- Thanh toán THANH TOáN
3. Chi trả kiều hối (USD) 650.000 68000 325.000 5,1 52,4 4.Tổng thu về KDĐN
2.2.2. Thực trạng thanh toán L/C hàng XK
2.2.2.1.Quy trình thanh toán L/C hàng XK
(1): Ngân hàng phát hành L/C (ở nớc ngoài) gửi thông báo (bằng điện, th hoặc SWIFT) đến hội sở chính NHCTVN.
(2): Sau khi kiểm tra nếu thấy phù hợp thì hội sở chính NHCTVN chuyển điện hoặc th tới Chi nhánh NHCT thông qua hệ thống IBS.
(3): Chi nhánh NHCT Hà Tây nhận và thông báo cho ngời XK và yêu cầu xuất trình bộ chứng từ gồm:
- Bản gốc thông báo L/C, bản thông báo sửa đổi (nếu có).
Lớp TC5K7 – Khoa Tài chính ngân hàng
Người xuất khẩu
Chi nhánh NHCT Hà Tây Ngân hàng phát hành L/C Hội sở chính NHCTVN (7) (6) (1) (5) (2) (6) (8) (9) (4) (3)
- L/C cha hết hạn hiệu lực.
- HĐTM quốc tế đợc ký kết giữa hai ngời XK và ngời NK. (4): Ngời XK gửi bộ chứng từ đến Chi nhánh NHCT Hà Tây.
(5): Sau khi kiểm tra nếu không có sai sót thanh toán viên tiến hành lập: - Bảng kê chi tiết chứng từ kèm chi tiết hoàn tiền.
- Lập điện đòi tiền trên MT 742.
(6): Chuyển điện MT 742 về hội sở chính để chuyển tiếp cho ngân hàng thanh toán. (7): Ngân hàng chịu trách nhiệm thanh toán gửi báo có MT 910 đến hội sở chính NHCTVN.
(8): Đến thời hạn thanh toán hội sở chính chuyển báo có đến Chi nhánh NHCT Hà Tây.
(9): Chi nhánh NHCT Hà Tây tiến hành thanh toán cho ngời XK.
Bớc 1: Nhận L/C hoặc sửa đổi L/C:
+ Các Chi nhánh đợc phép nhận, thông báo L/C và thông báo sửa đổi L/C cho khách hàng các điều kiện sau:
- Nhận đợc thông báo L/C đã đợc xác thực từ hội sở chính.
- Hoặc nhận đợc thông báo L/C đã đợc xác thực từ các ngân hàng khác có uy tín trong nớc.
+ Trớc khi thông báo cho khách hàng L/C và các sửa đổi liên quan đến L/C đảm bảo tính xác thực của L/C hoặc sửa đổi L/C nh sau:
- L/C hoặc sửa đổi L/C truyền qua SWIFT thì phải điện có SWIFTKEY. - L/C hoặc sửa đổi L/C nhận qua Telex thì phải có Testkey và và Testkey đó phải đợc kiểm tra và xác thực.
- L/C hoặc sửa đổi L/C đợc chuyển đến bằng đờng th thì phải kiểm tra và xác thực mẫu dấu và chữ ký của ngời có thẩm quyền trên L/C.
+ Trờng hợp Chi nhánh nhận L/C từ một ngân hàng thông báo khác (hội sở chính không phải là ngân hàng thông báo thứ nhất), ngoài việc kiểm tra xác thực
trên, Chi nhánh còn phải có trách nhiệm xác thực chữ ký của ngân hàng thông báo đó.
+ Trờng hợp không thể xác thực thì thông báo cho khách hàng với lu ý rằng L/C cha đợc xác thực.
Bớc 2: Tạo thông báo L/C, thông báo sửa đổi L/C:
Để lập bản thông báo L/C hoặc thông báo sửa đổi L/C, thanh toán viên bằng chơng trình thông báo L/C hoặc thông báo sửa đổi L/C, nhập số L/C và in ra 02 bản. Thanh toán viên ký vào chỗ quy định trên bản thông báo đó và chuyển L/C gốc cùng bản thông báo cho trởng phòng TTQT hoặc ngời đợc uỷ quyền kiểm soát.
Bớc 3: Kiểm soát
+ Trởng phòng TTQT hoặc ngời đợc uỷ quyền kiểm tra nội dung L/C hoặc nội dung sửa đổi đối chiếu với bản thông báo L/C hoặc thông báo sửa đổi L/C do thanh toán viên vừa lập. Đồng thời xem xét các điều kiện của L/C hoặc sửa đổi L/C, t vấn cho khách hàng hoặc phòng tín dụng (nếu vay vốn ngân hàng để kinh doanh hàng xuất NK) các điều khoản khó thực hiện có thể rủi ro cho ngời thụ hởng để yêu cầu sửa đổi L/C kịp thời.
Sau khi hoàn tất công việc, trởng phòng TTQT hoặc ngời đợc uỷ quyền ký trên L/C gốc hoặc sửa đổi và trên bản thông báo L/C hoặc thông báo sửa đổi L/C.
+ Cuối cùng, L/C gốc hoặc sửa đổi gốc cùng với bản thông báo L/C hoặc thông báo sửa đổi L/C đợc chuyển lại cho thanh toán viên để chuyển cho khách hàng. Tại ngân hàng sẽ lu 01 bản thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C kèm 01 bản photo L/C hoặc bản sửa đổi L/C.
+ Thanh toán viên phải thu phí thông báo L/C trớc khi giao L/C hoặc sửa đổi gốc và thông báo L/C hoặc thông báo sửa đổi L/C cho khách hàng.
Bớc 4: Thơng lợng, chiết khấu và gửi chứng từ đi đòi tiền
* Đối với Chi nhánh loại 1:
+ Nhận chứng từ ngay khi nhận đợc bộ chứng từ của khách hàng. Thanh toán viên yêu cầu khách hàng xuất trình:
+ Bản gốc L/C (lu ý trên bản gốc phải có dấu và chữ ký, ngày ký của ngời có thẩm quyền của ngân hàng thông báo) và các bản gốc của các sửa đổi liên quan đã đợc xác thực.
+ Bản gốc thông báo L/C và các bản gốc thông báo sửa đổi L/C của ngân hàng thông báo để xác minh đợc tính chân thực của L/C và đảm bảo chắc chắn L/C còn giá trị cha thanh toán để có thể gửi đi đòi tiền ngân hàng phát hành hoặc cha đ- ợc xuất trình để thơng lợng, chiết khấu ở bất cứ ngân hàng nào. Giá trị đòi thanh toán phải tơng ứng với giá trị của lần giao hàng cần thanh toán.
+ L/C cha hết hạn hiệu lực.
+ Trờng hợp Chi nhánh loại 2: trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận chứng từ Chi nhánh đóng kèm bảng kê chứng từ gửi hội sở chính để xử lý tiếp.
+ Kiểm tra chứng từ:
Chi nhánh loại 1 đợc phép nhận, kiểm tra và xử lý chứng từ trong phạm vi 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận chứng từ, việc kiểm tra chứng từ phải đợc tiến hành qua hai thanh toán viên (kiểm tra kép) và lập phiếu kiểm tra chứng từ. Thanh toán viên cần tiến hành kiểm tra chứng từ nh sau:
+ Xác thực L/C gốc và các bản sửa đổi gốc liên quan (trờng hợp L/C và các bản sửa đổi L/C do ngân hàng khác thông báo cho ngời hởng, không phải NHCT thông báo).
+ Kiểm tra số lợng, loại chứng từ đối chiếu với bảng kê chứng từ của khách hàng và quy định trong L/C.
+ Kiểm tra các nội dung trên từng loại chứng từ bảo đảm phù hợp với các điều khoản và các điều kiện quy định trong L/C.
+ Kiểm tra sự thống nhất giữa các chứng từ.
Nếu L/C thanh toán nhiều lần thì mỗi lần khách hàng xuất trình chứng từ, thanh toán viên phải ghi rõ từng lần xuất trình chứng từ và thanh toán trên bản thông báo L/C đó.
Trờng hợp chứng từ không có sai sót, thanh toán viên phải xử lý nh sau: + Lập bảng kê chứng từ kèm chỉ thị hoàn tiền. Nếu L/C đã đòi tiền bằng điện, trong covering letter phải ghi rõ: we have caimed payment by telex/ swift on four rembursement bank/ yourself on...
+ Lập điện đòi tiền trên MT 742 nếu L/C cho phép đòi tiền bằng điện truyền về hội sở chính để chuyển tiếp cho ngân hàng hoàn tiền.
Sau khi hoàn tất công việc, thanh toán viên chuyển toàn bộ chứng từ kèm covering letter, điện MT 742 (nếu L/C cho phép đòi tiền bằng điện) cho trởng phòng TTQT hoặc ngời đợc uỷ quyền kiểm soát.
Trởng phòng TTQT hoặc ngời đợc uỷ quyền có trách nhiệm kiểm tra khớp đúng giữa hồ sơ mở L/C, covering letter và điện MT 742 (nếu L/C cho phép đòi tiền bằng điện) với chỉ dẫn hoàn tiền ghi trên L/C của ngân hàng phát hành, nếu khớp đúng thì ký trên bức điện.
Sau đó chứng từ đợc chuyển cho Giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền kiểm soát và ký các chứng từ sau:
- Ký hậu hối phiếu nếu hối phiếu đợc ký phát thanh toán theo lệnh của Chi nhánh.
- Ký tên covering letter.
Chứng từ hoàn thiện đợc chuyển lại trởng phòng TTQT hoặc ngời đợc uỷ quyền tính ký hiệu mật bức điện. Cuối cùng thanh toán viên sẽ đóng gói chứng từ kèm covering letter và chuyển đến ngân hàng nhận qua dịch vụ chuyển phát nhanh (sau khi sao chụp và lu giữ một bảng kê chứng từ và một bảng photo bộ chứng từ tại Chi nhánh). Tên và địa chỉ của ngân hàng nhận chứng từ kèm chỉ thị hoàn tiền phải đẩyđủ, chính xác nh quy định trong L/C.
Nếu kiểm tra chứng từ thấy sự khác biệt hoặc sai sót, thanh toán viên xử lý nh sau:
+ Sai sót có thể thay thế hoặc sửa chữa đợc, đề nghị khách hàng thay thế hoặc sửa chữa (trong khoảng thời gian hiệu lực của L/C).
+ Sai sót không thay thế hoặc sửa chữa đợc đề nghị khách hàng yêu cầu ngời mua sửa đổi L/C (nếu có thể) hoặc thông báo cho ngân hàng phát hành bằng điện MT 799 nêu rõ các sai sót, xin chấp nhận thanh toán (quy định lập điện và kiểm soát điện giống nh các bức điện khác) đợc gửi chứng từ đi đòi tiền với điều kiện khách hàng phải chịu hoàn toàn rủi ro.
+ Sai sót không đợc ngân hàng phát hành chấp nhận, đề nghị khách hàng chuyển sang hình thức nhờ thu hoặc trả lại chứng từ cho khách hàng.
+ Nếu sai sót đã đợc sửa chữa, đợc ngân hàng phát hành chấp nhận hoặc L/C đã đợc sửa đồi phù hợp với bộ chứng từ, Chi nhánh cần phải ký hậu hối phiếu nếu hối phiếu đợc ký phát thanh toán theo lệnh của Chi nhánh. Lập bảng kê chứng từ kèm chỉ thị hoàn tiền. Nếu L/C đã đòi tiền bằng điện, trong covering letter phải chỉ rõ: "we have claimed payment by telex/swifton your reimbursement bank or yourself on...". Lập điện đòi tiền trên MT 742 nếu L/C cho phép đòi tiền bằng điện và chuyển về hội sở chính để chuyển tiếp cho ngân hàng hoàn tiền.
- Nhập hồ sơ và theo dõi thanh toán bộ chứng từ hàng xuất gửi đi đòi tiền. - Khi gửi bộ chứng từ đi, thanh toán viên phải nhập các thông tin cần thiết vào hồ sơ bộ chứng từ L/C xuất trong chơng trình máy tính.
- Trờng hợp đòi tiền bằng điện: sau 3 - 5 ngày nếu Chi nhánh không nhận đ- ợc thông báo có phải kiểm tra ngân hàng nhận điện.
- Trờng hợp bộ chứng từ gửi đi đòi tiền sau 15 ngày mà không có hồi âm, Chi nhánh có trách nhiệm lập điện tra soát MT 799/999 gửi ngân hàng nhận chứng từ để đòi tiền cả gốc và lãi chậm trả. Sau đó nếu không có trả lời thì liên tiếp 5 ngày một lần điện tra soát cho đến khi nhận đợc trả lời từ ngân hàng nớc ngoài.
- Quy trình lập điện và kiểm soát điện tơng tự nh các bức điện khác đã nêu trên.
- Chiết khấu bộ chứng từ:
Các Chi nhánh chỉ đợc phép nhận và chiết khấu bộ chứng từ hàng xuất với các điều kiện sau:
- L/C quy định có giá trị thơng lợng, chiết khấu, thanh toán tại bất kỳ ngân hàng nào hoặc có giá trị thơng lợng, chiết khấu tại Chi nhánh.
- L/C cho phép thanh toán ngay.
- Các quy định trong L/C phải hợp lý rõ ràng và cụ thể, không mang rủi ro cho ngân hàng chiết khấu.
- Ngân hàng phát hành, ngân hàng xác nhận là ngân hàng có uy tín trên tr- ờng quốc tế, tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh tốt, có thiện chí với NHCTVN.
- Bộ chứng từ kiểm tra đảm bảo hoàn hảo, phù hợp với L/C và xuất trình trong thời hạn hiệu lực quy định của L/C hoặc chứng từ có sai sót nhng đã có sự chấp thuận thanh toán của ngân hàng phát hành là cơ sở để chiết khấu bộ chứng từ.
- Khách hàng là đơn vị thờng xuyên có quan hệ với Chi nhánh, vay trả sòng phẳng hoạt động kinh doanh tốt, tình hình tài chính lành mạnh, có khả năng hoàn trả khoản tiền mà Chi nhánh đã thanh toán khi ngân hàng phát hành xác nhận từ chối thanh toán.
- Mặt hàng XK phải là hàng có chất lợng, tiêu thụ dễ dàng trên thị trờng quốc tế và giá hàng ổn định.
Chi nhánh chỉ đợc phép chiết khấu có bảo lu quyền truy đòi ngời ký phát hối phiếu trong trờng hợp ngân hàng phát hành, ngân hàng xác nhận không thanh toán. Để giảm thiểu rủi ro, bộ chứng từ chiết khấu phải đợc kiểm soát qua 2 ngời, sau đó thanh toán viên lập phiếu kiểm tra chứng từ có chữ ký của các cán bộ kiểm tra và
chuyển toàn bộ chứng từ cùng phiếu kiểm tra chứng từ cho trởng phòng TTQT hoặc ngời đợc uỷ quyền kiểm soát trớc khi trình Giám đốc chiết khấu bộ chứng từ.
- Tỷ lệ chiết khấu thanh toán cho khách hàng tuỳ theo loại tiền, cách đòi tiền, thời gian dự kiến thanh toán, các chi phí liên quan, mối quan hệ với ngân hàng phát hành, chất lợng hàng, khả năng tiêu thụ của mặt hàng đó và do Giám đốc Chi nhánh quyết định trên cơ sở tờ trình của bộ phận thanh toán XNK và tín dụng. Bộ phận thanh toán XNK chịu trách nhiệm về kiểm tra sự hoàn hảo của bộ chứng từ XK, bộ phận tín dụng chịu trách nhiệm về thẩm định tình hình hoạt động kinh doanh tài chính của đơn vị và khả năng bồi hoàn của khách hàng khi ngân hàng phát hành, ngân hàng xác nhận từ chối thanh toán. Giám đốc Chi nhánh có quyền thơng lợng hoặc chiết khấu bộ chứng từ L/C hàng XK và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
Để đợc chiết khấu, khách hàng phải có đơn xin chiết khấu và cam kết thực hiện quyền truy đòi của ngân hàng trong trờng hợp không đòi tiền theo chỉ dẫn của ngân hàng phát hành và chịu tất cả chi phí liên quan đến thanh toán L/C.
Những quy định cụ thể về chiết khấu chứng từ sẽ đợc bổ sung chi tiết khi có quy chế của NHNN và nghiệp vụ chiết khấu chứng từ chỉ đợc thực hiện khi có văn bản hớng dẫn của Tổng giám đốc NHCTVN.
- Thanh toán, chấp nhận thanh toán L/C XK.
- Thanh toán L/C XK: Nhận báo có MT 910 về thanh toán L/C XK, thanh toán viên dùng chơng tình máy tính kiểm tra số L/C đợc thanh toán để xác định ngời hởng, kiểm tra lại bút toán, nhập số tài khoản đợc ghi Có (trờng hợp máy cha đủ thông tin để nhận biết tài khoản đợc ghi Có). Máy tính tự tạo bút toán thích hợp. Thanh toán viên kiểm soát lại lần nữa nội dung điện và các bút toán nếu khớp đúng thì lu bức điện và in phiếu chuyển khoản.
+ Các chứng từ in kèm điện lu phải đợc chuyển lại cho trởng phòng TTQT hoặc ngời đợc uỷ quyền kiểm soát ký.
+ Cuối cùng chứng từ đợc chuyển cho giám đốc ký trên điện lu, phiếu chuyển khoản. Ba liên phiếu chuyển khoản đợc xử lý nh sau:
Liên1 lu tại kế toán tổng hợp. Liên 2 đợc chuyển cho khách hàng.
Liên 3 lu tại nhân viên giữ tài khoản thu dịch vụ và thuế VAT. Nhận điện chấp nhận thanh toán:
+ Khi nhận đợc điện chấp nhận thanh toán MT 799/999 từ ngày phát hành ngân hàng xác nhận (đối với bộ chứng từ L/C trả chậm) thông qua hội sở chính, thanh toán viên nhập nội dung chính của điện chấp nhận thanh toán bằng chơng trình máy tính.
+ Khi đến hạn thanh toán các Chi nhánh nhận đợc báo có từ hội sở chính, trình tự xử lý nghiệp vụ tơng tự nh phần thanh toán ở trên.
Bớc 5: Đóng hồ sơ bộ chứng từ L/C Xuất khẩu
Để đóng hồ sơ theo dõi bộ chứng từ L/C hàng XK, thanh toán viên phải sử dụng chơng trình máy tính, ghi rõ một trong các lý do để đóng hồ sơ nh sau:
- Bộ chứng từ đã đợc thanh toán.