9. Sơ đồ 1.9: Trỡnh tự kế toỏn của Nhật ký – Sổ Cỏi
2.2.6Phương phỏp kế toỏn đang ỏp dụng tại doanh nghiệp
Đơn vị hạch toỏn chi tiết vật tư theo phương phỏp thẻ song song. Phương phỏp ghi thẻ song song nghĩa là tiến hành theo dừi chi tiết vật tư ở cả kho và phũng kế toỏn theo từng thứ vật liệu với cỏch ghi chộp gần như nhau chỉ khỏc ở chỗ thủ kho chỉ theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiờu số lượng cũn kế toỏn theo dừi cả chỉ tiờu giỏ trị:
- ở kho: khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ thủ kho phải kiểm tra tình hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép sổ thực nhập, thực xuất vào chứng từ và vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tình ra số tồn kho ghi luôn vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi về phòng kế toán hoặc kế toán xuống tận kho nhận chứng từ (các chứng từ nhập xuất vật t đã đợc phân loại).
Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho với số vật liệu thực tế tồn kho, thờng xuyên đối chiếu số d vật liệu với định mức dự trữ vật liệu và cung cấp tình hình này cho bộ phận quản lý vật liệu đợc biết để có quyết định xử lý.
- ở phòng kế toán: phòng kế toán mở sổ (thẻ) chi tiết vật liệu có kết cấu giống nh thẻ kho nhng thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu giá trị. Khi nhận đợc chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất kho vật liệu sau đó ghi vào sổ (thẻ) hoặc sổ chi tiết vật liệu liên quan.
Cuối tháng kế toán vật liệu cộng sổ (thẻ) chi tiết để tính ra tổng số nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu đối chiếu với sổ (thẻ) kho của thủ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp thì cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm, từng loại vật t.