III. Kết thúc kiểm toán và lập báo cáo
3.4Điều kiện thực hiện các giải pháp trên
a) Thiết kế các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty
3.4Điều kiện thực hiện các giải pháp trên
Việc thực hiện nghiêm túc các thủ tục soát xét đã đề ra thực sự không phải là vấn đề dễ dàng vì trong mùa kiểm toán với khối lượng công việc lớn, đòi hỏi thời gian hoàn thành sớm, cùng một lúc, một kiểm toán viên phải thực hiện nhiều công việc thuộc các khách hàng khác nhau. Ban giám đốc cũng quá tải công việc nên nhiều khi các thủ tục có thể không được thực hiện đầy đủ, ví dụ có thực hiện soát xét mà không ký trên giấy tờ đã soát xét, thậm chí chỉ soát xét báo cáo kiểm toán mà không soát xét giấy tờ làm việc cụ thể của các kiểm toán viên một cách đầy đủ, không soát
xét hồ sơ kiểm toán … Vì vậy, để có thể thực hiện tốt các thủ tục soát xét cần có một số điều kiện sau:
Thứ nhất: Cần có sự đồng thuận trong đường lối lãnh đạo của ban giám đốc Công ty. Các mục tiêu lớn của Công ty, các kế hoạch, chiến lược phát triển, các chính sách cụ thể của Công ty cần được tất cả ban giám đốc đồng thuận và quyết tâm thực hiện. Đó chính là điều kiện tiên quyết đối với sự phát triển của Công ty nói chung cũng như việc hoàn thiện các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán nói riêng.
Thứ hai: Công ty cần có kế hoạch cụ thể để thực hiện các giải pháp trên, trong đó các vấn đề cần đề cập cơ bản trong kế hoạch là: Người chịu trách nhiệm chính, các thành viên tham gia khác, lộ trình cụ thể về thời gian thực hiện việc hoàn thiện xây dựng các thủ tục, vấn đề đào tạo các quy định trên cho từng cấp bậc nhân viên, việc triển khai áp dụng các thủ tục trên…
Thứ ba: Nâng cao hiệu quả công tác quản lý của Công ty, theo đó các chính sách, thủ tục được đưa ra cần triệt để tuân thủ thực hiện. Người cần thực hiện nghiêm chỉnh nhất phải là từ các cấp lãnh đạo Công ty, từ ban giám đốc đến các chủ nhiệm kiểm toán. Nếu như các cấp lãnh đạo không chấp nhận bất cứ ngoại lệ nào cho việc chưa thực hiện đầy đủ thủ tục soát xét vẫn phát hành báo cáo kiểm toán thì khi đó buộc các kiểm toán viên sẽ phải tuân thủ đầy đủ, tạo phong cách, ý thức làm việc làm việc chuyên nghiệp trong toàn Công ty. Các kiểm toán viên không thể vì lý do khối lượng công việc quá nhiều mà bỏ qua các quy định. Nếu quy định chưa hợp lý thì có thể đề nghị sửa đổi quy định nhưng trong khi quy định còn đang có hiệu lực thì vẫn bắt buộc phải thực hiện.
Thứ tư: Công ty cần hoàn thiện phương pháp tiếp cận kiểm toán: Nếu Công ty không có phương pháp tiếp cận kiểm toán phù hợp thì các kiểm toán viên không thể thực hiện tốt công việc kiểm toán. Việc soát xét có thể chỉ ra những hạn chế cần sửa đổi bổ sung song như vậy sẽ mất nhiều thời gian và nhiều khi các kiểm toán viên vẫn không thể thực hiện được, kết quả soát xét vì vậy mà không có tác dụng. Do đó, Công ty cần hoàn thiện phương pháp tiếp cận kiểm toán của mình.
Phương pháp tiếp cận kiểm toán (audit approach) là kim chỉ nam cho việc thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính tại các công ty kiểm toán. Các hãng kiểm toán lớn thường xây dựng cho mình một phương pháp tiếp cận kiểm toán riêng, đặc thù
của mỗi hãng và đó là tài sản lớn của hãng kiểm toán đó. Để xây dựng được phương pháp kiểm toán phù hợp đòi hỏi phải mất nhiều thời gian và công sức. IFC được thành lập và hoạt động chưa lâu nên việc xây dựng một phương pháp tiếp cận kiểm toán đầy đủ làm tài liệu học tập, tham khảo cho các kiểm toán viên còn chưa được hoàn thiện. Hiện tại, phương pháp tiếp cận kiểm toán được sử dụng ở Công ty là sự kết hợp những kinh nghiệm và hiểu biết của các kiểm toán viên có được khi làm việc tại các công ty kiểm toán lớn khác. Đây cũng là một ưu điểm song các cách làm trên còn mang tính chất cá nhân, chưa hình thành một hệ thống thống nhất trong toàn Công ty. Do vậy, có thể thấy là giữa các phòng nghiệp vụ khác nhau, nhóm kiểm toán khác nhau thì cách thức thực hiện cuộc kiểm toán báo cáo tài chính, cách thức thực hiện công việc soát xét còn có sự khác nhau. Nếu như có sự nghiên cứu, đúc kết các cách làm của tất cả các nhóm để tìm ra cách thức hợp lý nhất thì rõ ràng là công việc kiểm toán nói chung và việc soát xét nói riêng sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.
Thứ năm: Cần có đội ngũ nhân viên đủ năng lực
Đối với các công ty hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán, vấn đề nguồn nhân lực là nhân tố quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của các công ty. Đặc thù của hoạt động kiểm toán đòi hỏi các kiểm toán viên không những phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao mà còn đòi hỏi nhiều yếu tố khác như các kỹ năng về ngoại ngữ, tin học, giao tiếp, đạo đức nghề nghiệp của kiểm toán viên. Để thực hiện công việc kiểm toán nói chung cũng như thực hiện các thủ tục soát xét nói riêng có chất lượng, đạt hiệu quả cao, tất cả các công ty kiểm toán đều cần xây dựng, duy trì và phát triển đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với chất lượng cao. IFC cũng không nằm ngoài quy luật đó. Nếu trình độ đội ngũ nhân viên hạn chế thì thứ nhất, việc xử lý các kết quả soát xét của các cấp bậc soát xét không thực hiện được đầy đủ, thứ hai, chính đội ngũ nhân viên sẽ là những người đảm nhiệm một phần các thủ tục soát xét mà nếu như trình độ hạn chế thì sẽ không đáp ứng được yêu cầu soát xét của công ty.
Tuy nhiên, để có được đội ngũ nhân viên với chất lượng cao thực sự là bài toán khó đối với IFC đòi hỏi Công ty phải có các chính sách phù hợp nhằm đạt được mục tiêu trên. Các chính sách trên phải là sự kết hợp của tất cả các nội dung: tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ
Sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, tin học trong kiểm toán mang lại hiệu quả công việc rất cao vì công việc được chuyên nghiệp hoá, việc sử dụng dễ dàng, tiết kiệm thời gian không chỉ cho người trực tiếp thực hiện mà phục vụ cả cho việc soát xét. Phạm vi ứng dụng của tin học trong kiểm toán là rất lớn. Tại IFC, có điều kiện thuận lợi là toàn bộ nhân viên chuyên nghiệp từ 01 năm kinh nghiệm trở lên đều được trang bị máy tính xách tay. Ngoài ra còn có hệ thống máy tính để bàn tiện lợi. Tuy nhiên, việc sử dụng máy tính mới chủ yếu sử dụng các công cụ hỗ trợ của Microsoft là word và excel, outlook mà chưa có phần mềm kiểm toán đặc thù được thiết kế riêng cho Công ty. Do vậy, công việc kiểm toán báo cáo tài chính nói chung cũng như soát xét nói riêng còn có nhiều hạn chế, chưa tiết kiệm được thời gian, chưa được thực hiện một cách hiệu quả nhất, tận dụng tối đa công cụ hỗ trợ là máy tính xách tay. Ban giám đốc Công ty cũng đã có ý tưởng xây dựng một phần mềm kiểm toán phù hợp cho Công ty. Tuy nhiên đến nay, việc đó cũng chưa được thực hiện. Vì vậy, Công ty nên sớm triển khai xây dựng và áp dụng phần mềm kiểm toán phục vụ cho công việc kiểm toán nói chung cũng như việc soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính nói riêng. Phần mềm kiểm toán cần mang lại tiện ích cho cả ba giai đoạn của quá trình kiểm toán cũng như soát xét trong chu trình kiểm toán báo cáo tài chính gồm lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán.
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán: Cần xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu liên quan đến các loại hình khách hàng kiểm toán như đã đề cập ở trên. Trên cơ sở trả lời các câu hỏi về đặc điểm của mỗi đối tượng khách hàng cụ thể, phần mềm sẽ tự động xây dựng được kế hoạch kiểm toán phù hợp với các dữ liệu nhập vào của kiểm toán viên.
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, phần mềm sẽ có hỗ trợ các loại mẫu trình bày giấy tờ làm việc cơ bản theo từng phần hành cụ thể, ví dụ: mẫu giấy tờ làm việc tổng hợp, các mẫu xây dựng ước tính kế toán, mẫu thực hiện thủ tục phân tích. Trong phần mềm cũng có thể hỗ trợ cách chọn mẫu kiểm toán phù hợp phục vụ cho việc kiểm tra chi tiết trên cơ sở dữ liệu từ khách hàng.
Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, trên cơ sở tổng hợp các giấy tờ làm việc của các kiểm toán viên, phần mềm có thể tự động cập nhật các bút toán điều chỉnh, các vấn đề phát sinh chưa xử lý, phân tích báo cáo tài chính sau kiểm toán, tự động
lập các báo cáo tài chính và các ghi chú báo cáo tài chính, có hệ thống chương trình hỗ trợ trong việc đánh giá tính liên tục hoạt động của khách hàng, các sự kiện sau ngày khoá sổ
Đặc biệt, phần mềm có thể được thiết kế với công cụ hỗ trợ việc soát xét. Người thực hiện soát xét có thể sử dụng công cụ này có thể nhanh chóng soát xét toàn bộ giấy tờ làm việc của kiểm toán viên, lập ghi chú soát xét (review note), theo dõi tình hình cập nhật bổ sung, xử lý các vấn đề cần hoàn thiện, đánh giá việc thực hiện soát xét của các kiểm toán viên ở cấp bậc thấp hơn.
Tuy nhiên do sự đa dạng, phức tạp và đặc thù của từng khách hàng nên phần mềm sẽ không thể bao quát hết được tất cả các trường hợp cụ thể. Vì vậy cũng chỉ nên coi phần mềm là một công cụ hỗ trợ hữu hiệu. Trong tất cả các giai đoạn của chu trình kiểm toán báo cáo tài chính cũng như việc soát xét trong chu trình đó, kiểm toán viên vẫn cần có sự đánh giá trên cơ sở xét đoán nghề nghiệp của mình, không nên hoàn toàn thụ động phụ thuộc vào phần mềm vì khi đó, các kế hoạch kiểm toán, việc thực hiện kiểm toán cũng như kết thúc kiểm toán có thể chỉ mang tính chất hình thức mà các vấn đề thuộc về bản chất lại không được xem xét. Cho dù một phần mềm hỗ trợ có ưu việt đến thế nào thì yếu tố quan trọng nhất vẫn là yếu tố con người và các kiểm toán viên cần làm việc một cách trung thực, tuyệt đối tránh việc trình bày hình thức chỉ để đáp ứng các quy định về mặt trình bày của Công ty.
Thứ bảy: Công ty cần có ngân sách cho việc xây dựng và thực hiện các quy định trên: Để hoàn thiện các thủ tục soát xét, Công ty cần có ngân sách trả lương cho bộ phận nhân viên thực hiện công việc trong một thời gian nhất định. Đồng thời, việc xây dựng hệ thống công nghệ thông tin liên quan đến việc thực hiện soát xét cũng đòi hỏi nguồn kinh phí cao. Như vậy, Công ty cần có nguồn ngân sách đầy đủ phục vụ cho công việc này.
Thứ tám: Vai trò kiểm tra giám sát của hội nghề nghiệp cần được nâng cao. Hiện nay ở Việt Nam, Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA) mới được thành lập và bắt đầu đi vào hoạt động (tháng 01/2006), các hoạt động cụ thể của hội nhằm trợ giúp cho các kiểm toán viên và các công ty kiểm toán còn chưa nhiều. Trong thời gian tới, Hội cần nâng cao vai trò kiểm tra giám sát chất lượng kiểm toán thông qua việc thực hiện kiểm tra tại các công ty kiểm toán độc lập qua đó chất lượng
dịch vụ kiểm toán nói chung cũng như chất lượng của thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính nói riêng tại các công ty kiểm toán trong đó có IFC sẽ được nâng cao.
Về cơ bản, các điều kiện từ một đến bảy phụ thuộc chủ yếu vào điều kiện chủ quan của ban lãnh đạo Công ty và các điều kiện đó thực sự cần thiết và hoàn toàn có thể đạt được trong thời gian ngắn (1 đến 2 năm) trên cơ sở nền tảng những gì hiện có của Công ty nếu ban lãnh đạo công ty quyết tâm thực hiện. Vì vậy, trong thời gian tới, vì sự phát triển lâu dài, bền vững của Công ty, Công ty nên chú trọng hoàn thiện các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính của mình.
KẾT LUẬN
Các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính chỉ là một phần trong hệ thống kiểm soát chất lượng kiểm toán tại mỗi công ty kiểm toán độc lập song đây là các thủ tục hết sức quan trọng. IFC là một Công ty kiểm toán còn non trẻ, để có thể cạnh tranh được với các hãng kiểm toán lớn như các công ty kiểm toán nước ngoài với bề dày kinh nghiệm và danh tiếng hàng trăm năm hay với các công ty kiểm toán trong nước là những công ty có quy mô lớn, được thành lập và hoạt động ngay từ thời gian đầu kiểm toán mới bắt đầu xuất hiện tại Việt Nam thì việc xây dựng và hoàn thiện các thủ tục kiểm toán nói chung, các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính nói riêng là hết sức cần thiết.
Luận văn đã khái quát hoá được các vấn đề lý luận cơ bản về thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại các công ty kiểm toán độc lập, tham khảo kinh nghiệm thực hiện các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại một số công ty kiểm toán khác tại Việt Nam. Đồng thời, Luận văn phân tích, đánh giá thực trạng thực hiện thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính quốc tế IFC, qua đó thấy được các hạn chế cần được hoàn thiện trong việc xây dựng và thực hiện các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty IFC. Luận văn đã đưa ra các đề xuất cụ thể và thiết thực trong việc hoàn thiện các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty IFC trên hai nội dung cơ bản là hoàn thiện việc xây dựng các thủ tục soát xét và hoàn thiện việc thực hiện các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty.
Mặc dù có nhiều cố gắng song Luận văn chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Tác giả mong muốn nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các nhà khoa học, các thầy cô giáo, các đồng nghiệp, bạn bè để chuyên đề có thể hoàn thiện hơn, là tài liệu tham khảo hữu ích và thiết thực cho những ai quan tâm đến vấn đề này.
Tác giả xin chân thành cảm ơn tiến sỹ Ngô Đức Long cùng các thầy cô giáo, gia đình và các đồng nghiệp đã tận tình giúp đỡ trong quá trình thực hiện Luận văn này.