III. Thực trang cụng tỏc lậpkế hoạch sản xuất của cụng ty cổ phần bỏnh
2. Nội dung và phương phỏp cơ bản của kế hoạch sản xuất
2.3 Kế hoạch chỉ đạo sản xuất (kế hoạch thỏng, kế hoạch tuần)
Cỏn bộ kế hoạch căn cứ vào kế hoạch sản xuất tổng thể, kế hoạch tiờu thụ quý của phũng kế hoạch thị trường để lập kế hoạch sản xuất cho cỏc thỏng. Bản kế hoạch này sẽ được chuyển cho phũng kinh doanh thị trường kiểm tra và tham khảo. Sau khi thống nhất được kế hoạch sản xuất với phũng thị trường, kế hoạch chỉ đạo sản xuất sẽ được đưa xuống cho cỏc quản đụcs phõn xưởng thực hiện.
Nội dung của bản kế hoạch chỉ đạo sản xuất nờu rừ được sản lượng, chủng loại sản phẩm cần sản xuất trong thỏng.
Sau khi kế hoạch thỏng hoàn thành xõy dựng hoàn chỉnh, cỏc cỏn bộ kế hoạch bắt tay vào việc lập kế hoạch sản xuất theo tuần. Kế hoạch này được xõy dựng căn cứ vào kế hoạch sản xuất thỏng, bỏo cỏo tồn kho thành phẩm hàng ngày.
Bảng 2.9: Kế hoạch chỉ đạo sản xuất thỏng cho từng thỏng năm 2007
Đơn vị: tấn Năm 2007 KHSX tổng thể 18665 Thỏng 1 ... 10 11 12 KH chỉ đạo SX 1845 1989,36 2130,21 Bột canh 1183 1186 1199 Kẹo 98,5 110,3 138,43 Bỏnh Quy 250 350,3 407,13 Lương khụ 124 130 138,4 Kem xốp 180 195,5 227,69 Bỏnh mềm 9,5 17,26 19,56 (Nguồn Phũng kế hoạch)
Một những đặc điểm nổi bật của thị trường bỏnh kẹo là mang tớnh thời vụ. Do đú để kế hoạch chỉ đạo sản xuất tăng thờm tớnh thuyết phục, nờn bổ sung thờm phần phõn tớch doanh số bỏn hàng của cả năm theo thỏng, theo quý để rỳt ra tỷ lệ tiờu thụ của từng thỏng.
2.4 Kế hoạch nhu cầu sản xuất
Kế hoạch nhu cầu sản xuất dựa vào kế hoạch sản xuất tổng thể, kế hoạch chỉ đạo sản xuất và định mức NVL cho mỗi loại sản phẩm để xỏc định nhu cầu cỏc yếu tố sản xuất.
Nhu cầu về lao động.
Việc tớnh toỏn chớnh xỏc nhu cầu lao động cần phục vụ cho hoạt động sản xuất là cơ sở quan trọng để xõy dựng kế hoạch nguồn nhõn lực, từ đú đưa ra những chớnh sỏch tuyển dụng phự hợp
Trước tiờn để xỏc định nhu cầu về lao động, cỏc cỏn bộ kế hoạch xỏc định tổng giờ cụng lao động
Tổng giờ cụng lao động = lượng sản phẩm sản xuất x định mức giờ cụng Sau đú xỏc định lượng lao động trực tiếp:
Lượng lao động trực tiếp = tổng giờ cụng x định mức đơn giỏ/ một giờ cụng
Vớ dụ: Sản xuất bỏnh quy Hương Thảo 200g Năng suất mỏy: 3tấn/ ca (8h)
Số lao động trờn 1 ca là 12 người
Tiờu hao lao động (trờn mỏy) là 12 người/ 3 tấn => tiờu hao lao động trờn mỏy để sản xuất 1 tấn sản phẩm là 4 nguời/ tấn
Tiờu hao lao động bao gúi 9 cụng/ tấn
Tiờu hao lao động cơ khớ và vận chuyển 1,5 cụng/ tấn
Như vậy để sản xuất 1 tấn bỏnh Hương Thảo cần 14,5 cụng/ tấn=> để phục vụ cho một ca cần 43,5 cụng / tấn
Do đặc điểm của thị trường bỏnh kẹo mang tớnh mựa vụ, vào những ngày cuối năm, đầu năm, tết cổ truyền... nhu cầu về bỏnh kẹo tăng cao nờn cụng ty sử dụng thờm cỏc lao động bờn ngoài (lao động giỏn tiếp). Tớnh tại thời điểm năm 2006, tổng lượng lao động giỏn tiếp là 196 lao động.
Nhu cầu về nguyờn vật liệu
Mua sắm nguyờn vật liệu ảnh hưởng tới lượng vốn lưu động của cụng ty, do đú cỏc định nhu cầu mua sắm nguyờn vật liệu càng chớnh xỏc bao nhiờu thỡ doanh nghiệp càng chủ động trong việc huy động vốn lưu động và xõy dựng kế hoạch về vốn lưu động.
Nguyờn vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất được phõn thành hai loại: nguyờn vật liệu chớnh và nguyờn vật liệu phụ. Nguyờn vật liệu chớnh là những nguyờn vật liệu chiếm tỷ lớn trong kết cấu sản phẩm và nú là yếu tố quyết định đến chất lượng của sản phẩm: đường, bột mỳ, dầu bơ, sữa gõy, sữa bộo, dẩu tinh luyện...; nguyờn vật liệu phụ: mựi thơm, phụ gia 0090, phẩm
vàng chanh, phẩm cốm, phẩm dõu, bột màu... những loại này thường chiếm tỷ trọng nhỏ trong kết cấu sản phẩm, nú cú tỏc dụng làm tăng tớnh hấp dẫn của sản phẩm.
Đối với mỗi loại, phương phỏp tớnh cú sự khỏc biệt. Lượng nguyờn vật liệu chớnh cần dựng được tớnh theo theo cụng thức:
Lượng NVL cần dựng = định mức NVL cho 1 tấn sản phẩm x khối lượng cần sản xuất
Cũn nguyờn vật liệu phụ được xỏc định theo một tỷ lệ so với lượng nguyờn vật liệu chớnh cần dựng. Tỷ lệ này được phũng kỹ thuật và bộ phận nghiờn cứu sản phẩm mới cung cấp.
Tổng lượng nguyờn vật liệu cần dựng cho kỳ kế hoạch bằng tổng lượng nguyờn vật liệu chớnh cộng với nguyờn vật liệu phụ cần dựng đó được xỏc định như trờn.
Cỏch xỏc định nguyờn vật liệu phụ này tụi thấy chưa khoa học bởi đối mới một sản phẩm tỷ lệ mỗi loại nguyờn vật liệu cần dựng là khỏc nhau. Vớ dụ để sản xuất ra một tấn kẹo chew khoai mụn 350g cần 7,045 kg phụ gia 0090 cần 0,022 kg phẩm xanh cốm, cần 0,055 kg phẩm màu tớm...v..v.. thế nhưng những loại nguyờn vật liệu này lại được tớnh theo cựng một tỷ lệ nhất định so với nguyờn vật liệu chớnh. Việc xỏc định nhu cầu nguyờn vật liệu như vậy dẫn đến một số loại nguyờn vật liệu sử dụng khụng hết, một số loại thiếu dẫn đến giỏn đoạn sản xuất hoặc làm tăng lượng tồn kho khụng cần thiết.
Cụng tỏc xỏc định nhu cầu nguyờn vật liệu cần dựng theo định mức nguyờn vật liệu cho mỗi loại sản phẩm đó chưa tớnh đến cỏc yếu tố ảnh hưởng đến việc sử dụng nguyờn vật liệu như: chất lượng của nguyờn vật liệu sử dụng, trỡnh độ cụng nghệ... Chất lượng nguyờn vật liệu khụng đảm bảo khiến phõn xưởng sản xuất phải dựng quỏ định mức tiờu dựng lượng nguyờn vật liệu để đảm bảo chất lượng sản phẩm. Và đương nhiờn sẽ dẫn đến tỡnh trạng thiếu nguyờn vật liệu và nếu như cụng tỏc cung ứng nguyờn vật liệu trậm trễ, làm giỏn đoạn quỏ trỡnh sản xuất gõy lóng phớ cỏc nguồn lực khỏc.
Nhu cầu nguyờn vật liệu, thành phẩm dự trữ
Việc dự trữ nguyờn vật liệu, thành phẩm luụn chiếm vị trớ quan trọng của hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường hiện nay, khi mà nhu cầu khỏch hàng là một ẩn số và việc xỏc định ẩn số này hoàn toàn là việc dự bỏo dựa trờn những phõn tớch, những căn cứ hiện tại. Do đú cụng tỏc dự bỏo này khụng phải lỳc nào cũng chớnh xỏc, thường thỡ luụn sai lệch, vấn đề chỉ là mưc độ sai lệch nhiờu hay ớt. Cú thể nhu cầu dự bỏo lớn hơn nhu cầu tiờu thụ thực tế, sản phẩm sản xuất ra khụng thể tiờu thụ hết buộc doanh nghiệp phải dự trữ. Cũng cú thể nhu cầu thị trường tăng đột biến mà doanh nghiệp khụng thể dự đoỏn trước được, nhờ cú nguyờn vật liệu, thành phẩm dự trữ giỳp doanh nghiệp đỏo ứng kịp thời nhu cầu khỏch hàng...Do đú dự trữ nguyờn vật liệu hết sức cần thiết.
Lượng NVL dự trữ được xỏc định bằng cụng thức: NVL dự trữ = NVL cần dựng x 10%
Nguyờn vật liệu dự trữ được xỏc định bằng 10% nguyờn vật liệu cần dựng cho cả năm, lượng dự trữ trong kho hàng thỏng được xỏc định bằng cỏch lấy lượng nguyờn vật liệu cần dự trữ của năm (vừa xỏc định) chia đều cho 12 thỏng. Phương phỏp tớnh toỏn này tỏ ra khụng khoa học đối với ngành sản xuất bỏnh kẹo, khi mà sản phẩm của nú cú tớnh chất mựa vụ, nguyờn vật liệu khú bảo quản dễ hư hỏng. Dẫn đến tỡnh trạng cú thỏng lượng nguyờn vật liệu dự trữ vượt quỏ mức cần thiết làm tăng chi phớ lưu kho, khiến cụng tỏc bảo quản gặp nhiều khú khăn. Nhưng cú thỏng nguyờn vật liệu chỏy kho, khụng đủ để phục vụ cho hoạt động sản xuất, khiến cho quỏ trỡnh sản xuất bị giỏn đoạn.
Chưa chỉ rừ được phương phỏp tớnh toỏn tại sao cú được con số 10% mà khụng phải những số khỏc 8, 4, 5… chẳng hạn khi xỏc định nguyờn vật liệu, thành phẩm dự trữ.
Kế hoạch tiến độ sản xuất lấy đơn giao hàng (khối lượng và thời gian giao hàng) làm căn cứ để lập. Nhưng thường cụng ty xỏc định bằng phương phỏp điều kiện sớm, lịch trỡnh sản xuất sớm nhất được xỏc định khi đó biết yờu cầu của cụng việc.
Cụng ty ỏp dụng phương phỏp điều kiện sớm để xỏc định thời điểm sản xuất, nú là thời điểm sớm nhất cú thể khi đó biết yờu cầu cụng việc (số lượng đơn hàng, thời gian giao hảng). Áp dụng phương phỏp này cú thể giỳp cho cụng ty đảm bảo được thời hạn giao hàng, đảm bảo được yờu cầu về sản lượng. Nhưng lại làm tăng chi phớ lưu kho đồng thời khi cụng ty ỏp dụng phương phỏp này khiến họ khụng cú cỏch kiểm soỏt được tiến độ sản xuất gõy lóng phớ nguồn lực.
Qua tỡm hiểu, tụi nhận thấy cụng tỏc lập kế hoạch mang trong mỡnh rất nhiều khuyết điểm, cụng ty cần cú những biện phỏp để khắc phục được những khuyết điểm đú, đặc biệt là nờn chỳ trọng vào cỏc giải phỏp về mặt kỹ thuật khi lập kế hoạch sản xuất.
Cụng ty chưa xõy dựng cho mỡnh một biểu mẫu lập kế hoạch. Cụng tỏc lập kế hoạch sản xuất của cụng ty cổ phần bỏnh kẹo Hải Chõu chưa theo một khuụn mẫu nhất định. Nếu như đối thủ của họ là cụng ty cổ phần bỏnh kẹo Hữu Nghị Hà Nội đó xõy dựng cho mỡnh biểu mẫu lập kế hoạch cụ thể. Thụng qua bảng biểu này ta cú thể thấy rừ được nội dung của từng kế hoạch, thấy được mối liờn hệ giữa cỏc kế hoạch bộ phận, thấy được sự tham gia và trỏch nhiệm của cỏc phũng ban trong cụng tỏc lập kế hoạch. Theo tụi cụng ty Hải Chõu cũng nờn xõy dựng cho mỡnh khuụn mẫu lập kế hoạch núi chung, trong đú xỏc định nội dung của kế hoạch, tổ chức thực hiện cụng tỏc lập kế hoạch.
Người thực hiện Trỡnh tự cụng việc Tài liệu, biểu mẫu liờn
quan Cụng ty và nhà mỏy xõy
dựng
BM- KH- 01- KHNA ( Kế hoạch năm)
Bùi Thị Nga Lớp Kế hoạch 46A Kế hoạch tổng thể năm Lập kế hoạch tiờu thụ Lập kế hoạch sản xuất quý, thỏng Duyệt Lập kế hoạch sản xuất tuần, ngày Duyệt
Phũng thị trường BM-TT.05.03 ( Kế hoạch tiờu thụ) Phũng kế hoạch nhà mỏy BM-KH.02-KHTH ( Kế hoạch sản xuất quý, thỏng) Giỏm đốc nhà mỏy Phũng kế hoạch nhà mỏy BM-KH.03-KHNG ( Kế hoạch sản xuất chi
tiết tuần, ngày) Giỏm đốc nhà mỏy
Quản đốc phõn xưởng BM-KH.03-KHNG
PX-NM-01; PX-NM-02 ( Bảng xuất nhập nguyờn
liệu, bao bỡ)
(Nguồn: phũng kế hoạch vật tư cụng ty cổ phần bỏnh kẹo Hữu Nghị Hà Nội)
Phương phỏp tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu định lượng của kế hoạch sản xuất (tổng sản lượng, nhu NVL cần dựng, NVL cần dự trữ và một số cỏc chỉ tiờu khỏc) rất mơ hồ, thiếu tớnh khoa học. Căn cứ chớnh để xõy dựng cỏc chỉ tiờu đú là dựa vào những phõn tớch định lượng tỡnh hỡnh tiờu thụ của thị trường năm trước năm kế hoạch, kết hợp với kinh nghiệm thực tế của cỏn bộ kế hoạch, bỏ qua hoạt động “Phõn tớch, dự bỏo thị trường năm kế hoạch”, một trong những hoạt động quan trọng bậc nhất giỳp cụng ty cú thể thành cụng khi đưa ra bất kỳ quyết định nào đối với bất kỳ cụng ty nào. Khi lượng hoỏ cỏc yếu tố ảnh hưởng đến cỏc chỉ tiờu dựa vào kinh nghiệm của cỏn bộ. Vớ dụ
như lượng hoỏ tỏc động của cỏc yếu tố: tớnh khụng chắc của dự bỏo, tỏc động của cỏc nguồn lực trong cụng ty bằng 10% khi dự bỏo nhu cầu về năng lực sản xuất từ nhu cầu sản phẩm…
Một cụng ty cú thể tồn tại và phỏt triển đỏp được yờu cầu của thị trường, mọi hoạt động của cụng ty đều hướng tới phục vụ mục tiờu thoả món nhu cầu thị trường. Nhu cầu thị trường luụn luụn biến động, hụm nay khỏch hàng thớch tiờu dung bỏnh Hương Thảo, nhưng chưa chắc ngày mai họ đó thớch tiờu dung nú. Do đú cụng tỏc lập sản xuất phải cú tớnh linh hoạt, cụng ty cần xõy dựng cho mỡnh nhiều phương ỏn dự phũng, mỗi phương ỏn sẽ là một kịch bản khỏc nhau trong đú cú những tỡnh huống nhất định cú thể xảy ra và cỏch giải quyết cỏc tỡnh huống đú. Thực tế Hải Chõu đó khụng làm được điều này.