- Năng lợng mua ngoài và chi phí khác
3.3Thực hiện kiểmtra chi tiết số d
Sau khi tiến hành các thủ tục phân tích, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chi tiết các tài khoản chi phí của Công ty X để thu thập bằng chứng đầy đủ làm cơ sở cho nhận xét về Báo cáo tài chính đợc kiểm toán.
Để việc kiểm tra chi tiết đợc thực hiện trọn vẹn trên các khía cạnh trọng yếu mà vẫn đảm bảo mức chi phí có thể chấp nhận đợc, AASC thờng tiến hành chọn mẫu kiểm toán các nghiệp vụ chi phí phát sinh theo các tiêu chuẩn nh:
-Chọn mẫu theo số lớn (quy mô tiền tệ)
-Chọn mẫu ngẫu nhiên.
-Chọn mẫu dựa trên kinh nghiệm của kiểm toán viên.
Riêng đối với các khoản mục chi phí, do tính chất dễ xảy ra sai sót trên các khoản mục này nên hầu hết các khoản chi phí lớn đều đợc chọn để kiểm toán. Tỷ lệ này xấp xỉ 90% các chứng từ chi phí. Đặc biệt, các khoản chi phí lớn đều đợc kiểm tra toàn bộ. Thông thờng, khi đã chọn một số nghiệp vụ phát sinh theo tiêu chí số lớn và chọn ngẫu nhiên, nếu không có sai sót, kiểm toán viên có thể rút ra đợc kết luận. Trong trờng hợp có sự chênh lệch giữa thực tế và sổ sách, kiểm toán viên sẽ tiếp tục mở rộng mẫu chọn của mình theo nguyên tắc trên (đặc biệt là đối với khoản mục chi phí sản xuất chung).
Việc kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ cũng đợc AASC phân loại theo từng khoản mục chi phí riêng biệt. Đối với Công ty X là doanh nghiệp chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm hoá học, khi kiểm toán khoản mục chi phí sản xuất thì cần tập trung vào việc xem xét chủ yếu công tác hạch toán và ghi sổ đối với chi phí sản xuất chung. Do đó, công việc kiểm tra chi tiết số d tại Công ty X đợc tiến hành cụ thể nh sau:
Kiểm tra chi tiết chi phí sản xuất chung thờng là phức tạp hơn so với các khoản mục chi phí khác. Nhng thông thờng, kiểm toán viên chủ yếu xem xét những khoản chi phí cơ bản với số tiền phát sinh lớn nh: cho phí khấu hao tài sản cố định, chi phí bằng tiền khác, chi phi nguyên vật liệu, chi phí nhân viên phân xởng.
Qui trình kiểm toán chi phí sản xuất chung nh sau:
- Kiểm toán viên đối chiếu với kết quả kiểm tra phần tiền lơng, nhân viên trực tiếp trên cơ sở phân tích chi phí mua ngoài.
- Kiểm toán viên đối chiếu với kết quả kiểm tra phần chi khấu hao tài sản cố định đợc phân bổ vào chi phí sản xuất chung; kiểm tra các khoản chi phí sản xuất chung bằng tiền, kiểm tra phần công cụ, dụng cụ, vật liệu, tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ đã hạch toán vào chi phí sản xuất chung.…
Trong quá trình đối chiếu này, kiểm toán viên cũng kiểm tra xem đơn vị có hạch toán vào chi phí sản xuất chung các khoản chi phí dự phòng (dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi) không?
- Đối chiếu các khoản chi phí phải trả đã hạch toán vào chi phí sản xuất chung với số liệu trong giấy làm việc phần chi phí phải trả, kiểm tra việc tuân thủ nguyên tắc phù hợp (doanh thu phù hợp với chi phí) và nguyên tắc chia cắt niên độ kế toán (đúng kỳ kế toán).
- Đối chiếu với số liệu kiểm tra phần chi phí trả trớc để xem xét tính hợp lý, đầy đủ của:
♦ Việc phân bổ một số khoản chi phí vào chi phí sản xuất chung.
♦ Việc kết chuyển chi phí sản xuất chung vào tài khoản chi phí chờ kết chuyển (nếu có).
Tên khách hàng: Công ty X Niên độ kế toán: 31/ 12/ 2000
Khoản mục: Tài khoản 627 - Chi phí sản xuất chung Bớc công việc: Xem xét sổ sách
Tham chiếu:
Ngời thực hiện: Công Ngày thực hiện: 13/3/2001
Bảng cân đối số phát sinh
Ngày 31/ 12/ 2000
Tài khoản Nợ Có Tài khoản
111112 112 133 136 141 1421 214 331 335 3382 3383 3384 642 685.676.740 (1) 8.085.392 (2) 9.000 (3) 448.307.912 (4) 865.737.901 (5) 772.359.990 (6) 13.372.971 (7) 8.334.574.888 (8) 13.054.112.746 (9) 376.190.325 (10) 1.561.742.664 (11) 208.232.353 (12) 319.000 (13) (14) 771.973.511 (15) 110.600 (16) 38.911.586.586 (17) 649.802 111 133 154 331 Tổng (Ag) 39.684.320.499 (Ag) 39.684.320.499
Ghi chú: (Ag): Khớp với số liệu trên sổ chi tiết
(4): Chi phí xây dựng cơ bản, nhà khách, xí nghiệp 26/3
(5): Thanh toán tạm ứng
(6): Phân bổ chi phí.
(7): Chi phí khấu hao
(8): Chi phí điện mua ngoài
(9): Chi phí trích trớc, sửa chữa lớn, ăn kỳ vụ.
(10), (11), (12): Trích BHXH, BHYT, KPCĐ.
(13): Kết chuyển chi phí.
(14): Thu tiền điện nớc, vận chuyển.
(17): Công nợ đã treo lâu ngày không có biên bản xử lý
(Trích hồ sơ kiểm toán Công ty X)
Ngời kiểm tra: Ngày thực hiện:
Trên cơ sở kết quả kiểm tra phân tích và kết quả thu đợc từ việc kiểm tra các chi phí nêu trên, trong trờng hợp cha làm sáng tỏ đợc các nghi vấn (cha đủ bằng chứng để rút ra kết luận theo mục đích kiểm toán) thì kiểm toán viên sẽ chọn mẫu kiểm toán theo nguyên tắc:
♦ Kiểm tra các khoản chi phí có đối ứng bất thờng.
♦ Trên cơ sở sổ kế toán chi tiết, kiểm tra chọn mẫu các chi phí thuê ngoài (nhân công, nhà kho, bến bãi, phơng tiện vận tải, đóng gói ).…
♦Trên cơ sở sổ kế toán chi tiết, kiểm tra chọn mẫu một số khoản chi giao dịch, tiếp khách, đặc biệt là các khoản chi tài trợ, khen thởng, ủng hộ, mua sắm công cụ, dụng cụ, công tác phí…
Ngoài ra, kiểm toán viên cũng so sánh từng khoản chi phí sản xuất chung trên tổng chi phí sản xuất trong kỳ hoặc chi phí thực tế với dự toán để thu thập thông tin hỗ trợ cho quá trình xét đoán.
Với nguyên tắc kiểm tra nh trên, kiểm toán viên đã xem xét các số liệu tổng hợp và chi tiết tài khoản chi phí sản xuất chung trong 12 tháng của năm 2000:
Công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC )
Tên khách hàng: Công ty X Niên độ kế toán: 31/ 12/ 2000 Khoản mục: TK 627
Bớc công việc: Xem xét sổ sách
Tham chiếu:
Ngời thực hiện: Công Ngày thực hiện: 13/3/2001
Sổ chi tiết
Tài khoản 627 Chi phí sản xuất chung–
Tháng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Kết chuyển sang TK chi phí
12 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2.659.703.340 2.453.652.312 2.829.773.681 2.797.445.917 3.237.548.279 3.761.856.470 4.073.733.250 5.525.617.188 2.338.779.171 574.733.504 4.699.331.633 4.731.745.754 2.659.703.340 2.453.652.312 2.829.773.681 2.797.445.917 3.237.548.279 3.761.856.470 4.073.733.250 5.525.617.188 2.338.779.171 574.733.504 4.699.331.633 4.731.745.754 2.602.370.940 2.446.492.312 2.727.556.330 2.780.611.883 3.192.889.454 3.688.490.694 4.005.532.462 5.448.736.079 2.252.736.180 485.000.148 4.671.146.109 4.610.023.995
Tổng 39.684.320.499 (Ag) 39.684.320.499 (Ag) 38.911.586.586 (Ag) Ghi chú: - (Ag): Khớp với số liệu trên bảng cân đối số phát sinh
-Số phát sinh qua 12 tháng về cơ bản không có biến động nào lớn
(Trích hồ sơ kiểm toán Công ty X)
Sau khi xem xét số liệu trên bảng cân đối số phát sinh và số liệu trên sổ chi tiết TK 627, kiểm toán viên đã rút ra nhận xét sau:
- Các khoản chi này phần lớn là theo đúng quy định và nguyên tắc hạch toán.
Phần hạch toán giảm chi phí
1) Phần điện nớc cung cấp cho cán bộ công nhân viên thuộc Công ty, bếp ăn đã đợc tính vào giá thành nhng khi thu các khoản này kế toán lại hạch toán giảm phí (Giảm tài khoản 627) trong đó:
- Phần thu ghi theo giá bán.
- Phần bán ra tính vào giá thành và ghi theo giá vốn.
Ngời kiểm tra: Ngày thực hiện:
⇒ Không hợp lý
2) Khoản công nợ phải trả ngời bán ghi giảm chi phí nhng không có biên bản xử lý, điều này là sai nguyên tắc. Đơn vị đã giải trình nghiệp vụ này là do nhà cung cấp không còn hoạt động nên kế toán đã ghi giảm chi phí. Theo nguyên tắc số nợ này phải đa vào tài khoản thu nhập bất thờng. Nếu ghi giảm chi phí sản xuất, lãi chung của doanh nghiệp sẽ không thay đổi nhng sẽ ảnh hởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của các hoạt động.
Đề nghị điều chỉnh tăng chi phí sản xuất chung đồng thời tăng thu nhập bất th- ờng nh sau:
Nợ TK 331: 649.802 VNĐ Có TK 421 (↑ 627): 649.802 VNĐ Nợ 331: 649.802 VNĐ Có 721: 649.802 VNĐ
Tuy nhiên, do số tiền này không lớn nên sau khi xem xét, kiểm toán viên quyết định không tiến hành điều chỉnh. Việc hạch toán nh trên tuy cha ảnh hởng nghiêm trọng đến Báo cáo tài chính của Công ty bởi số phát sinh không nhiều nhng lại phản ánh công tác kế toán của doanh nghiệp cha tốt. Vì vậy, Công ty cần có biện pháp chấn chỉnh kịp thời đối với công tác hạch toán nói chung và kế toán chi phí nói riêng.
Bên cạnh việc kiểm tra trên, kiểm toán viên tiến hành chọn mẫu phiếu chi và tiếp tục kiểm tra số liệu chi tiết trên mẫu đã chọn. Trong quá trình kiểm tra, kiểm toán viên đã phát hiện một số sai sót do kế toán doanh nghiệp đã phản ánh không đúng nội dung nghiệp vụ, cụ thể nh sau:
Công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC )
Tên khách hàng: Công ty X Niên độ kế toán: 31/ 12/ 2000 Khoản mục: TK 627
Bớc công việc: Kiểm tra chi tiết
Tham chiếu:
Ngời thực hiện: Hoà Ngày thực hiện: 143/2001
Tài khoản : chi phí sản xuất chung (627)
Ghi chú: Σ (2) = 50.528.140 VNĐ Thu cho thuê cẩu, thuê xe. Σ (3) = 701.811.079 VNĐ Thu tiền điện nớc sinh hoạt.
(Trích hồ sơ kiểm toán Công ty X do AASC thực hiện)
Ngời kiểm tra: Ngày thực hiện:
Chứng từ
SH NT
Diễn giải TK đối
ứng Số tiền (VNĐ) Ghi chú A651 A659 A793 A890 A323 A101 68 87 116 A230 ... A04 A341 A614 A779 ... 16/2 18/2 31/3 T2 14/3 3/3 5/12 4/4 8/5 8/9 ... 1/3 25/1 24/3 31/3 ... Chi lễ ra quân nhập ngũ Chi sự kỷ niệm 5 năm thành lập
ngành BHXH Chi phí chúc tết khách hàng Chi bồi dỡng cho phóng viên đài
truyền hình Việt Nam Thanh toán tiền lơng làm thêm giờ