II. Bên nhận: Nhà máy cơ khí tại Quang Minh
2.2.2.2.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty XD cấp thoát nớc và hạ tầng kỹ thuật:
Số 52, Đờng Lĩnh Nam, Hà Nội
Phiếu Xuất kho
Ngày 13 tháng 03 năm 2007 Số : 19/3 Ngời giao hàng: Đinh Quang Huy
Đơn vị: KINH DOANH 110 – Công trình Miwon Địa chỉ: Nhà máy CTTB & KCT LILAMA
Nội dung: Xuất vật t thi công Ctr NM mì chính Miwon theo yêu cầu ngày8/01/07
Tài khoản có: 3312 - Phải trả cho ngời bán hoạt động xây lắp
Stt khoMã Mã vt Tên vật t Tk nợ Tk có Đvt Số l-ợng Đơn giá Thành tiền 1 KHB QUE 038 Que hàn = 3,2 ly 6212119 152 Kg 2 200 10 000 22 000 000 2 KHB QUE 074 Que hàn TQ4 ly 6212119 152 Kg 2 600 9 500 24 700 000 3 KHB SON 0001 Sơn chống rỉ 6212119 152 Kg 2 250 19 500 43 875 000 4 KHB SON0056 SơnSơn màu 6212119 152 Kg 2 200 24 500 53 900 000 Tổng cộng: 144 475 000
Bằng chữ: Một trăm bốn mơi bốn triệu, bốn trăm bảy mơi lăm nghìn đồng chẵn.
Xuất ngày .tháng .năm ..… … … Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Ngời giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên)
2.2.2.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty XD cấp thoát nớc và hạ tầng kỹ thuật: hạ tầng kỹ thuật:
Công ty sử dụng Phơng pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Việc hạch toán chi tiết NVL đợc tiến hành đồng thời ở cả hai nơi: ở kho, phòng kế toán.
a) Hạch toán tại kho
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất, thử khi ghi vào các cột tơng ứng trong thẻ khi theo dõi chỉ tiêu số lợng, tình hình nhập, xuất của từng loại nguyên vật liệu từng kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng. Cuối ngày tính ra số tồn kho sau đó ghi vào cột “Tồn” của thẻ kho.
Mỗi loại nguyên vật liệu sử dụng một thẻ kho, sau đó thủ kho sắp xếp theo loại nhóm, thứ nguyên vật liệu ở từng kho theo mã hiệu riêng để tiện cho việc ghi chép, sử dụng, kiểm tra, đối chiếu và quản lý.
Cách ghi thẻ kho nh sau: Khi nhận đợc chứng từ về nhập xuất kho, thủ kho thực hiện việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, sau đó ký xác nhận vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho và sử dụng chứng từ này để ghi vào Thẻ kho. Ghi số lợng nhập, xuất theo từng chứng từ vào các cột tơng ứng trong thẻ kho,
cuối ngày tính ra số tồn kho. Các chứng từ nhập, xuất đợc thủ kho tập hợp lại để sau đó chuyển giao cho kế toán vật t phụ trách theo dõi về số lợng và giá trị nguyên vật liệu từng kho. Thủ kho giữ lại 1 liên trong số 3 liên để lu tại kho.
Định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho nhận lại chứng từ sau khi đã có xác nhận của thủ kho, đồng thời kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho.
Ví dụ: Khi nhận đợc Phiếu nhập kho 11/3, Phiếu xuất kho số 19/3 (Biểu mẫu 05, 06) do kế toán vật t chuyển tới, thủ kho thực hiện việc ghi thẻ kho lần lợt cho 4 loại vật t: QUE038, QUE074, SON0001, SON0056 mỗi vật t sử dụng một thẻ kho. Xin trích dẫn thẻ ghi của vật t QUE038 (theo biểu mẫu 07) nh sau:
Biểu mẫu 07
Công ty XD cấp thoát nớc và hạ tầng kỹ thuật Số 52, Đờng Lĩnh Nam, Hà Nội
Thẻ kho
Ngày lập thẻ: 01/03/2007 Tờ số: 01
Kho: KHB – Kho vật t hàng hoá
Vật t: QUE038 – Que hàn 3,2 ly
Đơn vị tính: kg
Tồn đầu tháng: 325
Stt NgàyChứng từSố Diễn giải
Số lợng Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận của kế toán 1 07/03 PN 11/3 Luật nhập que hàn HĐ 07323 2 200 2 525 2 13/03 PX 19/3 Xuất vật t thi công
Ctr NM mì chính Miwon theo YC ngày 08/01/07
2 200 325
b) Hạch toán tại phòng kế toán: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đình kỳ 7 – 10 ngày, kế toán vật t xuống khi kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, đối chiếu kiểm tra số tồn kho cuối kỳ của từng thứ nguyên vật liệu, ký vào thẻ kho và nhận lại chứng từ nhập xuất. Khi nhận đợc chứng từ do thủ kho chuyển giao, kế toán kiểm tra lại bộ chứng từ, sử dụng để ghi sổ và lu.
Tại công ty Công ty XD cấp thoát nớc và hạ tầng kỹ thuật, việc hạch toán đợc thực hiệnm bằng máy vi tính, khi kế toán nhận đợc bộ chứng từ gốc do Phòng cung ứng vật t chuyển giao thì kế toán căn cứ vào đó để cập nhật chứng từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất khi (đay là bớc mà kế toán phải thực hiện một cách thủ công). Các chứng từ này sau khi đợc cập nhật vào máy, thì mọi dữ liệu (về lợng, đơngiá, trị giá nhập, xuất ) sẽ đ… ợc tạo thành và lu trữ dới dạng các tệp cơ sở dữ liệu kế toán. Máy tính sẽ quản lý nguyên vật liệu trong từng kho chi tiết theo mã số từng lại (mã vật t), số hiệu chứng từ theo qui định. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất kho , máy tính với phần mềm Fast Accounting sẽ tự động thực hiện quá… trình tính toán vào sổ, lên các báo cáo chi tiết (sổ chi tiết vật t, bảng tổng hợp N – X – T); tổng hợp (sổ nhậpt ký chung, sổ cái các tài khoản 152, 331 ) theo… yêu cầu của nhà quản lý ngay tại thời điểm đó, có thể xem và in các báo cáo này
vào bất kỳ thời điểm nào. Tuy chứng từ không đợc ghi hàng này nhng máy tính sẽ tự động lấy số liệu của ngày ghi trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để vào theo thứ tự các ngày trong tháng. (Ví dụ: khi PXK số 11/3 ngày 3/3/07 đợc cậpt nhật vào máy thì số liệu trên phiếu sẽ tự động vào Sổ Nhật ký chung , ngày ghi sổ là ngày 7/3/07 ).…
Khi cập nhật chứng từ, kế toán chỉ cần vào: mã khách, ngời giao/nhận hàng, diễn giải nội dung, số hiệu chứng từ, ngày tháng nhập/xuất, mã vật t, mã khi và mã vụ việc (đối với phiếu xuất kho) thì máy sẽ tự động cho hiện số tồn khi hiện thời. Đối với NVL nhập kho, kế toán chỉ cần vào số lợng nhập, đơn giá, máy tự động tính thành tiền. Đối với NVL xuất kho, kế toán nhập số lợng, giá xuất kho, máy sẽ tính trị giá xuất khi theo PP thực tế đích danh.
Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán vật t sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu vả về mặt Cuối tháng, phải đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Số tồn trên sổ chie tiết vật t phải khớp đúng với số tồn trên thẻ kho. Số liệu trên các sổ chi tiết đợc sử dụng để tổng hợp, lập Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn cho từng kho và cả công ty (cuối kỳ, đối chiều báo cáo này với sổ kế toán tổng hợp). Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số sổ chi tiết liên quan nh sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết công nợ…
Ví dụ: Khi nhận đợc PNK số 11/3 và PXK số 19/3, căn cứ vào các chứng từ này kế toán mở sổ chi tiết cho từng thứ vật t: QUE038, QUE074, SON0001, SON0056, và vào bảng tổng hợp N-X-T cả kho.
Xin trích dẫn Sổ chi tiết của vật t QUE038 (theo biểu mẫu 08) và Bảng tổng hợp N-X-T của kho KHB (theo biểu mẫu 09).
Biểu mẫu 08:
Sổ chi tiết vật t
Kho: KHB – Kho vật t hàng hoá
Vật t: QUE038 – Que hàn = 3,2ly; Đvt:kg; TK:152 Quý I/2007
Tồn đầu: 325 2.352.350
Chứng từ
Ngày Số Khách hàng Diễn giải Mã nx Đơn giá
Nhập Xuất
Số lợng Giá trị Số lợng Giá trị 09/01 PN 8/1 Cty TNHH TM & VT Ngọc
An – HH327 Luật nhập que hàn HĐ 002422 AE/2007B ngày 08/01/07