Trong thời qua, một số nhân viên cĩ đề xuất cải tiến, nh−ng ch−a phân rõ ai lμ ng−ời xem xét, ai lμ ng−ời triển khai, dần dần nhân viên khơng cịn muốn đề xuất cải tiến, mất niềm tin, bi quan, lμm việc khơng cĩ động lực. Do vậy, để khuyến khích cán bộ cơng nhân viên tham gia đề xuất các sáng kiến cải tiến, cơng ty nên xây dựng hệ thống khuyến nghị trong toμn cơng ty.
Các việc cần lμm khi triển khai hệ thống khuyến nghị:
+ Ban lãnh đạo thμnh lập ban cải tiến.
+ Phịng hệ thống quản lý chất l−ợng - đμo tạo xây dựng quy chế khen th−ởng đề xuất, sáng kiến cải tiến.
+ Phịng hệ thống quản lý chất l−ợng - đμo tạo tổ chức đμo tạo nhận thức về triết lý cải tiến (Kaizen) cho các Tr−ởng bộ phận, các Tr−ởng bộ phận đμo tạo lại cho nhân viên của mình, cĩ sự tham gia của Tr−ởng Phịng hệ thống quản lý chất l−ợng - đμo tạo.
+ Ban lãnh đạo Thiên Nam đ−a ra chỉ tiêu đề xuất, sáng kiến cải tiến cho nhân viên.
+ Phịng hệ thống quản lý chất l−ợng - đμo tạo tiếp nhận đề xuất, sáng kiến cải tiến, xem xét, đánh giá sơ bộ.
+ Tổ chức họp đánh giá đề xuất, nếu chấp thuận triển khai thì thực hiện khen th−ởng lần 1 cho ng−ời đề xuất.
+ Lên kế hoạch triển khai áp dụng thí điểm.
+ Tổ chức họp đánh giá hiệu quả, nếu kết quả tốt sẽ triển khai áp dụng đồng loạt, xây dựng thμnh quy định, chuẩn mực.
+ Khen th−ởng hiệu quả sáng kiến.
Một khi đã thiết lập đ−ợc hệ thống khuyến nghị trong cơng ty, nhân viên sẽ phát huy cách suy nghĩ sáng tạo, tích cực tham gia đĩng gĩp ý kiến từ đĩ gĩp phần cải tiến hiệu quả cơng việc, giảm đ−ợc lãng phí, giảm chi phí, tăng năng suất. Đồng thời, hệ thống khuyến nghị nμy cũng giúp cơng ty thực hiện tốt hơn những yêu cầu trong các điều khoản t−ơng ứng của ISO 9001:2000 nh− kiểm sốt sản phẩm/dịch vụ khơng phù hợp (điều khoản 8.3), cải tiến th−ờng xuyên (điều khoản 8.5.1), hμnh động khắc phục (điều khoản 8.5.2), hμnh động phịng ngừa (điều khoản 8.5.3).
Tuy nhiên, khi tiếp nhận các đề xuất của nhân viên, ban cải tiến phải xem xét chu đáo, phản hồi đầy đủ vμ cảm ơn tác giả bất kể sáng kiến đĩ cĩ đ−ợc chấp thuận triển khai hay khơng. Nh− vậy mới khuyến khích nhân viên tham gia đề xuất ý t−ởng.