Việc nhân viên ch−a tuân thủ đúng theo quy trình, dẫn đến tính hiệu lực vμ hiệu quả của quy trình ch−a cao trong thời gian qua lμ do:
+ Quy trình, biễu mẫu ch−a phù hợp với thực tế (bảng 2.18), ghi chép hồ sơ nhiều (bảng 2.19): nhiều quy trình cịn dμi dịng, thủ tục r−ờm rμ, qua nhiều khâu, nhiều b−ớc, nhiều ng−ời kiểm tra, xem xét, phê duyệt dẫn đến nếu thực hiện đúng quy trình cơng việc sẽ bị chậm trễ, nhân viên lμm sai quy trình.
+ Nhân viên khơng nhớ hết nội dung quy trình. Theo kết quả thăm dị thì cĩ 25,3% ng−ời đ−ợc hỏi thừa nhận rằng khơng nhớ hết nội dung quy trình (bảng 2.19). Khi ban hμnh, sửa đổi quy trình ch−a chú trọng đến cơng tác đμo
tạo, chỉ thơng báo sơ qua cho nhân viên, các quy trình khi ban hμnh đ−ợc l−u trữ cẩn thận trong tủ, nhân viên ngại lục tìm tμi liệu, số l−ợng trang của mỗi quy trình khá dμi (ít nhất lμ 5 trang) dẫn đến khơng nhớ hết nội dung quy trình, lμm sai quy trình.
+ Số l−ợng quy trình ban hμnh cho các bộ phận quá nhiều hoặc thiếu (bảng 2.20).
Bảng 2.18: Kết quả thăm dị về tính hợp lý của biểu mẫu
Số ng−ời trả lời Tỉ lệ (%)
Trả lời “ch−a hợp lý” 29 15,6
Trả lời “hợp lý” 133 71,5
Số ng−ời khơng trả lời 24 12,9
Tổng số ng−ời thăm dị 186 100
Bảng 2.19: Kết quả thăm dị về lý do khơng thực hiện đúng quy trình Số ng−ời trả lời Tỉ lệ (%)
Trả lời “khơng nhớ trong quy trình, h−ớng dẫn, mơ tả cơng việc quy định nh− thế nμo”
47 25,3
Trả lời “quy trình, h−ớng dẫn cơng
việc khơng phù hợp” 44 23,7
Trả lời “mất thời gian ghi chép quá
nhiều mμ chẳng mang lại giá trị” 19 10,2
Trả lời “lμm cách cũ thỏa mái hơn,
khỏi ai kiểm sốt” 2 1,1
Số ng−ời khơng trả lời 74 39,8
Bảng 2.20: Kết quả thăm dị về tính đầy đủ của tμi liệu
Số ng−ời trả lời Tỉ lệ (%)
Trả lời “tμi liệu quá nhiều” 15 8,1
Trả lời “tμi liệu vừa đủ” 122 65,6
Trả lời “tμi liệu thiếu” 24 12,9
Trả lời “khác” 18 9,7
Số ng−ời khơng trả lời 7 3,8
Tổng số ng−ời thăm dị 186 100