Việc tổ chức hạch toỏn và ghi sổ tổng hợp tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương là phụ thuộc vào hỡnh thức ghi sổ mà doanh nghiệp chọn.
Chế độ hỡnh thức ghi sổ kế toỏn được quy định ỏp dụng thống nhất đối với doanh nghiệp bao gồm 4 hỡnh thức:
- Nhật ký chứng từ - Nhật ký chung - Chứng từ ghi sổ - Nhật ký sổ cỏi
Trong hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ ( hỡnh thức kế toỏn mà Cụng ty AP Thăng Long đang sử dụng ) kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương sử dụng cỏc sổ kế toỏn :
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TL & BH TẠI CễNG TY TNHH AP THĂNG LONG
1- Q ỳa trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của Cụng ty AP Thăng Long, khú khăn, thuận lợi, khả năng và xu hướng phỏt triển của Cty :
1.1- Qỳa trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của Cụng ty AP Thăng Long:
Cụng ty AP Thăng Long tiền thõn là Cụng ty cụng AP Thăng Long . Căn cứ quyết định số : 4455 QĐ/TCCB-LĐ ngày 17 thỏng 10 năm 1995 của Bộ trưởng bộ GTVT về việc tỏch chuyển nguyờn trạng : " Xớ nghiệp cầu 2; Xớ nghiệp xõy dựng và sản xuất vật liệu xõy dựng" hiện đang quản lý cỏc bến phà, cỏc phà (gồm : Thượng cỏt, Chốm, Chương dương, Phỳ viờn, Đại độ ) cỏc cầu phao dự phũng, cỏc loại vật tư, thiết bị dự trữ đảm bảo giao thụng, toàn bộ lực lượng lao động của hai xớ nghiệp trờn hiện đang trực thuộc Cụng ty cụng trỡnh giao thụng 208 sang trực thuộc Cục đường bộ Việt nam, Khu quản lý đường bộ II để tổ chức thành " Phõn khu quản lý cầu, phà Sụng Hồng ". Là tổ chức sự nghiệp kinh tế về giao thụng, nhiệm vụ chủ yếu của Phõn khu quản lý cầu, phà Sụng hồng gồm :
+ Quản lý cỏc đầu bến phà, thiết bị đảm bảo giao thụng để thực hiện nhiệm vụ đảm bảo giao thụng trong khu vực, phạm vi Khu quản lý đường bộ II quản lý.
+ Duy tu sửa chữa thường xuyờn cầu, bến phà, đường dẫn trong phạm vi Phõn khu quản lý.
+ Sản xuất vật liệu xõy dựng ( đỏ, cỏt, sỏi,bờ tụng xi măng ) phục vụ cho nhu cầu duy tu, sửa chữa giao thụng đường bộ.
Để phự hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, hội nhập với nền kinh tế thị trường, bằng quyết định số : 480/1998/QĐ/TCCB-LĐ ngày 25 thỏng 3 năm 1998 của Bộ trưởng Bộ GTVT về việc thành lập doanh nghiệp nhà nước hoạt động cụng ớch trờn cơ sở chuyển đơn vị sự nghiệp kinh tế : Phõn khu quản lý cầu phà Sụng Hồng thành doanh nghiệp Nhà nước hoạt động cụng ớch : Cụng ty quản lý AP Thăng Long. Với ngành nghề kinh doanh chủ yếu sau :
+ Quản lý, khai thỏc, duy tu bảo dưỡng cơ sở hạn tầng đường bộ.
+ Đảm bảo giao thụng khi cú thiờn tai, địch hoạ xẩy ra trờn địa bàn quản hạt được giao.
+ Sửa chữa lớn và xõy dựng cơ bản nhỏ.
+ Sản xuất vật liệu xõy dựng, bỏn thành phẩm, sửa chữa phụ trợ và kinh doanh dịch vụ khỏc.
Cụng ty được Nhà nước giao quản lý cỏc tuyến đường, cầu, phà như sau : + Tuyến QL18 đi Quảng Ninh từ Km0 - Km46 + 500 : 46,5 Km
+ Tuyến QL38 đi Hưng Yờn, Nam Hà từ Km0 - Km52 + 500; Km68 - Km84 +500 : 69Km
+ Thu phớ cầu Hồ Km10+300 QL38, cầu Phả Lại Km18 QL18, bến phà Yờn Lệnh Km72+500 QL38
Bước sang năm 2003 Cụng ty AP Thăng Long được Khu QLĐBII giao quản lý thờm tuyến Quốc lộ Lỏng - Hoà Lạc từ Km2 + 174 - Km30 + 169 : 28Km và trạm thu phớ Lỏng - Hoà Lạc, với số CBCNV tăng thờm là 85 người so với năm 2002.
Cụng ty cú vốn kinh doanh: 8.378 triệu đồng Trong đú:
- Vốn lưu động : 435 triệu đồng.
Cụng ty hiện cú 582 Cỏn bộ cụng nhõn viờn trong đú nữ là 320 người được tổ chức thành 13 đơn vị trực thuộc gồm 4 trạm thu phớ, 9 đội sản xuất và một văn phũng Cụng ty.
Trong thời kỳ mới thành lập sản lượng của Cụng ty phụ thuộc vào kế hoạch do nhà nước giao với nhiệm vụ chớnh là quản lý và duy tu đảm bảo giao thụng trờn tuyến đường được giao. Do đú, thu nhập bỡnh quõn đầu người thấp, đời sống của cụng nhõn trong Cụng ty gặp nhiều khú khăn. Cựng với quỏ trỡnh đổi mới của đất nước và sự chuyển đổi loại hỡnh doanh nghiệp Cụng ty AP Thăng Long đó cú những bước phỏt triển vượt bậc, Cụng ty đó mạnh dạn đầu tư và đó đạt được kết quả khỏch quan. Mặc dự Cụng ty là đơn vị cú số lao động khỏ đụng, tuy nhiờn Cụng ty đó cố gắng tỡm kiếm việc làm, thực hiện tốt cỏc chế độ đối với Cỏn bộ cụng nhõn viờn như mua bảo hiểm thõn thể, BH y tế, BHXH đầy đủ. Cụ thể trong những năm gần đõy
CHỈ TIấU ĐƠN VỊ NĂM 2000 NĂM
2001
NĂM 2002 2002
1. Giỏ trị sản lượng Tr. đồng 12.052 10.647 18.898 2. Doanh thu thực hiện " 11.479 10.140 17.999
3. Nộp ngõn sỏch " 8.300 7.099 8.472
- Thuế VAT " 249 103 83
- Thuế thu nhập DN " 108 12 261
- Phớ, lệ phớ, thuế khỏc " 7.943 6.984 8.128
4. Lao động bỡnh quõn Người 573 538 497
5. Thu nhập bỡnh quõn Đồng 842.128 705.042 870.686 Là một đơn vị với chức năng chủ yếu quản lý, duy tu, đảm bảo giao thụng trờn tuyến đường Nhà nước giao. Ngoài nhiệm vụ được giao, Cụng ty đó mạnh dạn tham gia đấu thầu cỏc cụng trỡnh lớn như : Đường mũn 279 quốc lộ 4D Km200 - Km201, cầu Lỏ Sớ đường quốc lộ 1A thuộc địa phận tỉnh Thanh Hoỏ, lắp đặt cầu phao quóng tại xó Xuõn Quang - tỉnh Tuyờn Quang, sửa chữa mặt
đường Km42 - Km52 QL2, xõy dựng cầu bản và đường tràn tại huyện Kim Động - tỉnh Hưng Yờn…..Trong những năm tới Cụng ty sẽ thực hiện tốt kế hoạch của cấp trờn và tớch cực dự thầu cỏc dự ỏn lớn, khai thỏc và sử dụng tốt cụng suất mỏy múc, thiết bị, quản lý sử dụng lao động hợp lý. Đảm bảo đời sống cỏn bộ cụng nhõn viờn ngày càng được cải thiện.
1.2 - Đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất.
Cụng ty AP Thăng Long là doanh nghiệp nhà nước hạch toỏn độc lập vỡ vậy bộ mỏy quản lý sản xuất của Cụng ty được tổ chức theo mụ hỡnh trực tuyến chức năng thành cỏc phũng ban thực hiện cỏc chức năng quản lý nhất định, cụ thể là:
♦ Ban giỏm đốc gồm 1 giỏm đốc và 2 phú giỏm đốc.
- Giỏm đốc là người đứng đầu bộ mỏy quản lý của Cụng ty chịu trỏch nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ mỏy quản lý. Ngoài việc uỷ nhiệm cho cỏc phú giỏm đốc, giỏm đốc cũn trực tiếp chỉ huy cỏc trưởng phũng.
- Phú giỏm đốc kỹ thuật phụ trỏch về kỹ thuật thi cụng và an toàn thi cụng trực tiếp phụ trỏch phũng kỹ thuật.
- Phú giỏm đốc phụ trỏch vật tư thiết bị, kỹ thuật xe, mỏy và nội chớnh của Cụng ty trực tiếp phụ trỏch phũng kế hoạch vật tư thiết bị và phũng hành chớnh.
Nhiệm vụ của 2 phú giỏm đốc là giỳp việc cho giỏm đốc và trự tiếp chỉ huy cỏc bộ phận được phõn cụng uỷ quyền.
♦ Cỏc phũng chức năng được tổ chức theo yờu cầu của việc quản lý sản xuất kinh doanh, chịu sự chỉ huy trực tiếp hoặc giỏn tiếp của giỏm đốc bao gồm 6 phũng ban với cỏc chức năng nhiệm vụ:
+ Phũng Quản lý giao thụng ( kỹ thuật ): Căn cứ vào kế hoạch của cấp trờn giao lập hồ sơ thiết kế , trỡnh cấp cú thẩm quyền phờ duyệt làm căn cứ cho
phũng kế hoạch lập hồ sơ dự toỏn cỏc cụng trỡnh đó được duyệt. Đối với cụng trỡnh đấu thầu ngoài căn cứ vào thiết kế, kỹ thuật của bờn A, tổ chức kiểm tra hồ sơ và cỏc chỉ tiờu kế hoạch để vạch ra phương ỏn thi cụng tối ưu nhất vừa đảm bảo thiết kế, đồng thời đảm bảo an toàn trong thi cụng. Trong khi kiểm tra nếu phỏt hiện ra cỏc lỗi kỹ thuật phải cú trỏch nhiệm bỏo cho bờn A biết để cú biện phỏp xử lý kịp thời. Giỏm sỏt thi cụng và nghiệm thu cỏc cụng trỡnh về mặt kỹ thuật. Thanh quyết toỏn về khối lượng và lập hồ sơ hoàn cụng.
+ Phũng tổ chức lao động: Tổ chức, tuyển chọn lao động theo kế hoạch được giao. Giải quyết chế độ chớnh sỏch cho người lao động theo đỳng chế độ nhà nước quy định như lương, thưởng, phỳc lợi, đào tạo. . . Lập định mức lao động- tiền lương, cỏc chế độ bảo hộ lao động, kế hoạch đào tạo. . . Quản lý hồ sơ, nhận xột cỏn bộ, lập tờ trỡnh để bổ nhiệm, đề bạt. . . ngoài ra phũng lao động tiền lương của Cụng ty AP Thăng Long cũn đảm nhiệm cỏc vấn đề an ninh, trật tự, quõn sự, tự vệ.
+ Phũng kế hoạch và vật tư thiết bị: Trờn cơ sở kế hoạch sản xuất do cấp trờn giao, căn cứ thiết kế kỹ thuật đó được cỏc cấp cú thẩm quyền duyệt, lập hồ sơ dự toỏn cỏc cụng trỡnh và lập kế hoạch đầu tư thiết bị cho sản xuất. Đối với cụng trỡnh đấu thầu ngoài, căn cứ hồ sơ thiết kế lập hồ sơ dự thầu với cỏc chi phớ đảm bảo hợp lý, phự hợp với cỏc định mức và đơn giỏ của nhà nước ban hành. Mua sắm, cung cấp vật tư theo yờu cầu cho cỏc cụng trỡnh, thanh quyết toỏn về vật tư.
+ Phũng hành chớnh: Chịu trỏch nhiệm về cỏc vấn đề ăn, ở, làm việc của cụng nhõn viờn, văn thư lưu trữ, tổ chức hội nghị, cỏc cuộc họp, tiếp khỏch, theo dừi sức khỏe, khỏm chữa bệnh, BH y tế cho cụng nhõn viờn.
+ Phũng tài chớnh kế toỏn: Tổ chức thực hiện toàn bộ cụng tỏc kế toỏn trong phạm vi Cụng ty. Giỳp lónh đạo những thụng tin kinh tế cần thiết hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra cỏc bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ cỏc chế độ
chớnh sỏch như chế độ ghi chộp ban đầu, chế độ hạch toỏn, chế độ quản lý kinh tế tài chớnh. Lập kế hoạch về tài chớnh hàng năm cho đầu tư chiều sõu trong quỏ trỡnh sản xuất. Hạch toỏn, quyết toỏn làm bỏo cỏo quyết toỏn theo chế độ bỏo cỏo kế toỏn của nhà nước.
Cụng ty AP Thăng Long tổ chức hoạt động với một số ngành nghề sản xuất kinh doanh trong đú chủ yếu là hoạt động xõy dựng, sửa chữa cụng trỡnh giao thụng cỏc loại và xõy dựng cụng trỡnh cụng nghiệp dõn dụng loại vừa và nhỏ phục vụ ngành giao thụng vận tải do cấp trờn giao hoặc do Cụng ty tự tỡn kiếm, liờn doanh, liờn kết. Với đặc điểm riờng của sản phẩm xõy dựng, nú tỏc động trực tiếp đến cụng tỏc tổ chức quản lý. Quy mụ cụng trỡnh giao thụng rất lớn, sản phẩm mang tớnh đơn chiếc, thời gian sản xuất kộo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng và đũi hỏi phải cú nguồn vốn đầu tư lớn. Để đảm bảo sử dụng cú hiệu quả nguồn vốn này, một yờu cầu bắt buộc đối với cỏc đơn vị xõy dựng là phải xõy dựng nờn mức giỏ dự toỏn thi cụng. Trong quỏ trỡnh sản xuất, thi cụng giỏ dự toỏn trở thành thước đo và được so sỏnh với cỏc khoản chi phớ thực tế phỏt sinh. Sau khi hoàn thành cụng trỡnh, giỏ dự toỏn lại là cơ sở để nghiệm thu, kiểm tra chất lượng cụng trỡnh, xỏc định giỏ thành quyết toỏn cụng trỡnh và thanh lý hợp đồng kinh tế đó ký kết. S ơ đồ - SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CễNG TY Giỏm đốc Phũng QLGT ( kỹ Phũng tổ chức lao động Phũng kế hoạch vật tư Phũng hành chớnh Phũng tài chớnh kế toỏn Phú giỏm đốc Phú giỏm đốc
Cụng ty AP Thăng Long hoạt động với đầy đủ tư cỏch phỏp nhõn, hạch toỏn kinh tế độc lập, cú con dấu riờng, cú bộ mỏy kế toỏn sổ kế toỏn riờng và được phộp mở tài khoản tại ngõn hàng. Cụng ty là bộ phận trung tõm đứng đầu chỉ đạo mọi hoạt động diễn ra ở 9 đội và 4 trạm thu phớ trực thuộc. Đồng thời là người chịu trỏch nhiệm trước bộ phận chủ quản, cỏc cơ quan nhà nước cũng như cỏc bờn liờn quan về toàn bộ hoạt động của Cụng ty. Với tư cỏch phỏp nhõn Cụng ty cú thể đứng ra vay vốn, đấu thầu cụng trỡnh, nhận thầu xõy dựng. Trờn cơ sở hợp đồng thi cụng đó được ký kết Cụng ty tiến hành giao khoỏn cho 9 đơn vị sản xuất thi cụng. Do cỏc cụng trỡnh cú địa điểm thi cụng khỏc nhau thời gian thi cụng lõu dài, mang tớnh đơn chiếc nờn lực lượng lao động của Cụng ty được tổ chức thành 2 đội cụng trỡnh và 7 hạt . Mỗi đơn vị lại được sắp xếp tổ chức thành cỏc tổ sản xuất được phõn cụng nhiệm vụ cụ thể tuỳ thuộc nhu cầu quản lý, sản xuất . Ở mỗi đội cụng trỡnh cú 1 đội trưởng, đội phú và cỏc nhõn viờn kinh tế, kỹ thuật chịu trỏch nhiệm quản lý trực tiếp về mặt kinh tế, kỹ thuật, phụ trỏch tổ sản xuất là cỏc tổ trưởng.
1.3 - Đặc điểm tổ chức bộ mỏy và cụng tỏc kế toỏn.
a. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn. Cỏc đội cụng trỡnh 1, 2 Cỏc hạt quản lý Quốc lộ 18, 38, Lỏng – Hoà Lạc Trạm thu phớ Cầu Hồ, cầu Phả lại Bến phà Yờn lệnh
Cụng ty ỏp dụng bộ mỏy kế toỏn tập trung theo chế độ kế toỏn mới. Tại cỏc đội, hạt, trạm thu phớ bố trớ từ 1- 2 nhõn viờn thống kờ, kế toỏn làm nhiệm vụ như thu thập, ghi chộp sổ sỏch hạch toỏn một cỏch giản đơn, cuối thỏng chuyển chứng từ, bỏo cỏo về phũng kế toỏn tài chớnh của Cụng ty để tiến hành cụng việc ghi sổ kế toỏn.
Ở cỏc đội, hạt, trạm thu phớ việc nhận và cấp phỏt vật liệu tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất thi cụng và kế hoạch cung ứng vật tư của Cụng ty cho từng cụng trỡnh. Việc nhập, xuất vật liệu phải cõn đo đong đếm cụ thể để lập phiếu nhập xuất kho, cỏc phiếu này được tập hợp làm cơ sở cho việc kiểm kờ cuối kỳ. Cỏc đội trưởng, tổ trưởng sản xuất quản lý và theo dừi tỡnh hỡnh lao động trong đội, trong tổ lập bảng chấm cụng, bảng thanh toỏn tiền cụng, bảng theo dừi thanh toỏn chi phớ nhõn cụng, chi phớ nhõn viờn quản lý đội.
Cỏc chứng từ ban đầu núi trờn ở cỏc đội, hạt, trạm thu phớ sau khi được tập hợp, phõn loại sẽ được tớnh kốm theo với "Giấy đề nghị thanh toỏn" do người đứng đầu và kế toỏn đội lập cú xỏc nhận của kỹ thuật Cụng ty gửi lờn phũng kế toỏn xin thanh toỏn cho cỏc đối tượng được thanh toỏn.
Tại phũng kế toỏn sau khi nhận được cỏc chứng từ ban đầu, kế toỏn tiến hành kiểm tra phõn loại, xử lý chứng từ, ghi sổ, tổng hợp hệ thống húa số liệu và cung cấp thụng tin kế toỏn phục vụ cho yờu cầu quản lý. Đồng thời dựa trờn cơ sở cỏc bỏo cỏo kế toỏn đó lập tiến hành phõn tớch cỏc hoạt động kinh tế để giỳp lónh đạo Cụng ty trong việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phũng tài chớnh kế toỏn của Cụng ty gồm 8 người được phõn cụng cụng việc cụ thể như sau:
- Đứng đầu là kế toỏn trưởng kiểm trưởng phũng kế toỏn cú nhiệm vụ giỳp Giỏm đốc cụng ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ cụng tỏc kế toỏn thống kờ, thụng tin kinh tế và hạch toỏn kinh tế ở Cụng ty theo
cơ chế quản lý mới, điều hành cỏc cụng việc trong phũng đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soỏt tỡnh hỡnh kinh tế tài chớnh ở Cụng ty cũng như dươớ cỏc đội, hạt, trạm thu phớ.
- Phú phũng kế toỏn điều hành trực tiếp cụng việc đến từng phần hành