III. Kết thúc kiểm toán và lập báo cáo
3.3.1Hoàn thiện các thủ tục soát xét trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
a) Thiết kế các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty
3.3.1Hoàn thiện các thủ tục soát xét trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Như đã trình bày ở phần các quy định về thủ tục soát xét trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, các nội dung quy định là tương đối đầy đủ và phù hợp. Tuy nhiên các nội dung trên chưa được hệ thống hoá lại trong các tài liệu cụ thể, chưa được hướng dẫn, đào tạo đầy đủ cho các cấp bậc cho nhân viên trong Công ty. Vì vậy, trong thời gian tới, Công ty cần chú trọng hoàn thiện việc xây dựng các quy định về thủ tục soát xét trong giai đoạn lập kế hoạch một cách có hệ thống. Quy định trên phải được giám đốc phê duyệt và được công bố chính thức, được áp dụng trong toàn bộ công ty. Việc xây dựng, hệ thống hoá lại các thủ tục soát xét trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán cần tập trung quy định, hướng dẫn cụ thể các nội dung sau:
Bảng tổng hợp khảo sát sơ bộ bắt buộc phải lập đối với mọi cuộc kiểm toán và phải được thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng phê duyệt trước khi lập thư chào hàng, ký kết hợp đồng kiểm toán. Trường hợp thành viên ban giám đốc là người trực tiếp phát triển khách hàng thì cũng vẫn phải lập bảng tổng hợp này.
Khi đã chấp nhận thực hiện cung cấp dịch vụ cho khách hàng mới hoặc tiếp tục thực hiện kiểm toán đối với khách hàng cũ, thành viên ban giám đốc cần phải ký phê duyệt vào mẫu số 04, 05 của Công ty trước hoặc ít nhất là cùng lúc với việc ký hợp đồng kiểm toán. Đặc biệt đối với các cuộc kiểm toán có rủi ro cao hơn mức trung bình, các cuộc kiểm toán lớn, phức tạp (kiểm toán nhiều năm, địa bàn rộng,
nghành nghề kinh doanh đặc thù…) thì bắt buộc phải có thành viên ban giám đốc thứ hai phê duyệt trên mẫu số 04, 05 này.
Để giảm tải khối lượng công việc của các thành viên ban giám đốc cũng như các nhân viên kiểm toán trong mùa kiểm toán nhằm thực hiện đầy đủ và hiệu quả các thủ tục soát xét theo đúng quy định của Công ty thì trước khi quyết định ký kết hợp đồng kiểm toán với khách hàng, các thành viên ban giám đốc nên có sự cân nhắc, sàng lọc khách hàng và khi cần thiết có thể từ chối một số khách hàng có mức phí thấp lại đòi hỏi thời gian kiểm toán dài, có rủi ro cao…
Công ty cần quy định cụ thể kế hoạch kiểm toán phải được lập đầy đủ được phê duyệt và được phổ biến cho các thành viên trong nhóm kiểm toán trước khi bắt đầu thực hiện kiểm toán chính thức tại khách hàng. Để làm được như vậy, thời gian thực hiện kiểm toán phải được bố trí phù hợp. Sau khi ký hợp đồng kiểm toán, các kiểm toán viên cần có thời gian để lập kế hoạch và thời gian để các cấp soát xét. Vì vậy, không nên để tình trạng đi thực hiện kiểm toán ngay khi vừa ký hợp đồng hoặc thậm chí hợp đồng kiểm toán còn chưa ký, do đó không có thời gian để lập kế hoạch kiểm toán và soát xét kế hoạch, các kiểm toán viên trong nhóm kiểm toán đến khách hàng mà chưa hiểu yêu cầu phạm vi công việc, chưa nắm rõ cần phải làm gì.
Do Công ty còn có nhiều khách hàng có quy mô rất nhỏ, công việc kiểm toán đơn giản nên để giảm bớt khối lượng soát xét của Ban giám đốc, Công ty có thể quy định thành viên ban giám đốc có quyền uỷ quyền cho chủ nhiệm kiểm toán soát xét kế hoạch lần cuối trước khi thực hiện kiểm toán. Việc này chỉ thực hiện với các khách hàng quy mô nhỏ, đã kiểm toán nhiều năm, rủi ro thấp và được thành viên ban giám đốc xác định cụ thể từng trường hợp một, không có quy định chung. Tuy nhiên, trong trường hợp như vậy, quyết định của thành viên ban giám đốc phải thể hiện rõ trên tài liệu lưu hồ sơ kiểm toán và thành viên ban giám đốc vẫn phải ký phê duyệt vào các mẫu số 03, 04 của Công ty.
Các nội dung khác của kế hoạch kiểm toán gồm: đánh giá mức độ trọng yếu, rủi ro, phân tích báo cáo tài chính, chương trình kiểm toán…nhất thiết phải được chủ nhiệm kiểm toán soát xét và chủ nhiệm kiểm toán phải thể hiện việc đã thực hiện soát xét bằng chữ ký trên các kế hoạch kiểm toán do các kiểm toán viên lập.
Trường hợp các kế hoạch kiểm toán do chủ nhiệm kiểm toán trực tiếp lập thì bắt buộc thành viên ban giám đốc phải soát xét và phê duyệt tất cả các nội dung trên kế hoạch kiểm toán đó.
Kết quả soát xét cần được các thành viên liên quan xử lý trước khi chuyển cho cấp bậc cao hơn soát xét và trước khi bắt đầu cuộc kiểm toán. Ví dụ khi chủ nhiệm kiểm toán thực hiện soát xét kế hoạch kiểm toán và có những yêu cầu sửa đổi bổ sung kế hoạch kiểm toán thì công việc trên cần được kiểm toán viên chính hoàn thiện và chủ nhiệm kiểm toán soát xét lại trước khi trình thành viên Ban giám đốc soát xét.
Công ty cần quy định cụ thể tiêu thức để phân loại nhóm khách hàng nào thuộc nhóm khách hàng cần được soát xét bởi hai thành viên ban giám đốc. Các khách hàng thuộc nhóm này bao gồm:
• Các công ty có rủi ro kiểm toán được đánh giá cao hơn mức trung bình;
• Các công ty niêm yết;
• Kiểm toán lần đầu tiên các ngân hàng, các công ty tài chính, bảo hiểm, các
tổng công ty có hoạt động kinh doanh đặc thù như hàng không, điện lực, lâm nghiệp…;
• Các cuộc kiểm toán có quy mô lớn (có thể phân loại theo tiêu thức phí kiểm
toán, công ty cần cân nhắc để đưa ra con số phù hợp để phân loại các khách hàng này, ví dụ: các cuộc kiểm toán có mức phí từ 20.000 USD trở lên phải được hai thành viên ban giám đốc soát xét);
• Các trường hợp khác tuỳ theo đánh giá của thành viên ban giám đốc phụ trách
khách hàng
Đối với các cuộc kiểm toán được xác định cần thiết phải được soát xét bởi thành viên ban giám đốc thứ hai, cũng như việc chấp nhận khách hàng và ký kết hợp đồng kiểm toán, các nội dung khác của kế hoạch kiểm toán cần phải được phê duyệt bởi cả thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng và thành viên ban giám đốc soát xét chất lượng và kiểm soát rủi ro soát xét. Thành viên ban giám đốc này hoàn toàn độc lập, không trực tiếp tham gia cuộc kiểm toán đó. Việc soát xét của thành viên ban giám đốc này tập trung vào các nội dung: đánh giá rủi ro kiểm toán, mức độ trọng yếu, đánh giá rủi ro kiểm soát, kế hoạch nhân sự phù hợp (các kiểm toán viên có trình độ và kinh nghiệm phù hợp với phần hành công việc được phân công),
chương trình kiểm toán được xây dựng thích hợp và khả thi. Tất cả các giấy tờ làm việc được soát xét phải được ký, ghi rõ ngày tháng soát xét đầy đủ. Bảng tổng hợp kết quả soát xét được lập thích hợp và kết quả soát xét phải được xử lý bởi các thành viên trực tiếp lập kế hoạch, phải được soát xét lại bởi thành viên ban giám đốc đó.
Ngoài ra, để việc soát xét kế hoạch kiểm toán được nhanh chóng, hiệu quả, kết quả soát xét được xử lý kịp thời thì Công ty cần hoàn thiện các quy định, hướng dẫn về việc lập kế hoạch kiểm toán báo cáo tài chính. Nếu không có quy định cụ thể về nội dung của kế hoạch kiểm toán gồm những thông tin gì, hình thức trình bày như thế nào thì việc soát xét sẽ khó có thể thực hiện được do bản thân người thực hiện soát xét cũng không nắm được yêu cầu đầy đủ của một kế hoạch kiểm toán gồm những nội dung gì. Việc soát xét do vậy mà chỉ mang tính hình thức, có thể có ký trên kế hoạch soát xét song kế hoạch đó vẫn có thể chưa phải là kế hoạch phù hợp.
Theo sơ đồ 1.2 Quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty IFC, về cơ bản, các nội dung trên đã bao hàm tương đối đầy đủ các nội dung cần thiết mà một kế hoạch kiểm toán cần phải có. Tuỳ thuộc vào mỗi cuộc kiểm toán cụ thể, có thể bổ sung thêm các nội dung phù hợp một cách linh hoạt. Tuy nhiên, đó chỉ là các mục lớn mà IFC đưa ra mà chưa có mẫu biểu, hướng dẫn cụ thể cho từng nội dung trên. Ví dụ: việc tóm tắt kết quả khảo sát khách hàng cần phải trình bày những nội dung gì, hình thức trình bày như thế nào? Phương pháp đánh giá rủi ro hợp đồng và môi trường kiểm soát cụ thể của Công ty, trình bày kết quả đánh giá đó như thế nào trên các giấy tờ làm việc. Các chương trình kiểm toán cho từng phần hành đặc thù theo từng loại hình khách hàng như doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, dự án còn mang tính chất hình thức, chưa đầy đủ và hiệu quả, chưa có hướng dẫn về việc tìm hiểu hệ thống kế toán của khách hàng trong giai đoạn lập kế hoạch. Toàn bộ các nội dung trên hoàn toàn dựa vào hướng dẫn của Delloite touche Tomatsu, chưa có sự chỉnh sửa cho phù hợp với đặc điểm khách hàng của Công ty nói riêng và tại Việt Nam nói chung. Chính vì vậy khi thực hiện soát xét, người soát xét cũng chỉ có thể đánh giá khái quát về kế hoạch kiểm toán được lập theo các nội dung trên trên cơ sở xét đoán nghề nghiệp và hiểu biết về khách hàng của chính người soát xét mà chưa có tiêu thức cụ thể để đo lường đánh giá các kế hoạch được lập. Công ty cần xây dựng được quy định cụ thể về hình thức và nội dung chi tiết của
từng mục tổng hợp nêu trên, mối quan hệ của các nội dung đó. Ví dụ, đối với mẫu bảng tổng hợp kết quả khảo sát sơ bộ khách hàng. Trong bảng tổng hợp khảo sát sơ bộ khách hàng cần nêu được các thông tin cơ bản sau: Tên khách hàng, địa chỉ, ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, cơ cấu tổ chức quản lý, người có thẩm quyền quyết định lựa chọn kiểm toán viên, quy mô hoạt động (dùng một số chỉ tiêu như tổng số nhân viên, tổng doanh thu, lợi nhuận, giá trị tài sản, vốn chủ sở hữu…), lý do thực hiện kiểm toán, yêu cầu của khách hàng về báo cáo kiểm toán, kiểm toán viên năm trước, đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm toán, phạm vi thực hiện kiểm toán, khả năng thực hiện kiểm toán, dự tính thời gian thực hiện kiểm toán, mức phí kiểm toán. Hoặc, rõ ràng là khi đánh giá về rủi ro kiểm soát khác nhau sẽ dẫn đến việc thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản cũng khác nhau. Làm thế nào để xây dựng được mối quan hệ tự động giữa các nội dung trên một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả? Để làm được điều đó có thể nhờ sự trợ giúp của phần mềm tin học thích hợp. Quan trọng nhất là phải thiết kế được hệ thống các câu hỏi theo hướng trắc nhiệm và khi thực hiện trả lời các câu hỏi đó trong mỗi cuộc kiểm toán cụ thể sẽ tự động hình thành nên các kế hoạch, chương trình kiểm toán tiếp theo phù hợp và chính xác. Ví dụ nếu các câu trả lời dẫn đến kết luận là hệ thống kiểm soát nội bộ là đáng tin cậy cùng với các thông tin khác liên quan đến quy mô, đặc điểm kinh doanh của khách hàng cụ thể đã được cập nhật đầy đủ và thích hợp thì một chương trình kiểm toán phù hợp sẽ tự động được xây dựng từ cơ sở dữ liệu có sẵn mà không cần người lập phải mất nhiều thời gian. Trên cơ sở đó, người soát xét cũng có thể đánh giá việc lập kế hoạch đã đầy đủ và phù hợp hay không một cách rất nhanh chóng và đầy đủ.
Trong thời gian tới, Công ty nên tập trung xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu liên quan đến việc lập kế hoạch kiểm toán bao gồm việc thiết lập các câu hỏi trắc nghiệm cho từng nội dung cụ thể, các thông tin cần thiết cần phải thu thập, hình thức trình bày các nội dung trên, các thủ tục thực hiện các thử nghiệm kiểm soát theo từng chu trình kinh doanh, các chương trình kiểm toán cụ thể cho các tài khoản, khoản mục trọng yếu trên các báo cáo tài chính của các khách hàng thông thường và khách hàng đặc thù khác. Dựa vào đặc điểm các khách hàng thường xuyên của Công ty trong thời gian gần đây và xu hướng mở rộng phát triển khách hàng trong thời gian tới, một số lĩnh vực cơ bản mà Công ty cần quan tâm xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu liên quan đến việc lập kế hoạch kiểm toán báo
cáo tài chính và các thủ tục để thực hiện soát xét trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán báo cáo tài chính bao gồm:
• Các doanh nghiệp sản xuất với quy mô vừa và nhỏ nói chung
• Các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ quy mô vừa và nhỏ nói chung
• Các doanh nghiệp kinh doanh liên quan đến tài chính: ngân hàng, bảo hiểm,
công ty chứng khoán
• Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Các Công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán
• Các doanh nghiệp nhà nước có quy mô lớn theo từng loại hình kinh doanh:
hàng không, đường sắt, cà phê, chè
• Các dự án do chính phủ các nước hoặc các tổ chức phi chính phủ tài trợ.
Đồng thời, hệ thống cơ sở dữ liệu trên cần được thường xuyên sửa đổi, bổ sung theo sự phát triển của Công ty, phù hợp với các quy định tại Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam và các Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế.
Trên cơ sở kế hoạch kiểm toán được hướng dẫn đầy đủ, việc soát xét trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán sẽ được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng và hiệu quả hơn.