Để nhân viên nhận thức đúng bản chất hiệu quả của việc áp dụng hệ thống quản lý chất l−ợng, cũng nh− phịng tránh tr−ờng hợp lμm sai quy trình do khơng biết, sơ ý. Ngoμi việc đμo tạo nh− hiện nay, phịng hệ thống quản trị chất l−ợng - đμo tạo cần chủ trì đμo tạo ban đầu cho nhân viên mới bao gồm việc lên kế hoạch đμo tạo, phân cơng ng−ời đμo tạo, kiểm sốt nội dung đμo tạo, đánh giá kết quả đμo tạo. Những nội dung cần đμo tạo ban đầu bao gồm:
+ Lịch sử hình thμnh vμ phát triển cơng ty, chi nhánh, văn phịng đại diện
+ Giới thiệu nội quy, văn hĩa của cơng ty. chi nhánh, văn phịng đại diện
+ Tổng quan hệ thống quản lý chất l−ợng, các nguyên tắc quản lý chất l−ợng
+ Giới thiệu về hệ thống quản lý chất l−ợng của cơng ty, giới thiệu các quy trình chung trong hệ thống nh− tuyển dụng, đμo tạo, kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp, giải quyết khiếu nại khách hμng, khắc phục phịng ngừa, đề xuất cải tiến, tạm ứng vμ thanh tốn tạm ứng, thanh tốn chi phí cơng tác.
+ Giới thiệu về chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
+ Đối với cơng nhân tham gia trực tiếp thi cơng, bảo trì: đμo tạo cơ bản về nguyên lý, lắp đặt, vận hμnh thang máy; an toμn lao động; các sự cố th−ờng gặp của thang máy, cách khắc phục, phịng ngừa.
Quản lý trực tiếp tổ chức huấn luyện, h−ớng dẫn tại nơi lμm việc nh−:
+ Truyền đạt mơ tả cơng việc của nhân viên mới
+ Các quy trình tác nghiệp, h−ớng dẫn liên quan cần tuân thủ.
+ H−ớng dẫn cách sử dụng phần mềm, cơng cụ hỗ trợ thực hiện cơng việc
Khi ban hμnh quy định mới, quy trình mới, khi sốt xét quy trình, Phịng hệ thống quản lý chất l−ợng - đμo tạo cần tổ chức đμo tạo cách vận hμnh, cách thực hiện, giải đáp các vấn đề gút mắc, ch−a rõ cho nhân viên. Cĩ thể chia thμnh nhiều đợt đμo tạo để khơng ảnh h−ởng đến cơng việc chung.
Mỗi lần đạo tạo cần cĩ bμi kiểm tra, nếu ch−a đạt yêu cầu sẽ đμo tạo lại. Sau một thời gian đμo tạo, cần cĩ hoạt động đánh giá hiệu quả sau khi đμo tạo, từ đĩ cĩ hμnh động đμo tạo tiếp theo, thuyên chuyển hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.
Khi thực hiện đμo tạo ngay từ đầu, sẽ nâng cao đ−ợc nhận thức của nhân viên mới trong quản lý chất l−ợng, giúp hạn chế sự khơng phù hợp do các nhân viên nμy gây ra, từ đĩ nâng cao đ−ợc năng suất, chất l−ợng sản phẩm, nâng cao đ−ợc hiệu quả cơng việc.