II- Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý thu BHXH
4. Nâng cao hiệu quả công tác cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH.
Với thực trạng cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH trong giai đoạn vừa qua, cần phải có những thay đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của Nhà nớc, cải cách thủ tục hành chính, tăng cờng hiện đại bằng công nghệ tin học, có nh vậy mới góp phần thúc đẩy nhanh quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá theo chủ trơng, đờng lối của Đảng đã đề ra. Để đảm bảo yêu cầu quản lý, thuận tiện cho ngời lao động; đảm bảo sổ BHXH đã xác nhận hoàn chỉnh sẽ mang đầy đủ tính pháp lý, là căn cứ để giải quyết các chế độ BHXH cho ngời lao động tham gia BHXH theo quy định của pháp luật, do đó cần thiết phải đợc hoàn thiện theo h- ớng:
Hoàn thiện hình thức và nội dung các tiêu chí phản ánh trên sổ BHXH; ngời lao động ngay sau khi đăng ký tham gia BHXH đồng thời kê khai đầy đủ các tiêu chí và nội dung đã đợc hoàn thiện theo yêu cầu đảm bảo cho việc cấp sổ BHXH và giải quyết các chế độ BHXH sau này, cụ thể nh sau:
* Về hình thức:
- Kích thớc sổ BHXH: Chiều dài 15 cm, chiều rộng 9 cm
- Ngoài bìa sổ BHXH có nơi ghi tên ngời lao động và số sổ BHXH( để dễ tìm, không phải mở sổ BHXH ra xem trang 3 mới có)
- Ngoài phần kê khai nhân thân, ở trang 3 cần có ảnh * Về nội dung các tiêu thức:
- Các dòng trên trang3 cần đủ rộng và độ dài để ghi đầy đủ các nội dung( ví dụ: dòng họ và tên hiện nay quá ngắn, những ngời có họ tên dài không ghi đủ nh Công Tằng Tông Nữ Nguyệt Minh)
- Dòng địa chỉ thờng trú nên có hai địa chỉ: Nơi đăng ký hộ khẩu và nơi thờng trú để tiện khi sử dụng , tra cứu.
-Ngoài phần kê khai nhân thân nh trang 3 cần bổ sung phần kê khai thân nhân với những tiêu thức sau:
a - Kê khai quan hệ gia đình
+ Họ tên vợ ( chồng): tiêu thức này có 2 dòng đánh số 1,2 lờng trớc tr- ờng hợp ngời lao động trong suốt quá trình có thay đổi nội dung này.
+ Sinh ngày….. tháng… năm….( tiêu thức này cũng 2 dòng) + Nghề nghiệp: ( tiêu thức này cũng 2 dòng)
+ Cơ quan, đơn vị công tác(hoặc nơi đăng ký thờng trú): tiêu thức này cũng để làm 2 dòng.
+Họ tên các con và những ngời phải nuôi dỡng.
b. Kê khai ngời đợc thừa kế, chuyển nhợng: sổ BHXH có đợc thừa kế, chuyển nhợng, thế chấp, do vậy ở phần này khi phát sinh kê khai đầy đủ họ tên( cá nhân) hoặc đơn vị, cơ quan đến nhân thân hay đặc điểm, điều kiện của các cá nhân, đơn vị đợc thừa kế, chuyển nhợng, đợc hởng các quyền lợi khi có sổ BHXH.
- Phần nội dung quá trình làm việc và đóng BHXH:
- Tách cột 5 làm 2 để ghi đợc các khoản phụ cấp liên quan đến giảm tuổi nghỉ hu nh phụ cấp độc hại
- Bỏ cột 8 tổng số tiền đóng BHXH 1tháng vì không cần thiết
- Cột 9 đề nghị thủ trởng đơn vị hoặc ngời lao động vì sổ BHXH có thể dùng trong các trờng hợp ngời lao động trực tiếp tham gia BHXH( ví dụ nh ngời lao động theo Nghị định 41/2002/ NĐ- CP hiện nay hoặc ngời lao động tham gia BHXH theo hình thức bắt buộc nhng là thể nhân hay tham gia BHXH theo hình thức tự nguyện)
Số trang của phần này cần giảm bớt, khoảng 20 đến 25 trang là đủ( hiện nay 40 trang)
* Phần các chế độ BHXH đã đợc hởng:
Phần này chỉ cần ghi các chế độ hởng dài hạn nh tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (hởng dài hạn) và chế độ hu trí hàng tháng. Các chế độ thai sản và trợ cấp BHXH một lần thì đóng dấu đã giải quyết chế độ 1 lần trên trang 3 và thu hồi sổ, sau khi quyết toán hàng năm huỷ số sổ này.
Sau khi cấp sổ BHXH, trong quá trình làm việc và tham gia BHXH của ngời lao động phải đợc cập nhập thờng xuyên, đầy đủ, kịp thời mọi biến động liên quan đến các điều kiện, căn cứ đóng và hởng BHXH của ngời lao động.
Việc theo dõi, xác nhận quá trình làm việc và đóng BHXH của ngời lao động đợc làm thờng xuyên khi có biến động. Đảm bảo khi cần giải quyết chế độ BHXH có ngay sổ để làm căn cứ pháp lý khi giải quyết chế độ BHXH cho ngời lao động.
Mọi di biến động của ngời lao động phải đợc quản lý, theo dõi thống nhất trên toàn quốc, đảm bảo mỗi ngời lao động trong suốt quá trình tham gia BHXH chỉ có một sổ BHXH. Ngời lao động, ngời sử dụng lao động và các cơ quan chức năng khi cần thiết yêu cầu cơ quan BHXH có thể cung cấp ngay đợc những nội dung cần thiết liên quan đến quá trình làm việc và đóng BHXH của ngời lao động.
Trong những trờng hợp cần thiết (ngời lao động đã ngừng việc, nhận sổ BHXH nhng không tìm hoặc không muốn tiếp tục đi làm) ngời lao động có thể có quyền trực tiếp sử dụng sổ BHXH yêu cầu cơ quan BHXH thanh toán các khoản liên quan đến chế độ BHXH mà họ đợc hởng.
Trong quá trình sử dụng của ngời lao động, sổ BHXH phải đợc nâng giá trị sử dụng , phải coi là một chứng chỉ có giá trị nh tiền, đợc quyền thừa kế, chuyển nhợng, thế chấp khi cần thiết.