- Thanh toán THANH TOáN
3. Chi trả kiều hối (USD) 650.000 68000 325.000 5,1 52,4 4.Tổng thu về KDĐN
2.2.1.1. Quy trình thanh toán L/C hàng NK tại NHCT Hà Tây
Hợp đồng
(1): Ngời NK viết đơn xin mở L/C gửi đến Chi nhánh NHCT Hà Tây. (2): Chi nhánh NHCT Hà Tây phát hành L/C chuyển tiếp lên NHCTVN. (3): NHCTVN chuyển cho ngân hàng của ngời XK qua mạng SWIFT. (4) Ngân hàng thông báo chuyển thông báo cho ngời XK.
(5) Ngời XK nếu chấp nhận TTD thì tiến hành giao hàng. Nếu không thì tiến hành đề nghị ngân hàng mở L/C sửa đổi, bổ sung TTD cho phù hợp với hợp đồng.
(6): Ngời XK trình bộ chứng từ cho ngân hàng thông báo.
(7): Ngân hàng thông báo gửi chứng từ đòi tiền cho NHCT Hà Tây.
(8): NHCT Hà Tây chuyển tiền đợc chấp nhận thanh toán cho ngân hàng phục vụ ngời XK.
Ngời nhập khẩu Ngời xuất khẩu
NHCT Hà Tây Ngân hàng thông
báo Hội sở chính NHCTVN Hợp đồng (5) Hàng hoá (1) (9) (2) (4) (6) (3) (7) (8)
(9): Chi nhánh NHCT Hà Tây giao chứng từ cho ngời NK khi đã hoàn thành các thủ tục cần thiết.
Trờng hợp 1: Đối với L/C NK
Bớc 1: Tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ:
- Chi nhánh chỉ đợc phép tiếp nhận hồ sơ thanh toán L/C hàng NK cho khách hàng khi có đủ các điều kiện sau:
- Chi nhánh cha sử dụng hết hạn mức vốn điều hoà của NHCTVN hoặc tài khoản điều chuyển vốn của Chi nhánh d Có.
- Chi nhánh còn khả năng thanh toán tổng trị giá toàn bộ các L/C mà Chi nhánh đã phát hành và có đủ khả năng thanh toán cho L/C mà khách hàng đang yêu cầu phát hành.
- Giá trị của L/C số d mở L/C, mức ký quỹ phải thực hiện đúng các quy định hiện hành của NHCTVN. Các trờng hợp ngoại lệ phải đợc sự chấp thuận bằng văn bản của NHCTVN.
- Đối với các L/C ký quỹ dới 100% trị giá L/C đều phải qua tín dụng thẩm định và đợc giám đốc hay ngời đợc giám đốc uỷ quyền phê duyệt trớc khi chuyển sang phòng TTQT thực hiện.
- Giám đốc Chi nhánh chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc NHCTVN về tính trung thực, hợp pháp và hợp lệ của việc phát hành L/C và đảm bảo nguồn vốn thanh toán cho L/C mà Chi nhánh đã phát hành.
- Hồ sơ xin mở L/C của khách hàng gồm:
+ Quyết định thành lập (đối với doanh nghiệp quan hệ giao dịch lần đầu). + Đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp quan hệ giao dịch lần đầu). + Đăng ký mã số XNK - nếu có (đối với doanh nghiệp quan hệ giao dịch lần đầu).
+ Hợp đồng ngoại thơng gốc. + Hợp đồng NK uỷ thác (nếu có).
+ Giấy phép NK của Bộ thơng mại.
+ Cam kết thanh toán, hợp đồng tín dụng, công văn phê duyệt cho mở L/C trả chậm của NHCTVN.
+ Hợp đồng mua bán ngoại tệ (nếu có). + Đơn xin mở L/C.
+ Tất cả các chứng từ trên đều phải xuất trình bản gốc và lu lại Chi nhánh bản photo có đóng dấu treo của đơn vị. Riêng các chứng từ sau phải lu bản gốc:
- Cán bộ TTQT khi tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C của khách hàng phải kiểm tra và phải đảm bảo hồ sơ đủ các điều kiện sau:
+ Bảo đảm tính pháp lý của các chứng từ mà khách hàng xuất trình. Việc thanh toán phải phù hợp với chế độ quản lý ngoại hối và chính sách quản lý xuất NK hiện hành của Nhà nớc.
+ Có đơn xin mở L/C phù hợp với yêu cầu và quyết định của Chi nhánh, nội dung L/C không chứa đựng rủi ro cho Chi nhánh.
+ Có cơ sở bảo đảm thanh toán L/C phù hợp với quy định hiện hành của NHCTVN.
+ Nội dung của các tài liệu trong hồ sơ không mâu thuẫn nhau. + Bản giải trình mở L/C.
Sau khi mở L/C thanh toán viên phải ghi trên hợp đồng gốc số L/C đã mở, trị giá L/C và ngày phát hành L/C ký tên trên hợp đồng (hợp đồng gốc có thể trả lại cho khách hàng nếu khách hàng yêu cầu) khi đó ngân hàng phải lu bản sao có dấu treo của đơn vị.
Bớc 2: Phát hành L/C NK: * Tạo hồ sơ L/C NK:
- Ghi hồ sơ để phát hành L/C NK của khách hàng đã hội đủ các điều kiện theo quy định, thanh toán viên tiến hành mở hồ sơ L/C NK trên máy vi tính trong chơng trình IBS.
- Chơng trình sẽ tự động kiểm tra các yếu tố cần thiết theo các quy định hiện hành về việc phát hành L/C NK của NHCTVN.
- Trờng hợp mở L/C cho doanh nghiệp thuộc diện đợc hởng u đãi nằm ngoài quy định chung, việc mở L/C phải do cán bộ có thẩm quyền phê duyệt. Thanh toán viên sẽ bỏ qua lệnh kiểm tra hồ sơ mở L/C, máy tính sẽ thông báo L/C này cha đợc kiểm tra hồ sơ mở L/C khi trởng phòng TTQT hoặc ngời đợc uỷ quyền tính ký hiệu mật và ngời tính ký hiệu mật cùng với ngời phê duyệt mở L/C trong quyền hạn và trách nhiệm của mình sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
* Tạo điện L/C hồ sơ:
Sau khi hoàn tất L/C NK, trên cơ sở đơn xin mở L/C, thanh toán viên tiến hành tạo điện L/C trên tập tin MT 700. Quá trình nhập dữ liệu, thanh toán viên phải tuân thủ quy định về cách lập, sử dụng điện MT 700 của NHCTVN và lu ý một số vấn đề sau:
- Chọn ngân hàng thông báo: - Chỉ thị gửi chứng từ.
- Trờng hợp mở L/C xác nhận phải tuân thủ các quy định sau:
+ Chi nhánh phải liên hệ trớc với trởng phòng TTQT hoặc ngời đợc ủy quyền của hội sở chính để chọn ngân hàng xác nhận.
+ Trờng M49 ghi: CONFIRM.
+ Trờng 41a ghi: available with confirming bank by... + Trờng 71 ghi rõ phí xác nhận do bên nào chịu.
+ Tuỳ từng khách hàng, mặt hàng NK yêu cầu của ngân hàng xác nhận, mức ký quỹ và mức phí mở L/C xác nhận có thể cao hơn mở L/C không xác nhận.
Sau khi hoàn thiện việc nhập dữ liệu trên tập tin MT 700, thanh toán viên kiểm soát, đối chiếu giữa L/C với hợp đồng ngoại thơng và đơn xin mở L/C, kiểm tra bút toán, ký quỹ, tài sản thế chấp, thu phí... Nếu khớp đúng thì lu bức điện trong chơng trình, máy tính sẽ tự động chuyển bức điện để kiểm soát, tự động in L/
C (hai bản) và phiếu chuyển khoản. Thanh toán viên ký vào vị trí quy định trên L/C và phiếu chuyển khoản, sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ L/C cho trởng phòng TTQT hoặc ngời đợc ủy quyền kiểm soát.
Bớc 3: kiểm soát L/C
- Trởng phòng TTQT hoặc ngời đợc uỷ quyền phải kiểm soát lại toàn bộ hồ sơ L/C, nếu hội đủ các điều kiện cần thiết thì tiến hành kiểm soát toàn bộ nội dung L/C để đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hợp đồng ngoại thơng, đơn xin mở L/C và L/C, kiểm tra các bút toán. Trởng phòng TTQT hoặc ngời đợc uỷ quyền phải xem xét kỹ các điều khoản của L/C, nếu có điều khoản nào bất lợi cho khách hàng và hay cho ngân hàng phát hành thì Chi nhánh khẩn trơng thông báo cho khách hàng, đề nghị sửa đổi đơn xin mở L/C làm căn cứ sửa L/C nhằm giảm rủi ro.
- Trờng hợp khách hàng không thực hiện việc sửa đổi, Chi nhánh yêu cầu khách hàng gửi văn bản cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm và bồi hoàn thiệt hại cho ngân hàng phát hành.
- Trờng hợp các điều khoản của L/C có thể mang đến những thiệt hại nghiêm trọng cho Chi nhánh mà khách hàng không sửa đổi đơn xin mở L/C, Chi nhánh có quyền từ chối không phát hành mở L/C đó và lập biên bản huỷ L/C trong chơng trình mạng IBS.
- Một khi cần sửa chữa L/C do thanh toán viên mới soạn thảo, trởng phòng TTQT hoặc ngời đợc uỷ quyền chuyển trả L/C đó cho thanh toán viên để họ sửa chữa và lu vào chơng trình, sau đó trình tự kiểm soát nh trên.
- Đối với các Chi nhánh, các L/C trị giá từ 500 000 USD phải thêm một bức tính ký hiệu mật của giám đốc Chi nhánh hoặc ngời đợc giám đốc uỷ quyền.
- Đối với các NH giao dịch, các L/C trị giá từ 1triệu USD phải thêm một bớc tính ký hiệu mật của giám đốc hoặc ngời đợc giám đốc uỷ quyền.
Bớc 4: Sửa đổi L/C * Tạo điện sửa đổi:
- Sau khi L/C đã đợc phát hành, khi có nhu cầu sửa đổi, khách hàng phải gửi đơn đề nghị sửa đổi L/C gửi Chi nhánh, thanh toán viên có trách nhiệm yêu cầu sửa đổi của khách hàng, kiểm tra các điều khoản sửa đổi, nếu thấy hợp lý thì tiến hành nhập dữ liệu sửa đổi trên mẫu điện MT 707. Chi nhánh phải tuân thủ các quy định về cách lập và sử dụng tập tin MT 707 của NHCTVN.
- Nếu L/C sửa đổi tăng tiền, khách hàng phải bổ sung mức ký quỹ và tài sản thế chấp tơng ứng để đảm bảo khả năng thanh toán cho L/C đó.
- Phí sửa đổi L/C phải đợc xác định rõ trong đơn xin đổi L/C của khách hàng và trong điện MT 707 sửa đổi L/C của Ngân hàng.
- Sau khi hoàn thiện việc nhập dữ liệu, thanh toán viên đối chiếu bảo đảm sự khớp đúng giữa đơn đề nghị sửa đổi L/C, kiểm tra các bút toán hạch toán và nhập các tài khoản thích hợp, khi các bút toán đã hoàn thiện, thanh toán viên lu bức điện đó trong chơng trình, máy tính sẽ tự động chuyển cho ngời kiểm soát, in điện và phiếu chuyển khoản sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ sửa đổi L/C cho trởng phòng TTQT hoặc ngời đợc uỷ quyền kiểm soát.
* Kiểm soát:
- Trởng phòng TTQT hoặc ngời đợc uỷ quyền có trách nhiệm kiểm soát điện sửa đổi, nếu khớp đúng với đơn đề nghị sửa đổi L/C của khách hàng và các điều khoản sửa đổi là hợp lý, các bút toán hạch toán đúng, trởng phòng TTQT hay ngời đợc uỷ quyền sẽ ký trên điện sửa đổi và phiếu chuyển khoản.
- Điện sửa đổi L/C và hồ sơ sửa đổi L/C đợc chuyển cho giám đốc Chi nhánh hay ngời đợc giám đốc uỷ quyền phê duyệt. Sau đó hồ sơ sửa đổi L/C đợc chuyển lại cho trởng phòng TTQT hay ngời đợc uỷ quyền tính ký hiệu mật để chuyển bức điện đó về hội sở chính để chuyển tiếp cho ngời hởng thông qua ngân hàng đại lý.
- Trờng hợp giá trị L/C sau khi sửa đổi có mức tơng đơng hoặc vợt qua 500 000 USD đối với các Chi nhánh hoặc 1 triệu USD đối với các sở giao dịch thì phải
thêm bớc kiểm soát và tính ký hiệu mật của giám đốc hoặc ngời đợc giám đốc uỷ quyền.
- Hồ sơ sửa đổi L/C và điện sửa đổi sẽ đợc trả lại thanh toán viên để lu trữ và chuyển cho khách hàng một bản sửa đổi L/C.
Bớc 5: Nhận - kiểm tra và xử lý chứng từ thanh toán chấp nhận thanh toán
- Sau khi nhận đợc L/C và các sửa đổi liên quan phù hợp với khả năng đáp ứng của mình, ngời bán sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán để gửi đến cho Chi nhánh thông qua ngân hàng của ngời bán. Các Chi nhánh có trách nhiệm nhận kiểm tra, thanh toán chấp nhận thanh toán và giao chứng từ cho khách hàng hoặc Chi nhánh theo quy định.
* Trờng hợp thanh toán dựa trên th đòi tiền gửi kèm bộ chứng từ:
- Nhận và kiểm tra chứng từ:
Sau khi nhận đợc bộ chứng từ, thanh toán viên phải vào sổ theo dõi giao nhận chứng từ, ghi ngày nhận chứng từ, ký và đóng dấu đơn vị mình trên covering letter đồng thời nhập các thông tin cần thiết vào hồ sơ bộ chứng từ trong chơng trình máy tính. Trong vòng 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận chứng từ từ bu điện, Chi nhánh phải hoàn tất việc kiểm tra bộ chứng từ. Quá thời hạn trên, Chi nhánh mất quyền khiếu nại về chứng từ.
* Nội dung kiểm tra bao gồm:
- Kiểm tra số lợng từng loại chứng từ theo quy định của L/C. - Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với các điều kiện của L/C. - Kiểm tra sự nhất quán thể hiện trên bề mặt của các chứng từ.
- Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ với UCP 500 của ICC (trờng hợp L/ C quy định tuân thủ UCP 500 của ICC).
Việc kiểm tra chứng từ phải đợc thực hiện thông qua hai cán bộ (kiểm tra kép). Sau khi kiểm tra, thanh toán viên phải lập phiếu kiểm tra chứng từ (mẫu đính kèm) có chữ ký của các cán bộ kiểm tra. Sau đó toàn bộ hồ sơ L/C kèm theo bộ
chứng từ và phiếu kiểm tra chứng từ đợc chuyển cho trởng phòng TTQT hoặc ngời đợc uỷ quyền kiểm soát, ký xác nhận đã kiểm tra trên phiếu kiểm tra chứng từ.
- Xử lý chứng từ:
- Trờng hợp không có sai sót hoặc có sai sót nhng ngời NK đã chấp nhận thanh toán (bằng vốn tự có nếu bằng vốn vay thì phải có sự chấp thuận của ngân hàng bằng văn bản).
+ L/C trả ngay Chi nhánh lập điện MT 202 theo chỉ dẫn trong th đòi tiền của ngân hàng gửi chứng từ. Đối với L/C thanh toán nhiều lần thì sẽ trích một tỷ lệ % ký quỹ để thanh toán tơng ứng với tỷ lệ thanh toán trên trị giá của L/C, phần còn lại trích từ tài khoản tiền gửi, tiền vay của khách hàng hoặc tài khoản thích hợp.
+ L/C trả chậm: Chi nhánh lập điện MT 799 thông báo chấp nhận thanh toán. Thanh toán viên phải nhập nội dung chấp nhận thanh toán vào hồ sơ bộ chứng từ L/C nhập khẩu trong chơng trình máy tính theo dõi trả tiền đúng hạn nh đã chấp nhận và chỉ dẫn trong th đòi tiền của ngân hàng gửi chứng từ. Trờng hợp ngân hàng thơng lợng yêu cầu gửi trả họ hối phiếu đã đợc Chi nhánh chấp nhận thanh toán thì chỉ gửi liên 1 của hối phiếu cho Chi nhánh khi đến hạn, yêu cầu ngân hàng thơng lợng gửi trả lại hối phiếu cho Chi nhánh khi đến hạn thanh toán. Liên 2 của hối phiếu đợc lu lại Chi nhánh.
+ Giao chứng từ cho khách hàng sau khi đã hoàn tất các thủ tục cần thiết. - Trờng hợp có chứng từ sai sót:
+ Trong khoảng thời gian cho phép nếu kiểm tra thấy sự sai sót về số lợng, hoặc nội dung chứng từ phải lập tức thông báo ngay cho ngân hàng thơng lợng đồng thời liên hệ với khách hàng mình để chờ chấp nhận thanh toán.
+ Chi nhánh lập điện MT 734/999 thông báo sai sót chứng từ và từ chối thanh toán đồng thời lập thông báo gửi cho khách hàng (mẫu đính kèm) để chờ chấp nhận thanh toán. Các sai sót của bộ chứng từ phải đợc thông báo đầy đủ ngay lần thông báo đầu tiên, không đợc phép thông báo bổ sung. Khoản phí thông báo
từ chối thanh toán phải ghi vào trờng 72 của điện MT 734 để thông báo cho ngân hàng thơng lợng biết khoản phí này sẽ trừ đi từ số tiền thanh toán L/C (nếu khách hàng chấp nhận chứng từ sai sót).
+ Sau khi hoàn tất công việc, lu bức điện trong chơng trình, in điện và phiếu chuyển khoản (nếu có bút toán thu phí) thanh toán viên ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ cho trởng phòng TTQT hoặc ngời đợc uỷ quyền kiểm soát.
+ Trởng phòng TTQT hoặc ngời đợc uỷ quyền kiểm soát toàn bộ nội dung