9. Sơ đồ 1.9: Trỡnh tự kế toỏn của Nhật ký – Sổ Cỏi
2.3 Thực trạng cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu tại đơn vị
2.3.1 Chứng từ và sổ sỏch sử dụng
2.3.1.1 Chứng từ sử dụng :
- Theo chế độ kế toỏn ban hành theo QĐ số 15/2006/QD-BTC - Phiếu nhập kho (MS01-VT)
- Phiếu xuất kho (MS02 – VT) - Biờn bản kiểm nghiệm
- Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng 2.3.1.2 Sổ sỏch kế toỏn.
Sổ kế toỏn dựng để phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế trờn cơ sở cỏc chứng từ kế toỏn hợp lý, hợp phỏp. Sổ kế toỏn nguyờn vật liệu phụ vụ việc thanh toỏn chi tiết cỏc nghiệp vụ kinh tế liờn quan. Trong doanh nghiệp phương phỏp kế toỏn hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu là phương phỏp thẻ song song, hạch toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ và bao gồm những sổ sỏch sau:
- Thẻ kho
- Sổ chi tiết vật tư. - Sổ tổng hợp N – X – T - Chứng từ ghi sổ TK152 - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ cỏi (TK152)
2.3.2 Quy trỡnh luõn chuyển và ghi chộp vào sổ kế toỏn nguyờn vật liệu
Sơ đồ 2.5: Quy trỡnh luõn chuyển và ghi chộp vào sổ kế toỏn nguyờn vật liệu
Giải thớch sơ đồ :
Từ chứng từ gốc là PNK, PXK,… hàng ngày kế toỏn vào chứng từ ghi sổ, thẻ kho và sổ kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu. Từ chứng từ ghi sổ hàng ngày kế toỏn lờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Cuối thỏng, kỳ từ chứng từ ghi sổ kế toỏn lờn sổ cỏi TK152. Từ sổ cỏi, kế toỏn vào bảng cõn đối số phỏt sinh và lờn bỏo cỏo kế toỏn. Từ sổ kế toỏn chi tiết cuối thỏng kế toỏn lờn bảng tổng hợp N – X – T và lờn bỏo cỏo kế toỏn. Sổ cỏi TK152 làm căn cứ đối chiếu với Bảng tổng hợp N – X – T , sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được đối chiếu với bảng cõn đối phỏt sinh.
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối thỏng : Quan hệ đối chiếu
Ghi chỳ: Bỏo cỏo kế toỏn Bảng đối số phỏt sinh Sổ cỏi TK 152 Thẻ kho PNK, PXK, Bảng PBVL Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ thẻ, kế toỏn chi tiết 152 Bảng tổng hợp N - X - T
2.4. Nội dung kế toỏn nguyờn vật liệu tại đơn vị.
Chứng từ kế toỏn sử dụng ban đầu là hoỏ đơn giỏ trị gia tăng.
Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT số 0046153 ngày 10/12/2010. cụng ty mua nguyờn vật liệu của cụng ty TNHH Văn Giang.
Biểu 2.1: Húa đơn GTGT
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL
Liờn 2 : Giao cho khỏch hàng AB/2010 B Ngày 10 thỏng 12 năm 2010 0046153 Đơn vị bỏn hàng : Cụng ty TNHH Văn Giang
Địa chỉ : Đường 10 Yờn Ninh – í Yờn - Nam Định
Mó số thuế :……0623541970……….……… Họ và tờn người mua hàng : Lờ Xuõn Thanh
Đơn vị : Cụng ty TNHH Vũ Việt Anh Địa chỉ : Yờn Tiến – í Yờn – Nam Định
Hỡnh thức thanh toỏn : Trả chậm Mó số thuế: 0600333699 STT Tờn hàng hoỏ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Nứa Kg 1.500 1.850 2.775.000
2 Giấy giỏp nứơc tờ 200 4.000 800.000
3 Keo sữa VNP 328 Kg 400 19,000 7.600.000
Cộng tiền hàng 11.175.000
Thuế suất GTGT (10%) Tiền thuế GTGT: 1.117.500
Tổng cộng tiền thanh toỏn 12.292.500
Số tiền viết bằng chữ : Mưũi hai triệu hai trăm chớn mươi hai nghỡn năm trăm đồng Người mua hàng (Ký, ghi rừ họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, ghi rừ họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rừ họ tờn)
Trước khi vật liệu về nhập kho. Căn cứ vào hoỏ đơn cụng ty tổ chức hội đồng kiểm nghiệm về quy cỏch, vật chất và cõn đong đo đếm nguyờn vật liệu. Nếu đảm bảo đủ điều kiện tiến hành nhập kho.
Biểu 2.2: Biờn bản kiểm nghiệm vật tư
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Số : 22
Ngày 10 thỏng 12 năm 2010
Mẫu số : 03-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC)
Đơn vị bỏn : Cụng ty TNHH Văn Giang. Húa đơn số: 0046153
Ban kiểm nghiệm gồm :
1. ễng Lờ Xuõn Thanh – Cỏn bộ vật tư 2. Bà : Nguyễn Thị Hồng – Thủ kho
3. ễng: Nguyễn Thế Hiển – Phũng kỹ thuật 4. Bà : Ngụ Kiều Trang – Kế toỏn vật tư.
Đó kiểm nghiệm cỏc loại vật tư theo hoỏ đơn số 0046153 để làm thủ tục nhập kho, số liệu cụ thể như sau :
Stt Tờn, nhón, mỏc, quy cỏch Số lượng
Theo hoỏ đơn Theo thực tế
1 Nứa 1500 1500
2 Giấy giỏp nứơc 200 200
3 Keo sữa VNP 328 400 400
Thủ kho Cỏn bộ vật tư Phũng kỹ thuật Kế toỏn
(ký, họ tờn) (ký, ghi rừ họ tờn) (ký, ghi rừ họ tờn) (ký, ghi rừ họ tờn) * Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT số 0046153 và biờn bản kiểm nghiệm vật tư, thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho.
Biểu 2.3: Phiếu nhập kho
Đơn vị : Cty TNHH Vũ Việt Anh Bộ phận:………..
Mẫu số 01- VT
Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 10 thỏng 12 năm 2010 Nợ TK 152 Số : 85 Cú TK 331 - Họ và tờn người giao hàng : Cụng ty TNHH Văn Giang
- Theo HĐGTGT số : 0046153 ngày 10 thỏng 12 năm 2010 - Nhập tại kho : Vật tư
STT Tờn,nhón mỏc, quy cỏch Mó số Đơn vị tớnh
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Theo yờu cầu Thực nhập 1. Nứa 00007-N Kg 1500 1500 1.850 2.775.000 2 Giấy giỏp nứơc 00004-G Tờ 200 200 4.000 800.000 3 Keo sữa VNP 328 00005- K Kg 400 400 19,000 7.600.000
Cộng 11.175.000
(bằng chữ: Hai triệu bảy trăm bảy mươi lăm nghỡn đồng)
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng ( Ký ,họ tờn) ( Ký,họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập thành 2 liờn. Người lập phiếu lập và ký, ghi rừ họ tờn. Người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư.
Nhập kho xong thủ kho ghi ngày thỏng năm nhập kho và cựng người giao hàng ký vào phiếu. Thủ kho giữ liờn 2 để ghi vào thẻ kho và sau đú chuyển cho phũng kế toỏn để làm căn cứ ghi sổ. Kế toỏn cú trỏch nhiệm ghi đơn giỏ và thành tiền trờn phiếu nhập kho và tiến hành vào sổ kế toỏn.
* Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư tại cỏc bộ phận sản xuất, cỏc quản đốc lập phiếu xinh lĩnh vật tư. Phiếu xin lĩnh vật tư sau khi được phú giỏm đốc duyệt sẽ mang xuống tủ kho lĩnh vật tư. Thủ kho căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho.
Biểu 2.4: Phiếu xuất kho
Mẫu số 02- VT (Ban hành theo QĐ 15/2006/ QĐ BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 11 thỏng 12 năm 2010 Nợ TK 621 Số : 89 Cú TK 152
- Họ và tờn người nhận hàng : Nguyễn Văn Chung Bộ phận : Phõn xưởng 1 - Lý do xuất hàng : xuỏt cho gia cụng
- Xuất tại kho : Vật tư STT Tờn,nhón mỏc, quy cỏch Mó số Đơn vị tớnh
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Yờu cầu Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
1. Nứa 00007-N Kg 400 400 1.850 740.000
Cộng 400 400 740.000
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): bảy trăm bốn mươi nghỡn đồng - Số chứng từ gốc kốm theo : 01
Ngày 15 thỏng 12 năm 2010 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng ( Ký ,họ tờn) ( Ký,họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Phiếu xuất kho do cỏc bộ phận xin lĩnh vật tư hoặc bộ phận kho lập thành 3 liờn. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toỏn trưởng ký xong chuyển cho giỏm đốc hoặc người được ủy quyền và giao cho người nhận vật tư cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào 2 cột số lượng của từng thứ và cựng người nhận hàng ký tờn vào phiếu nhập
Liờn 1: lưu ở bộ phận lập phiếu.
Liờn 2: thủ kho giữ để lưu vào thẻ kho sau đú chuyển cho kế toỏn để kế toỏn trưởng ghi vào cột đơn giỏ và thành tiền và vào sổ kế toỏn.
Liờn 3: người nhận vật tư giữ để theo dừi ở bộ phận sử dụng.
2.4.1. Hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại cụng ty
Biểu 2.5: Thẻ kho
Đơn vị : Cty TNHH Vũ Việt Anh Địa chỉ: Yờn Tiến – í Yờn – Nam Định
Mẫu số 02- VT
(Ban hành theo QĐ 15/2006/ QĐ BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: Ngày 01 thỏng 01năm 2010 Tờ số : 12
- Tờn nhón mỏc, quy cỏch vật tư : nứa
- Đơn vị tớnh : kg Mó số : 00007-N STT Ngày thỏng Số hliệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 Tồn đầu thỏng 12 300 1 10/12 85 Nhập kho vật tư 10/12 1500 1800
2 11/12 89 Xuất kho gia cụng 11/12 400 1400
Cộng phỏt sinh 1500 400
Tồn cuối thỏng 12 1400
Ngày 31 thỏng 12 năm 2010 Thủ kho Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
( Ký ,họ tờn) ( Ký,họ tờn) (Ký, họ tờn, đúng dấu) - Tỏc dụng của thẻ kho: thẻ kho theo dừi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ nguyờn liệu, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng húa ở từng kho làm căn cứ để xỏc định số lượng tồn kho, dự trữ vật liệu và trỏch nhiệm vật chất của thủ kho.
- Căn cứ ghi thẻ: Căn cứ ghi thẻ kho là phiếu nhập kho và phiếu xuất kho - Phương phỏp ghi: Mỗi chứng từ gốc được ghi 1 dũng trờn thẻ kho theo chỉ tiờu số lượng. Cuối ngày, cuối thỏng thủ kho tớnh ra số lượng tồn trờn tứng the kho. Số lượng NXT trờn thẻ phải khớp với số liệu trờn sổ chi tiết cựng doanh nghiệp.
Cột A ữ F: Ghi STT, ngày thỏng, số hiệu chứng từ nhập xuất, nội dung nghiệp vụ nhập xuất.
Cột 1: Ghi số lượng nhập kho. Ngày 10/12 đó nhập kho 1500 kg nứa Cột 2: Ghi số lượng xuất kho. Ngày 10/12 đó xuất kho 400 kg nứa Cột 3: Ghi số lượng tồn kho theo cụng thức:
Tồn cuối ngày = tồn đầu ngày + nhập trong ngày – xuất trong ngày Cuối thỏng tớnh số tồn cuối thỏng theo cụng thức :
Tồn cuối thỏng = tồn đầu thỏng + nhập trong thỏng – xuất trong thỏng Theo đú số tồn cuối thỏng = 300 + 1500 – 400 =1400 kg
Vớ dụ: tại cột 1, dũng stt 1. Số liệu trờn bảng ghi 1500 tức là đơn vị đó nhập kho vật liệu nứa ngay 10/12 theo PNK số 85 và vào phiếu nhập ngày 10/12
Biểu 2.6: Sổ chi tiết vật liệu
Đơn vị : Cty TNHH Vũ Việt Anh Địa chỉ: Yờn Tiến – í Yờn – Nam Định
Mẫu số S01- VT
(Ban hành theo QD 15/2006/ QĐ BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ
Năm 2010 Tài khoản 1521
Tờn vật tư : Nứa Đơn vị tớnh : Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giỏ Nhập Xuất Tồn Số Hiệu Ngày thỏng SL TT SL TT SL TT A B C D 1 2 3=1x2 4 5=1x4 6 7=6x1 Tồn đầu thỏng 12 300 555.000 85 10/12 Nhập kho vật liệu 331 1.850 1500 2.775.000 1800 3.333.000
89 11/12 Xuất kho cho gia cụng 621 1.850 400 740.000 1.100 2.590.000
Cộng phỏt sinh 1500 2.775.000 400 740.000
Tồn cuối thỏng 12 1400 2.590.000
- Sổ này cú … trang, đỏnh số từ trang … đến trang … - Ngày mở sổ : …
Ngày 31 thỏng 12 năm 2010 Thủ kho Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
( Ký ,họ tờn) ( Ký,họ tờn) (Ký, họ tờn, đúng dấu)
- Tỏc dụng của sổ chi tiết :
Dựng để theo dừi chi tiết tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho cả về số lượng, giỏ trị của từng thứ nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ ở từng kho làm căn cứ đối chiếu với việc ghi chộp của thủ kho.
- Căn cứ ghi sổ:
Hàng ngày kế toỏn căn cứ vào cỏc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để làm căn cứ ghi vào sổ chi tiết vật tư.
- Phương phỏp ghi: Sổ chi tiết vật tư được mở theo từng kho và theo từng loại nguyờn vật liệu.
Cột A ữ C: Ghi số hiờu, ngày thỏng chứng từ nhập xuất, nội dung nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
Cột D: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng với TK 152 là TK 111 và TK 621 Cột 1: ghi đơn giỏ của nghiệp vụ xuất, nhập với đơn giỏ 1.850 đồng/1 kg \ Cột 2: Ghi số lượng nhập kho 1500 kg
Cột 3: ghi giỏ trị nhập kho, cột 3= 1 x 2 = 1.850 đ/kg * 1500kg Cột 4: Ghi số lượng xuất kho 400 kg
Cột 5 Ghi giỏ trị xuất kho, cột 5 = 4 x 1 = 1850 đ/kg * 400 kg Cột 6: Ghi số lượng tồn kho, vớ dụ cuối ngày 10/12 là 1800 kg
Cột 7: Ghi giỏ trị tồn kho, cột 7 = 6 x 1. Ngày 10/12 giỏ trị tồn là 1800kg* 1.850 đ/kg
Vớ dụ: tại dũng nhập kho vật tư, cột 3 cú ghi 2.775.000 cho ta biết : tại ngày 10/12 đơn vị đó nhập kho 1500 kg nứa theo phiếu nhập số 85. Đơn giỏ cho 1kg nứa nhập về là 1.850(đ). Đó lập phiếu nhập ngày 10/12 và tiến hành nhập vào kho. Tổng giỏ trị của nghiệp vụ nhập kho là 2.775.000 đồng.
• Căn cứ vào sổ kế toỏn chi tiết đó lập, kế toỏn lập bảng tổng hợp nhập xuất, tồn kho vật liệu: Biểu 2.7: Sổ tổng hợp N – X – T SỔ TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN Thỏng 12/2010 Kho: NVL ; TK: 152 Tờn chủng loại, quy cỏch Tồn kho đõu kỳ Nhập kho trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Nứa 555.000 2.775.000 740.000 2.590.000 Giấy giỏp nước 400.000 800.000 1000.0000 200.000 Keo sữa VNP 328 13.300.000 7.600.000 16.150.00 0 3.750.000 … … … … … Cộng 32.570.000 36.950.00 0 45.850.00 0 23.670.000 - Tỏc dụng của bảng tổng hợp N- X –T:
Dựng để tổng hợp phần giỏ trị từ cỏc trang thẻ, sổ kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu nhằm đối chiếu với sổ cỏi tài khoản 152.
- Căn cứ ghi: từ cỏc sổ chi tiết của toàn bộ cỏc loại vật tư tại cụng ty, kế toỏn tổng hợp lập dũng cộng trờn sổ chi tiết vật tư để mỗi thứ vật liệu được ghi 1 dũng vào bảng tổng hợp theo thứ tự cho từng loại vật liệu. Tổng giỏ trị cuối cựng sẽ là tổng hợp bỏo cỏo về tỡnh hỡnh nguyờn vật liệu trong kỳ hoặc trong thỏng của doanh nghiệp.
- Vớ dụ: theo sổ trờn thỡ vật liệu giấy giỏp nước tồn kho đầu kỳ là 400.000 dồng. Trong kỳ đó nhập kho thờm giấy giỏp nước với tổng giỏ trị là 800.000 đồng, xuất kho cho sản xuất với tổng giỏ trị là 1000.000 đồng. Cuối kỳ giỏ trị của giấy giấp nước cũn lại là 200.000 đồng.
∗ Căn cứ vào giỏ trị vật liệu xuất kho trong thỏng. kế toỏn lờn bảng phõn bổ vật liệu xuất dựng cho cỏc đối tượng sử dụng trong thỏng
Biểu số 2.8: Bảng phõn bổ vật liệu
Đơn vị: Cụng ty TNHH Vũ Việt Anh Địa chỉ: Yờn Tiến – í Yờn – Nam Định
BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU
Thỏng 12 năm 2010 Ghi cú: TK152
STT Ghi nợ cỏc TK Đối tượng sử dụng Giỏ trị thực tế Ghi chỳ
A B C 1 D
1 TK621_ chi phớ nguyờn
vật liệu trực tiếp - Phõn xưởng 1 - Phõn xưởng 2 - Phõn xưởng 3 32.750.500 13.100.200 11.462.675 8.187.625 2 TK627_ chi phớ SXC 9.630.200 3 TK641_ chi phớ bỏn hàng 3.459.300 Tổng 45.840.000 Ngày 31 thỏng 12 năm 2010 Người lập biểu Kế toỏn trưởng
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) - Tỏc dụng: Dựng để phản ỏnh tổng giỏ trị vật tư xuất dựng trong thỏng và phõn bổ giỏ trị vật tư cho cỏc đối tượng sử dụng hàng thỏng.
- Căn cứ ghi sổ: Kế toỏn dựa vào cỏc phiếu xuất kho vật liệu trong thỏng làm căn cứ ghi vào bảng.
- Phương phỏp ghi:
Cột AữC: Ghi số tt, cỏc tài khoản ghi nợ, đối tượng sử dụng Cột 1: Ghi giỏ trị thực tế của nguyờn vật liệu.
Vớ dụ: tại cột 1, dũng phõn xưởng 1 cú ghi số liệu 13.100.200 đồng số liệu này được căn cứ từ cỏc PXK tập hợp cho phõn xưởng 1 với tiờu thức phõn bổ 40% giỏ trị cho phõn xưởng 1. Giỏ trị 13.100.200 đồng = 32.750.500 *40%
• Căn cứ vào cỏc phiếu nhập kho trong thỏng kế toỏn lờn sổ chi tiờt thanh toỏn với người bỏn để theo dừi từng đối tượng.
Biểu 2.9: Sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn
Đơn vị : Cty TNHH Vũ Việt Anh Địa chỉ: Yờn Tiến – í Yờn – Nam Định