III. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm toán các khoản phải trả người bán do a&c thực hiện
1. Hoàn thiện việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng
Trong kiểm toán, việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng. Bước công việc này không chỉ giúp công ty kiểm toán tuân thủ tốt chuẩn mực kiểm soát (VAS số 400 –
Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ) mà còn giúp giảm bớt khối lượng công việc kiểm toán cũng như hoàn thiện quy trình kiểm toán. Khi kiểm toán viên khẳng định được hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng hoạt động tốt, kiểm toán viên có thể tin tưởng các thủ tục kiểm soát của khách hàng tồn tại và hiệu quả. Trên cơ sở đó, kiểm toán viên sẽ có thể giảm bớt các thử nghiệm cơ bản và tăng cường các thử nghiệm kiểm soát. Qua quá trình tìm hiểu sơ bộ về kiểm toán của A&C và đi sâu vào Hồ sơ kiểm toán của hai khách hàng là Công ty Spring và Công ty Fall cùng với những lần đi thực tế theo nhóm kiểm toán, em nhận thấy A&C cũng tiến hành bước công việc này. Tuy nhiên cách thức tiến hành đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của A&C vẫn chưa thực sự được coi trọng. Khi đánh giá hệ thống kiểm soát, A&C mới chỉ dừng lại ở bước tìm hiểu các thủ tục kiểm soát của khách hàng. A&C không tiến hành chọn mẫu kiểm tra để khẳng định các thủ tục kiểm soát đó thực sự có hiệu lực hay không. Để góp phần hoàn thiện bước công việc này của A&C, em xin đề xuất ý kiến như sau:
Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ:
• Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát:
- Căn cứ các nhật ký liên quan để kiểm tra việc ghi chép trên sổ cái phải trả người bán: mục đích thử nghiệm là xem xét sự có thực của các nghiệp vụ đã được ghi chép trên sổ cái bằng cách đối chiếu chúng với các nhật ký liên quan (nhật ký chứng từ thanh toán, hay nhật ký chi quỹ). Thử nghiệm này thực hiện trên cơ sở chọn mẫu một số nghiệp vụ trên sổ cái phải trả người bán và kiểm tra ngược lại đến nhật ký liên quan. Công việc này có thể tiến hành trước ngày kết thúc niên độ.
- Kiểm tra chứng từ gốc của các nghiệp vụ ghi chép trên một số sổ chi tiết: nhằm mục đích xem việc thực hiện các thủ tục kiểm soát có đầy đủ và hữu hiệu đối với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán hay không. A&C nên lựa
chọn một số sổ chi tiêt người bán hoặc chủ nợ, từ đó truy hồi về nhật ký và xem xét toàn bộ chứng từ gốc (đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, hoá đơn, chứng từ thanh toán…) của các nghiệp vụ đã ghi trên các sổ chi tiết này. Thử nghiệm này cũng có thể thực hiện theo một hướng khác, đó là lựa chọn một số nghiệp vụ trên nhật ký, và theo dõi việc ghi chép chúng trên các sổ chi tiêt. Cách này sẽ cho phép kiểm tra tính đầy đủ của việc ghi chép từ nhật ký vào các sổ chi tiêt.
• Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản
Sau khi hoàn thành các thủ tục trên, A&C nên đánh giá lại rủi ro kiểm soát cho các cơ sở dẫn liệu chủ yếu của phải trả người bán. Sự đánh giá này là cơ sở để kiểm toán viên chọn lựa các thử nghiệm cơ bản cần thiết để kiểm tra các khoản phải trả người bán vào thời điểm khoá sổ.
Thông thường, mức rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp đối với phải trả người bán là khi kiểm toán viên nhận thấy rằng các phiếu nhập kho được đánh số một cách liên tục và được lập tức thời cho mọi hàng hoá nhập kho; các chứng từ thanh toán được lập và ghi chép kịp thời vào nhật ký; các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn, và ghi chép kịp thời vào nhật ký và các sổ chi tiết. Cuối tháng, một số nhân viên độc lập với bộ phận kế toán phải trả người bán so sánh các sổ chi tiết người bán với Bảng kê hàng tháng của người bán và đối chiếu tổng số các số dư chi tiết với sổ cái. Kiểm soát nội bộ hữu hiệu như trên sẽ là bằng chứng để A&C giảm thiểu các thử nghiệp cơ bản.
Ngược lại, mức rủi ro kiểm soát là cao khi kiểm toán viên phát hiện rằng sổ chi tiết không thống nhất với sổ cái; phiếu nhập kho và chứng từ thanh toán không được đánh số liên tục và được sử dụng một cách tuỳ tiện; các nghiệp vụ mua hàng không được ghi chép mà để đến khi trả tiền mới ghi; các khoản phải trả người bán thường thanh toán chậm trễ, quá hạn…Trong trường hợp này, A&C nên mở rộng các thử nghiệm cơ bản để có thể xác định xem Báo cáo tài chính có phản ánh trung thực mọi khoản phải trả người bán của đơn vị vào thời điểm khoá sổ hay không.
Cơ sở thực hiện
Khi kiểm toán viên đã tìm hiểu được các thủ tục kiểm soát của khách hàng thì việc tiến hành chọn mẫu và kiểm tra chỉ là vấn đề thời gian. Việc chọn mẫu và tiến hành kiểm tra để nhận biết thủ tục kiểm soát là việc làm cần thiết vì nó có những lợi ích sau:
- Thông qua việc chọn mẫu kiểm tra này, kiểm toán viên có thể khẳng định được hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng hoạt động và có thể dựa vào đó để giảm bớt các thử nghiệm cơ bản.
- Các mẫu đã được chọn cũng sẽ nằm trong quy mô mẫu cần tiến hành kiểm tra chi tiêt. Điều này có nghĩa số mẫu tiến hành kiểm tra chi tiết sẽ được giảm bớt. Đây là một trong những yếu tố cần thiết góp phần giảm bớt chi phí kiểm toán.