- Kiểm tra (Check): Các Đội trưởng của các đội có trách nhiệm kiểm tra hiệu quả (chất lượng) của việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao trong đội. Xem xét tiến độ thực hiện, quá trình thực hiện có vấn đề gì còn vướng mắc để xin ý kiến chỉ đạo của Ban lãnh đạo, đánh giá năng lực công tác của từng công chức từ đó có sự điều chỉnh phù hợp theo khả năng từng người để thực thi nhiệm vụ chung của đội. Tổ chức các cuộc họp đội để lắng nghe các ý kiến đóng góp, phản ánh những khó khăn, vướng mắc cần tháo gỡđể từ đó có giải pháp hợp lý hơn và hiệu quả hơn.
- Hoạt động (Action): Hoạt động này nhằm mục đích điều chỉnh và khắc phục lại những sai sót trong quá trình triển khai nhiệm vụ, đánh giá lại nhiệm vụ khả thi, dựa trên các số liệu thống kê đểđánh giá hiệu quảđạt được trong quá trình thực thi nhiệm vụ từ đó xác định lại những mặt mạnh, những mặt yếu để có cơ sở đề ra các biện pháp hữu hiệu nhằm thực hiện tốt nhiệm vụđược giao.
Và cứ như vậy sau khi thực hiện bước Hoạt động (Action) thì các đội lại tiếp tục thực hiện bước lập kế hoạch (Plan) theo chu trình Deming. Với chu trình này sẽ giúp cho các đội ngày càng thực hiện tốt hơn nhiệm vụđược giao và sẽ có nhiều sáng kiến cải tiến liên tục trong quá trình công tác của bộ phận chức năng.
3.4 Mô hình áp dụng TQM trong quản lý thuếđối với việc phối hợp giữa các bộ phận chức năng bộ phận chức năng
Qua quá trình thực hiện nhiệm vụ của các đội chức năng cũng đã cho thấy được những hạn chế nhất định trong công tác quản lý. Bất cập đó được thể hiện
rõ nét nhất là việc phối hợp giữa các đội chức năng không được thực hiện một cách chặt chẽ, đùn đẩy công việc và làm hạn chế hiệu quả của chính bộ phận chức năng đó nếu không có cơ chế phối hợp.
Nhận ra được vấn đề trên, Chi cục thuế cần phải quan tâm nhiều đến việc phối hợp giữa các bộ phận trong cơ quan thông qua quy chế phối hợp. Sau đây là mô hình quy chế phối hợp giữa các bộ phận chức năng.
* Quy chế phối hợp giữa Đội Nghiệp vụ - Dự toán với các Đội khác
Hình 3.3: về quy chế phối hợp
giữa Đội Nghiệp vụ - Dự toán với các Đội khác.
- Phối hợp với đội Quản lý và cưỡng chế nợ
+ Căn cứ số liệu nợđọng để tham mưu Lãnh đạo trong việc đưa ra giải pháp giảm nợđọng và xác định lại nguồn thu.
+ Là cơ sởđể dự toán phân bổ chi tiêu thu ngân sách cho các đội.
+ Là cơ sở để tham mưu khi xét thi đua cho cá nhân và tập thể của Chi cục trong việc giảm nợđọng thuế.
+ Tham gia góp ý quy trình cũng như hoạt động của đội Quản lý và cưỡng chế nợ.
- Phối hợp với đội Kiểm tra.
Đội Quản lý và cưỡng chế nợ Đội Kiểm tra thuế Đội Kê khai - Kế toán thuế Đội Nghiệp vụ - Dự toán A P C D
+ Hướng dẫn và giải quyết một số vướng mắc cho các đội Kiểm tra đối với nghiệp vụ thuế.
+ Tập huấn cho các công chức đội kiểm tra nói riêng và công chức Chi cục nói chung về chính sách thuế mới, những văn bản mới để cập nhật kịp thời phục vụ tốt trong công tác quản lý và kiểm tra.
+ Căn cứ vào đối tượng nộp thuế của từng đội đang quản lý mà phân bổ chỉ tiêu cho từng đội Kiểm tra.
+ Tham gia đóng góp ý kiến nhằm chấn chỉnh và khắc phục những sai phạm phát sinh trong quá trình kiểm tra.
+ Đề xuất Ban lãnh đạo chỉ đạo các đội Kiểm tra thực hiện theo một số chuyên đề qua đánh giá tình hình thực tế của các đối tượng nộp thuế.
- Phối hợp với đội Kê Khai – Kế toán thuế.
+ Đội nghiệp vụ - Dự toán phụ trách bộ phận “Một cửa” có trách nhiệm nhận và trả hồ sơ của người nộp thuế; như hồ sơ: Tờ khai tháng, tờ khai quý, báo cáo tài chính và báo cáo thuế năm, hồ sơ hoàn thuế thì phải chuyển lên Đội Kê khai – Kế toán thuế theo đúng thời gian đã được quy định tại quy chế phối hợp và giao đúng, đủ hồ sơ.
+ Dựa vào số liệu khai thác từ nguồn dữ liệu của đội Kê khai - Kế toán thuế để phân tích, tổng hợp và tham mưu cho Lãnh đạo
* Quy chế phối hợp giữa Đội Kê khai – kế toán thuế với các Đội khác
Hình 3.4: về quy trình phối hợp
giữa Đội Kê khai – Kế toán thuế với các Đội khác.
- Phối hợp với đội Nghiệp vụ - Dự toán:
+ Cung cấp số liệu về thuế các đối tượng nộp thuế để đội Nghiệp vụ - Dự toán lên kế hoạch phân bổ dự toán thu ngân sách cho các đội và tham mưu cho Lãnh đạo một số vụ việc cụ thể.
+ Kết hợp với đội nghiệp vụ nhận các tờ khai thuế, hồ sơ thuế tránh lạc mất hồ sơ, nhập sót hồ sơ khai thuế. Kết hợp xử lý đối với hồ sơ thuế chậm nộp khi người nộp thuế nộp hồ sơ tại “Một cửa” chuyển lên đội Kê Khai – Kế toán thuế để xử phạt vi phạm hành chính.
- Phối hợp với đội Kiểm tra:
+ Kết hợp kiểm đếm với các đội Kiểm tra xác định tình trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp danh bạ để các đội kiểm tra đối chiếu tình trạng hoạt động của doanh nghiệp tránh quản lý sót đối tượng nộp thuế.
+ Nhập các số liệu khai báo về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (Báo cáo quyết toán thuế, báo cáo tài chính….) để các đội kiểm tra có dữ liệu để
Đội Nghiệp vụ - Dự toán Đội Kiểm tra thuế Đội Quản lý và cưỡng chế nợ Đội Kê khai - Kế toán thuế A P C D
phân tích rủi ro, và là cơ sở xác định hành vi khai man trốn thuế nếu doanh nghiệp không khai báo.
+ Cung cấp phiếu tình trạng thuế vụ giúp cho các đội Kiểm tra có cơ sở xác định số thuế doanh nghiệp thực nộp tránh việc thất thoát tiền thuế và mất tiền thuế nộp thừa của doanh nghiệp.
+ Thẩm định các hồ sơ kiểm tra trước hoàn thuế của các đội thực hiện qua quá trình kiểm tra.
- Phối hợp với đội Quản lý và cưỡng chế nợ:
+ Cung cấp cho đội Quản lý và cưỡng chế nợ số liệu về nợ đọng để làm cơ sởđốc thu nợđọng và tính phạt theo đúng quy trình quy định.
+ Phối hợp rà soát và điều chỉnh nợ đọng phát sinh trong quá trình nhập liệu, lịch sử từ những năm trước để lại chưa được đối chiếu (nợảo).
* Quy chế phối hợp giữa Đội Quản lý - cưỡng chế nợ và các Đội khác.
Hình 3.5: về quy trình phối hợp
giữa đội Quản lý và cưỡng chế nợ với các Đội khác.
- Phối hợp với đội Nghiệp vụ - Dự toán.
+ Kết hợp với đội Nghiệp vụ - Dự toán tham mưu cho lãnh đạo cách tính tỷ lệ nợ đọng và giao chỉ tiêu giảm nợ đọng từng năm cho từng công chức quản lý và từng tập thểđội làm cơ sở xét thi đua quý và năm. Đội Nghiệp vụ - Dự toán Đội Kiểm tra thuế Đội Kê khai - Kế toán thuế Đội Quản lý và cưỡng chế nợ A P C D
- Phối hợp với đội Kiểm tra.
+ Phối hợp với đội Kiểm tra xác định từng loại nợ như: Nợ bất khả thu (nợ của những doanh nghiệp đã không còn kinh doanh (bỏ trốn), những doanh nghiệp phá sản không còn khả năng tài chính….), nợ khó thu, nợ chờ xử lý (nợ của những doanh nghiệp đang khiếu nại tại cơ quan Thuế hoặc Tòa án), nợ khả thu (những khoản nợ doanh nghiệp chưa nộp nhưng hoàn toàn có khả năng nộp). Trên cơ sởđó phân loại và tiến hành đốc thu nợđọng và phạt chậm nộp theo quy trình.
+ Phối hợp các đội Kiểm tra xác định lại số nợ thực tế so với số nợđược ghi nhận tại tình trạng thuế vụđược theo dõi tại đội Kê khai – Kế toán thuế.
+ Hỗ trợ các đội Kiểm tra ra thông báo nộp thuế.
+ Xác định lại tình trạng nợ đọng của người nộp thuế để các đội Kiểm tra tiến hành xem xét yêu cầu hoàn thuế của các doanh nghiệp.
- Phối hợp với đội Kê khai – Kế toán thuế.
+ Đối chiếu và xác định lại nợ đọng khi có phán ánh về số tiền nợ thuế trên thông báo nộp thuế của đối tượng nợ thuế.
+ Kết hợp với đội Kê khai xác định số tiền nợ thuế dưới 90 ngày của các đối tượng nợ thuế chuyển cho các đội Kiểm tra tiến hành đốc thu nợđọng.
Hình 3.6: về quy trình phối hợp giữa đội Kiểm tra với các Đội khác.
- Phối hợp với đội Nghiệp vụ - Dự toán.
+ Mời và động viên các doanh nghiệp đến tham dự các buổi tập huấn do Chi cục thuế hoặc Cục thuế tổ chức.
+ Hỗ trợ đội Nghiệp vụ - Dự toán lọc danh sách các doanh nghiệp làm ăn thành đạt có số nộp ngân sách nhà nước cao đểđộng viên khen thưởng kịp thời.
- Phối hợp với đội Quản lý và cưỡng chế nợ.
+ Rà soát, đối chiếu danh sách nợ hàng tháng của đội Quản lý và cưỡng chế nợ chuyển sang và tiến hành đốc thu đối với nợ thuế dưới 90 ngày.
+ Đề nghị đội Quản lý và cưỡng chế nợ dùng các biện pháp cưỡng chế như: đề nghị doanh nghiệp không phát hành hóa đơn, phong tỏa tài khoản của doanh nghiệp, dừng việc xuất cảnh….
- Phối hợp với đội Kê khai – Kế toán thuế.
+ Kiểm tra và đối chiếu các số liệu về tình trạng thuế, số liệu về kê khai thuế, quyết toán thuế, số liệu ghi nhận sau kiểm tra.
+ Đối chiếu tình trạng quản lý đối tượng nộp thuế được thể hiện trên danh bạ (của Đội kê khai) và số đối tượng quản lý thực tế tại đội kiểm tra.
Đội Nghiệp vụ - Dự toán Đội Quản lý và cưỡng chế nợ Đội Kê khai - Kế toán thuế Đội Kiểm tra thuế A P C D
+ Phối hợp đối chiếu và xử lý các đối tượng nộp thuế không nộp hồ sơ thuế theo quy định (ấn định thuế, truy thu và xử phạt hành vi khai man trốn thuế nếu chậm nộp hồ sơ quá 90 ngày).
* Quy chế phối hợp khác.
Ngoài những quy chế phối hợp trên Chi cục thuế còn phải có những quy chế phối hợp với cơ quan Công an, Hải quan, Ngân hàng để kết hợp xác minh thông tin, điều tra một số vụ việc vượt ngoài thẩm quyền của cơ quan thuế.