III. Thực trang cụng tỏc lậpkế hoạch sản xuất của cụng ty cổ phần bỏnh
2. Một số giải phỏp hoàn thiện cụng tỏc lậpkế hoạch
2.1 Giải phỏp kỹ thuật
Xõy dựng hệ thống thụng tin.
Trong thời kỳ kinh tế hội nhập, nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt, bất kỳ một quyết định nào liờn quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt được hiệu quả cần phải cú thụng tin. Thụng tin thu thập được càng nhiều, càng chớnh xỏc bao nhiờu và cú được thụng tin trước đối thủ càng sớm thỡ càng nõng cao chất lượng của cỏc quyết định và khả năng thành cụng bấy nhiờu. Thực tế cũng cho thấy, những doanh nghiệp tồn tại và phỏt triển là những doanh nghiệp chỳ trọng đầu tư cho việc nghiờn cứu, thu thập thụng tin từ mụi trường bờn ngoài.
Chi phớ để xõy dựng một hệ thống thụng tin liờn tục tương đối tốn kộm nhưng về lõu dài thỡ hiệu quả của nú mang lại thỡ rất cao. Nếu một DN khụng cú hệ thống thụng tin liờn tục, họ khụng thể nắm bắt thường xuyờn những biến động cũng như cập nhập những thụng tin mới nhất diễn ra hàng ngày. Trong nhiều trường hợp khụng thể đỏp ứng được yờu cầu thụng tin để ra quyết định, dẫn đến quyết định bị sai lệch. Nếu DN chỉ tiến hành thu thập thụng tin bất thường, chi phớ tiến hành thu thập thụng tin cao đụi khi cũn tốn kộm cao mà hiệu quả chưa chắc đó cao.
Hệ thống thụng tin hiện đại đem lại rất nhiều lợi ớch cho DN. Giỳp DN lờn kế hoạch sản xuất phục vụ tốt nhất nhu cầu thị trường, giỳp DN dễ dàng tỡm mua được NVL thuận lợi, giỳp DN kết nối trực tiếp với khỏch hàng... tăng sức cạnh tranh của DN trờn thị trường.
Để xõy dựng được hệ thống thụng tin hoạt động hiệu quả, cụng ty nờn tập trung đầu tư vào:
-Tiếp tục đầu tư nõng cấp trang Web của cụng ty, trong trang web này tập
trung giới thiệu sản phẩm, thu thập ý kiến của khỏch hàng, tổ chức đơn vị chuyờn mụn để giải đỏp thắc mắc, kiến nghị của khỏch hàng.
-Xõy dựng hệ thống thu thập thụng tin về cỏc nhà cung ứng (những sản
phẩm mà họ cung cấp, mặt mạnh của từng nhà cung ứng, khả năng tài chớnh của họ…), về hoạt động của đối thủ cạnh tranh (sản phẩm mới của họ, định hướng phỏt triển, phõn tớch mặt mạnh và những hạn chế của họ…)
-Xõy dựng mạng lưới kết nối thụng tin giữa cỏc phũng ban, nõng cao kiến
thức tin học cho cỏc cỏn bộ để việc trao đổi thụng tin giữa cỏc phũng ban thuận lợi, nhanh chúng.
Tin học hoỏ hoạt động lập kế hoạch.
Vào cuối mỗi kỳ kế hoạch, cỏc cỏn bộ kế hoạch đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch của năm xõy dựng kế hoạch và tiến hành xõy dựng kế hoạch cho năm tới (năm kế hoạch). Như vậy cú thể hỡnh dung khối lượng cụng việc khổng lồ mà phũng kế hoạch phải làm trong thời gian ngắn, điều này dẫn cỏc quyết định khụng được nghiờn cứu sõu. Do đú cụng ty xõy dựng cho mỡnh một phần mềm phục vụ riờng cho hoạt động lập và đỏnh giỏ thực hiện kế hoạch. Vào cuối mỗi kỳ kế hoạch, cỏc chi nhỏnh và xớ nghiệp bỏo cỏo lại tỡnh hỡnh sản xuất tiờu thụ của mỡnh thụng qua cỏc file dữ liệu, cụng việc của cỏn bộ kế hoạch lỳc này là chạy cỏc file dữ liệu để đưa ra bảng tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của cụng ty, những phõn tớch chi tiết về tỡnh hỡnh sản xuất của cỏc đơn vị. Như vậy, cụng ty nờn sử dụng cỏc cụng cụ toỏn học như sơ đồ, bảng biểu, cỏc phương phỏp toỏn học trong cụng tỏc phõn tớch, đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch sản xuất, tiờu thụ của cụng ty cú thể giảm khối lượng cụng việc cho cỏn bộ kế hoạch để họ tập trung vào cụng tỏc xỏc
định phương hướng sản xuất, cỏc chỉ tiờu, cỏc phương phỏp thực hiện cho năm kế hoạch.
Cụng việc dự bỏo cũng vụ cựng quan trọng trong cụng tỏc lập kế hoạch. Nhu cầu của khỏch hàng được coi là một biến ẩn cần phải tỡm hiểu, cần phải dự bỏo. Dự bỏo nhu cầu này càng chớnh xỏc bao nhiờu thỡ càng nõng cao hiệu quả của kế hoạch. Song việc dự bỏo lại tương đối khú khăn, nú chịu ảnh hưởng của nhiều biến số với nhiều dữ liệu: thị hiếu tiờu dựng, tớnh mựa vụ của sản phẩm, mức tăng của thị trường... Do đú cụng ty nờn sử dụng mụ hỡnh dự bỏo OLS để lượng hoỏ mức độ ảnh hưởng của cỏc yếu tố tỏc động đến sản lượng tiờu thụ thực tế, kết hợp với kinh nghiệm của cỏn bộ kế hoạch. Khi kết hợp hai phương phỏp này với nhau sẽ hạn chế được nhược điểm của từng phương phỏp: cỏn bộ kế hoạch dựa trờn những phõn tớch định lượng để ra quyết định giỳp cho cỏc quyết định của họ cú căn cứ vững chắc đồng thời dựa vào kinh nghiệm của cỏn bộ kế hoạch, những con số khụ khan trở thành những con số biết núi.
2.2
Giải phỏp về cơ cấu tổ chức
Mỗi phũng ban phụ trỏch những chức năng nhiệm vụ cụ thể: Phũng kỹ thuật quản lý về quy trỡnh cụng nghệ, nghiờn cứu sản phẩm mới, thiết kế hay cải tiến mẫu mó bao bỡ, quản lý toàn bộ thiết bị trong cụng ty; Phũng kế hoạch xõy dựng cỏc kế hoạch sản xuất, kế hoạch giỏ thành, kế hoạch cung cấp NVL...Chuyờn mụn của phũng kế hoạch là cụng tỏc kế hoạch húa. Và cú những thế mạnh riờng: phũng kế hoạch khụng thể nắm bắt thụng tin nhanh và sõu sắc về thị trường như phũng kinh doanh thị trường; phũng kế hoạch khụng thể nắm rừ năng lực sản xuất của hệ thống dõy truyền sản xuất nếu khụng được phũng kỹ thuật cung cấp thụng tin... Do đú phũng kế hoạch phải phối hợp với cỏc phũng ban khỏc trong cụng tỏc lập kế hoạch
Cần tạo một cơ chế hợp lý để moị người cựng tham gia vào cụng tỏc xõy dựng kế hoạch. Tổ chức sự tham gia đầy đủ của cỏc nhà kế hoạch, cỏc phũng ban chức năng, cỏc xớ nghiệp sản xuất nhằm tập trung trớ tuệ và mọi nguồn thụng tin để cú thể xõy dựng kế hoạch tối ưu. Cỏc thành viờn tham gia vừa độc lập về quyền hạn và nhiệm vụ của mỡnh song cũng phải cú sự phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau trong cụng tỏc lập kế hoạch. Cụ thể:
Ban giỏm đốc (tổng giỏm đốc và cỏc phú tổng giỏm đốc) đề ra quy trỡnh lập kế hoạch với sự tư vấn của phũng kế hoạch. Trực tiếp chỉ đạo phũng kế hoạch xõy dựng kế hoạch, phối hợp với phũng kế hoạch và cỏc trưởng phũng khỏc để soạn lập kế hoạch chiến lược, đề xuất cỏc chớnh sỏch giải phỏp thực hiện.
Cỏc phũng chức năng cú nhiệm vụ cung cấp số liệu và thụng tin khi phũng kế hoạch yờu cầu, đồng thời đề xuất cỏc giải phỏp cho bộ phận kế hoạch. Phối hợp với phũng kế hoạch trong cụng tỏc lập kế hoạch chuyờn mụn phũng mỡnh.
Cỏc xớ nghiệp cung cấp số liệu, thụng tin thực tế của xớ nghiệp mỡnh cho phũng kế hoạch đồng thời đưa ra cỏc ý kiến, cỏc giải phỏp thực hiện kế hoạch.
Phũng kế hoạch, bộ phận nũng cốt trong cụng tỏc lập kế hoạch. Do đú phải đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng của cỏc cỏn bộ trong phũng. Phũng tham gia tư vấn cho ban lónh đạo xõy dựng chiến lược phỏt triển của cụng ty, cung cấp cỏc thụng tin, số liệu cho cỏc phũng ban chức năng khỏc.
Thành lập phũng Marketing
Hiện nay phũng kinh doanh thị trường vừa đảm nhiện chức năng kinh doanh vừa đảm nhiệm cỏc hoạt động thị trường của cụng ty, với tổng số cỏn bộ là 11 người (bao gồm cả trưởng phũng) trong đú: 1 nhõn viờn chuyờn làm cụng tỏc hậu cần của phũng, hai nhõn viờn chuyờn đảm nhiệm cụng tỏc sổ sỏch chứng từ, cũn lại 7 nhõn viờn chuyờn về hoạt động kinh doanh và cỏc hoạt động thị trường (với 4 chi nhỏnh: chi nhỏnh Nghệ An, chi nhỏnh Đà Nẵng, chi nhỏnh Hà Nội, chi nhỏnh Hồ Chớ Minh) dưới sự chỉ đạo của trưởng phũng. Do đú hoạt động của phũng luụn ở trong tỡnh trạng quỏ tải, khú cú thể đảm bảo được chất lượng cụng việc tốt.
Thành lập phũng marketing độc lập như cỏc phũng ban khỏc, theo tụi là rất cần thiết. Phũng sẽ đảm nhận chức năng nghiờn cứu thị trường, lập kế hoạch tiờu thụ, lập và tổ chức, thực hiện cỏc chớnh sỏch mar – mix cho cụng ty, cho từng chi nhỏnh. Để đảm bảo thực hiện tốt chức năng này, cụng ty cần xõy dựng đội ngũ cỏn bộ chuyờn sõu về marketing, được tổ chức theo cơ cấu:
Phũng hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Phú Tổng Giỏm Đốc kinh doanh.
Trưởng phũng Marketing chịu trỏch nhiệm trực tiếp trước ban giỏm đốc cụng ty về hoạt động của phũng. Yờu cầu đối tối thiểu đối với trưởng phũng Marketing phải tốt nghiệp chuyờn ngành về Marketing, cú kiến thức tổng hợp tốt, cú kinh nghiệm trờn 2 năm, am hiểu về sản phẩm của ngành bỏnh kẹo.
Cỏc cỏn bộ của phũng được chia làm ba bộ phận phụ trỏch hoạt động của 3 khu vực (khu vực phớa Bắc, khu vực phớa Nam, khu vực phớa Trung) đồng thời phối hợp với nhau trong cụng việc. Yờu cầu tối thiểu đối với cỏc cỏn bộ Marketing hoặc tốt nghiệp chuyờn ngành marketing hoặc là cú kinh nghiệm, am hiểu thị trường bỏnh kẹo.
Như vậy với việc thành lập phũng marketing, chắc chắn cỏc hoạt động thị trường của cụng ty sẽ đầy đủ hơn, chuyờn nghiệp hơn. Nhờ vậy hoạt động dự bỏo thị trường chớnh xỏc hơn giỳp cho cụng tỏc xõy dựng kế hoạch sản xuất đỏp ứng yờu cầu thị trường.
2.3 Giải phỏp nõng cao năng lực cỏn bộ kế hoạch
Cụng tỏc lập kế hoạch khụng chỉ đơn thuần là đưa ra cỏc mục tiờu, chỉ tiờu mà nhà quản lý mong muốn đạt được trong tương lai hay chỉ là những chỉ
Phú Tổng Giỏm Đốc kinh doanh Bộ phận phụ trỏch phớa Trung Bộ phận phụ trỏch phớa Nam Bộ phận phụ trỏch phớa Bắc Trưởng Phũng Marketing
tiờu mà cỏc cỏn bộ ngồi vẽ ra theo sự tưởng tượng của mỡnh. Để cho ra một bản kế hoạch hoàn chỉnh người cỏn bộ kế hoạch phải thực hiện rất nhiều hoạt động: dự bỏo nhu cầu thị trường, xỏc định năng lực sản xuất của DN, tỡm hiểu những điểm cốt lừi quyết định đến thành cụng của kế hoạch... Để làm tốt cụng tỏc kế hoạch đũi hỏi cỏn bộ kế hoạch phải cú chuyờn mụn sõu, cú khả năng tổng hợp dự bỏo, cú tham vọng đồng thời phải cú kinh nghiệm thực tế. Đõy là những phẩm chất cần thiết mà tụi nghĩ người cỏn bộ kế hoạch cần phải cú.
Cỏn bộ kế hoạch là những người trực tiếp lập kế hoạch. Vỡ vậy trỡnh độ chuyờn mụn của họ cú ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của bản kế hoạch. Nếu chuyờn mụn của họ cao trờn cơ sở kinh nghiệm của bản thõn cựng với những cụng cụ hỗ trợ, họ sẽ hoàn thành tốt cụng việc hơn những cỏn bộ chỉ cú kinh nghiệm lõu năm mà chưa được đào tạo chuyờn sõu về nghiệp vụ; đồng thời khả năng nắm bắt những xu hướng phỏt triển của thị trường, khả năng tiờn đoỏn của những cỏn bộ này tốt hơn, nhanh nhậy hơn. Nõng cao trỡnh độ của cỏn bộ kế hoạch cũng là nõng cao chất lượng của bản kế hoạch.
Cụng ty cần tạo điều kiện cho cỏc cỏn bộ kế hoạch nõng cao nghiệp vụ. Cú thể thực hiện dưới nhiều hỡnh thức như: cử họ đi học thờm cỏc lớp đào tạo ngắn hạn, dài hạn hay những khúa học chuyờn sõu; cử những cỏn bộ cú trỡnh độ chuyờn mụn cao, cú kinh nghiệm lõu năm để vừa hướng dẫn cho những cỏn bộ trẻ chưa cú kinh nghiệm vừa trao dồi thờm kiến thức cho mỡnh; cú chớnh sỏch đói ngộ khi cử họ đi đào tạo cỏc khúa học; cụng ty cũng nờn tạo điều kiện để cỏc cỏn bộ cú được cơ hội được trải nhiệm với thực tế nhiều hơn thụng qua những cuộc giao lưu, trao đổi với cỏc chuyờn gia, để họ cú thể đỳc rỳt được những kinh nghiệm quý bỏu ỏp dụng vào cụng việc của mỡnh.
2.4 Giải phỏp về chớnh sỏch lao động
Tạo mụi trường chuyờn nghiệp, cú tớnh cạnh tranh, cựng với cỏc chớnh sỏch đối với người lao động tốt sẽ tạo động lực cho cỏc cỏn bộ cụng nhõn
tham gia tớch cực vào hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty đồng thời thu hỳt, giữ chõn được cỏc cỏn giỏi, cú kinh nghiệm. Một cụng ty cú chớnh sỏch lương, thưởng tốt đương nhiờn sẽ thu hỳt được người lao động tự tỡm đến cụng ty, gắn bú với cụng ty. Nhưng nếu cụng ty đưa ra mức lương trung bỡnh, cộng thờm khụng cú cỏc chớnh sỏch khen thưởng cho người lao động như vậy sẽ khụng khuyến khớch người lao động tớch cực tham gia lao động, cụng ty sẽ mất dần những người lao động tốt cú chuyờn mụ, cú năng lực.
Cụng ty bỏnh kẹo Hải Chõu nờn chỳ trọng vào xõy dựng chớnh sỏch thu hỳt lao động và cú chế độ đói ngộ thỏa đỏng để kớch thớch người lao động hăng hỏi trong cụng việc. Dưới đõy tụi xin đề xuất một số chớnh sỏch:
+Thưởng hàng kỳ, thưởng đột xuất đối với những cỏ nhõn, tập thể cú
thành tớch lao động tốt.
+Tổ chức cỏc kỳ nghỉ cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cỏc dịp lễ tết.
+Tổ chức thi đua trong lao động để tạo động lực cho người lao động
nõng cao nghiệp vụ
+Nờn lập ra cỏc quỹ khen thưởng để thưởng cho những cỏn bộ cú thành
KẾT LUẬN
Nước ta đó là thành viờn của tổ chức thương mại thế giới WTO, kinh tế nước ta phải thực sự hội nhập với nền kinh tế thế giới, điều này kộo theo sự cạnh tranh gay gắt giữa cỏc doanh nghiệp trong nước với nhau, giữa cỏc doanh nghiệp trong nước với cỏc doanh nghiệp nước ngoài. Cụng ty cổ phần bỏnh kẹo Hải Chõu cũng nằm trong dũng chảy đú, họ cần phải nõng cao năng lực cạnh tranh của mỡnh trờn thị trường trong nước cũng như nước ngoài. Để làm được điều đú nhất thiết cụng ty phải đảm bảo và ngày càng nõng cao chất lượng cũng như mẫu mó sản phẩm đồng thời tiết kiệm chi phớ, do đú cụng tỏc lập kế hoạch sản xuất càng cú ý nghĩa quan trọng.
Nghiờn cứu cụng tỏc lập kế hoạch sản xuất tại cụng ty cổ phần bỏnh kẹo Hải Chõu đó giỳp tụi hiểu biết nhiều điều trờn thực tế, đồng thời thấy được mạnh của cụng tỏc lập kế hoạch và những hạn chế chưa khắc phục được. Trờn cơ sở phõn tớch nguyờn nhõn của những hạn chế, điều kiện lập kế hoạch của cụng ty, tụi xin mạnh dạn đưa ra một số giải phỏp cơ bản với hy vọng cú thể khắc phục được những hạn chế cũn tồn tại, hoàn thiện hơn trong cụng tỏc lập kế hoạch phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất.
Do trỡnh độ hiểu biết cũn hạn hẹp, thời gian tỡm hiểu chỉ trong một vài thỏng nờn đề tài khụng trỏnh khỏi những thiếu sút, những đỏnh giỏ cú thể cũn chưa hợp lý hoặc mang tớnh lý thuyết. Nhưng em hy vọng những nghiờn cứu của em cú thể mở ra những hướng nghiờn cứu sõu hơn của cụng ty về lĩnh vực này.
Em xin chõn thành cảm ơn Thạc sĩ Vũ Cương đó tận tỡnh hướng dẫn em về mặt định hướng và lý thuyết cho chuyờn đề thực tập tốt nghiệp này; em xin gửi lời cảm ơn cỏc cụ, cỏc chỳ, cỏc anh chị trong cụng ty cổ phần bỏnh kẹo Hải Chõu đó giỳp đỡ em trong quỏ trỡnh thực tập để hoàn thành đề tài này.
Sinh viờn thực hiện
Sơ đồ 1: Dõy truyền cụng nghệ sản xuất của phõn xưởng I và III Nguyờn vật liệu Nghiền Thành hỡnh Phối trộn Cỏn mỏng Bỏn thành phẩm Lũ nướng Phõn loại Làm nguội Cỏn dày Phối trộn Phối liệu ẫp Bảo quản Nhập kho
Sơ đồ 2: Dõy truyền sản xuất của phõn xưởng II Bột mỳ, phẩm màu Trỏng, phết kem ẫp bỏnh Nhập kho, thành phẩm Đỏnh thành kem Làm lạnh Trộn bột, đường Cắt bỏnh Làm nguội Đúng thỏi Chọn lọc, đúng hộp Dàn nướng Trỏng vỏ bỏnh Trộn bột
Sơ đồ 3: Dõy truyền sản xuất của phõn xưởng kẹo
Sơ đồ 4: Dõy truyền sản xuất bột canh
Đường CBS
Nhập kho bảo quản
Đường, cacao Nấu vỏ
Nấu nhõn Dỡ sản phẩm Nung Rút khuụn Đúng gúi Làm lạnh