I/ Kiến nghị đối với nhà nớc
3. Lu giữ hồ sơ, chứng từ và nghiên cứu kỹ hồ sơ khiếu nại, hồ sơ kiện khi có tranh chấp xảy ra
kiện khi có tranh chấp xảy ra
a) Lu giữ hồ sơ, chứng từ
Lu giữ tất cả các tài liệu, chứng từ, biên bản có đ… ợc trong quá trình kí kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu là một biện pháp không thể thiếu đ- ợc đảm bảo cho việc giải quyết có hiệu quả tranh chấp. Đó là vì khi có tranh chấp xảy ra mà thiếu chứng từ thì không đủ bằng chứng chứng minh cho các yêu sách của bên bị vi phạm, do vậy các yêu sách này sẽ bị bác và việc giải quyết tranh chấp không đem lại quyền lợi cho bên bị vi phạm.
Những chứng từ, tài liệu cần phải lu giữ trớc hết là hợp đồng, văn bản sửa đổi bổ xung hợp đồng, tiếp đó là th tín dụng (L/C), chứng từ hàng hoá nh vận đơn, hoá đơn thơng mại, đơn bảo hiểm, giấy chứng nhận số trọng lợng, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận xuất xứ, các loại biên bản, chứng từ đợc lập ra ở nớc ngời nhập khẩu hoặc xuất khẩu nh biên bản giám định phẩm chất, biên bản giám định số trọng lợng trong các bao, kiện, biên lai trả phí lu kho, phí giám định, phí dỡ hàng, phí tái chế Muốn có đ… ợc các chứng từ biên bản này các bên phải tự lập ra, yêu cầu hai bên cùng lập, yêu cầu những ngời hoặc tổ chức có liên quan cấp, hoặc yêu cầu bên đơng sự kia cung cấp.
Chẳng hạn, muốn có vận đơn phải yêu cầu ngời chuyên chở cấp sau khi giao hàng. Muốn có biên bản giám định phẩm chất đợc lập ra ở nớc ngời nhập
khẩu thì ngời nhập khẩu phải mời công ty giám định đến làm giám định hoặc yêu cầu ngời xuất khẩu đến cùng làm giám định đối tịch hoặc cả hai bên cùng chỉ định một cơ quan giám định làm giám định lô hàng.
Việc lu giữ cẩn thận hồ sơ, chứng từ giúp cho các bên nhanh chóng lập đ- ợc một bộ hồ sơ chứng từ đầy đủ khi có tranh chấp xảy ra để tiến hành khiếu nại hoặc đi kiện kịp thời trong thời hạn khiếu nại hoặc thời hiệu tố tụng. Một bộ hồ sơ đầy đủ phải lập bao gồm những gì là tuỳ thuộc vào nội dung tranh chấp và những yêu sách đợc đa ra.
Chẳng hạn, khi khiếu nại ngời xuất khẩu về việc giao hàng chậm thì bộ hồ sơ khiếu nại bao gồm : th hay điện khiếu nại, các tài liệu, chứng từ, biên lai kèm theo th khiếu nại để làm bằng chứng nh hợp đồng xuất nhập khẩu, vận đơn, trích sao quy định của luật nói về tiền phạt do giao hàng chậm (nếu đòi tiền phạt), chứng từ, biên lai chứng minh thiệt hại thực tế phát sinh từ việc giao hàng chậm (nếu đòi bồi thờng thiệt hại). Nội dung của th khiếu nại phải đủ các chi tiết nh : tên, địa chỉ của bên khiếu nại (ngời nhập khẩu) và bên bị khiếu nại (ngời xuất khẩu), số hợp đồng, số lợng hàng hoá bị giao chậm, số vận đơn, giao hàng chậm bao nhiêu ngày, căn cứ khiếu nại, yêu sách của bên khiếu nại : đòi nộp phạt bao nhiêu tiền và căn cứ đòi tiền phạt hoặc đòi bồi thờng thiệt hại với số tiền là bao nhiêu, căn cứ đòi số tiền thiệt hại đó.
Nếu thiệt hại là số tiền chênh lệch giá giữa giá bán hàng vào thời điểm hàng đợc giao đúng hạn và giá bán hàng vào thời điểm hàng bị giao chậm thì phải cung cấp các tài liệu đề cập về giá của loại hàng đó vào hai thời điểm này, các hợp đồng mua bán cùng loại hàng giữa các khách hàng khác cũng vào hai thời điểm đó.
Nếu thiệt hại là số tiền phạt hay tiền bồi thờng cho ngời mua lại (ngời thứ ba) vì giao hàng chậm dây chuyền cho ngời này thì phải cung cấp hợp đồng mua bán lại hàng đó giữa ngời nhập khẩu và ngời mua lại, biên lai, chứng từ chứng minh số tiền đã nộp phạt hoặc đã bồi thờng cho ngời mua lại, hoặc bản
án của toà án hay phán quyết của trọng tài buộc ngời nhập khẩu phải nộp phạt hoặc bồi thờng thiệt hại cho ngời mua lại.
Một trờng hợp khác hay xảy ra là khi khiếu nại ngời nhập khẩu về việc không thực hiện hợp đồng (không mở th tín dụng hoặc không điều tàu đến cảng nớc ngời xuất khẩu lấy hàng) thì bộ hồ sơ khiếu nại bao gồm :
- Th hay điện khiếu nại, trong đó ghi tên, địa chỉ của bên khiếu nại (ngời xuất khẩu) và bên bị khiếu nại (ngời nhập khẩu), số và ngày, tháng, năm kí hợp đồng, vấn đề khiếu nại, căn cứ và lý lẽ khiếu nại, đòi phạt bao nhiêu tiền hoặc đòi bồi thờng thiệt hại bao nhiêu, căn cứ để đòi tiền phạt, đòi bồi thờng thiệt hại.
- Các tài liệu, chứng từ, biên lai kèm theo th khiếu nại để làm bằng chứng: + Hợp đồng xuất nhập khẩu để chứng minh nghĩa vụ mở th tín dụng (L/C) của ngời nhập khẩu, thời hạn phải mở L/C (hoặc chứng minh nghĩa vụ điều tàu và thời hạn điều tàu đến cảng nớc ngời xuất khẩu để lấy hàng); chứng minh số tiền phạt (nếu có) mà ngời xuất khẩu có quyền đòi.
+ Các bức điện hoặc văn th đôn đốc và thúc giục ngời nhập khẩu mở L/C (hoặc điều tàu).
+ Các bức điện, văn th của ngời nhập khẩu gửi cho ngời xuất khẩu hứa hẹn, cam kết sẽ mở L/C hoặc điều tàu (nếu có).
+ Trích sao quy định của pháp luật đợc áp dụng đề cập đến tiền phạt do không thực hiện hợp đồng để chứng minh số tiền phạt ghi trong th khiếu nại, nếu khiếu nại đòi tiền phạt.
+ Các văn bản, chứng từ chứng minh thiệt hại thực tế do việc không thực hiện hợp đồng của ngời nhập khẩu gây ra gồm :
Hợp đồng lu kho, biên lai nộp tiền lu kho hàng từ khi hết hạn giao hàng cho đến khi bán đợc lô hàng đó cho ngời khác, hoặc cho đến khi khiếu nại ng- ời nhập khẩu để chứng minh số tiền lu kho là khoản thiệt hại đòi bồi thờng.
Hợp đồng bán lại lô hàng, hợp đồng mua bán cùng loại hàng hoá đó giữa các khách hàng khác vào thời điểm bán lại lô hàng, các tạp chí, báo đề cập…
tới giá cả của loại hàng này vào thời điểm bán lại lô hàng để đối chiếu với giá cả của hợp đồng đọc kí giữa ngời nhập khẩu và ngời xuất khẩu nhằm chứng minh cho việc đòi bồi thờng chênh lệch giá.
Giấy vay nợ của ngân hàng để chứng minh cho việc đòi bồi thờng tiền lãi suất trên số tiền đã vay để mua hàng giao cho ngời nhập khẩu theo hợp đồng,v.v…
Khi đi kiện ra toà án hoặc trọng tài thì bộ hồ sơ kiện phải phù hợp với luật tố tụng của nớc toà án hay quy tắc tố tụng của trọng tài. Nhìn chung, theo luật tố tụng của các nớc, theo quy tắc tố tụng của trọng tài thì bộ hồ sơ kiện bao gồm đơn kiện và các tài liệu, chứng từ làm bằng chứng cho nội dung đơn kiện. Chẳng hạn, bộ hồ sơ kiện ra trọng tài về việc ngời xuất khẩu giao hàng kém phẩm chất, gồm :
- Đơn kiện gửi trọng tài với đầy đủ các chi tiết nh : tên và địa chỉ của tổ chức trọng tài, của bên nguyên và bên bị, tóm tắt nội dung sự việc diễn ra giữa hai bên từ khi ký hợp đồng cho đến khi không thể giải quyết đợc tranh chấp về phẩm chất kém bằng khiếu nại, hoà giải, những đòi hỏi của bên bị vi phạm và căn cứ (ví dụ đòi giảm giá, hoặc đòi bồi thờng thiệt hại, hoặc đòi trả lại hàng kém phẩm chất, lấy lại tiền), trị giá vụ kiện, họ và tên trọng tài viên đợc bên nguyên chọn.
- Các tài liệu, chứng từ làm căn cứ, làm bằng chứng cho nội dung vụ kiện về giao hàng kém phẩm chất gồm :
+ Hợp đồng xuất nhập khẩu để chứng minh phẩm chất hàng hoá mà ngời xuất khẩu phải giao.
+ Biên bản giám định phẩm chất đợc lập ra ở nớc ngời nhập khẩu để chứng minh hàng kém phẩm chất. Biên bản này có thể do hai bên đơng sự giám định đối tịch lập ra, có thể do một tổ chức giám định chuyên nghiệp đợc hai bên đ-
ơng sự cùng chỉ định làm giám định lô hàng lập ra. Loại biên bản này ràng buộc tuyệt đối ngời xuất khẩu, ngời xuất khẩu không thể bác bỏ đợc.
Biên bản giám định phẩm chất ở nớc ngời nhập khẩu có thể do một tổ chức giám định đợc ngời nhập khẩu mời làm giám định cấp sau khi đã giám định lô hàng. Biên bản này chỉ có thể ràng buộc ngời xuất khẩu nếu nh ngời nhập khẩu đã điện mời ngời xuất khẩu sang nớc để cùng làm giám định đối tịch lại lô hàng nhng ngời xuất khẩu không sang và cũng không đồng ý cùng ngời nhập khẩu chọn một tổ chức thứ ba (giám định quốc tế) làm giám định lại lô hàng.
+ Tài liệu, chứng từ chứng minh cho tỷ lệ giảm giá và tổng số tiền giảm giá nếu đòi giảm giá hàng.
+ Tài liệu, chứng từ, biên lai chứng minh số tiền thiệt hại do hàng kém phẩm chất gây ra nếu đòi bồi thờng thiệt hại. Ví dụ với hợp đồng tái chế thì là biên lai nộp tiền công tái chế, biên bản giám định về số trọng lợng hao hụt do tái chế, thiệt hại phát sinh do không sử dụng đợc hàng trong thời gian tái chế, hoặc hợp đồng bán lại lô hàng kém phẩm chất cho ngời thứ ba để chứng minh khoản tiền lỗ vì hàng kém phẩm chất, …
Khi yêu cầu trọng tài xử trả lại hàng, lấy lại tiền hàng, đồng thời đòi bồi thờng thiệt hại thì tuỳ thuộc vào các khoản thiệt hại nêu trong đơn kiện mà phải cung cấp tài liệu, chứng từ để chứng minh. Các tài liệu, chứng từ đó có thể là biên lai nộp phí mở L/C, biên lai về các chi phí đàm phán, ký kết hợp đồng, chi phí telex, fax, tài liệu chứng minh mức lãi suất của số tiền hàng mà ngời nhập khẩu đã phải trả cho ngời xuất khẩu, hợp đồng bán hàng cho ngời mua lại nhng không giao đợc hàng cho họ vì hàng kém phẩm chất phải trả lại cho ngời xuất khẩu, th khiếu nại hay đơn kiện của ngời mua lại đòi ngời nhập khẩu nộp phạt hay bồi thờng thiệt hại do không giao hàng (nếu đã trả tiền phạt hay bồi thờng thiệt hại thì phải có biên lai trả tiền đó), các tài liệu chứng minh khoản lợi mất hởng do hàng kém phẩm chất phải trả lại,v.v …
+ Các bản telex, fax yêu cầu ng… ời xuất khẩu sang nớc ngời nhập khẩu để làm giám định đối tịch lại lô hàng, hoặc yêu cầu cùng chỉ định tổ chức giám định thứ ba.
+ Th, điện khiếu nại và th, điện trả lời khiếu nại giữa hai bên. + Các chứng từ, tài liệu có liên quan khác.
b) Nghiên cứu kĩ hồ sơ khiếu nại, hồ sơ kiện khi có tranh chấp xảy ra
Nghiên cứu kĩ hồ sơ khiếu nại, hồ sơ kiện là biện pháp mà bên vi phạm hợp đồng xuất nhập khẩu cần áp dụng để làm cho việc giải quyết tranh chấp có hiệu quả.
Khi nhận đợc hồ sơ khiếu nại, bên vi phạm cần đọc kĩ, phân tích hồ sơ, xác định giá trị pháp lý của các căn cứ và các tài liệu, chứng từ làm bằng chứng. Nếu thấy các chứng từ không hợp lệ, các yêu sách không có căn cứ hợp pháp thì cần phải loại trừ, bác bỏ. Để bác bỏ, để loại trừ thì phải lập luận có căn cứ pháp lý để thuyết phục bên khiếu nại.
Nếu không nghiên cứu kĩ hồ sơ khiếu nại thì không phát hiện ra những điều bất hợp lý về tài liệu, chứng từ, những đòi hỏi không chính đáng và quá quắt của bên khiếu nại, bên bị khiếu nại sẽ không tìm ra đợc những căn cứ, lý lẽ nhằm bảo vệ quyền lợi cho mình, hậu quả là quyền lợi bị ảnh hởng và kết quả giải quyết tranh chấp sẽ bất lợi cho bên vi phạm.
Sau khi nhận đợc hồ sơ kiện, bên bị cần nghiên cứu, phân tích kĩ hồ sơ đó để tìm ra những căn cứ, những yêu sách bất hợp lý, từ đó đề nghị với cơ quan giải quyết tranh chấp bác bỏ. Trong trờng hợp có các chứng từ, tài liệu làm bằng chứng cho vụ tranh chấp nhng cha có trong hồ sơ kiện thì bên bị phải cung cấp ngay cho cơ quan xét xử để chứng minh cho nội dung bản biện minh của mình. Khi việc vi phạm hợp đồng mà mình không có lỗi thì cần gửi các tài liệu, chứng từ chứng minh mình không có lỗi cho cơ quan xét xử để yêu cầu đ- ợc miễn trách nhiệm.
Ngoài việc nghiên cứu kỹ hồ sơ khiếu nại, hồ sơ kiện để tìm ra những bằng chứng để bảo vệ quyền lợi cho mình, cung cấp thêm tài liệu, chứng từ, bên bị khiếu nại (bên bị kiện) cũng cần có những lập luận hợp lý, logích nhằm chứng minh vệ cho những lý lẽ đa ra. Những lập luận này phải đợc làm thành văn bản gửi cho bên khiếu nại hoặc cho toà án hay trọng tài. Trong văn bản đó cần trình bày những điều không có căn cứ, những đòi hỏi không hợp lý, thiếu bằng chứng của bên khiếu nại (bên nguyên), nêu những căn cứ pháp lý của mình, trên cơ sở đó mà từ chối toàn bộ hay một phần đơn khiếu nại hoặc đề nghị toà án (trọng tài) bác bỏ toàn bộ hay một phần đơn kiện. Nếu văn bản đợc trình bày có tính logích, chặt chẽ thì mới có giá trị thuyết phục cao. Muốn vậy thì có thể nhờ luật s giúp đỡ, kể cả nhờ luật s bào chữa cho mình tại phiên họp xét xử của toà án hay trọng tài.