II. Bên nhận: Nhà máy cơ khí tại Quang Minh
c. Khi Công ty mua nguyên vật liệu và vận chuyển thẳng tới công trình mà không qua kho nhng kế toán vẫn lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho là
mà không qua kho nhng kế toán vẫn lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho là không đúng với qui định về chứng từ kế toán. Theo quyết định số 15/QĐ - BTC ban hành ngày 20/3/2006 thì việc lập chứng từ kế toán đợc quy định: “Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, phải trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh” Việc kế toán lập các chứng từ nhập, xuất kho diễn ra hoàn toàn độc lập với thực tế vận động của NVL đã không phản ánh chính xác nghiệp vụ kinh tế diễn ra. Đồng thời, thời gian hạch toán chậm và phụ thuộc thời gian mà Phòng cung ứng vật t chuyển bộ chứng từ đầy đủ cho phòng kế toán.
• Về phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Phơng pháp thẻ song song áp dụng đối với các doanh nghiệp xây lắp tỏ ra không thích hợp và kém hiệu quả trong công tác hạch toán và quản lý NVL vì: số lợng danh điểm nguyên vật liệu của Công ty nhiều; ghi chép trùng lặp giữa kế toán và thủ kho về chỉ tiêu số lợng; nguyên vật liệu về đợc xuất thẳng vào công trình mà không qua kho, do đó lợng NVL tập kết tại các tổ, đội lớn nhng không có bộ phận hạch toán ban đầu ngay tại đây mà mọi công việc của kế toán; việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu vào cuối tháng vì thế mà hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.
• Về tài khoản sử dụng
Với một doanh nghiệp kinh doanh xây lắp thì việc tổ chức hạch toán hàng tốn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên là phù hợp với yêu cầu quản lý và hạch toán của công ty.
Hàng tồn kho của công ty đợc xác định theo nguyên tắc giá phí: Chi phí mua NVL bao gồm giá mua, các loại thuế không đợc hoàn lại, chi phí vận chuyển Các khoản chiết…
- Hiện nay toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty đợc hạch toán chung trên tài khoản tổng hợp 152 mà không mở chi tiết để theo dõi từng loại, từng thứ nguyên vật liệu tồn kho. Điều này không đáp ứng đợc yêu cầu hạch toán và quản lý NVL cho công ty.
- Kế toán không sử dụng tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đờng” để phản ánh nghiệp vụ hàng mua cuối tháng cha về nhập kho. Khi pphát sinh
nghiệp vụ đơn về trớc những hàng cha về thì kế toán vẫn để lại chờ khi hàng về mới tiến hành hạch toán. Việc ghi chép nh vậy của công ty quản lí đợc tài sản. Khi hàng mua đã đợc nhận hoá đơn GTGT là hàng đã đuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, đồng thời phản ánh khoản công nợ phải trả ngời bán. Công ty phải ghi sổ kế toán để theo dõi tài sản, công nợ phải trả đồng thời kê khai thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ ngay trong tháng nhận đợc hoá đơn
• Về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
a. về kế toán phế liệu thu hồi nhập kho: Theo qui định chung của chế độ chứng từ, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và sử dụng kinh phí của các đơn vị, kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Nhng ở Công ty phế liệu thu hồi từ sản xuất nhập kho không đợc làm thủ tục nhập kho. Phế liệu chỉ đợc để ở xởng sản xuất, tổ đội xây lắp, mà không đ- ợc phản ánh trên các tờ giấy tờ, sổ sách về số lợng và giá trị. Sau đó khi đợc bán cho các đơn vị khác có nhu cầu thì phế liệu xuất bán mới đợc cân đong theo khối lợng thực tế có giá bán theo thoả thuận giữa hai bên, không có chứng từ xuất kho mà chỉ có hoá đơn GTGT do công ty lập, tiền bán phế liệu đợc hạch toán vào TK 711 không phụ thuộc vào thời điểm bán phế liệu thì công trình đang thi công hay đã hoàn thành bàn giao (đối với phế liêuj thu hồi từ các công trinh xây lắp). nh vậy về đáp ứng yêu cầu giá gốc hàng tồn kho là không phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực KTVN số 02 và chế độ kế toán hiện hành. Mặt khác, phế liệu thu hồi là nguồn thu đáng kể trong xây lắp, trong sản xuất (xỉ kem, kẽm cứng ) có giá trị không nhỏ nếu không có sự… quản lí chặt chẽ, chứng từ rõ ràng và minh bạch sẽ có thể bị thất thoát, cũng nh phát sinh một số tiêu cực.
b. Về việc thực hiện kiểm kê định và kế toán vật liệu thiếu hụt trong kiểm kê: Công ty không thực hiện kiểm kê định kỳ theo chế độ qui định là một điểm không hợp lí. Việc kiểm kê định kỳ giúp theo chế độ qui định là một điểm không hợp lí. Việc kiểm kê định kỳ giúp công ty có thể phát hiện và xử lí kịp thời chênh lệch (nếu có) giữa số tồn kho thực tế trong kho và số tồn kho ghi trên sổ sách kế toán, thẻ kho. Mặt khác, về phơng pháp kế toán: Theo đoạn 29 của chuẩn mực KTVN số 02 qui định: “giá vốn bán hàng trong báo cáo kết quả kinh doanh gồm giá gốc của hàng tồn kho đã bán, khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, các khoản mất mát hao hút của hàng tồn kho sau khi từ phần bồi thờng do trách nhiệm cá nhân gây ra, chi phí sản xuất chung không đợc phân bổ”. Nh vậy, đối với NVL phát hiện thiếu, mất mát khi kiểm kê công ty đã phản ánh vào TK 811 (chi phí khác) không phù hợp với quy định của chuẩn mực KTVN số 02 và Thông t 89 hớng dẫn hạch toán khoản chi phí này
c. Trờng hợp chứng từ về trớc, hàng về sau (hàng mua đang đi đờng) không đợc kế toán hạch toán. Chứng từ đợc lu chở hàng về mới hạch toán nhập kho.
d. Kế toán xuất bán nguyên vật liệu: Theo đoạn 25 của Chuẩn mực KTVN qui định: “khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã bán đợc ghi nhận là chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúng đợc ghi nhận”. Nh vậy, khi xuất kho nguyên vật liệu để bán, kế toán đã phản ánh giá gốc hàng tồn kho vào TK 811 (chi phí khác) là không phù hợp với qui định của chuẩn mực số 02
e. Kế toán trờng hợp xuất xăng dầu cho xe phục vụ bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý DN: Đối với khoản chi phí này kế toán hạch toán vào TK
6411 (chi phí nhân viên bộ phận bán hàng) và TK 6428 (chi phí bằng tiền khác bộ phận quản lý doanh nghiệp) không phù hợp với chế độ kế toán hiện hành: theo qui định thì vật t xuất sử dụng cho bộ phận bán hàng, QLDN phải đợc hạch toán vào chi phí vật liệu của từng bộ phận đó
f. Đối với NVL mua vận chuyển thẳng xuống công trình không qua nhập kho nhng kế toán vẫn lập Phiếu nhập kho để nhập khống vào TK 152, sau đó lập Phiếu xuất kho cho lợng vật t đó. Với một phần mền kế toán có cắc bút toán nhập, xuất khống là một hạn chế lớn đối với công tác kiểm soát của kế toán và vi phạm nguyên tắc hạch toán của kế toán, không phù hợp với những yêu cầu cơ bản của kế toán đợc quy định trong Chuẩn mực KTVN số 01 (trung thực, khách quan )…
g. Kế toán VNL xuất sử dụng không hết nhập lại kho công ty: Trên thực tế hầu hết NVL còn lại cuối kỳ cha sử dụng không đợc nhập lại kho mà vẫn để ở các đội xây lắp để tiếp tục thi công công trình khác, nhng trên sổ sách kế toán vẫn hạch toán nhập kho số NVL này: Tăng giá trị vật liệu tồn kho, giảm chi phí NVL trực tiếp. Việc hạch toán nh vậy là vi phạm Nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho
• Về hệ thống sổ kế toán
a. Đối với sổ chi tiết: Công nợ phải trả ngời bán hiện nay của Công ty cha phân loại thành: Công nợ phải trả ngời bán ngắn hạn; công nợ phải trả ng- ời bán dài hạn để trình bày trên báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán VN số 21. Theo nội dung của chuẩn mực, BCTC của doanh nghiệp phải trình bày riêng biệt các tài sản và nợ phải trả thành ngắn hạn và dài hạn. DO đó, công ty phải thiết kế lại nội dung ghi chép trên sổ kế toán chi tiết phải trả ngời bán để phục vụ thông tin lập báo cáo tài chính.
b. Đối với sổ tổng hợp: hiện nay mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh công ty đều phản ánh vào 1 số Nhật ký chung duy nhất mà đối với nghiệp vụ nhập mua hàng hoá, vật liệu có số lơng phát sinh lớn, liên tục công ty chỉ sử dụng một số nhật ký nh vậy sẽ làm cho việc ghi chép quá tải và khó kiểm soát đối với những nghiệp vụ diễn ra nhiều. Để đơn giản và dễ theo dõi, công ty nên mở thêm các Sổ nhật ký đặc biệt theo mẫu của bộ tài chính
Có những tồn tại trong hạch toán nguyên vật liệu của Công ty là do những nguyên nhân chủ yếu sau:
Công ty cha cập nhật kịp thời những qui định mới về hạch toán hàng tồn kho theo Chuẩn mực kế toán, các Thông t hớng dẫn thi hành chuẩn mực. Bên cạnh đó phải nói đến trình độ, sự bất cập về chuyên môn và quy định về kỹ thuật hạch toán mà nhà cung cấp phần mền kế toán xây dựng. Một nguyên nhân quan trọng nữa đó là vì lợi ích của doanh nghiệp mà nhà quản trị luôn yêu cầu kế toán sử dụng chỉ tiêu hàng tồn kho nh một công cụ để điều chỉnh lãi lỗ và thuế nộp ngân sách.
Chơng 3
Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty XD cấp thoát nớc và hạ tầng kỹ thuật 3.1. Các nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu
Hoàn thiện công tác kế toán không phải là thay đổi bất kì cái gì để phục vụ cho mình, mà việc hoàn thiện công tác vật liệu nói riêng và các phần hành kế toán khác nói chung là việc hoàn thiện những công việc nhất định theo những chuẩn mực nhất định. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phải dựa vào những nguyên tắc sau:
- Phải tuân thủ chế độ tài chính, kế toán hiện hành, các văn bản pháp luật của Nhà nớc có liên quan đồng thời hớng tới hoà nhập với các thông lệ chung và chuẩn mực kế toán quốc tế.
- Phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh riêng của Công ty. Việc vận dụng sáng tạo chế độ kế toán tài chính vào công tác hạch toán nguyên vật liệu sẽ nâng cao hiệu của công tác kế toán, đồng thời không trái với qui định chung.
- Việc hoàn thiện công tác kế toán phải đợc đặt ra trong mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích đạt đợc, vì mục đích của hoàn thiện là nâng cao hiệu quả của công tác kế toán NVL góp phần vào công tác hạch toán chung của doanh nghiệp đợc thuận lợi
- Việc hoàn thiện công tác kế toán NVL phải hớng tới làm tốt hơn vai trò cung cấp thông tin của kế toán cho công tác quản trị trong nội bộ doanh nghiệp cũng nh cho các nhà quản lí tài chính, những ngời quan tâm cũng đợc biết về tình hình tài chính của Công ty.
3.2. Các giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty XD cấp thoát nớc và hạ tầng kỹ thuật Công ty XD cấp thoát nớc và hạ tầng kỹ thuật