạt động nghiệp vụ của một đơn vị kế toán Ngân hàng thơng mại hàng tháng, năm .
- Là công cụ kiểm tra độ chính xác của hạch toán phân tích theo định kỳ tháng, năm .Cách kiểm tra là: căn cứ vào sự cân số giữa vế Nợ - vế Có về doanh số, số d cả tháng của bảng này và sự khớp đúng số liệu của từng tài khoản cấp I giữa bảng này và sổ cái lúc cuối tháng .
Căn cứ vào số liệu của bảng kết hợp tài khoản tháng ( năm ) của các thanh toán viên để lấy số liệu lập bảng này. Những tài khoản có 2 số d thì phải để nguyên cả 2 số d mà không đợc bù trả lẫn nhau .
Hình thức bảng cân đối tài khoản tháng nh sau :
Ngân hàng
... bảng cân đối tài khoản
Ngày ... tháng ... năm ... A. Phần tài khoản nội bảng
Tên TK
Số hiệu TK Số d đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số d cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Tổng cộng A A B B C C
B. Phần tài khoản ngoại bảng Tên
TK
Số hiệu TK Số d đầu kỳ Doanh số trong kỳ Nhập Xuất
Còn lại cuối kỳ
Tổng cộng
Ngời lập bảng Trởng phòng kế toán Giám đốc NH
Hàng quý, năm, các Ngân hàng thơng mại ( Hội sở chính ) phải lập bảng tổng kết tài sản. Thực chất của bảng này là bảng cân đối số d đợc lập theo những chỉ tiêu nhất định .
Tác dụng :
- Hệ thống hoá số liệu hạch toán toàn bộ hoạt động thực tế của từng Ngân hàng thơng mại theo những chỉ tiêu tổng hợp nhất định nhằm phản ánh tình hình nguồn vốn, sử dụng vốn đến thời điểm cuối quý, cuối năm.
- Là căn cứ kiểm tra sự chính xác của hạch toán phân tích và góp phần đảm bảo an toàn tài sản sau một định kỳ .
Cách lập :
- Căn cứ vào số d của các tài khoản liên quan trên bảng cân đối tài khoản tháng cuối cùng của qúy và của năm để tính toán và ghi vào chỉ tiêu tơng ứng của bảng tổng kết tài sản.
- Bảng tổng kết tài sản tuy đợc lập từ các chi nhánh trực thuộc từng Ngân hàng thơng mại và tổng hợp thành bảng tổng kết tài sản chung cho cả hệ thống song chỉ có bảng tổng kết tài sản chung này mới đầy đủ ý nghĩa, mới đúng thực chất của nó. Lý do các chi nhánh chỉ là đơn vị hạch toán kinh tế phụ thuộc .
Kết cấu của bảng tổng kết tài sản nh sau : Ngân hàng
... bảng tổng kết tài sản ngày 31 tháng 12 năm
( Đơn vị : ngàn đồng . Văn bản số 19 - CNH
Ngày 19-03-92 của Thống đốc NHNN)
Nguồn vốn ( Tài sản nợ ) Số tiền Sử dụng vốn ( Tài sản có ) Số tiền
1. Vốn và các loại quỹ a) Vốn điều lệ b) Vốn đầu t XDCB và mua sắm TSCĐ c) Quỹ dự trữ và bổ sung vốn điều lệ d) Quỹ dự trữ đặc biệt e) Các loại quỹ khác 2. Vốn huy động Trong đó : a) Ngắn hạn
- Tiền gửi cuả các tổ chức tín dụng trong nớc
- Tiền gửi của khách hàng - Phát hành kỳ phiếu 7.539.600 5.750.000 675.000 345.600 769.000 12.244.950 12.244.950 486.950 9.918.000 1.840.000
1. Cho vay các tổ chức kinh tế a)Ngắn hạn Trong đó : Nợ quá hạn 237.800 b) Trung hạn c) Dài hạn 2. Hùn vốn mua cổ phần chứng khoán - Hùn vốn với các tổ chức kinh tế - Hùn vốn với các tổ chức tín dụng - Mua bán chứng khoán
3. Tiền gửi ngân hàng nhà nớc - Tiền gửi dự trữ bắt buộc
11.230.900 11.230.900 1.910.000 950.000 960.000 2.126.580 995.200
b) Trung hạn ... c) Dài hạn ... 3. Vay ngân hàng nhà nớc 4. Vay các tổ chức tín dụng khác Trong đó : a) Ngắn hạn - Vay các tổ chức tín dụng trong nớc - Vay các tổ chức tín dụng nớc ngoài b) Trung hạn ... c) Dài hạn ... 5. Vốn uỷ thác đầu t 6. Các khoản phải thu 7. Các nguồn vốn khác 8. Lãi cha phân phối
1.199.900 1.199.900 584.900 615.000 324.200 1.095.550
- Tiền gửi không kỳ hạn
4. Tiền gửi các tổ chức tín dụng khác .
- Tiền gửi không kỳ hạn tại TCTD trong nớc
- Tiền gửi không kỳ hạn bằng ngoại tệ tại TCTD nớc ngoài 5. Mua trái phiếu kho bạc 6. Tiền mặt , ngân phiếu , ngoại tệ , vàng . - Tiền mặt - Ngân phiếu - Ngoại tệ - Vàng 7. TSCĐ - Vật liệu -TSCĐ 1.956.000 - Trừ : hao mòn TSCĐ 67.500 8. Các khoản phải thu
9. Sử dụng vốn vào mục đích khác 10. Lỗ cha phân bổ 1.131.380 1.036.640 556.640 480.000 500.000 2.238.580 975.680 589.500 245.600 427.800 1.888.500 1.473.000 Tổng cộng ( Cân số ) 22.404.200 Tổng cộng ( Cân số ) 22.404.200