II- Hoàn thiện hạch toán chi phí nghiệp vụ kinh doanh tại Công ty Thiết bị xăng dầu Petrolimex.
3. kiến về mức dự trữ hàng tồn kho.
Đảm bảo dự trữ hàng tồn kho phù hợp là vấn đề không ít doanh nghiệp đã mắc phải. Nếu dự trữ hàng tồn kho quá lớn thì sẽ ảnh hởng đến tốc độ chu chuyển của vốn lu động, làm ứ đọng vốn. Còn nếu hàng hoá dự trữ không đủ thì sẽ dẫn đến tình trạng không có hàng để bán, làm giảm tính liên tục, làm giảm lợi nhuận kinh doanh trong kỳ và làm ảnh hởng đến uy tín của doanh nghiệp. Nh vậy, lợng hàng tồn kho tối u phải đáp ứng đợc 2 yêu cầu sau:
• Mức hàng hoá dự trữ phải đủ để thực hiện việc xuất bán hàng hoá đợc liên tục.
• Hàng hoá dự trữ chỉ ở mức cần thiết nhằm tăng tốc độ chu chuyển của vốn lu động.
Ví dụ21: Theo số liệu trên Bảng cân đối kế toán từ 01/01/00 đến 31/12/00 của Công ty, hàng tồn kho vào thời điểm 31/12/00 là 8.204.474.510 đồng trong đó:
+ Nguyên vật liệu tồn kho: 344.965.740 + CCDC : 124.383.694 + Chi phí sản xuất dở dang: 861.816.329 + Thành phẩm tồn kho : 238.020.430 + Hàng hoá tồn kho : 6.492.811.068 Và nguồn vốn kinh doanh là : 9.566.762.901
Qua số liệu trên ta thấy: Tại Công ty trong năm 2000 giá trị hàng tồn kho quá lớn, trị giá hàng tồn kho bằng 85,76% nguồn vốn kinh doanh. Tỷ lệ này là lớn (mặc dù doanh nghiệp kinh doanh thơng mại cần dự trữ nhiều là tất nhiên),
lớn gấp hơn 2 lần so với lợng hàng có thể tiêu thụ trong 1 tháng (ớc tính theo mức bình quân). Cụ thể là:
Theo số liệu trên Báo cáo Kết quả kinh doanh năm 2000 (đơn vị: đồng): + Giá vốn hàng bán năm 2000: 53.111.906.114
Trung bình lợng hàng hoá đợc tiêu thụ trong 2 tháng là: 53.111.906.114 ì 2 = 8.851.984.352 đồng.
12
Trong khi đó, trên thực tế tại các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu, thiết bị Ngành xăng dầu nói riêng chỉ cần dự trữ mức hàng tồn kho đủ để tiêu thụ trong 1 tháng hoặc 1,5 tháng. Bởi vì trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, nếu đơn vị bán thấy xu hớng có thể tiêu thụ nhiều hơn thì trong quá trình đó họ vẫn có thể có thời gian nhập thêm hàng hoá để bán và vẫn đảm bảo quá trình cung cấp hàng hoá đợc liên tục và tránh đợc một phần vốn bị ứ đọng.
Qua phân tích ở trên, theo em doanh nghiệp cần có biện pháp điều chỉnh lại cho kịp thời mức dự trữ hàng tồn kho sao cho hợp lý hơn vì mức dự trữ hàng tồn kho trên là quá lớn. Giả sử cứ cho rằng trong kinh doanh thì bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng chiếm dụng vốn từ bên ngoài bằng cách: mua hàng chịu trong một thời gian nhất định nào đó, nợ đến hạn trả nhng cha trả thì tỷ…
lệ hàng tồn kho này tại Công ty vẫn là lớn, chiếm 44.63% tổng tài sản của Công ty. Hơn nữa, khi dự trữ hàng tồn kho quá lớn nh vậy thì không thể tránh đợc hàng tồn kho có thể bị lỗi thời, bị h hỏng...kéo theo chi phí bảo quản tăng lên và nh vậy chắc chắn ảnh hởng đến kết quả kinh doanh của Công ty.
Để điều chỉnh mức hàng tồn kho dự trữ cho niên độ tiếp theo, Công ty có thể áp dụng theo cách sau:
Ph
ơng án 1 :
Doanh nghiệp cần xây dựng mức dự trữ tiêu chuẩn dựa trên kế hoạch bán hàng. Mức dự trữ tiêu chuẩn có thể đợc xây dựngtheo công thức sau:
Trong đó: Dtc là mức dự trữ tiêu chuẩn Dtc = Kkh ì Tdt
Kkh là khối lợng hàng tiêu thụ theo kế hoạch trong một đơn vị thời gian (ngày, tháng, quý, năm)
Tdt là thời gian dự trữ hàng hoá dự tính
Nếu chỉ tiêu này đợc thoả mãn thì sẽ làm cho tổng chi phí kinh doanh của Công ty giảm tơng đối lớn, từ đó dẫn đến nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí kinh doanh, cụ thể:
+ Giảm chi phí bảo quản + Giảm chi phí lãi vay
+ Giảm chi phí thuê kho bãi...
Để đạt đợc mục tiêu trên cần phải xác định đợc các chỉ tiêu sau:
*Khối lợng hàng hoá tiêu thụ theo kế hoạch có thể đợc xây dựng dựa trên số hàng hoá tiêu thụ thực tế của năm trớc nhân với một hệ số định mức nào đó căn cứ vào dự đoán xu hớng tăng hay giảm của từng loại hàng hoá trong năm.
*Thời gian dự trữ hàng hoá dự tính đợc xây dựng dựa trên khả năng mua hàng hoá của Công ty. Nếu việc mua hàng hoá của Công ty dựa trên các nguồn có tính chất ổn định thì thời gian dự trữ hàng hoá có thể rút ngắn lại, ng- ợc lại nguồn cung cấp hàng hoá cho Công ty mà không ổn định thì thời gian có thể kéo dài.
Mức dự trữ hàng hoá tiêu chuẩn có đợc chính xác hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó dặc biệt phải kể đến sự nhạy bén của Công ty đối với thông tin trên thị trờng.
Ph
ơng án 2:
Xác định nhu cầu: Tuy việc dự đoán nhu cầu vật t, hàng hoá đợc tiêu thụ trong niên độ tiếp theo là rất khó khăn nhng đổi lại, nó lại giúp doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
• Công ty cần xác định nhu cầu tiêu thụ trong niên độ tiếp theo; giá trị vật t, hàng hó có thể bị khách hàng trả lại, đơn vị sử dụng nội bộ trả về; giá trị hàng nhập trong quá trình kinh doanh của năm tiếp theo đối với từng loại vật t, hàng hoá theo từng quý.
Ví dụ 22: Căn cứ vào lợng hàng hoá đợc tiêu thụ, lợng hàng tồn kho cuỗi năm, kết quả hoạt động kinh doanh của năm 2000, xu hớng kinh doanh trong
năm tới, Công ty có thể lập kế hoạch lu chuyển vật t, hàng hoá. Việc lập kế hoạch này có thể thực hiện theo thiết kế mẫu sau: (xem trang sau:)
Từ nhu cầu đã ớc tính, Công ty cần quan tâm đến quãng thời gian đối với từng loại vật t, hàng hoá cho đến khi nó đợc giao hàng.
• Công ty cần quan tâm đến các loại chi phí khác nhau của lợng hàng tồn kho đã dự toán nh: chi phí chiếm diện tích, lãi suất đầu t, chi phí do hàng hoá bị lỗi thời, chi phí bảo quản, chi phí vận chuyển giữa các kho, chi phí mua hàng của hàng nhập kho trong kỳ...
• Trong việc lu kho vật t hàng hóa Công ty cần sắp xếp vị trí lu kho có trật tự để dễ dàng lấy chúng ra khi cần; bảo đảm mức độ an toàn cần thiết; cung cấp thoả đáng các thiết bị kiểm soát và tiếp nhận vật t để tránh tình trạng trộm cắp; cần có phơng tiện phòng hoả thích hợp; sử dụng hiệu quả các thùng đựng; bố trí các lối đi nhỏ thích hợp; đảm bảo việc tahy đổi mức tồn kho cho từng mặt hàng nhất định đợc linh hoạt...