III. Kết thúc kiểm toán và lập báo cáo
a) Thiết kế các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty
3.3.2 Hoàn thiện các thủ tục soát xét trong giai đoạn thực hiện kiểm toán
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, việc soát xét thường tập trung vào kiểm toán viên chính, trưởng nhóm kiểm toán. Đối tượng soát xét là các giấy tờ làm việc của các kiểm toán viên khác và trợ lý kiểm toán viên trong nhóm kiểm toán. Để việc soát xét trong giai đoạn này thực sự hiệu quả, giảm bớt được khối lượng công việc soát xét cho các cấp bậc lãnh đạo cao hơn, Công ty cần ban hành các quy định cụ thể về người chịu trách nhiệm thực hiện soát xét, các nội dung thực hiện thủ tục soát xét, thời gian soát xét, cách thức thể hiện kết quả soát xét trong giai đoạn này, cụ thể như sau:
Về người chịu trách nhiệm thực hiện soát xét: Các trưởng nhóm kiểm toán là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện soát xét toàn bộ các giấy tờ làm việc, toàn bộ công việc của các kiểm toán viên và các trợ lý kiểm toán viên trong nhóm kiểm toán do mình phụ trách. Trưởng nhóm kiểm toán có thể phân công cho kiểm toán viên khác soát xét công việc kiểm toán của các kiểm toán viên ở cấp bậc
thấp hơn song người chịu trách nhiệm chính vẫn là trưởng nhóm, vì vậy cần cân nhắc thực hiện soát xét lại các giấy tờ làm việc đã được các kiểm toán viên khác soát xét, ít nhất cũng để đánh giá việc soát xét đã được thực hiện (thể hiện bằng chữ ký của người thực hiện soát xét trên giấy tờ làm việc). Nếu các giấy tờ làm việc đã được các kiểm toán viên khác soát xét nhưng chưa ký thì yêu cầu họ ký đầy đủ. Trưởng nhóm kiểm toán cũng có thể trực tiếp thực hiện một số phần công việc cụ thể, phức tạp, có rủi ro cao. Trong trường hợp này, các giấy tờ làm việc của trưởng nhóm kiểm toán cần được chủ nhiệm kiểm toán soát xét và nội dung soát xét, kết quả soát xét cũng phải được thể hiện đầy đủ theo đúng quy định như trên. Cần đảm bảo tất cả các giấy tờ làm việc trong cuộc kiểm toán báo cáo tài chính tại từng khách hàng của các kiểm toán viên phải có ít nhất một người thực hiện soát xét. Chủ nhiệm kiểm toán có thể không thực hiện soát xét toàn bộ giấy tờ làm việc trong hồ sơ kiểm toán khi các giấy tờ đã được trưởng nhóm kiểm toán thực hiện soát xét. Tuy nhiên, chủ nhiệm kiểm toán vẫn cần thiết thực hiện soát xét giấy tờ làm việc ở các phần hành trọng yếu, phức tạp, có rủi ro cao và còn tuỳ thuộc vào việc đánh giá năng lực của trưởng nhóm kiểm toán để chủ nhiệm kiểm toán mở rộng việc soát xét ra các giấy tờ làm việc khác. Nếu còn có giấy tờ làm việc chưa được soát xét hoặc chưa được ký để thể hiện việc soát xét thì chủ nhiệm kiểm toán cần nêu rõ trong tổng hợp kết quả soát xét yêu cầu trưởng nhóm thực hiện đầy đủ.
Vai trò soát xét của chủ nhiệm kiểm toán cần được thực hiện đầy đủ trong thực tế, không chỉ nằm trên quy định như thực trạng hiện tại của Công ty. Thành viên ban giám đốc chỉ soát xét hồ sơ kiểm toán khi hồ sơ đã được chủ nhiệm kiểm toán soát xét. Như vậy vừa đảm bảo công việc soát xét được thực hiện đầy đủ đồng thời cũng giảm bớt khối lượng công việc soát xét cho các thành viên ban giám đốc.
Về nội dung thực hiện soát xét: Nội dung thực hiện soát xét bao gồm soát xét toàn bộ các công việc, giấy tờ làm việc của các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán viên trong nhóm kiểm toán. Việc soát xét cần tập trung vào việc các thành viên trong nhóm kiểm toán có thực hiện kiểm toán theo đúng chương trình kiểm toán đã được xây dựng. Công việc thực hiện bởi các kiểm toán viên đó có được thể hiện đầy đủ, rõ ràng trên các giấy tờ làm việc, giấy tờ làm việc có được tham chiếu đúng quy định, các kết luận kiểm toán đưa ra có phù hợp không? Có vấn đề phát sinh bất thường
phát hiện trong quá trình thực hiện kiểm toán cần phải thực hiện các thủ tục kiểm toán bổ sung, sửa đổi bổ sung chương trình kiểm toán, trao đổi với ban giám đốc của khách hàng. Việc soát xét cần đảm bảo các phần hành công việc của người được soát xét được thực hiện đầy đủ, đúng theo chuẩn mực kiểm toán và quy định chung của Công ty, bất cứ thiếu sót nào cần được sửa đổi bổ sung kịp thời đầy đủ trước khi kết thúc làm việc tại khách hàng. Đặc biệt trong quá trình soát xét cần lưu ý xem xét các yêu cầu hoàn thiện theo kết quả soát xét lần trước đã được hoàn thiện đầy đủ chưa.
Về thời gian thực hiện soát xét và tài liệu soát xét: Việc soát xét nên được thực hiện thường xuyên ngay tại khách hàng (fieldwork). Kết thúc mỗi ngày làm việc, người thực hiện soát xét cần soát xét lại toàn bộ giấy tờ làm việc, các công việc của các thành viên trong nhóm. Từ đó sẽ nắm bắt được đầy đủ các vấn đề phát sinh, hướng xử lý, trao đổi với chủ nhiệm kiểm toán các vấn đề mà trưởng nhóm cần ý kiến tham khảo, sửa đổi bổ sung chương trình kiểm toán, đưa ra các thủ tục kiểm toán (nếu cần thiết) một cách kịp thời. Tuy khối lượng công việc hàng ngày sẽ có thể tăng lên song đây thực sự là cách làm tiết kiệm thời gian vì nếu không thực hiện soát xét ngay thì khi thực hiện soát xét sau đó, người soát xét sẽ mất thời gian để hệ thống hoá lại các hiểu biết về khách hàng, các vấn đề phát sinh cũng không được xử lý, trao đổi kịp thời nên để xử lý sẽ mất thời gian nhiều hơn. Thực hiện việc soát xét giấy tờ làm việc theo quy định trên sẽ tạo nên một thói quen làm việc khoa học cho các trưởng nhóm kiểm toán, kết thúc cuộc kiểm toán là đã có thể dứt điểm được các công việc soát xét cơ bản một cách hiệu quả thay vì chỉ thực hiện hoàn thiện giấy tờ làm việc, hoàn thiện hồ sơ kiểm toán với mục đích trình bày mà không hỗ trợ cho các kết luận kiểm toán, ý kiến kiểm toán. Ngoài ra, soát xét kịp thời cũng là một phương thức đào tạo nhân viên trong công việc một cách hiệu quả nhất vì nhân viên được hướng dẫn, hỗ trợ trong từng phần công việc được phân công. Qua đó kỹ năng và kinh nghiệm kiểm toán được nâng lên rõ rệt sau mỗi cuộc kiểm toán báo cáo tài chính. Nếu chỉ thực hiện soát xét thông qua phỏng vấn trao đổi mà không soát xét đầy đủ các giấy tờ làm việc thì có thể vẫn gặp rủi ro do không kiểm soát được đầy đủ các vấn đề phát sinh và các mục tiêu như đào tạo đội ngũ nhân viên, kiểm soát việc tuân thủ các quy định của Công ty trong việc thực hiện kiểm toán, cụ thể là việc trình bày giấy tờ làm việc của các kiểm toán viên không thực hiện được.
Về cách thức thể hiện kết quả soát xét: Cần quy định cụ thể trong quá trình thực hiện soát xét, người thực hiện soát xét vẫn cần ghi rõ ngày tháng, ký trên các giấy tờ làm việc đã được soát xét. Đây là bằng chứng chứng minh việc soát xét đã được thực hiện, giúp cho chủ nhiệm kiểm toán, thành viên ban giám đốc phụ trách đánh giá được mức độ thực hiện soát xét chi tiết để thực hiện việc soát xét tiếp theo một cách phù hợp. Cần hết sức tránh việc ký hình thức trên các giấy tờ làm việc mà không thực hiện soát xét cụ thể. Đây là việc làm chỉ mang tính chất đối phó nhằm thực hiện đầy đủ quy định về mặt trình bày của Công ty mà không phục vụ cho việc đưa ra ý kiến kiểm toán, vốn là vấn đề đôi khi vẫn còn tồn tại ở một số khách hàng, một số kiểm toán viên nhất định. Kết quả mỗi lần soát xét được thể hiện trên bảng tổng hợp kết quả soát xét để người được soát xét hoàn thiện công việc của mình. Đây cũng là phương tiện để người thực hiện soát xét theo dõi được việc các thành viên khác thực hiện hoàn thiện công việc được phân công. Công ty nên thống nhất mẫu lập bảng tổng hợp kết quả soát xét áp dụng trong toàn Công ty, tránh không để tình trạng kết quả soát xét chỉ được trao đổi trực tiếp mà không thể hiện trên các tài liệu lưu hồ sơ kiểm toán hoặc có tình trạng các phòng khác nhau, các kiểm toán viên khác nhau có cách làm khác nhau nên thông tin có thể không đầy đủ và người soát xét ở cấp bậc cao hơn cũng khó theo dõi. Ngoài chữ ký trên các giấy tờ làm việc được soát xét, bảng tổng hợp kết quả soát xét cũng là minh chứng cho việc soát xét đã được thực hiện đầy đủ và thực chất.
Công ty cũng cần quy định cụ thể thời gian các kết quả soát xét trong giai đoạn thực hiện kiểm toán phải được xử lý bởi các cấp bậc nhân viên liên quan kịp thời. Theo đó, kết quả soát xét hôm trước phải được các kiểm toán viên hoàn thiện ngay hôm sau, trước khi việc soát xét lần tiếp theo được thực hiện. Trường hợp việc hoàn thiện chưa thể thực hiện được phải có lý do cụ thể và được theo dõi thực hiện tiếp. Chủ nhiệm kiểm toán chỉ thực hiện soát xét khi kết quả soát xét của kiểm toán viên chính đã được xử lý đầy đủ.
Công ty cần thực hiện đào tạo, phổ biến các quy định trên cho tất cả các cấp bậc nhân viên trong Công ty. Các tài liệu liên quan đến quy định, hướng dẫn thủ tục soát xét trong giai đoạn thực hiện kiểm toán cần được lưu giữ theo cách tạo điều kiện cho các nhân viên có thể truy cập tìm kiếm một cách dễ dàng. Đồng thời, trong các
cấp bậc nhân viên, đặc biệt là các cấp quản lý, cần thực hiện các quy định trên một cách đầy đủ nhất. Như vậy, các nhân viên cấp dưới sẽ không thể không thực hiện các quy định đã được xây dựng lên. Ví dụ, chủ nhiệm kiểm toán chỉ thực hiện soát xét khi công việc soát xét của kiểm toán viên chính đã được thực hiện đầy đủ và kết quả soát xét đã được xử lý. Như vậy, kiểm toán viên chính sẽ không thể bỏ qua bước soát xét nào và do kết quả soát xét phải được lưu lại trên hồ sơ kiểm toán, đặc biệt là trên bảng tổng hợp kết quả soát xét nên kiểm toán viên chính cũng không thể thực hiện soát xét một cách máy móc, hình thức.