II. Nếu đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, các nghiệp vụ kinh tế thay đổi như sau:
SỔ KẾ TỐN
5.1.4.3 Sữa chữa sổ kế tốn
Trong quá trình ghi sổ kế tốn, cĩ thể xảy ra sai sĩt, nhầm lẫn rơi vào những
trường hợp sau:
- Ghi sai các số liệu từ chứng từ vào các sổ (số liệu trên sổ lớn hơn hoặc nhỏ hơn số liệu trên chứng từ ).
- Bỏ sĩt các nghiệp vụ ngồi sổ kế tốn.
- Ghi lặp lại nghiệp vụ đã ghi trên sổ. - Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản.
Để khắc phục những sai sĩt nêu trên, kế tốn sử dụng các phương pháp chữa sổ kế tốn theo luật Kế tốn quy định.
a. Khi phát hiện sổ kế tốn ghi bằng tay cĩ sai sĩt thì khơng được tẩy xĩa làm mất dấu vết thơng tin, số liệu ghi sai mà phải sữa chữa theo một trong ba phương pháp sau:
a1/ Phương pháp cải chính cịn gọi là phương pháp xĩa bỏ
Phương pháp này được sử dụng khi sai sĩt được phát hiện sớm, chưa cộng sổ. Cĩ thể sử dụng phương pháp này cho tất cả các trường hợp sai sĩt.
Cách tiến hành như sau: gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải cĩ chữ ký của kế tốn trưởng ở bên cạnh.
a2/ Ghi âm
Phương pháp này được sử dụng khi số ghi trên sổ lớn hơn số thực trên chứng từ hoặc số thực kiểm kê; ghi trùng hoặc ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản.
Cách tiến hành sửa chữa như sau: Ghi âm bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn đối với số ghi sai, sau đĩ ghi lại số đúng và phải cĩ chữ ký của kế tốn trưởng bên cạnh.
a3/ Ghi bổ sung
Phương pháp này được sử dụng khi bỏ sĩt nghiệp vụ, ghi thiếu số liệu hoặc số ghi sai nhỏ hơn số đúng trên chứng từ hoặc số thực tế kiểm kê nhưng khơng sai quan hệ đối ứng tài khoản. Phương pháp này cĩ thể áp dụng cho cả sau khi cộng sổ hay trước khi cộng sổ.
Cách sữa chữa tiến hành như sau:
- Đối với trường hợp ghi thiếu số liệu so với chứng từ hoặc số thực tế kiểm kê, trước hết phải lập chứng từ bổ sung và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ bằng mực thường (xanh hoặc đen).
- Đối với trường hợp định khoản sĩt, dùng mực thường ghi thêm định khoản sĩt. * Lưu ý:
-Trường hợp phát hiện sổ kế tốn cĩ sai sĩt trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan Nhà nước cĩ thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế tốn của năm đĩ.
- Trường hợp phát hiện sổ kế tốn cĩ sai sĩt sau khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan Nhà nước cĩ thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế tốn của năm đã phát hiện sai sĩt và ghi chú vào dịng cuối của sổ kế tốn năm cĩ sai sĩt.
b. Khi phát hiện sổ kế tốn ghi bằng máy vi tính cĩ sai sĩt việc sửa chữa tiến hành như sau:
b1/ Nếu sai sĩt được phát hiện trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan Nhà nước cĩ thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế tốn của năm đĩ trên máy vi tính;
b2/ Nếu sai sĩt được phát hiện sau khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan Nhà nước cĩ thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế tốn của năm đã phát hiện sai sĩt trên máy tính và cần ghi chú vào dịng cuối của sổ kế tốn năm cĩ sai sĩt.
Lưu ý: Trong trường hợp sữa chứa sổ kế tốn ghi bằng máy vi tính chỉ cĩ thể áp dụng phương pháp ghi âm và phương pháp ghi bổ sung.
c. Một số ví dụ minh họa
Ví dụ 1: Mua một lơ hàng hố nhập kho chưa thanh tốn tiền cho cơng ty A. Chứng từ nhập kho đã ghi giá thực tế hàng hố: 243.000 đồng. Kế tốn đã ghi sổ: 234.000 đồng.
Số ghi thiếu là: 243.000 - 234.000 = 9.000 (đồng)
Phương pháp chữa sổ như sau:
Ví dụ 2:Mua nguyên vật liệu nhập kho chưa trả tiền cho cơng ty B. Chứng từ ghi giá thực tế nguyên vật liệu: 1.250.000 đồng. Kế tốn đã ghi sổ: 1.520.000 đồng.
Số tiền ghi thừa là: 1.520.000 - 1.250.000 = 270.000 (đồng)
Phương pháp chữa sổ như sau:
Ví dụ 3: Mua tài sản cố định trị giá 200.000.000 đồng, thanh tốn bằng vốn vay dài hạn. Kế tốn cơng ty ghi trên sổ kế tốn:
Nợ TK Tài sản cố định hữu hình (211) : 200.000.000
Cĩ TK Vay ngắn hạn (311) : 200.000.000
Trường hợp này định khoản sai thay vì ghi vào Cĩ tài khoản 341, kế tốn lại ghi vào Cĩ tài khoản 311
Lưu ý rằng: Với trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản, việc sửa chữa được thực hiện bằng cách ghi số âm (ghi bằng mực đỏ hay ghi trong ngoặc đơn) để xố định khoản sai. Sau đĩ ghi lại định khoản đúng bằng mực thường.
Vậy khi phát hiện sai, kế tốn phải chữa lại như sau:
(2) Ghi bổ sung (1) Ghi sai
Hàng hố Phải trả người bán (cơng ty A)
234.000 234.000
9.0009.000 9.000
( 2) Ghi số âm (1) Ghi sai
Nguyên liệu, vật liệu Phải trả người bán (cơng ty B)
1.520.000 1.520.000
(270.000)
- Ghi âm (bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc)
Nợ TK Tài sản cố định hữu hình (211) : (200.000.000)
Cĩ TK Vay ngắn hạn (311) : (200.000.000)
- Ghi lại định khoản đúng:
Nợ TK Tài sản cố định hữu hình (211) : 200.000.000
Cĩ TK Vay dài hạn (341) : 200.000.000