Bản chất của hμnh động khắc phục lμ nhằm tìm ra nguyên nhân gốc rễ của sự khơng phù hợp đã xảy ra hoặc tìm ra nguyên nhân tiềm ẩn sẽ gây ra sự khơng phù hợp nhằm đ−a ra các hμnh động khắc phục, phịng ngừa để tránh sự tái diễn, tránh xảy ra sự khơng phù hợp. Hμnh động khắc phục, phịng ngừa giúp cơng ty cải tiến đ−ợc chất l−ợng cơng việc, chất l−ợng sản phẩm, giảm thiểu các sai sĩt trong cơng việc, nâng cao chất l−ợng sản phẩm, dịch vụ.
Tuy nhiên, thời gian qua việc truyền đạt về ý nghĩa, bản chất của hμnh động khắc phục, phịng ngừa ch−a đầy đủ, phần lớn hiểu sai vấn đề khắc phục, nên khi cĩ sự khơng phù hợp xảy ra, nhiều nhân viên chỉ nhắc nhở nhau, khơng thực hiện ghi nhận phiếu yêu cầu khắc phục theo đúng quy trình, dẫn đến sự khơng phù hợp đĩ khơng đ−ợc khắc phục triệt để, tái diễn lại nhiều lần.
Ngoμi những điểm khơng phù hợp phát hiện trong đợt đánh giá nội bộ định kỳ đã đ−ợc ghi nhận đầy đủ, thì những điểm khơng phù hợp xảy ra trong năm 2005 đ−ợc ghi nhận lμ 23 phiếu (biểu đồ 2.3), điều nμy đồng nghĩa lμ cĩ 23 sự khơng phù hợp xảy ra trong quá trình hoạt động đ−ợc ghi nhận.
SỐ PHIẾU KPPN TRONG NĂM 2005 5 2 4 5 4 1 0 2 0 0 1 2 3 4 5 6 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12
Biểu đồ 2.3: Số phiếu khắc phục phịng ngừa đ−ợc phát ra trong năm 2005 Tháng Số l−ợng
Tuy nhiên, qua quan sát thực tế cho thấy con số nμy lμ rất nhỏ so với sự khơng phù hợp thực tế đã xảy ra, thực trạng nμy lμ do đa số các phịng ban khi phát hiện sự khơng phù hợp đã tự th−ơng l−ợng giải quyết, thơng báo cho nhau bằng miệng, nên sự khơng phù hợp ch−a đ−ợc ghi nhận theo đúng quy trình, do vậy ch−a đ−ợc giải quyết tận gốc.
Khi sự khơng phù hợp đ−ợc ghi nhận phiếu khắc phục, thì hμnh động chủ yếu lμ đ−a ra biện pháp xử lý hiện t−ợng khơng phù hợp đã xảy ra, chứ ch−a chú trọng đ−a ra biện pháp loại bỏ nguyên nhân gốc rễ, ngăn ngừa tái diễn.
Năm 2006, các phiếu khắc phục đã đ−ợc ghi nhận nhiều hơn (biểu đồ 2.4), nh−ng vấn đề khơng phù hợp vẫn ch−a đ−ợc giải quyết triệt để hơn.
0 1 4 2 5 4 4 5 3 1 5 2 0 1 2 3 4 5 6 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12
Soỏ phieỏu haứnh ủoọng khaộc phúc phoứng ngửứa
Biểu đồ 2.4: Số phiếu khắc phục phịng ngừa đ−ợc phát ra trong năm 2006
Theo thăm dị về hiệu quả khắc phục – phịng ngừa của năm 2006 so với năm 2005 (bảng 2.10), cĩ 88,2% nhân viên đánh giá hμnh động khắc phục năm 2006 tốt hơn, hiệu quả hơn so với năm 2005. Các sự khơng phù hợp đ−ợc ghi nhận thμnh phiếu hμnh động khắc phục đều tìm ra đ−ợc nguyên nhân gốc rễ nh−ng biện pháp khắc phục đ−a ra thì ch−a t−ơng thích. Khi cĩ phiếu khắc phục, nhμ máy chỉ giải quyết cơng việc mang tính sửa chữa theo dạng sản phẩm khơng phù hợp, vì thế các lỗi sản phẩm khơng phù hợp th−ờng xuyên lặp lại.
Mặc dù số l−ợng phiếu khắc phục năm 2006 cĩ tăng so với năm 2005. Trên thực tế sự khơng phù hợp xảy ra nhiều, nh−ng chỉ số ít trong đĩ đ−ợc ghi nhận thμnh phiếu khắc phục, đa số cịn lại lμ bỏ qua. Qua khảo sát, cĩ 39,8% nhân viên phản ánh điều
Tháng Số l−ợng
nμy (bảng 2.11). Cảm giác nhận phiếu khắc phục lμ lỗi nặng tồn tại từ tr−ớc tới giờ, nên các bộ phận ngại phát phiếu khi xảy ra sự khơng phù hợp.
Bảng 2.10: Kết quả thăm dị hiệu quả khắc phục, phịng ngừa năm 2006 so với 2005
Số ng−ời trả lời Tỉ lệ (% )
Trả lời “khơng” hiệu quả 14 7,5
Trả lời “cĩ” hiệu quả 164 88,2
Số ng−ời khơng trả lời 8 4,3
Tổng số ng−ời thăm dị 186 100
Bảng 2.11: Kết quả thăm dị việc viết phiếu khắc phục, phịng ngừa cĩ đầy đủ Số ng−ời trả lời Tỉ lệ (% )
Trả lời “đã đ−ợc viết phiếu khắc phụ,
phịng ngừa đầy đủ” 92 49,5
Trả lời “chỉ cĩ 1 số bộ phận viết phiếu
khắc phục, phịng ngừa, cịn lại bỏ qua” 74 39,8
Số ng−ời khơng trả lời 20 10,8
Tổng số ng−ời thăm dị 186 100
Bảng 2.12: Kết quả thăm dị về sự truyền đạt biện pháp khắc phục, phịng ngừa cho những ng−ời cĩ cơng việc t−ơng tự
Số ng−ời trả lời Tỉ lệ (% )
Trả lời “khơng” truyền đạt 31 16,7
Trả lời “đ−ợc” truyền đạt 149 80,1
Số ng−ời khơng trả lời 6 3,2
Cũng theo kết quả thăm dị, cĩ 16,7% nhân viên thừa nhận ch−a đ−ợc thơng tin các biện pháp khắc phục (bảng 2.12), các hμnh động khắc phục, chủ yếu lμ ai lμm sai nấy khắc phục, ch−a thơng tin rộng rãi cho những nhân viên khác để rút kinh nghiệm chung.