II. Bên nhận: Nhà máy cơ khí tại Quang Minh
3312 10.500 1200 12.600.000 09/02PX 8/2 Công trình nhà máy nhiệt
2.2.3.2. Trình tự hạch toán
a) Kế toán tăng nguyên vật liệu
Tại công ty Công ty XD cấp thoát nớc và hạ tầng kỹ thuật, nguyên vật liệu đợc nhập kho từ nguồn mua ngoài (trong nớc, nhập khẩu) theo các hợp đồng đã ký kết, hoặc mua lẻ theo lô hàng (chỉ có hoá đơn GTGT).
Mua nguyên vật liệu từ nguồn mua trong nớc:
Trờng hợp NVL do cán bộ Phòng cung ứng vật t của công ty thu mua: trong trờng hợp này dù NVL mua về thực tế đợc nhập kho công ty, hoặc đợc vận chuyển thẳng xuống phục vụ công trình thì vẫn đợc hạch toán qua kho:
* Nếu cha thanh toán cho ngời bán: hàng ngày, kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập khi để ghi vào Sổ nhật ký chung theo các định khoản:
Nợ TK 152
Nợ TK 133 (nếu có thuế đợc khấu trừ)
Có TK 331 (chi tiết ngời bán) – tổng giá trị thanh toán Sau đó, số liệu tự động vào Sổ cái TK 152
Nợ TK 152
Có TK 331 – trị giá thực tế NVL nhập kho
Các sổ cái liên quan cũng đợc tự động nhập số liệu từ sổ NKC.
Khi công ty thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, căn cứ vào hứng từ thanh toán (phiếu chi, giấy báo nợ ) kế toán ghi vào sổ NKC, sổ cái TK theo… định khoản:
Nợ TJ 331 (chi tiết ngời bán) Có TK 111,112,311
* Nếu mua NVL thanh toán bằng tiền giao tạm ứng: kến toán căn cứ vào hoá đơn thanh toán, Phiếu nhập kho kế toán ghi sổ NKC, sổ cái TK:
Nợ TK 152
Nợ TK 133 (nếu có thếu đợc khấu trừ)
Có TK 141 9chi tiết cho đối tợng đợc tạm ứng)
Việc thanh toán tiền tạm ứng đợc theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán tiền tạm ứng lập riêng cho từng đối tợng.
* Nếu dùng tiền vay để mua NVL: căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng về việc công ty vay tiền để mua NVL, kế toán căn cứ Hoá đơn thanh toán, giấy báo nợ và phiếu nập khi ghi Sổ NKC, Sổ cái TK:
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Có TK 311 (chi tiết) – tổng giá trị thanh toán
Trờng hợp công ty giao khoán cho đội xây lắp mua NVL thông qua tạm ứng: thì trị giá vật liệu mua về đợc tính trực tiếp vào chi phí của công trình đó mà không hạch toán qua kho.
Nợ TK 621, 627 (chi tiết công trình, hạng mục công trình) Nợ TK 133 (nếu có thếu GTGT đợc khấu trừ)
Có TK 141 (chi tiết độ XL) – tổng giá thanh toán
Nhập khẩu nguyên vật liệu: Công ty tiến hành nhập khẩu nguyên vật liệu đối với nh những loại NVL mà thị trờng trong nớc không đáp ứng đợc yêu cầu, thờng công ty nhập khẩu các loại sơn màu, sơn phủ, sơn bảo ôn từ n… ớc ngoài. Khi tiến hành nhập khẩu công ty tiến hành theo phơng thức nhập khẩu trực tiếp. Hình thức thanh toán là chuyển khoản. * Căn cứ thông báo nhận hàng, các chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu và Phiếu nhập mua nhập khẩu, kế toán ghi vào NKC, sổ cái TK:
Nợ TK 152 (Tỷ giá thực tế tại thời điểm giao dịch – TG GDTĐ) Có TK 331, 311 -giá mua (TG GDTĐ)…
Có TK 1122 – giá mua (TG xuất quỹ) Có TK 3333 – thuế nhập khẩu (TG GDTĐ)
Có TK 515 – chênh lệch TG ngoại tệ giữa các thời điểm hoặc (Nợ TK 635) – chênh lệch TG ngoại tệ giữa các thời điểm.
* Thuế VAT của hàng nhập khẩu phải nộp Nợ TK 133 – thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 33312 – thuế GTGT hàng nhập khẩu Nhập kho trở lại đối với NVL xuất ra sử dụng không hết:
Tại công ty CP Lilâm HN, mặc dù đợc xuất kho căn cứ vào nhu cầu sản xuất (Phiếu yêu cầu) của các bộ phận nhng vẫn có thể phát sinh trờng hợp cuối kỳ sử dụng không hết, nguyên nhân là do:
+ Lợng NVL yêu cầu căn cứ vào định mức tiêu hao NVL đã đợc tính toán trong dự đoán công trình phòng kinh tế kỹ thuật thực hiện. Mà dự toán hay định mức tiêu hoa là các thông số kỹ thuật lý thuyết, thực tế sử dụng NVL có thể có chênh lệch.
+ Đặc điểm NVL xây lắp đợc bao gói theo những lô, khối có trọng lợng, kích thớc nhất định nên khi xuất sử dụng không thể chia nhỏ theo đúng số lợng tính toán theo định múc tiêu hao mà phải xuất cả lô, sử dụng không hết sẽ nhập lại kho: bao xi măng, sắt, thép (Ví dụ: theo thiết kế kỹ thuật cần 120m… 2 tấm lợp lấy sáng Composite – kliolock; tấm lợp loại này có kích thớc 2,1m x 0.42m, t- ơng ứng 0,882m2/1 tấm. Do đó cần xuất kho 137 tấm, diện tích không sử dụng hết: 0,834m2).
Công ty không sử dụng Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ mà sử dụng Phiếu yêu cầu nhập kho do Phòng cung ứng vật t lập trên cơ sở báo cáo từ các đội gửi lên. Kế toán tiến hành lập Phiếu nhập kho nhng NVL vẫn đợc bảo quản tại các đội. Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán vào Sổ NKC, Sổ cái TK.
Nợ TK 152 – trị giá NVL sử dụng không hết nhập lại kho.
Có TK 621 (chi tiết công trình) – ghi giảm chi phí NVL thị trờng. Công ty không hạch toán nhập kho phế liệu thu hồi từ các nhà máy,
phế liệu thu đợc công ty bán thẳng cho ngời mua, tiền thu về đợc hạch toán vào thu nhập khác.
Công ty không sử dụng TK 151 để hạch toán trờng hợp nguyên vật liệu mua về nhng cuối tháng cha về nhập kho, mặc dù đã nhận đợc chứng từ, kế toán chờ khi hàng về mới tiến hàng nhập kho.
Ví dụ 1:
* Trong tháng 1/2007, tại công ty phát sinh một số nghiệp vụ nhập kho nh sau:
a. Ngày 7/1 Nhập khẩu sơn của Hãng sơn Becker: PN số 6/1: Tổng cộng tiền hàng: 911.544.170; Chi phí: 0; thuế nhập khẩu: 45.577.209 (5%); Thuế GTGT hàng nhập khẩu: 95.712.138. Thanh toán chuyển khoản.
b. Ngày 21/1 nhập mua sơn của Công ty CP CN hoá chất sơn Việt Nam: Phiếu nhập kho số 25/1: Tiền mua hàng: 462.000; Chi phí: 0; Thuế GTGT: 46.200. Tiền cha thanh toán.
c. Ngày 24/1 nhập kho hợp kim nhôm của NM ống thép Việt Đức: Phiếu nhập kho số 29/1: Tiền mua hàng: 40.403.330; Chi phí: 0, Thuế GTGT: 4.040.333. Thanh toán bằng tiền tạm ứng.
d. Ngày 27/1 nhập xăng dầu của XN bán lẻ xăng dầu: Phiếu nhập kho số 31/1: Tiền hàng: 69.827.720; Chi phí: 0; Thuế GTGT: 6.982.772. Tiền hàng cha trả.
* Kế toán căn cứ vào Hoá đơn GTGT và Phiếu nhập kho, định khoản vào sổ Nhật ký chung: a. Nợ TK 152: 957.121.379 Có TK 3311: 911.544.170 Có TK 3333: 45.577.209 Nợ TK 133: 95.712.138 Có TK 33312: 95.712.138 b. Nợ TK 152: 462.000 Nợ TK 1331: 46.200 Có TK: 3312: 508.200 c. Nợ TK 152: 40.403.330 Nợ YK 1331: 4.040.333 Có TK 141: 44.443.663 d. Nợ TK 152” 69.827.720 Nợ TK 1331: 6.982.772 Có TK 3312: 76.810.492 Ví dụ 2:
Căn cứ Phiếu nhập kho số 11/3 ngày 07/03/07 và Hoá đơn GTGT số 07323 HC/2007B (đã trích dẫn), kế toán lần lợt vào các sổ Nhật ký chung (biểu mẫu 12), Sổ cái TK 152 (biểu mẫu 13).
- Nếu xuất kho NVL dùng cho sản xuất, kế toán căn cứ Phiếu xuất kho, hạch toán nh sau:
Nợ TK 6211 (chi tiết từng nhà máy) Nợ TK 6212 (chi tiết từng công trình)
Có TK 152.
- Nếu xuất kho NVL sử dụng chung cho các phân xởng, công trình: Nợ TK 627 (chi tiết bộ phận sử dụng)
Có TK 152
- Nếu xuất NVL dùng cho quản lý doanh nghiệp, bán hàng: Nợ TK 642 – Chi phí NVL cho bộ phận quản lý Nợ TK 641 – Chi phí NVL cho bộ phận bán hàng.
Có TK 152.
- Nếu xuất NVL để bán, căn cứ Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT: Nợ TK 811
Có TK 152 – trị giá NVL xuất để bán
Đồng thời phản ánh doanh thu bán vào thu nhập khác, kế toán ghi: Nợ TK 111,131 Tổng số tiền…
Có TK 711 – Số tiền thu đợc từ bán NVL Có TK 3331 – thuế GTGT đầu ra.
Kế toán các trờng hợp xảy ra khi kiểm kê nguyên vật liệu:
Tại công ty Công ty XD cấp thoát nớc và hạ tầng kỹ thuật, trong niên độ kế toán nguyên vật liệu không đợc kiểm kê theo định kỳ để kiểm tra đối chiếu với số liệu trên Thẻ kho, thủ kho chỉ thực hiện kiểm tra khi có sự chênh lệch số liệu giữa Thẻ kho và Sổ chi tiết vật t của kế toán đợc phát hiện, vì thực tế NVL dự trữ trong kho của công ty không nhiều. Cuối năm công ty mới tiến hành tổng kiểm kê một lần duy nhất trong niên độ kế toán đó. Trờng hợp thiếu hụt, mất mát NVL trong kho rất hiếm khi xảy ra hoặc thiếu hụt với giá trị nhỏ, do đó kế toán hạch toán NVL thiếu hụt này vào TK 811 “Chi phí khác”.
Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là phù hợp với đặc điểm của công ty vì các vật liệu xây lứap, xây dựng cơ bản th… ờng có xu hớng tăng giá nhiều hơn giảm giá. Công ty thực hiện mua NVL theo tiến độ thi công công trình, đến thời điểm mua mà giá cả biến động khiến giá thành thực tế của công trình cao hơn so với giá dự toán thì công ty chấp nhận chịu lỗ vì giá thành công trình đã đợc thoả thuận trớc.
Ví dụ:
* Trong tháng 1/2007, phát sinh các nghiệp vụ xuất kho NVL nh sau:
a. Xuất nhiên liệu (xăng A92KC) cho xe phục vụ bộ máy quản lý theo YC ngày 4/1: Phiếu xuất kho số 8/1: số lợng 200lít, giá xuất kho 8.681,82 đ/lít.
b. Xuất đầu PV lắp đặt khu công trình mái thị trờng Hội nghị quốc gia theo YC ngày 24/1:
Phiếu xuất kho số 10/1: số lợng 2000 lít, giá xuất kho 6.845,45 lít.
c. Xuất nhiên liệu (xăng A92 KC) cho xe phục vụ bộ phận bán hàng NM mạ kẽm mạ màu LILAMA theo YC ngày 18/1; Phiếu xuất kho số 13/1: số lợng 300 lít, giá xuất kho: 8.681,82 đ/lít.
d. Xuất nhiên liệu (xăng A92 KC) cho xe phục vụ chung NM mạ theo YC ngày 21/1, Phiếu xuất kho số 16/1: số lợng ít, giá xuất kho: 8.681,82 đ/lít.
e. Xuất tấm lấy sáng V6107 bán cho công ty TNHH Thái Sơn, Phiếu xuất kho số 21/1: số lợng 242m2, giá xuất kho 81.818 đ/m2, giá bán 83.200đ/m2. Tiền bán cha thu.
* Căn cứ các Phiếu xuất kho, kế toán ghi vào sổ NKC theo định khoản: a. Nợ TK 6428: 1.736.364 Có TK 152: 1.736.364 b. Nợ TK 6212002: 13.690.900 Có TK 152: 13.690.900 c. Nợ TK 6411: 2.604.546 Có TK 6411: 2.604.546 d. Nợ TK 6279008: 5.209.092 Có TK 152: 5.209.092 e. Nợ TK 811: 19.799.956 Có TK 152: 19.799.956 Nợ TK 131: 22.147.840 Có TK 711: 20.134.400 Có TK 3331: 2.013.440 2.2.3.3. Sổ sách kế toán:
Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung, có ứng dụng phần mền kế toán Fast Accounting để hỗ trợ cho công tác kế toán. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp mà công ty sử dụng bao gồm: Sổ nhật ký chung, Sổ cái TK 152 và sổ cái các TK liên quan 331, 133, 622, 627, 641, 642 để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.… Công ty không sử dụng sổ cái TK 151.
Hệ thống sổ chi tiết bao gồm: Thẻ kho; Sổ chi tiết vật t, Sổ chi tiết khác (chi tiết thanh toán, chi tiết tiền tạm ứng ); bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn.…
• Sổ chi tiết vật t:
- Nội dung: đợc sử dụng để theo dõi tình hình nhập, xuất của tất cả các loại nguyên vật liệu duễn ra hàng ngày (về số lợng; giá trị), sổ này là cơ sở để lập Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn. Căn cứ vào sổ này, kế toán có thể biết vật t nhập kho từ nguồn nào, ngời nhập, số hoá đơn, ngày nhập vật t… xuất dùng cho bộ phận nào, mục đích sử dụng, theo yêu cầu ngày bao nhiêu…
- Kết cấu của sổ chi tiết vật t đợc thể hiện ở biểu mẫu số 08.
- Cơ sở và phơng pháp ghi sổ: hàng ngày, khi kế toán cập nhật chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu (Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho), số liệu sẽ đợc tự động vào sổ chi tiết vật t theo mã số từng loại nguyên vật liệu. Mỗi chứng từ nhập, xuất ghi 1 dòng. Cuối tháng đối chiếu với thẻ kho về mặt số lợng và tổng hợp để lập Bảng tổng hợp N – X – T cả kho.
• Thẻ kho:
- Nội dung: đợc sử dụng để theo dõi về mặt số lợng nhập, xuất, tồn kho từng thứ nguyên vật liệu ở từng kho. Làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ của vật t, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.
- Kết cấu của Thẻ kho đợc thể hiện ở biểu mẫu số 07.
- Cơ sở và phơng pháp ghi: Hàng ngày, thủ kho căn cứ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tơng ứng trong thẻ kho. Mỗi vật t mở một thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi 1 dòng. Cuối tháng, tính số tồn kho của loại vật t đó.
Bảng bày đợc lập để phản ánh một cách khái quát tình hình nhập, xuất, tồn diễn ra trong tháng của tất cat các nguyên vật liệu có trong kho. Mỗi dòng phản ánh số liệu của một loại nguyên vật liệu. Số liệu ghi vào cột “Nhập trong kỳ”, “Xuất trong kỳ” của mỗi 1 dòng là số liệu tổng cộng nhập, xuất trong tháng trên Sổ chi tiết vật t của từng loại vật t. - Kết cấu của Bảng tổng hợp N – X – L
- Cơ sở và phơng pháp ghi: Hàng ngày, khi kế toán cập nhật chứng từ nhập, xuất NVL vào máy tại thời điểm đó và sau mỗi lần nhập, xuất máy sẽ tựu động cộng dồn. Số liệu trên bảng tổng hợp N- X – T đợc sử dụng để đối chiếu với số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số d cuối tháng trên sổ cái TK 152.
• Sổ chi tiết công nợ: (chi tiết cho từng nhà cung cấp)
- Nội dung: đợc sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của công ty cho nhà cung cấp vật t, hàng hóa, dịch vụ. Mỗi số mở chi tiết theo dõi cho một nhà cung cấp.
- Kết cấu sổ chi tiết công nợ của một nhà cung cấp: (Biểu mẫu 10).
- Cơ sở và phơng pháp ghi: hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ Phiếu nhập kho, Phiếu nhập mua hàng.. cha thanh toán cho ngời bán, kế toán ghi vào sổ chi công nợ tơng ứng của từng nhà cung cấp, theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế phát sinh. Cuối tháng, quý tổng hợp số liệu số chi tiết công nợ của tất cả các nhà cung cấp để lập Bảng cân đối phát sinh công nợ (số liệu của mỗi nhà cung cấp đợc ghi 1 dòng trên Bảng cân đối phát sinh công nợ).
• Sổ chi tiết tài khoản 621,627…
- Nội dung: đợc sử dụng để theo dõi chi tiết cho từng đối tợng, công trình, bộ phận sử dụng nguyên vật liệu. Mỗi sổ đợc mở cho một công trình mà công ty đang thực hiện xây lắp, mọi khoản chi phí (chi phí NVL trực tiếp, chi phí SXC) liên quan đến công trình đó đều dợc tập hợp riêng vào một sổ để theo dõi.
- Kết cấu sổ chi tiết tài khoản: thể hiện ở biểu mẫu 11.
- Cơ sở và phơng pháp ghi: hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất kho, hoá đơn mua vật t, hàng hóa để đ… a vào sử dụng, kế toán ghi vào sổ chi tiết khoản tơng ứng cho từng công trình.
• Sổ nhật ký chung:
- Nội dung: đây là sổ kế toán tổng hợp đợc sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ cho việc ghi Sổ cái.
- Kết cấu của Sổ Nhật ký ching đợc thể hiện qua biểu mẫu 12.
- Cơ sở và phơng pháp ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ phát sinh (Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu nhập mua hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT, Phiếu kế toán ) đ… ợc kế toán cập nhật, sổ liệu đợc tự động vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Thời gian ghi sổ là thời gian xác định trên các chứng từ kế toán. Mỗi nghiệp vụ phát sinh 1 dòng. Đầu trang sổ ghi số công trang trớc chuyển sang, cuối trang sổ cộng