II. Bên nhận: Nhà máy cơ khí tại Quang Minh
1. Giải pháp 1: Hoàn thiện công tác dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu
Đối với một doanh nghiệp, dự trữ là một khâu quan trọng, không thể thiếu trong quá trình tổ chức sản xuất kinh doanh. Dự trữ là việc thu mua một lợng đầu vào nhất (nguyên vật liệu, vật t) phục vụ cho nhu cầu sản xuất trong một thời gian nào đó nhằm ổn định sản xuất, thi công và tránh rủi ro từ phía thị trờng. Tuy nhiên do đặc điểm nguyên vật liệu của công ty là không đồng nhất giữa các công trình khác nhau, nên việc lập kế hoạch dự trữ cần đợc thực hiện để phục vụ cho từng công trình, hạng mục công trình; kế hoạch dự trữ đợc lập sau khi công ty đã lập dự toán cho công trình đó. Việc dự trữ loại nguyên vật liệu nào, với số lợng bao nhiêu cần phải đợc xác định dựa trên nhng căn cứ hợp lí, có tính khoa học chứ không phải những suy đoán chủ quan từ phía bộ phận thu mua:
- Căn cứ vào thiết kế kĩ thuật, đặc điểm của từng công trình, hạng mục Công ty để xác định các loại nguyên vật liệu cần sử dụng (trong đó đặc biệt chú trọng đến nguyên vật liệu chính sử dụng cho công trình đó)
- Căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục CT, bộ phận sản xuất
- Căn cứ vào khả năng tài chính của Công ty vì việc dự trữ cần tốn một l- ợng vốn lu động nhất định, nếu không tính toán đến yếu tố này sẽ dẫn đến việc ứ đọng vốn trong dự trữ, tăng chi phí liên quan đến dự trữ, giảm hiệu quả kinh doanh.
Căn cứ vào tình hình biến động của từng nguyên vật liệu trên thị trờng, khả năng cung ứng của một nhà cung cấp chính cho công ty. Nếu loại nguyên vật liệu nào có xu hớng biến động lớn về giá cả, hoặc nguồn cung ứng đầu vào không ổn định trong khoảng thời gian công ty thực hiện hợp đồng thì cần thiết phải dự trữ.
Căn cứ trên có thể giúp công ty đa ra đợc chính sách dự trữ hợp lí cho từng hợp đồng thi công công trình, mà không nhất thiết phải dự trữ tất cả các loại nguyên vật liệu. Để thực hiện dự trữ đợc tốt, Công ty cần huy động đủ nguồn vốn lu động cần thiết và có hệ thống kho bảo quản hàng hoá khoa học, hợp lí.
Hệ thống kho bảo quản NVL của Công ty cần đợc nâng cấp, bố trí khoa học và đợc quản lý một cách đồng bộ đối với cả 2 hệ thống kho: Kho vật t cho sản xuất và kho vật t cho xây lắp. Đặc biệt, phải hợp thức hoá các kho vệ tinh tại các khu công trình bằng cách mã hoá chúng theo từng công trình, hạng mục CT thi công.
Mô hình xây dựng hệ thống kho có thể đợc thiết lập gồm 3 cấp nh sau: