Chuẩn mực kiểm toán số 230 quy định Kiểm toán viên phải thu thập và lưu trong Hồ sơ kiểm toán mọi thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán đủ để làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến kiểm toán và chứng minh rằng cuộc kiểm toán tuân thủ đúng chuẩn mực kiểm toán.
Chính vì vậy, A&C sắp xếp Hồ sơ kiểm toán theo các quy định rất chặt chẽ về trình tự, thời gian, địa điểm, trách nhiệm bảo quản. Cụ thể như sau:
Báo cáo tổng hợp:
- Dự thảo báo cáo kiểm toán sẽ được gửi cho khách hàng;
- Báo cáo tài chính tổng hợp: Trình bày số liệu của khách hàng, số liệu của kiểm toán, số liệu chênh lệch;
- Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh đã được chấp nhận;
- Bảng phân tích đánh giá rủi ro (do nhóm trưởng thực hiện trước khi xuống khách hàng);
- Bảng kế hoạch kiểm toán (do nhóm trưởng thực hiện trước khi xuống khách hàng);
- Mục lục sắp xếp hồ sơ: Hồ sơ thường trực và Hồ sơ kiểm toán năm;
Hồ sơ thường trực: Là hồ sơ chứa đựng những thông tin tổng hợp về khách hàng của A&C. Hồ sơ này thường chứa đựng những thông tin sau: Giấy phép thành lập Doanh nghiệp, Điều lệ công ty, biên bản họp Hội đồng quản trị, cơ cấu và mô hình tổ chức, các hợp đồng, cam kết, các thủ tục kiểm soát nội bộ…
Hồ sơ này được lưu tại các phòng nghiệp vụ để có thể sử dụng bất cứ thời điểm nào.
Hồ sơ kiểm toán năm: Lưu thông tin về các cuộc kiểm toán tại khách hàng theo từng năm. Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm 2 phần.
- Phần tổng hợp: Dự thảo báo cáo gửi khách hang, dự thảo thư quản lý trao đổi với khách hang, Báo cáo tài chính trước và sau kiểm toán, bút toán đề nghị điều chỉnh, bảng tổng hợp phân tích đánh giá rủi ro các chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính, kế hoạch kiểm toán tổng thể.
- Phần chi tiết: thông tin Kiểm toán viên thu thập được trong quá trình làm việc và được sắp xếp theo thứ tự sau:
+Các tờ ghi chú dùng để ghi nhận xét, mô tả: gọi là Note of Account (khi lưu phải được đặt lên trước các giấy tờ khác). Kí hiệu là N
+Các giấy tờ làm việc dùng để tổng hợp số liệu, tính toán, kiểm tra: (Working paper). Kí hiệu theo số thứ tự, trong đó các giấy tờ ghi chép tổng hợp sẽ được đánh số là 0, tiếp theo là 1, 1.1, 1.2, 2, 2.2, 2.2.1….
+Các giấy tờ dùng để chuẩn bị trước các câu hỏi để hỏi khách hàng và câu
trả lời của khách hàng (Review Note). Kí hiệu là R
+Các giấy tờ dùng để ghi lại các bút toán điều chỉnh (Adjustment Journey Writing).Kí hiệu là P
Các giấy tờ này cùng với các bằng chứng khác làm cơ sở để kiểm toán viên đưa ra ý kiến kết luận khi kết thúc kiểm toán.
Hồ sơ đã lưu phải được đánh tham chiếu theo hệ thống tham chiếu thống nhất toàn công ty. Để quản lý giấy tờ làm việc được đơn giản, A&C tiến hành đánh chiếu theo từng phần hành, chẳng hạn đối với Tiền thì tham chiếu là AA, đầu tư ngắn hạn là BB, phải thu khách hàng là CC…Kí hiệu tham chiếu này được đánh theo thứ tự bảng chữ cái và tuân theo trật tự của Bảng cân đối kế toán. Ví dụ như giấy tờ làm việc của khoản mục Tiềnđược chi tiết như sau: AA1 Tiền mặt, AA2 Tiền gửi ngân hàng, AA3 Tiền đang chuyển và AA0 là tờ tổng hợp.
Hồ sơ kiểm toán năm của 3 năm liên tục trước năm hiện hành sẽ được lưu tại các phòng nghiệp vụ. Hồ sơ của các năm trước đó sẽ được lập danh sách và lưu vào kho của A&C.
Hồ sơ đã lưu phải được đánh tham chiếu theo hệ thống tham chiếu thống nhất toàn công ty. Hồ sơ kiểm toán năm của 3 năm liên tục trước năm hiện hành sẽ được lưu tại các phòng nghiệp vụ. Hồ sơ của các năm trước đó sẽ được lập danh sách và lưu vào kho của A&C.
PHẦN II: