: Đối chiếu, kiểm
NHCTVN TP Ha no
T K: 011Q.00246 USD
NHCTVN TP Ha no
TP Ha noi NHCTDD
PHIEU CHUYEN KHOAN So chung tu: 10
Ngay (Date): 30/12/00 Document: No
So BT: 0730010
Tai khoan Dien giai So tien
Account Statement Amount
NO (DEBIT) Cong ty Vat tu chuyen dung xang dau 3,001,355.00 710A.00246
CO (CREDIT) Thu lai cho vay NTE 3,001,355.00
7010.01005
Tong so tien bang chu (Total Amount Paid): Ba trieu le mot nghin ba tram nam muoi lam dong chan.
Noi dung (Contents): Thu lai vay Ngan hang Thang 12 - Lai suat: 7%
Thanh toan vien Kiem soat Giam doc
Payment officer Supervisor Director
Phiếu chuyển khoản cùng Bảng kê lãi chi tiết dùng làm căn cứ để kế toán tiền gửi ngân hàng lập Bảng kê phần chi tại NHCTĐĐ. Bảng kê này đợc lập theo mẫu sau: (xem trang sau:)
Sau khi ghi sổ liên quan, kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ chuyển Phiếu chuyển khoản cùng Bảng kê lãi chi tiết cho kế toán chi phí để ghi sổ theo dõi chi phí kinh doanh (xem biểu số 02)
Cuối tháng, căn cứ vào dòng "Tổng cộng" của Bảng kê phần chi tại NHCTĐĐ , kế toán lập PKT số 633 tơng tự biểu số 01. PKT này đợc đính kèm với Bảng kê phần chi tiền gửi tại NHCTĐĐ.
Từ PKT số 633 vừa đợc cập nhật, với chơng trình cài đặt sẵn máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ sau:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: đợc lập tơng tự biểu số 03.
+ Sổ Cái TK 6411: (Xem biểu số 04).
Cuối tháng, Kế toán chi phí sẽ tập hợp số liệu ở dòng "Tổng cộng" trên Sổ theo dõi chi phí kinh doanh vào Bảng tổng hợp chi phí kinh doanh để đối chiếu số liệu với sổ Cái TK 6411 (Xem biểu số 05).
Chi phí bảo quản:
Tại Công ty, chi phí bảo quản bao gồm:
Vải che đậy hàng hoá (do đặc điểm của mặt hàng kinh doanh tại Công ty là thiết bị vật t chuyên dùng xăng dầu nên không cần bao bì đóng gói)
Các chi phí nhiên liệu, điện nớc, điện thoại... phục vụ cho quá trình xuất nhập khẩu, vệ sinh công nghiệp, bảo quản an toàn xăng dầu...
Chi phí nguyên liệu, CCDC, hàng hoá phục vụ cho việc bảo quản nh: gang tay, dụng cụ bảo trì, bình chữa cháy...
Các chi phí nhằm giữ gìn phẩm chất xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ của Công ty, sản phẩm hàng hoá đã nhập kho chờ tiêu thụ; chi phí chống h hao tổn thất hàng hoá nh chi phí vệ sinh kho hàng, chi phí phòng cháy chữa cháy, chi phí đảo kho, súc rửa bồn bể...
Chi phí kiểm định cột bơm, đồng hồ van thở; chi phí kiểm tra chất lợng động cơ; chi phí bảo dỡng động cơ; chi phí bảo trì máy tính...
Ví dụ 7: Ngày 12/12/00 Nguyễn Ngọc Sơn mua phin lọc bảo quản cột bơm với 2 chứng từ ban đầu để làm căn cứ lập chứng từ thanh toán :
+ Giấy đề nghị thanh toán: đợc lập tơng tự biểu số 11.
+ Hoá đơn bán hàng: là loại hoá đơn sử dụng cho các tổ chức, cá nhân tính thuế theo phơng pháp trực tiếp. Hoá đơn do ngời bán lập khi bán hàng hoặc cung ứng lao vụ, dịch vụ thu tiền. Hoá đơn bán hàng là căn cứ để hàng tháng đơn vị mua kê khai nộp thuế cho Nhà nớc và đợc lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lu (liên đen) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Liên 2: Giao cho khách hàng (liên đỏ) + Liên 3: Dùng thanh toán (liên xanh)
Hoá đơn bán hàng đợc lập theo mẫu sau:
Biểu số 16: "Mẫu hoá đơn bán hàng"
Hoá đơn bán hàng Mẫu số: 02GTTT - 2LN
Liên 2: (Giao cho khách hàng) Ngày 2 tháng 12 năm 2000 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Chợ Thành Công MS: 0 1 0 0 2 7 8 0 6 2
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Ngọc Sơn - Công ty Vật t chuyên dùng xăng dầu Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS:
0 1 0 0 1 0 8 1 0 2 - 1
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
ĐV. tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Phin lọc Mĩ Cái 2 300.000 600.000
Cộng tiền bán hàng hoá, dịch vụ: 600.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm ngàn đồng chẵn.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên
Từ 2 chứng từ ban đầu trên, ngày 12/12/00 kế toán thanh toán lập Phiếu chi số 993 tơng tự biểu số 11 với nội dung và định khoản:
Nợ TK 6411: 582.000
Nợ TK 1331: 18.000 ( [600.000 : 100%] ì 3% = 18.000) Có TK 1111: 600.000
Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi số 993 để xuất tiền thanh toán và ghi sổ quỹ tiền mặt. Sau đó, thủ quỹ chuyển cho kế toán chi phí để vào sổ theo dõi chi phí kinh doanh (xm biểu số 02).
Tơng tự "công nghệ kế toán" đã đợc mô tả ở ví dụ 5, Phiếu chi số 993 sau khi đợc ký duyệt sẽ đợc tập hợp vào Bảng tổng hợp chứng từ chi tháng 12/00 để cuối tháng làm căn cứ lập PKT số 631 (đã đợc lập ở ví dụ 5).
Sau khi PKT số 631 đợc cập nhật vào máy tính, nó sẽ tự động chuyển vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái TK 6411. Cuối tháng, kế toán chi phí tập hợp số liệu ở Sổ theo dõi chi phí kinh doanh vào Bảng tổng hợp chi phí kinh doanh để đối chiếu số liệu với sổ Cái TK 6411 (xem biểu số 05).
Chi phí vận chuyển:
Là chi phí phát sinh trong toàn bộ quá trình vận chuyển xăng dầu, hàng hoá từ nơi nhập khẩu về kho và đến khi tiêu thụ.
Chi phí vận chuyển đợc thống kê và hạch toán trực tiếp ngay từ khi phát sinh, bao gồm:
• Cớc vận chuyển:
Là tiền thuê các phơng tiện vận tải của các chủ sở hữu phơng tiện để vận chuyển hàng hoá từ điểm mua đến điểm dự trữ và cung ứng hoặc vận chuyển từ kho dự trữ tới cửa hàng và các địa điểm bán hàng.
Chứng từ hạch toán thờng là hợp đồng vận chuyển, giấy xác nhận của thủ kho về hàng nhập hay hàng xuất bán, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi.
Ví dụ 8: Ngày 29/12/00 Nguyễn Lơng Quỳnh thanh toán tiền vận chuyển bốc vác cột là 290.000 không có hoá đơn và tự lập chứng từ ban đầu là 2 giấy đề nghị thanh toán. Giấy đề nghị thanh toán đợc lập tơng tự biểu số 10.
Sau khi giấy đề nghị thanh toán trên đợc ký duyệt, kế toán thanh toán lập Phiếu chi số 1092 với số tiền là 290.000 đồng để làm căn cứ thanh toán. Phiếu chi đợc lập tơng tự biểu số 11 với nội dung và định khoản:
Nợ TK 6411: 290.000 Có TK 1111: 290.000
Tiếp tục, quá trình luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ đợc thực hiện tơng tự ví dụ 5. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Tạp phí vận tải:
Là những khoản chi phí trong quá trình vận tải hàng hoá mua vào và bán ra nh: chi phí vệ sinh phơng tiện, bốc dỡ,…
Trong thời gian gần đây, tại Công ty không phát sinh khoản mục chi phí vận tải.
Chi phí hao hụt:
Là khoản hao hụt tự nhiên trong quá trình vận chuyển, giao nhận, bảo quản, dự trữ xăng dầu, hàng hoá.
Chi phí hao hụt gồm 2 loại:
• Hao hụt trong định mức:
Công ty làm đại lý bán lẻ xăng dầu cho Tổng công ty và giao xăng dầu cho các Cửa hàng bán lẻ. Trong quá trình vận chuyển về kho của các Cửa hàng
và trong qua trình bán lẻ có sự thiếu hụt do nguyên nhân khách quan là không thể không có.
Căn cứ vào biên bản kiểm kê và các tài liệu có liên quan phản ánh tình hình thực tế về hao hụt và các định mức hao phí cho phép, kế toán tiến hành lập hoá đơn xuất hao hụt trong định mức đồng thời hạch toán vào chi phí với loại hình kinh doanh tơng ứng.
Ví dụ 9: Ngày 30 và 31/12/00, Công ty lần lợt nhận đợc báo thiếu hụt xăng dầu trong định mức của các Cửa hàng trực thuộc gửi về. Sau khi các báo thiếu hụt xăng dầu của các Cửa hàng đợc xét duyệt, kế toán hàng hoá tại Công ty lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho vừa là hoá đơn bán hàng vừa là phiếu xuất kho khi bán hàng (Hoá đơn này cha có tính thuế GTGT); là căn cứ để đơn vị bán hạch toán doanh thu, ngời mua hàng làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán. Tuy nhiên nghiệp vụ này không phải là xuất bán nên kế toán sử dụng hoá đơn kiêm phiếu xuất kho không hạch toán doanh thu. Hoá đơn kiêm phiếu xuất đợc lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lu tại cuống hoá đơn (Liên đen) + Liên 2: Giao cho khách hàng (Liên đỏ) + Liên 3: Dùng để thanh toán (Liên xanh)
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho sau khi lập xong đợc chuyển cho kế toán tr- ởng và thủ trởng đơn vị ký duyệt, đóng dấu. Liên 1 lu, liên 2 và liên 3 ngời mua hàng mang đến kho để nhận hàng. Sau khi giao nhận hàng thủ kho và ngời mua cùng ký vào các liên, liên 2 giao cho ngời mua để làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán đơn vị mua, liên 3 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán hàng hoá ghi sổ kế toán.
Biểu số 17: Mẫu "Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho"
Đơn vị: Công ty Vật t chuyên dùng xăng dầu
Địa chỉ: Số 6 Ngọc Khánh - Ba Đình - Hà nội Số: 9387
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
Ngày30 tháng 12 năm 2000
Họ tên ngời mua: Nguyễn Lâm Phúc Địa chỉ: Cửa hàng số 6 - Ngọc Khánh Xuất tại kho: Kho đơn Thanh nhiệt
Địa chỉ giao hàng: Cửa hàng số 6 - Ngọc Khánh Hình thức thanh toán:...
Số hiệu tài khoản:... Số TT Tên, quy cách hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số l-
ợng Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3
Xăng Mogas 92 lít 293 3.904 1.143.872
Cộng: 1.143.872
Tổng số tiền viết bằng chữ: Một triệu một trăm bốn mơi ba ngàn tám trăm bảy mơi hai đồng.
Ngời mua Ngời thu tiền Ngời viết hoá đơn Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán hàng hoá sau khi đã ghi các sổ liên quan sẽ sử dụng các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho để làm căn cứ lập Bảng kê xuất hao hụt xăng dầu tại các Cửa hàng với mẫu nh sau:
Biểu số 18: Mẫu "Bảng kê xuất hao hụt xăng dầu tại các Cửa hàng" Công ty Vật t chuyên dùng xăng dầu
Bảng kê xuất hao hụt xăng dầu tại các Cửa hàng
Tháng 12/2000
Ngày Số Tên đơn vị Ghi Có Ghi Nợ các TK
hoá đơn TK 15611 6411 6412
Bộ Tài chính phát hành
30/12 9387 Xuất hao hụt xăng dầu trong định 1.143.872 1.143.872 mức của CH Ngọc Khánh T12/00.
31/12 9488 Xuất hao hụt xăng dầu trong định 1.458.142 1.458.142 mức của CH Yên Viên T12/00.
31/12 9539 Xuất hao hụt xăng dầu trong định 1.042.078 1.042.078 mức của CH Vĩnh Ngọc T12/00.
Tổng cộng: 3.644.092 2.185.950 1.458.142
Bảng kê xuất hao hụt xăng dầu tại các Cửa hàng sau khi đợc ký duyệt, kế toán hàng hoá sẽ chuyển cho kế toán chi phí để lập PKT số 656. PKT số 656 đ- ợc lập tơng tự biểu số 01 với định khoản:
Nợ TK 6411: 2.185.950 Nợ TK 6412: 1.458.142 Có TK 15611: 3.644.092
PKT số 656 làm căn cứ để kế toán chi phí vào sổ theo dõi chi phí kinh doanh (xem biểu số 02). Đồng thời, với PKT số 656 vừa đợc cập nhật, với ch- ơng trình cài đặt sẵn máy vi tính sẽ tự động chuyển vào các sổ sau:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: đợc lập tơng tự biểu số 03.
+ Sổ Cái TK 6411: (xem biểu số 04). + Sổ Cái TK 6412: (xem biểu số 07)
Cuối tháng, kế toán chi phí sẽ tập hợp số liệu ở dòng "Tổng cộng" trên sổ theo dõi chi phí kinh doanh vào bảng tổng hợp chi phí kinh doanh để đối chiếu số liệu với sổ Cái TK 6411 (xem biểu số 05).
** Các khoản hao hụt dới đây tại Công ty thời gian qua không phát sinh nhng nếu phát sinh sẽ đợc hạch toán nh sau:
• Chênh lệch vận đơn giám định:
Là khoản hao hụt đợc tính trên cơ sở chênh lệch giữa lợng hàng theo vận đơn hàng hoá trừ đi lợng hàng ghi trên biên bản giám định hàng hoá. Hao hụt này nếu có đợc tính trên cơ sở chênh lệch cho phép theo các hợp đồng đã ký kết.
Khi phát sinh khoản hao hụt này, kế toán chi phí theo dõi trên TK 641 mã khoản số 092:
Nợ TK 641092: Có TK 33613:
• Hao hụt vợt định mức: đợc hạch toán vào TK hàng thiếu chờ xử lý đồng thời xác định nguyên nhân và yêu cầu những đơn vị, cá nhân có liên quan bồi thờng theo quy định.
Căn cứ vào biên bản kiểm kê và các chứng từ có liên quan phản ánh số hao hụt ngoài định mức, ghi:
Nợ TK 641093: Có Tk 3381:
Chi phí bảo hiểm:
Trong nền kinh tế thị trờng, mọi hoạt động kinh doanh luôn chứa đựng các yếu tố rủi ro mà các nhà kinh doanh không thể định liệu trớc đợc và hoàn toàn do các yếu tố khách quan gây ra. Để đảm bảo an toàn trong kinh doanh và khắc phục hậu quả do các rủi ro khách quan gây ra thì chỗ dựa của các nhà kinh doanh chính là bảo hiểm.
Trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, bảo hiểm chủ yếu đợc Công ty mua bao gồm: bảo hiểm hoả hoạn, bảo hiểm hàng hoá vận chuyển, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm xe ô tô...
Tuy nhiên trong thời gian gần đây, tại Công ty không phát sinh chi phí bảo hiểm. Nếu nghiệp vụ kinh tế này phát sinh thì sẽ đợc kế toán chi phí theo dõi trên TK 641 mã KM 10:
Nợ TK 64110: Chi phí bảo hiểm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 1111, 112, 331...
Chi phí hoa hồng, môi giới, hỗ trợ bán hàng:
Là khoản tiền phải trả cho các đại lý, những ngời môi giới và hỗ trợ cho hoạt động bán hàng. Hoa hồng cho các đại lý nằm trong giá bán của hàng hoá đợc xác định bằng tỷ lệ % trên giá bán. Những chi phí này đợc hạch toán trực tiếp vào chi phí kinh doanh.
Tại Công ty hiện nay không còn khoản mục chi phí hoa hồng đại lý mà thay bằng lơng tính theo doanh số của sản phẩm, hàng hoá đợc tiêu thụ.
Chi phí đào tạo tuyển dụng:
Chi phí đào tạo tuyển dụng là toàn bộ chi phí (trong và ngoài nớc) chi ra cho quá trình đào tạo nâng bậc, nghiên cứu phát triển và tuyển dụng. Những khoản chi phí giáo dục và đào tạo y tế trong nội bộ doanh nghiệp đợc tính theo số thực chi nhng không đợc vợt quá 1,3 lần định mức chi sự nghiệp cho các đối tợng trên do Nhà nớc quy định.
Ví dụ 10: Ngày 11/12/00 Nguyễn Tú Oanh thanh toán kinh phí bồi dỡng cán bộ đi học với chứng từ ban đầu là giấy đề nghị thanh toán. Giấy đề nghị thanh toán đợc lập tơng tự biểu số 10 với số tiền là 150.000 đồng. Sau khi đợc ký duyệt chi, Giấy đề nghị thanh toán trên đợc dùng làm căn cứ để kế toán thanh toán lập Phiếu chi số 986 tơng tự biểu số 12 với nội dung và định khoản:
Thanh toán kinh phí bồi dỡng cán bộ đi học: Nợ TK 6411: 150.000 Có TK 1111: 150.000
Tiếp tục quá trình lập, luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ nghiệp vụ này đợc thực hiện tơng tự ví dụ 5.
Chi phí dịch vụ mua ngoài:
Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh tại Công ty bao gồm: điện, nớc, điện thoại...Những chi phí này chiếm tỷ trọng không nhỏ trong tổng chi phí kinh doanh của Công ty.
Ví dụ 11: Ngày 25/12/00 sau khi nhận đợc hoá đơn tiền nớc tháng 12/00, kế toán thanh toán lập Phiếu chi số 1051 với số tiền là 540.000 đồng để làm chứng từ xuất quỹ thanh toán với Công ty nớc sạch Hà nội. Phiếu chi này đợc lập tơng tự biểu số 11 với nội dung và định khoản:
Trả tiền nớc tháng 12/00:
Nợ TK 1331: 23.220 Có TK 1111: 540.000
Sau đó, trình tự lập, luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán đợc kế toán chi phí thực hiện tơng tự ví dụ 5.
Chi phí văn phòng và chi phí công tác:
Bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong công tác kinh doanh, công tác