III. Thực trang cụng tỏc lậpkế hoạch sản xuất của cụng ty cổ phần bỏnh
3. Điều kiện lậpkế của cụng ty cổ phần bỏnh kẹo Hải Chõu
3.1 Năng lực cỏn bộ lập kế hoạch
Phũng kế hoạch là một trong những cơ quan đầu nóo của cụng ty, được thành lập ngay từ những ngày đầu thành lập cụng ty. Phũng đảm nhiện chức năng lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ và cung ứng nguyờn vật liệu, đồng thời tham mưu cho ban Giỏm Đốc cụng ty xõy dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Hiện nay, phũng cú 8 cỏn bộ kế hoạch, trong đú cú 6 cỏn bộ tuổi đời từ 35 – 50 đó gắn bú với cụng ty từ lõu, hai cỏn bộ trẻ mới vào nhận cụng tỏc năm 2005. Năm trong số 8 cỏn bộ tốt nghiệp từ chuyờn ngành kinh tế, 3 cỏn bộ lóo thành kế hoạch là những người đó làm việc lõu năm trong cụng ty (trờn dưới 10) cũng được đạo tao qua cỏc lớp chuyờn ngành kế hoạch và cú kinh nghiệm lõu năm. Trong quỏ trỡnh thực tập, tụi nhận thấy cỏc cỏn bộ kế hoạch núi chung là những người cú trỡnh độ, họ được đào tạo từ cỏc trường đại học, cao đẳng trong nước nhưng đối với tiờu chuẩn để trở thành một cỏn bộ kế
hoạch giỏi thỡ họ chưa đỏp ứng được yờu cầu. Một cỏn bộ kế hoạch giỏi tối thiểu phải là những người cú chuyờn mụn giỏi, cú kinh nghiệm, cú khả năng tổng hợp cao, cú tầm nhỡn. Cỏc cỏn bộ của Hải Chõu cú thể đỏp ứng được yờu cầu về chuyờn mụn, về kinh nghiệm, thế nhưng khả năng tổng hợp thụng tin, tầm nhỡn xa chưa đỏp ứng được. Điều này thể hiện qua thực tế làm việc của họ, sản phẩm của họ tạo ra mới chỉ cú kế hoạch sản xuất hàng năm, chưa cú kế hoạch dài hạn (cho năm năm chẳng hạn), sử dụng cỏc thụng tin thực tế là chớnh, thiếu thao tỏc dự bỏo khi xỏc định cỏc chỉ tiờu.
Một khớa cạnh nữa mà tụi muốn đề cập đến đú là thỏi độ làm việc. Hàng ngày, họ đến cụng ty làm việc theo đỳng giờ giấc, làm việc theo yờu cầu, khụng nhiệt tỡnh trong cụng việc: vào những thời gian rảnh phần lớn thời gian sử dụng trong ngày là để giải trớ, mà khụng tạo thúi quen cập nhật thụng tin, nõng cao trỡnh độ.
3.2 Điều kiện về thụng tin và tài chớnh.
Trong nhiều năm qua, việc thu thập thụng tin thường xuyờn khụng được Hải Chõu chỳ trọng. Phũng kinh doanh thị trường cú nhiệm vụ chức năng kết nối giữa doanh nghiệp với thị trường nhưng hệ thống cụng nghệ thụng tin lại khụng được chỳ trọng. Phũng tổng cộng cú 12 nhõn viờn, được trang bị 5 chiếc mỏy tớnh bàn, cú 2 mỏy được nối mạng trong đú một mỏy chuyờn dựng của trưởng phũng... Thụng tin trong và ngoài nước cú được thụng qua cỏc cuộc thị sỏt khụng thường xuyờn của cỏn bộ nghiệp vụ nờn lượng thụng tin cũn hạn chế.
Cụng ty đó xõy dựng cho mỡnh trang Web để giới thiệu sản phẩm của cụng ty, xõy dựng kờnh thụng tin liờn lạc với khỏch hàng thụng qua phần kiến nghị trờn trang Web đú. Đó cú kờnh thụng tin này nhưng Hải Chõu chưa khai thỏc hiệu quả kờnh thụng tin này, thể hiện ở chỗ cụng ty chưa cú một bộ phận
chuyờn trỏch nhiệm vụ phỏt triển nõng cấp chất lượng trang Web, chưa cú bộ phận chuyờn trỏch thu thập thụng tin thị trường, thụng tin về đối thủ
Hiện nay cụng cụ chủ yếu phục vụ cho hoạt động lập kế hoạch cỏc cỏn bộ kế hoạch sử dụng là Word, Exel. Exel giỳp ớch rất nhiều cho cụng tỏc tớnh toỏn, xử lý số liệu, nhờ vậy mà cụng việc tớnh toỏn trở nờn đơn giản hơn, cỏc cỏn bộ kế haọch chỉ cần nhập số liệu và những cụng thức tớnh toỏn đơn giản. Thế nhưng nú lại khụng giỳp ớch được trong việc lượng hoỏ cỏc yếu tố (cả định tớnh và định lượng) tỏc động đến sản xuất, đến tiờu dựng.
Chi phớ hoạt động hàng ngày của phũng (chi phớ sử dụng điện, chi phớ sử dụng nước, chi phớ điện thoại) và cỏc quỹ hoạt động cho cỏc ngày lễ, tết được tớnh vào chi phớ chung của cụng ty, và đựơc khoỏn theo một mức độ nhất định. Chi phớ phục vụ cho hoạt động lập kế hoạch sản xuất khụng cú. Khụng cú quỹ khen thưởng riờng cho phũng.
3.3 Điều kiện về tổ chức
Cụng ty chưa thu hỳt được sự tham gia đụng đảo của cỏc phũng ban trong cụng tỏc lập kế hoạch, thụng tin thu thập một chiều. Thiếu vắng những buổi cỏc phũng ban ngồi cựng nhau để thảo luận, bàn bạc cựng nhau đưa ra quyết định giải quyết cỏc khỳc mắc trong cụng tỏc lập kế hoạch, điều này làm hạn chế khả năng thực hiện kế hoạch hơn khi là cú sự tham gia của mọi phũng ban trong DN. Bởi khi cú sự tham gia của mội thành phần trong DN trong cụng tỏc lập kế hoạch tạo nờn nhiều lợi ớch: giỳp cho mỗi thành viờn trong cụng ty hiểu biết sõu sắc hơn về cụng ty mỡnh, biết được nhiều hoạt động khỏc trong cụng ty ngoài lĩnh vực hoạt động của phũng mỡnh, vỡ vậy họ se nhận thụng tin chủ động hơn, việc trao đổi thụng tin dễ dàng hơn; Sự tham gia giữa cỏc thành viờn trong cụng tỏc lập kế hoạch dẫn đến việc thực hiện kế hoạch của cụng ty rở thành kế hoạch của chớnh bản thõn người lao động, đồng thời phỏt huy được tớnh chủ động của người lao động đối với hoạt động của
cụng ty, cụng ty sẽ cú thờm nguồn lực để giải quyết những nhiệm vụ trong tương lai.