III. Kết thúc kiểm toán và lập báo cáo
a) Thiết kế các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty
3.3.3 Hoàn thiện các thủ tục soát xét trong giai đoạn kết thúc kiểm toán và lập báo cáo
lập báo cáo
Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán và lập báo cáo, cũng giống như các giai đoạn trước, tuỳ thuộc vào từng khách hàng mà công việc trong giai đoạn này do kiểm toán viên hay chủ nhiệm kiểm toán thực hiện và công việc đó phải được soát xét bởi cấp cao hơn. Về cơ bản, các quy định chung về thủ tục soát xét trong giai đoạn này là phù hợp. Tuy nhiên, cùng với các quy định về thủ tục soát xét trong giai đoạn lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán, Công ty cũng cần hệ thống hoá thành văn bản chính thức các thủ tục soát xét trong giai đoạn này và thực hiện đào tạo hướng dẫn cho các cấp bậc nhân viên trong Công ty. Trong đó, Công ty cần xem xét quy định rõ về thời gian hoàn thành hồ sơ kiểm toán trình ban giám đốc soát xét (ví dụ sau 03 ngày kết thúc công việc tại khách hàng, nhóm kiểm toán phải trình hồ sơ kiểm toán lên thành viên ban giám đốc liên quan để thực hiện soát xét). Hồ sơ khi chuyển lên ban giám đốc để soát xét phải được hoàn thiện đầy đủ, cụ thể: trưởng nhóm kiểm toán và chủ nhiệm kiểm toán phải hoàn thành việc thực hiện soát xét theo đúng trách nhiệm của mình, kết quả soát xét phải được xử lý đầy đủ và được soát xét lại trước khi trình lên thành viên ban giám đốc.
Các thành viên ban giám đốc khi thực hiện soát xét cần lưu ý xem xét hồ sơ đã được soát xét đầy đủ bởi các cấp bậc nhân viên liên quan, nếu chưa phải đề nghị hoàn thiện trước khi thành viên ban giám đốc soát xét. Mặc dù, việc soát xét hồ sơ kiểm toán thông qua trao đổi trực tiếp với các thành viên trong nhóm kiểm toán là cần thiết và hiệu quả song các thành viên ban giám đốc vẫn phải thực hiện soát xét hồ sơ kiểm toán. Đồng thời, việc soát xét của thành viên ban giám đốc cũng phải được
thể hiện bằng bút tích đầy đủ trên tài liệu đã thực hiện soát xét, thực hiện đầy đủ các nội dung soát xét trên các mẫu soát xét báo cáo của Công ty và ký duyệt đầy đủ trên các mẫu đó. Các thành viên ban giám đốc cần thống nhất thực hiện đầy đủ các quy định trên, không những để thực hiện các thủ tục soát xét một cách đầy đủ và hiệu quả mà còn nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nói chung của Công ty, đảm bảo các quy định của Công ty được giám sát và thực hiện đầy đủ.
Ngoài ra, cũng giống như trong các giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán và thực hiện kiểm toán, để các thủ tục soát xét trong giai đoạn kết thúc kiểm toán thực hiện được nhanh chóng, hiệu quả thì Công ty cũng cần hoàn thiện các quy định, hướng dẫn về các bước công việc thực hiện trong giai đoạn này, trên cơ sở đó, người thực hiện soát xét sẽ dễ dàng đánh giá được sự phù hợp và đầy đủ của các công việc được thực hiện. Cụ thể, Công ty cần có các hướng dẫn về các nội dung sau:
• Xây dựng hệ thống câu hỏi cụ thể để đánh giá tính liên tục hoạt động của khách
hàng trong từng lĩnh vực cụ thể (thương mại, dịch vụ, sản xuất, tài chính);
• Xây dựng thủ tục thực hiện kiểm tra sự kiện sau ngày khoá sổ mẫu;
• Xây dựng mẫu và hướng dẫn lập thư giải trình của Ban giám đốc;
• Phương pháp lập, mẫu bảng tổng hợp kết quả kiểm toán, bảng tổng hợp ảnh
hưởng của các bút toán không điều chỉnh
• Thiết kế mẫu soát xét tổng hợp báo cáo tài chính đã được kiểm toán (checklist) phù hợp áp dụng cho toàn Công ty ( gồm các mẫu soát xét của chủ nhiệm kiểm toán, soát xét của thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng, soát xét của bộ phận soát xét chất lượng, bản phê duyệt đối với việc phát hành báo cáo và thư quản lý)
Việc hệ thống hoá các quy định về thủ tục soát xét, áp dụng các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính phải được Công ty triển khai ngay trong thời gian hiện tại. Do các thành viên ban giám đốc và các chủ nhiệm kiểm toán trong công ty đều là những người có nhiều kinh nghiệm về kiểm toán, đã từng làm việc tại nhiều công ty kiểm toán có danh tiếng tại Việt Nam nên việc xây dựng các quy định trên có nhiều thuận lợi. Công ty nên dành thời gian cuối năm nay, khi hết mùa kiểm toán để hoàn thiện các quy định và hướng dẫn đào tạo cho các cấp bậc nhân viên trong Công ty để các quy định được thực hiện ngay trong mùa kiểm toán
năm sau. Khi kết thúc mỗi mùa kiểm toán, công ty cần có sự đánh giá, rút kinh nghiệm về việc thực hiện thủ tục soát xét phục vụ cho mùa kiểm toán năm sau.