Trớc khi ra đợc các quyết sách phù hợp thì Ngân hàng phải có sự kiểm tra giám sát, theo dõi chặt chẽ quá trình sử dụng vốn vay của khách hàng. Đây chính là công việc của ngời kế toán cho vay. Để tìm hiểu việc áp dụng nghiệp vụ kế toán cho vay tại SGD I NHNo&PTNT Việt Nam nh thế nào ta đi tìm hiểu quy trình thực hiện nghiệp vụ cụ thể của kế toán cho vay.
2.1 Kiểm soát hồ sơ:
Sau khi đã đợc Giám đốc SGD I duyệt cho vay, thì toàn bộ hồ sơ cho vay sẽ đợc chuyển từ Phòng Tín dụng đến Phòng Kế toán để thực hiện công tác giải ngân và theo dõi món vay.
Trớc khi thực hiện công tác giải ngân, ngời kế toán cho vay sau khi nhận đợc bộ hồ sơ từ phòng tín dụng phải làm công việc kiểm soát hồ sơ, xem xét bộ hồ sơ có hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ không.
Bộ hồ sơ tùy theo loại khách hàng, phơng thức cho vay mà có bộ hồ sơ riêng. Nhng xét một cách tổng thể thì bộ hồ sơ vay vốn bao giờ cũng gồm có: Hồ sơ do khách hàng lập và cung cấp (hồ sơ pháp lý, hồ sơ kinh tế và hồ sơ vay vốn), hồ sơ do SGD I lập (báo
luận văn tốt nghiệp
GVHD: TS. Phan Thị Thu Hà
cáo thẩm định, biên bản họp hội đồng tín dụng,..) và hồ sơ do SGD I và khách hàng cùng lập (hợp đồng tín dụng, sổ vay vốn,...).
Ví dụ, ngày 12/01/2003 anh Nguyễn Mạnh Cờng công tác tại Đài phát thanh truyền hình Hà Nội xin vay khoản tiền 20 triệu để mua xe máy. Thì bộ hồ sơ của anh C- ờng phải có:
- Giấy đề nghị vay vốn, đợc lập theo mẫu của SGD I, do anh Cờng là khách hàng lập. Trên giấy đề nghị vay vốn phải có đầy đủ các thông tin sau: Tên, tuổi, nơi c trú, số tiền vay, thời hạn vay, lãi suất, cam kết nếu không trả nợ sẽ uỷ quyền cho cơ quan trích lơng và các khoản thu nhập khác để trả nợ; xác nhận của Giám đốc Đài phát thanh truyền hình Hà Nội thông báo mức thu nhập hàng tháng của anh Cờng tại Đài; thẩm định của cán bộ tín dụng đề nghị cho anh Cờng vay số tiền là 20 triệu, thời hạn 36 tháng, hạn trả nợ cuối cùng 12/01/2006, lãi suất 0,85%/tháng, trả lãi theo tháng (vào ngày 25 hàng tháng); ý kiến của trởng phòng tín dụng duyệt đề nghị vay vốn của anh C- ờng; phê duyệt của Giám đốc SGD I cho anh Cờng vay nh trong đề nghị vay vốn.
- Hợp đồng tín dụng: Trên đó có ghi các thông tin cần thiết nh bên cho vay (bên A), bên vay (bên B - anh Cờng), các nội dung thoả thuận với 9 điều là phơng thức cho vay, số tiền vay, mục đích sử dụng tiền vay, lãi suất cho vay, thời hạn cho vay, phơng thức và kỳ hạn trả nợ, hình thức bảo đảm tiền vay, quyền và nghĩa vụ 2 bên, một số cam kết khác.
- Sổ vay vốn: Đợc lập thành 2 liên (1 SGD I giữ, 1 do anh Cờng giữ) để theo dõi tình hình vay trả của anh Cờng trong thời hạn cho vay.
2.2 Kế toán cho vay:
Sau khi đã kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ và sự đầy đủ của bộ hồ sơ, kế toán cho vay sẽ hớng dẫn khách hàng lập giấy nhận nợ, và kế toán cho vay lập phiếu chi để tiến hành công tác giải ngân món vay. Khi phát tiền vay, kế toán cho vay hạch toán:
Nợ TK cho vay thích hợp: Số tiền cho vay
Có TK thích hợp: Số tiền cho vay
(TK thích hợp có thể là TK tiền mặt, TK ngời thụ hởng,...)
luận văn tốt nghiệp
GVHD: TS. Phan Thị Thu Hà
Nhập TK - tài sản đảm bảo: Giá trị tài sản.
Ví dụ khi phát tiền vay cho anh Cờng ở trên thì kế toán hạch toán: Nợ TK cho vay tiêu dùng/anh Cờng: 20 triệu
Có TK tiền mặt/anh Cờng: 20 triệu
Vì là món vay này là món vay tiêu dùng đợc đảm bảo bằng tiền lơng, nên không có tài sản đảm bảo.
Việc hạch toán nh đang áp dụng tại SGD I là hoàn toàn tuân theo nguyên tắc lý luận hạch toán cho vay theo quy định của Thống đốc NHNN Việt Nam và hớng dẫn của Tổng giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam.
2.3 Kế toán khi thu lãi:
Tại SGD I công tác kế toán đợc cập nhật hàng ngày trên máy vi tính nối mạng cho nên mọi phát sinh về tiền vay đều đợc lu giữ trong máy vi tính.
Đến ngày phải thu tiền lãi, sau khi kế toán cho vay đã tính toán số tiền lãi phải thu, nếu trên tài khoản của khách hàng vay tiền có đủ số d, hoặc khách hàng đem tiền đến nộp trả tiền lãi, kế toán cho vay hạch toán:
Nợ TK tiền gửi, tiền mặt: Số tiền thu lãi
Có TK thu lãi cho vay: Số tiền thu lãi
Nếu đến ngày trả nợ lãi mà khách hàng không trả đúng hạn, mà không đợc SGD I điều chỉnh kỳ hạn trả nợ lãi hoặc đợc gia hạn nợ lãi thì kế toán tiến hành chuyển món vay sang nợ quá hạn. Khi đó kế toán sẽ hạch toán:
Nợ TK thu lãi cho vay: Số tiền lãi khách hàng cha trả
Có TK lãi cộng dồn dự thu: Số tiền lãi khách hàng cha trả
Đồng thời hạch toán ngoại bảng:
Nhập TK - lãi cho vay cha thu đợc: Số lãi vay phải ghi giảm do khoản vay đã chuyển sang NQH.
Và kế toán cũng tiến hành chuyển số d nợ gốc sang tài khoản nợ quá hạn: Nợ TK nợ quá hạn: Toàn bộ số d nợ còn trên khế ớc, hoặc HĐTD
luận văn tốt nghiệp
GVHD: TS. Phan Thị Thu Hà
Có TK nợ trong hạn: Toàn bộ số d nợ còn trên khế ớc, hoặc HĐTD
Ngay sau khi khách hàng đem tiền đến để trả nợ, thì toàn bộ số nợ gốc còn trên khế ớc đều cha đến hạn trả đợc chuyển từ tài khoản nợ quá hạn sang tài khoản nợ trong hạn, kế toán lập phiếu chuyển khoản và hạch toán:
Nợ TK nợ trong hạn: Toàn bộ số d nợ còn trên khế ớc, hoặc HĐTD
Có TK nợ quá hạn: Toàn bộ số d nợ còn trên khế ớc, hoặc HĐTD
Số lãi phải thu của khoản vay đã chuyển từ nợ quá hạn sang nợ trong hạn mà trớc đây đã hạch toán giảm thu đợc xử lý và hạch toán nh sau:
Nợ TK lãi cộng dồn dự thu: Số tiền lãi khách hàng trả
Có TK thu lãi cho vay: Số tiền lãi khách hàng trả
Đồng thời hạch toán ngoại bảng:
Xuất TK - lãi cho vay cha thu đợc: Số lãi vay đã ghi giảm thu trớc đây
Ví dụ trong hồ sơ vay vốn của Công ty Licola có một khế ớc vay tiền, số tiền là 6.200 triệu VND, ngày vay 15/02/2002, thời hạn trả 15/08/2002, lãi suất 0,80%/tháng, trả lãi theo tháng (vào ngày 25 hàng tháng), trả gốc làm 2 lần (lần 1 vào ngày 15/05/2002, lần 2 vào ngày 15/08/2002).
Nh vậy số tiền lãi mà Công ty Licola phải trả hàng tháng trớc khi trả nợ gốc lần 1 là:
Số tiền lãi = 6.200 x 0,80% = 49,6 (triệu VND)
Đến ngày 25/04/2002 là ngày mà Công ty Licola phải đến trả lãi, nhng Công ty đã không đến trả đúng hạn, nên kế toán đã tiến hành ghi:
Nợ TK thu lãi cho vay/Công ty Licola: 49,6 triệu VND
Có TK lãi cộng dồn dự thu/Công ty Licola: 49,6 triệu VND
và hạch toán ngoại bảng để theo dõi:
Nhập TK - Số lãi cha thu/Công ty Licola: 49,6 triệu VND .
Đồng thời kế toán cũng tiến hành chuyển phần nợ gốc sang NQH, kế toán ghi: Nợ TK nợ quá hạn/Công ty Licola: 6.200 triệu VND
luận văn tốt nghiệp
GVHD: TS. Phan Thị Thu Hà
Có TK nợ trong hạn/Công ty Licola: 6.200 triệu VND
Đến ngày 28/04/2002 Công ty Licola mang tiền đến trả nợ, kế toán tiến hành ghi : Nợ TK lãi cộng dồn dự thu/Công ty Licola: 49,6 triệuVND
Có TK Thu lãi cho vay/Công ty Licola: 49,6 triệu VND
Xuất TK - Số lãi cha thu/Công ty Licola: 49,6 triệu VND.
Đồng thời kế toán cũng tiến hành chuyển số d nợ gốc cha đến hạn trả trong hợp đồng tín dụng từ tài khoản nợ quá hạn sang tài khoản nợ trong hạn, kế toán ghi:
Nợ TK nợ trong hạn/Công ty Licola: 6.200 triệu VND
Có TK nợ quá hạn hạn/Công ty Licola: 6.200 triệu VND
2.4 Kế toán khi thu nợ gốc:
Việc tiến hành thu nợ gốc đợc tiến hành theo đúng thời gian đã quy định trong hợp đồng tín dụng mà SGD I và khách hàng đã ký kết.
Đến kỳ hạn thu nợ gốc, khách hàng trả hết nợ thì kế toán hạch toán: Nợ TK thích hợp (tiền gửi, tiền mặt): Số tiền thu nợ
Có TK cho vay thích hợp: Số tiền thu nợ
Nếu khách hàng không trả nợ đúng hạn, và không đợc SGD I điều chỉnh kỳ hạn nợ hay gia hạn nợ gốc thì kế toán tiến hành chuyển sang nợ quá hạn toàn bộ số d Nợ trên tài khoản cho vay, kế toán ghi:
Nợ TK nợ quá hạn: Toàn bộ số d nợ còn trên khế ớc, hoặc HĐTD
Có TK nợ trong hạn: Toàn bộ số d nợ còn trên khế ớc, hoặc HĐTD
Nếu món nợ có cả số lãi cha trả thì xử lý tơng tự nh phần thu lãi.
Số nợ chuyển sang tài khoản nợ quá hạn này đợc theo dõi thành 2 phần:
- Phần nợ gốc quá hạn trả trên khế ớc hoặc HĐTD nhng không trả đợc: Phần này áp dụng lãi suất nợ quá hạn.
- Phần nợ gốc cha quá hạn trả nhng phải chuyển sang nợ quá hạn: Phần này áp dụng lãi suất nợ trong hạn.
luận văn tốt nghiệp
GVHD: TS. Phan Thị Thu Hà
Việc theo dõi riêng 2 phần nợ trên sẽ đợc thực hiện trên máy tính theo chơng trình phần mềm do Trung tâm công nghệ thông tin xây dựng và hớng dẫn.
Ngay sau khi khách hàng trả hết số nợ đã quá hạn (cả gốc và lãi), số còn lại trên khế ớc cha đến hạn trả đợc chuyển từ tài khoản nợ quá hạn sang tài khoản nợ trong hạn. Kế toán cho vay lập phiếu chuyển khoản và hạch toán:
Nợ TK nợ trong hạn: Toàn bộ số d nợ còn trên khế ớc, hoặc HĐTD
Có TK nợ quá hạn: Toàn bộ số d nợ còn trên khế ớc, hoặc HĐTD
Ví dụ Công ty Licola ở trên, đến ngày 15/05/2002 thì Công ty phải trả nợ gốc số tiền là 3.100 triệu VND.
Nếu Công ty mang tiền đến trả nợ đúng hạn, thì kế toán hạch toán: Nợ TK tiền mặt: 3.100 triệu VND
Có TK cho vay/Công ty Licola: 3.100 triệu VND
Nếu Công ty không trả đúng hạn, và không đợc SGD I điều chỉnh kỳ hạn nợ hay gia hạn nợ thì kế toán hạch toán vào tài khoản nợ quá hạn, kế toán ghi:
Nợ TK nợ quá hạn/Công ty Licola: 6.200 triệu VND
Có TK nợ trong hạn/Công ty Licola: 6.200 triệu VND
Trong số 6.200 triệu VND chuyển sang nợ quá hạn đó thì có 3.100 triệu VND cha trả chịu lãi suất nợ quá hạn, còn 3.100 triệu VND cha đến hạn trả chịu lãi suất trong hạn.
Thời điểm 15/05/2002 thì cha có lãi phải thu, nên không hạch toán Nhập tài khoản ngoại bảng - Số lãi phải thu.
Đến ngày 20/05/2002 Công ty đem tiền đến nộp trả nợ, thì kế toán tiến hành chuyển số d nợ cha đến hạn trả từ tài khoản NQH tài khoản nợ trong hạn:
Nợ TK nợ trong hạn/Công ty Licola: 3.100 triệu VND
Có TK nợ quá hạn/Công ty Licola: 3.100 triệu VND
Khi đó số lãi quá hạn mà công ty Licola phải trả là: 3.100 x 5/30 x 150% x 0,8% = 6,2 (triệu VND)
luận văn tốt nghiệp
GVHD: TS. Phan Thị Thu Hà
2.5 Bảo quản chứng từ:
Việc bảo quản chứng từ cho vay ở SGD I đợc thực hiện đúng theo Quyết định số 321/QĐ/NH2 ngày 04/12/1996 của Thống đốc NHNN Việt Nam về việc “Chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng, tổ chức tín dụng . ” Và Quyết định số 127/NHNo-04 ngày 13/03/2001 của Tổng giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam về việc “Chế độ chứng từ kế toán trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam . ”
Tất cả các chứng từ kế toán giao dịch trong ngày đợc sắp xếp, bảo quản và lu trữ theo 2 loại:
- Nhật ký chứng từ kế toán, đợc đóng thành tập theo từng ngày phát sinh, và do một bộ phận chuyên chịu trách nhiệm bảo quản chứng từ trong phòng kế toán của SGD I thực hiện.
- Hồ sơ vay vốn đã thu hết nợ (đã tất toán), đợc lu trữ do phó phòng kế toán của SGD I - đợc uỷ quyền của trởng phòng kế toán, có trách nhiệm kiểm soát và lu luôn sau khi món vay đã tất toán.
Còn các bộ hồ sơ đang thực hiện việc giải ngân thì do ngời kế toán cho vay trực tiếp quản lý, lu giữ để tiện cho viêc theo dõi. Điều này giúp giải quyết nhanh chóng hơn khi có khách hàng đến giao dịch và gắn trách nhiệm của kế toán cho vay với món vay do mình quản lý.
Tóm lại, việc thực hiện quy trình kế toán cho vay tại SGD I là hoàn toàn theo trình tự quy định của chế độ kế toán ngân hàng, mỗi khâu có một kế toán cụ thể quản lý và tự chịu trách nhiệm về mọi vấn đề phát sinh trong khi thực hiện công việc của mình. Do đó công tác kế toán cho vay tại SGD I đã đảm bảo tốt việc quản lý, theo dõi các món vay, kịp thời có những quyết định có lợi cho Sở.