Mục tiêu của việc thực hiện các khảo sát kiểm soát nội bộ
Mục tiêu cụ thể và chủ yếu của khảo sát này là hiểu rõ cơ cấu KSNB đối với TSCĐ; đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát. Trên cơ sở kết quả khảo sát về KSNB, KTV sẽ xác định được phạm vi kiểm toán và thiết kế các khảo sát cơ bản thích hợp (khảo sát nghiệp vụ và khảo sát số dư)
Các khảo sát về kiểm soát nội bộ chủ yếu được thực hiện
- Khảo sát về sự thiết kế hệ thống KSNB:
Để có được hiểu biết về các chính sách, các quy định của đơn vị về KSNB đối với TSCĐ KTV cần yêu cầu các nhà quản lý đơn vị cung cấp các văn bản quy định về KSNB có liên quan như: Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận hay cá nhân trong việc xét duyệt mua,
phán ký kết hợp đồng thương mại, trong việc xuất giao hàng… Khi nghiên cứu các văn bản quy định về KSNB cần chú ý đến sự đầy đủ, tính chặt chẽ và phù hợp của các quy định và quy chế KSNB đối với TSCĐ.
- Khảo sát về sự vận hành các quy chế KSNB:
Công việc của KTV là khảo sát để đánh giá sự vận hành của các quy chế KSNB. Mục tiêu chủ yếu của sự khảo sát ở đây là sự hiện hữu (hoạt động) và tính thường xuyên, liên tục trong vận hành của các quy chế kiểm soát và các bước kiếm soát. KTV có thể phỏng vấn các nhân viên có liên quan trong đơn vị về sự hiện hữu của các bước kiểm soát, kể cả tính thường xuyên hiện hữu vận hành của nó. KTV cũng có thể trực tiếp quan sát công việc của nhân viên thực hiện kiểm soát hồ sơ, tài liệu. Một thủ tục phổ biến và quan trọng là kiểm tra các dấu hiệu của hoạt động KSNB còn lưu lại trên các hồ sơ, tài liệu; dấu hiệu của hoàn thiện chứng từ kế toán, chữ ký của người kiểm tra việc ghi sổ kế toán…
- Khảo sát về tình hình thực hiện các nguyên tắc tổ chức hoạt động KSNB:
KTV xem xét hệ thống KSNB có thực hiện theo đúng các nguyên tắc sau đây không: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc phê chuẩn, uỷ quyền và nguyên tắc bất kiêm nhiệm. KTV có thể thực hiện các thủ tục như: kiểm tra giấy tờ tài liệu, quan sát, phỏng vấn các nhân viên có liên quan… để đánh giá tình hình thực hiện các nguyên tắc của đơn vị.
Thủ tục khảo sát về kiểm soát nội bộ đối với TSCĐ
Thủ tục này bao gồm: Kỹ thuật điều tra theo hệ thống và khảo sát chi tiết đối với kiểm soát nội bộ.
- Kỹ thuật điều tra theo hệ thống : Kỹ thuật điều tra theo hệ thống là việc kiểm tra chi tiết một loạt các nghiệp vụ về TSCĐ được theo dõi, ghi
đến khi đưa TSCĐ vào sử dụng. Qua đó, KTV có thể xem xét, đánh giá các bước kiểm soát áp dụng trong hệ thống đó của đơn vị được kiểm toán.
- Khảo sát chi tiết đối với kiểm soát nội bộ : Kiểm tra các tài liệu, các quy định của đơn vị về việc xây dựng, duy trì hoạt động của hệ thống; quan sát quá trình vận hành của hệ thống, phỏng vấn những người có trách nhiệm; kiểm tra các tài liệu và dấu hiệu chứng minh cho các thủ tục KSNB đã được thực hiện.
Các mục tiêu và các thủ tục khảo sát kiểm soát nội bộ đối với khoản mục TSCĐ được khái quát dưới bảng sau:
Bảng 04: Bảng tổng hợp các thử nghiệm kiểm soát đối với TSCĐ Mục tiêu KSNB Thủ tục khảo sát kiểm soát
Các nghiệp vụ về TSCĐ được phê chuẩn đúng đắn
Xem xét dấu hiệu phê chuẩn các nghiệp vụ TSCĐ có phù hợp với quy định doanh nghiệp bằng cách quan sát
Các nghiệp vụ TSCĐ đã ghi sổ là có căn cứ hợp lý (sự phát sinh)
Kiểm tra, phỏng vấn những người liên quan về việc thực hiện các quy định:
- Các nghiệp vụ về TSCĐ phải được người có thẩm quyền phê duyệt và phù hợp với hoạt động của đơn vị
- Có đầy đủ các chứng từ và tài liệu liên quan đến nghiệp vụ như: các đề nghị về nghiệp vụ, hợp đồng mua, bán thanh lý; biên bản giao nhận; hóa đơn mua; các chứng từ liên quan đến vận chuyển, lắp đặt, chạy thử; ...
- Các chứng từ phải hợp pháp, hợp lệ
- Các chứng từ và tài liệu liên quan phải được đánh số và quản lý theo số trên các sổ chi tiết
Kiểm tra các dấu hiệu còn lưu lại trên các hồ sơ, hợp đồng mua bán, thanh lý: chữ ký, phê duyệt, đóng dấu…
Các nghiệp vụ TSCĐ được tính toán, đánh giá đúng đắn, hợp lý
- Kiểm tra, so sánh số liệu trên hóa đơn với số liệu trên hợp đồng và các chứng từ liên quan
- Kiểm tra việc sử dụng tỷ giá để quy đổi với các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ
Các nghiệp vụ TSCĐ được phân loại
- Kiểm tra chính sách phân loại TSCĐ có phù hợp với yêu cầu của các quy định có liên quan và
đắn - Kiểm tra hồ sơ hạch toán có đảm bảo đúng tài khoản, quan hệ đối ứng và số tiền (trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết)
Các nghiệp vụ TSCĐ được hạch toán đầy đủ, đúng kỳ
- Quan sát việc đánh số và quản lý theo dõi các chứng từ liên quan tới TSCĐ
- Kiểm tra tính phù hợp ngày phát sinh nghiệp vụ với ngày ghi sổ nghiệp vụ
TSCĐ phải đảm bảo sự cộng dồn (tính toán tổng hợp) đúng đắn
Số liệu phải được tính toán tổng hợp (cộng dồn) đầy đủ, chính xác: so sánh số liệu tổng hợp từ các sổ chi tiết với sổ tổng hợp