4. Phương pháp nghiên cứu
2.1.4.2 Nhiệm vụ các bộ phận
Ban giám đốc:
Chịu trách nhiệm quản lý, trực tiếp chỉ huy, lãnh đạo điều hành toàn bộ khách sạn, theo dõi kiểm tra việc thực hiện công việc của cán bộ nhân viên. Giám đốc có trách nhiệm đề ra các mục tiêu, tổ chức hoạt động quản lý khách sạn, có quyền phê duyệt các quyết định bồi dưỡng, đề bạt, kỉ luật, tuyển chọn đối với nhân viên cũng như việc thực hiện kế hoạch đồng thời quản lý các tài sản được giao.
Các bộ phận trong khách sạn:
- Bộ phận kế toán: giúp giám đốc khách sạn lập báo cáo kinh doanh và thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, thực hiện chế độ báo cáo kê hàng tháng, hàng quý, thanh toán các hợp đồng với đối tác, cân đối thu chi trong khách sạn,...
- Bộ phận nhân sự: Giúp giám đốc khách sạn quản lý các hồ sơ nhân viên; theo dõi tình hình biến động nhân sự; theo dõi thi đua, tổ chức khen thưởng hàng tháng, hàng quý; phân công lịch công tác cho các trưởng bộ phận; làm công tác tiền lương, quản lý công tác bồi dưỡng nhân viên,...
Bên cạnh đó, còn có tổ đảm bảo an ninh, bảo vệ tài sản cho du khách và toàn bộ nhân viện khách sạn.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức của khách sạn Park View GĐ điều hành KS (tổng quản lý) Tổng giám đốc khách sạn Trưởng Kế hoạch - Thị trường Trưởng Lễ tân Trưởng Nhân sự Kế toán trưởng Trưởng Buồng Ẩm thựcQuản lý Trưởng Bảo trì Bộ phận
Kế toán Bộ phận Nhân sự An ninhTrưởng Thị trườngBộ phận Đặt phòngBộ phận Bộ phận Lễ tân Bộ phận Buồng Bộ phận Spa trưởngBếp Nhà hàngTrưởng
Bộ phận Bảo trì Hội đồng thành viên Bộ phận An ninh Bộ phận Nhà hàng Bộ phận Bếp
- Bộ phận kế hoạch - thị trường: Giúp giám đốc lập báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, quý, năm; thường xuyên theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch; tìm kiếm các thị trường mới, đối tác mới; đề ra các chính sách marketing; quản lý việc đặt phòng và tìm kiếm hợp đồng cho các dịch vụ của khách sạn.
- Bộ phận lễ tân: Đón tiếp khách, nhận đăng kí phòng cho khách; kê khai tình trạng phòng; giải quyết các phàn nàn, thắc mắc của khách; thực hiện thủ tục check out, hướng dẫn khách nhận phòng và cung cấp thông tin cần thiết mỗi khi khách có yêu cầu.
- Bộ phận buồng: Chuẩn bị phòng trước khi khách nhận phòng và sắp xếp, thu dọn lại khi khách trả phòng; đảm bảo đem lại cảm giác dễ chịu, thoáng mát cho khách khi nghỉ ngơi tại phòng; phục vụ các dịch vụ spa, các dịch vụ bổ sung tận phòng cho du khách.
- Bộ phận ẩm thực: Phụ trách dịch vụ ăn uống cho du khách và nhân viên tại các khu bếp, nhà hàng trong khách sạn; tổ chức các buổi tiệc cưới, tiệc hội nghị, cơm vua; đảm bảo vệ sinh môi trường cho khách sạn.
- Bộ phận bảo trì: Đảm bảo chất lượng phòng tốt nhất cho du khách, sửa chữa sai hỏng các thiết bị cung cấp cho khách và các thiệt bị phục vụ hoạt động của các phòng ban khác, giúp việc kinh doanh diễn ra thuận tiện.
Mỗi bộ phận tuy có các chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng để phát huy tối đa hiệu quả công việc chung, các bộ phận thường có sự kết hợp, giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau để cùng đạt mục tiêu mà ban giám đốc đã đề ra.