nguyên vật liệu trực tiếp, kiểm toán viên cần phải lu ý một số nội dung sau:
a) Những căn cứ chủ yếu để thực hiện kiểm toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trực tiếp
- Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh.
- Sổ tổng hợp và sổ chi tiết tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- Các chứng từ và các tài liệu có liên quan (Báo cáo tình hình sử dụng nguyên vật liệu của bộ phận sản xuất, Biên bản hoàn nhập vật liệu không dùng hết ) đến… việc nhập, xuất, sử dụng vật liệu cho sản xuất kinh doanh.
b) Thực hiện các thủ tục khảo sát và kiểm tra chi tiết khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nguyên vật liệu trực tiếp
- Sử dụng các phiếu xin lĩnh vật t, đơn đặt hàng sản xuất, các bảng tập hợp chi phí và các báo cáo kiểm định sản phẩm có đánh số trớc và đợc phê chuẩn với mục đích khẳng định hệ thống các tài liệu đã đợc phê duyệt và có sự kiểm soát chặt chẽ nhằm tạo cơ sở cho việc ghi sổ các nghiệp vụ sản xuất để bảo đảm chỉ những nghiệp vụ sản xuất hợp lệ mới đợc ghi sổ.
- Độc lập so sánh các báo cáo kiểm định chất lợng sản phẩm, báo cáo sản xuất, các bảng tập hợp chi phí với các đơn đặt hàng sản xuất, phiếu xin lĩnh vật t để bảo đảm các nghiệp vụ sản xuất thống nhất với các chứng từ, tài liệu gốc có liên quan nhằm khẳng định nghiệp vụ sản xuất thực tế đã xảy ra trớc khi chúng đợc ghi sổ.
- Phân tích chi phí nguyên vật liệu thực tế so với định mức để tìm ra sự chênh lệch đáng kể giữa thực tế ghi sổ so với định mức. Sự chênh lệch này có thể do ghi chép một số nghiệp vụ cha phát sinh (nếu chi phí thực tế cao hơn so với định mức) hay do không ghi sổ một số nghiệp vụ sản xuất (nếu chi phí thực tế thấp hơn so với định mức)
- Sử dụng phiếu yêu cầu xin lĩnh vật t, đơn đặt hàng sản xuất, các bảng tập hợp chi phí và các báo cáo kiểm định chất lợng có đánh số trớc nhằm kiểm soát tất cả các
nghiệp vụ sản xuất đã phát sinh thì đều đợc ghi sổ, không bị bỏ sót và không bị trùng lắp.
- Độc lập đối chiếu các phiếu xin lĩnh vật t, đơn đặt hàng sản xuất, các bảng tập hợp chi phí, báo cáo kiểm định chất lợng sản phẩm với nhau và với sổ sách kế toán để phát hiện sự không thống nhất giữa các chứng từ và phát hiện những nghiệp vụ sản xuất cha đợc vào sổ.
- So sánh, đối chiếu sản phẩm dở dang, sản phẩm hoàn thành trong sản xuất với sản phẩm hoàn thành nhập kho bởi có thể phát hiện thấy sự không khớp nhau do ghi thiếu nghiệp vụ liên quan tới sản xuất.
- Độc lập cộng và đối chiếu các sổ sách theo dõi sản xuất để phát hiện các sai sót trong cộng dồn và kết chuyển trong sổ sách theo dõi sản xuất trớc khi chúng đợc sử dụng để định giá hàng tồn kho.
- Phân tích và theo dõi sự khác biệt về chi phí nguyên vật liệu thực tế ghi sổ so với định mức kế hoạch nhằm phát hiện những sai phạm trong việc tính giá và đo lờng chi phí nguyên vật liệu.
- Sử dụng sơ đồ tài khoản đủ chi tiết để xác định rõ các nghiệp vụ sản xuất cần đợc hạch toán vào tài khoản nào khi phát sinh.
- Độc lập quan sát việc mã hoá tài khoản đối với các chi phi nguyên vật liệu để phát hiện việc phân loại sai về chi phí nguyên vật liệu trớc khi chúng đợc ghi sổ chính thức.
- Đối chiếu chi phí nhân công trực tiếp trên bảng tính giá thành với chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung trên sổ theo dõi chi tiết nhằm phát hiện sự không khớp nhau do phân loại sai.
- Kiểm tra danh mục các vấn đề cần khai báo và rà soát lại khai báo nhằm khẳng định tất cả các vấn đề cần khai báo thì đã đợc khai báo và khai báo đầy đủ, chính xác.
Ngoài việc khảo sát và thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết đã tiến hành khi kiểm toán khoản mục hàng tồn kho ở trên, kiểm toán viên cần chú ý thêm một số việc sau:
- Việc tổ chức quản lý và theo dõi quá trình sản xuất ở các phân xởng, tổ đội sản xuất của lãnh đạo, nhân viên thống kê, kế toán phân xởng và tổ đội sản xuất.
- Kiểm tra việc ghi nhật ký và việc lập báo cáo định kỳ của bộ phận sản xuất qui trình làm việc của bộ phận kiểm tra chất lợng, tính độc lập của cán bộ làm nhiệm vụ này.
- Quan sát việc quản lý, bảo quản vật t, sản phẩm dở dang ở các phân xởng, tổ đội sản xuất, qui trình và thủ tục kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang.
- Xem xét qui trình lập luân chuyển, kiểm tra và sử dụng chứng từ kế toán và các tài liệu có liên quan chi phí vật liệu trực tiếp; kiểm tra việc ghi sổ kế toán và qui trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của bộ phận kế toán.
Trong các doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ không chặt chẽ dễ tạo nên những sơ hở nên dẫn đến những gian lận trong việc sử dụng nguyên vật liệu nh: nguyên vật liệu đợc xuất ra không đợc dùng vào sản xuất nhng vẫn lập chứng từ và hạch toán vào chi phí sản xuất (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp). Ngợc lại, cũng có khi nguyên vật liệu đã đợc dùng cho sản xuất nhng không đợc hạch toán vào chi phí sản xuất (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp), hoặc không tính đúng vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của bộ phận sử dụng. Vì vậy, để tránh đợc những sai sót trọng yếu, khi xác định chi phí nguyên vật liệu trong chi phí sản xuất, trong quá trình kiểm tra chi tiết chi phí nguyên vật liệu, kiểm toán viên cần đi sâu phân tích, đối chiếu giá trị nguyên vật liệu xuất kho (Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu) với tổng chi phí vật liệu đã sử dụng (phản ánh trên các Tài khoản 621 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; Tài khoản 622 – chi phí nhân công trực tiếp; Tài khoản 627 – chi phí sản xuất chung (6272 – chi phí vật liệu); Tài khoản 641- chi phí bán hàng (6412 – chi phí vật liệu bao bì); Tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp (6422 – chi phí vật liệu quản lý), đối chiếu số liệu vật t dùng cho phân xởng với báo cáo sử dụng vật t của phân xởng v.v... Cần kiểm tra chọn mẫu một số Phiếu xuất kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất để xem có trờng hợp nào hạch toán sai hoặc không đúng tài khoản chẳng hạn nh xuất dùng cho sản xuất nhng lại hạch toán vào chi phí bán hàng, chi phí quản lý và ngợc lại.
2.2.2 Kiểm toán chi phí nhân công trực tiếp