- Kế toán tiền lơng, bảo hiểm, kiêm thủ quỹ có nhiệm vụ:
b) Quy tình luân chuyển chứng từ:
Nguyên vật liệu của công ty LILAMA Hà Nội chủ yếu là mua ngoài. Khi nhạn thầu một công trình, phòng Kinh tế – Kỹ thuật sẽ căn cứ voà định mức kinh tế, kỹ thuật, giá cả vật t để lập dự toán cho công trình. Sau đó, phòng Cung ứng vật t căn vứ vào dự toán đã đợc duyệt và tiến độ thi công của công trình (yêu
cầu vâtu t từ phía các đội thi công) để lập kế hoạch mua sắm, cung ứng vật t kịp thời, đảmbảo thi công đúng tiến độ.
Vật t phục vụ cho thi công công trình hay sản xuất có thể đợc mua ngoài và vận chuyển thẳng tới nơi có nhu cầu (công trờng, nhà máy mà không qua kho; hoặc có thể đợc xuất ra từ kho của công ty. Trong điều kiện thị trờng hiện nay, luôn sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của ngời mua cả về số lợng, chất lợng, giá cả, điều kiện vận chuyển thì công ty khônjg dự trữ trong kho nhiều, mà phần lớn là mua đến đâu sử dụng đến đó, vận chuyển từ nơi cung cấp thẳng tới nơi có yêu cầu vật t, nhất là các loại vật t sử dụng cho lắp máy. Nhng dù vật t đợc nhập xuất tahửng tới chân công trình hay xuất từ kho của công ty thì trên sổ sách kế toán, vật t vẫn đợc hạch toán nh là qua kho. Do đó qui trình luân chyển chứng từ có sự khác biệt giữa 2 trờng hợp:
Trờng hợp 1: Nguyên vật liệu đợc nhập, xuất qua kho
Trờng hợp này xảy ra không nhiều tại công ty Công ty XD cấp thoát nớc và hạ tầng kỹ thuật, chủ yếu là nhiên liệu hoặc phụ tùng thay thế mới đợc dự trữ thực tế trong kho, khi cần thì phải xuất từ kho ra để sử dụng.
Thủ tu nhập khi nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu nhập kho tại công ty chủ yếu từ nhập mua ngoài. Nguyên vật liệu mua về nếu có số lợng lớn, hoặc hàng nhập khẩu, hoặc có tính chất phức tạp thì tr… ớc khi nhập kho phải đợc Ban KCS (nay là ban QA – QC) kiểm tra và lập Biên bản kiểm nghiệp. Nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn mới đợc nhập kho. Đối với phần lớn các trờng hợp khác, Nguyên vật liệu mua về chỉ cần có Giấy chứng nhật chất lợng do bên bán cung cấp, cán bộ thu mua tự kiểm tra, nếu không phát hiện sai sót thì vật t có thể đợc nhập kho luôn. Các bớc nhập kho nh sau:
1. Cán bộ thu mua đề nghị nhập kho
2. Ban KCS lập Biên bản kiểm nghiệm (nếu cần) 3. Kế toán vật t lập Phiếu nhập kho
4. Phụ trách phòng ký PNK và chuyển cho thủ kho
5. Thủ kho tiến hành nhập kho, kiểm tra số lợng trên phiếu với số thực nhập. Nếu chính xác thì ký PNK, ghi Thẻ kho, chuyển PNK cho kế toán. Nếu có chênh lệch thì chuyển cho kế toán sửa lại rồi tiến hành nhập kho.
6. Kế toán kiểm tra phiếu, nếu đã đủ thông tin ghi sổ và lu. Thủ tục xuất kho:
1. Ngời có yêu cầu (Bộp phận sản xuất, đội công trình, phòng cung ứng vật t )lập Phiếu yêu cầu vật t… dụng cụ.
2. Phòng kinh tế – kĩ thuật và thủ trởng đơn vị ký xét duyệt 3. Kế toán vật t lập Phiếu xuất kho, phụ trách phòng ký PXK 4. Thủ kho xuất theo số ghi trên PXK, ký xác nhận và ghi thẻ kho. 5. Kế toán kiểm tra PXK, ghi sổ và lu.
Trờng hợp 2: Nguyên vật liệu do Phòng cung ứng vật t mua về đợc xuất thẳng đến nơi sử dụng, nhng vẫn đợc hạch toán qua kho.
Trờng hợp này xảy ra phổ biến tại công ty CP LILAMA, do đặc điểm của doanh nghiệp xây lắp. Trong trờng hợp này, công ty mua một lợng vật t về (theo yêu cầu) và xuất ngay đúng lợng vật t vừa mua đó (cho bộ phận đã yêu cầu chủng loại vật t này) mà không qua kho. Việc lập Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho chỉ là hình thức, và chúng đợc lập khi vật t đã đợc hoàn tất thủ tục mua và xuất sử
dụng cho công trình. Qui trình luân chuyển chứng từ không có sự tách rời giữa 2 quá trình nhập kho và xuất kho:
1. Căn cứ vào tiến độ thi công và dự toán đợc duyệt cho côgn trình, hạng mục công trình, đơn vị có nhu cầu sử dụng vật t viết Phiếu yêu cầu vật t dụng cụ (Biểu mẫu 01) . Phiếu này đợc chuyển cho phòng Kinh tế – Kỹ thuật kiểm tra tính phù hợp của vật t yêu cầu với thiết kế đã xây dựng, nếu đúng kỹ thuật cán bộ kỹ thuật ký xác nhận vào phiếu. Chuyển lên để Giám đốc duyệt.
2. Phiếu yêu cầu đợc duyệt, đợc chuyển cho Phòng Cung ứng vật t ký nhận và thực hiện mua sắm. Cán bộ thu mua vật t tiến hành thủ tục mua bán vật t nh ký Hợp đồng mua bán (Biểu mẫu 02) (thờng chỉ ký kết khi nhập khẩu, hoặc mua hàng có giá trị lớn), nhận Hoá đơn GTGT (Biểu mẫu 03) và các chứng từ liên quan (nh Phiếu giao hàng, Giấy chứng nhận chất lợng do bên bán cung cấp). Vật t… mua về đợc cán bộ cung ứng vật t vận chuyển thẳng tới chân công trình (nơi có yêu cầu cung ứng vật t)
3. Tại địa điểm giao nhận hoặc kho tại công trình, đại diện phòng cung ứng vật t và đại diệnu bên tiếp nhận vật t cùng lập và ký xác nhận vào Biên bản giao nhận vật t thiết bị (Biểu mẫu 04) sau khi đã kiểm tra vật t. Trong một số trờng hợp cần thiết (hàng có số lợng lớn, phức tạp, hàng nhập khẩu ), tr… ớc khi Biên bản bàn giao đợc lập thì Ban KCS tiến hành kiểm tra vật t (về qui cách phẩm chất, chất lợng, bao bì của… nguyên vật liệu thực tế tiếp nhận) và xác nhận kết quả kiểm tra bằng Biên bản kiểm nghiệm.
4. Sau khi hoàn thành việc mua và cung ứng vật t tới tận chân công trình đầy đủ theo yêu cầu, cán bộ phòng Cung ứng vật t tập hợp và chuyển toàn bộ các chứng từ liên quan đến việc mua và cung ứng vật t đã thực hiện, chuyển cho phòng kế toán để lập Phiếu nhập kho (Biểu mẫu 05) và Phiếu xuất kho (Biểu mẫu 06) cho lợng vật t đó.
5. Hàng này, căn cứ vào bộ chứng từ do cán bộ cung ứng vật t chuyển giao (trong quá trình bắt buộc phải có 3 chứng từ là: Phiếu yêu cầu vật t dụng cụ; Hoá đơn GTGT; Biên bản giao nhận vật t thiết bị), ké toán vật t tiến hành lập Phiếu nhập kho (đã ghi đẩy đủ số lợng, đơn giá, thành tiền). PXK đợc chuyển cho ngời giao hàng (cán bộ cung ứng vật t), phụ trách phòng kế toán, giám đốc ký xác nhận và thủ kho. Sau khi đã có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan (bắt buộc là chữ ký của ngời giao hàng), thủ kho kiểm tra với bộ chứng từ liên quan, ký vào Phiều nhập kho, sử dụng để ghi Thẻ kho, lu lại một liên tại kho còn lại chuyển liên cho kế toán vật t.
Kế toán vật t nhập PVK do thủ kho chuyển lên, ghi sổ và lu.
6. Sau khi hoàn tất thủ tục nhập kho cho số chứng từ phòng Cung ứng vật t giao, kế toán tiến hành thủ tục xuất kho cho số chứng từ đó. PXK cũng đợc ghi đầy đủ số lợng, đơn giá, thành viền và chuyển giao cho bộ phận liên quan ký xác nhận. Thủ tục xuất kho tơng tự nh khi nhập: thủ kho căn cứ vào chữ ký xác nhận của ngời nhận hàng (đại diện đội thi công) trên PXK và bộ chứng từ liên quan, kiểm tra và ký voà PXK, ghi Thẻ kho, chuyển cho kế toán vật t.
Trong cả 2 trờng hợp xảy ra, PNK và PXK đều đợc lập làm 3 liên:
1 liên lu tại phòng kế toán
1 liên thủ kho giữ để ghi Thẻ kho và lu tại kho.
1 ngời giao hàng (hoặc nhận hàng) giữ để đối chiếu với số thực giao, nhận. Sau đó chuyển phòng kế toán. Nh vậy, phòng kế toán luôn giữ 2 liên.
Biểu mẫu 01: LILAMA HA NOI, JSC Phiếu yêu cầu vật t dụng cụ Số phiếu: Ngày lập: 8/01/2007
Đơn vị yêu cầu: Nhà máy cơ khí và chế tạo LILAMA, Quang Minh, Vĩnh phúc
Công trình: phục vụ gia công thiết bị cho công trình Miwon, Việt Trì, Phú Thọ Hạng mục: gia công bồn mật rỉ
STT Tên & qui cách
vật t, thiết bị tínhĐV Số lợng Theo dự trù cả
% hao hụt Đã cấp luỹ kế Bổ sung dự trù cấp lần nàyYêu cầu Còn lại
Ngày cấp Ghi chú 1. Que hàn thép đen TQ phi 3,2 kg 2200 2 Que hàn thép đen TQ phi 4 kg 2600 3 Sơn chống rỉ tổng hợp kg 2250 4 Sơn màu tổng hợp kg 2200 Biểu mẫu 02: Hợp đồng mua bán Ngày: 10/02/2007 Số: BICM/LIM/2007/007
Bên mua: Công ty XD cấp thoát nớc và hạ tầng kỹ thuật Số 52, Đờng Lĩnh Nam, Hà Nội. Điện thoại: (04) 8626162 Fax: 84 4 8624678 Đại diện bởi: Ông Nguyễn Đức Luật; Trởng phòng Cung ứng vật t
Bên bán: DOANH NGHIệP TƯ NHÂN HảI YếN
Phờng Bến Gót Việt Trì Phú Thọ. Điện thoại: (210) 8679234 Fax: 8448796234 Đại diện bởi: Ông Hoàng Văn Khởi Chức vụ: Giám đốc
Hai bên cùng thoả thuận ký kết Hợp đồng mua bán theo những điều khoản sau:
Điều1: Bên bán đồng ý cung cấp cho bên mua các loại hàng sau:
Tên hàng ĐV tính Số lợng Đơn giá (đ) Ghi chú 1. Que hàn thép đen TQ phi 3,2 kg 2200 10.000 (Giá trên 2. Que hàn thép đen TQ phi 4 kg 2600 9.500 Cha gồm
3. Sơn chống rỉ tổng hợp kg 2250 19.500 Thuết
4. Sơn màu tổng hợp kg 2200 24.500 VAT 10%
Tổng cộng 9250
Điều 2: Địa điểm và thừoi gian giao hàng: tại NM cơ khí và chế tạo LILAMA, Qminh, VPhúc. Từ ngày 1/03/2007 đến ngày 6/03/2007.
Điều 3: Phơng thức thanh toán: Chuyển khoản. Thanh toán 30 ngày sau ngày nhận hàng.
Điều 4: Hai bên cam kết thực hiện các điều khoản trên, nếu một bên vi phạm sẽ phải bồi thờng theo yêu cầu của phía bên kia
Hợp đồng này lập thành 2 bản có giá trị nh nhau, mỗi bên giữ 1 bản.
Bên mua
(Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu)Bên bán
Biểu mẫu 03 Hoá đơn
Giá trị gia tăng Liên : Giao khách hàng Ngày 2 tháng 3 năm 2007
Mẫu số: 01GTKT – 3LL HC/2007B
0007323
Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp t nhân Hải Yến Địa chỉ:P. Bến Gót – Việt Trì - Phú Thọ
Số tài khoản:
Điện thoại: (210) 8679234. MST: 2600250894 Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Đức Luật
Tên đơn vị: Công ty XD cấp thoát nớc và hạ tầng kỹ thuật Địa chỉ: 52 Lĩnh Nam – Quận Hoàng Mai – Hà Nội Số tài khoản
Hình thức thanh toán: CK MS: 01 00105341
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 1 Que hàn thép đen TQ phi 3,2 kg 2200 10.000 3 = 2 x 1 2 Que hàn thép đen TQ phi 4 kg 2600 9.500 22.000.000 3 Sơn chống rỉ tổng hợp kg 2250 19.500 24.700.000 4 Sơn màu tổng hợp kg 2200 24.500 43.875.000 53.900.000 Cộng tiền hàng: 144.475.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 14.447.500 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm năm mơi tám triệu chín trăm hai mơi ngàn năm
trăm đồng chẵn. Ngời mua hàng
Biểu mẫu 04: LILAMA HA NOI, JSC Biên bản giao nhận vật t thiết bị Số ………. Ngày ../ ../… … .. … Ngày giao nhận “ 05/03/2007
- Địa điểm giao nhận: Tại nhà máy cơ khí & chế tạo Quang Minh – Vĩnh Phúc