II. Yêu cầu về việc tạo lập chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu
4. Chứng từ bảo hiểm
4.1. Định nghĩa:
Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do tổ chức bảo hiểm (trong trờng hợp mua bảo hiểm ở nớc ta, đó là Công ty Bảo hiểm Việt Nam - Bảo Việt) cấp nhằm hợp thức hoá hợp đồng bảo hiểm và đợc dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm với ngời đợc bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thờng cho những tổn thất xảy ra và những rủi ro mà hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm và ngời đợc bảo hiểm phải nộp phí bảo hiểm.
4.2. Phân loại:
- Đơn bảo hiểm (Insurance Policy): là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm, nhằm hợp thức hoá hợp đồng này.
- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate): là chứng từ do ngời bảo hiểm cấp cho ngời đợc bảo hiểm để xác nhận hàng hoá bảo hiểm theo điều kiện của hợp đồng.
4.3. Yêu cầu về nội dung:
- Đơn bảo hiểm có những nội dung chủ yếu sau:
+ Các điều khoản chung và có tính thờng xuyên, trong đó ngời ta quy định rõ trách nhiệm của ngời bảo hiểm và ngời đợc bảo hiểm theo từng điều kiện bảo hiểm.
+ Các điều khoản riêng về đối tợng bảo hiểm: bao gồm: đối tợng bảo hiểm (tên hàng, số lợng, ký mã hiệu, phơng tiện chuyên chở), giá trị bảo hiểm (mức bảo hiểm tối thiểu là 110% trị giá hàng hoá và phải thể hiện bằng đồng tiền ghi trên hợp đồng hoặc L/C), điều kiện bảo hiểm theo nh thoả thuận, tổng chi phí bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm.
- Giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ có những nội dung chủ yếu nh các điều khoản nói lên đối tợng đợc bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính toán phí bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm đã thoả thuận.
Chứng từ bảo hiểm thờng dùng phổ biến trong các phơng thức tín dụng chứng từ và nhờ thu kèm chứng từ hoặc thờng đợc lập khi ngời mua có yêu cầu. Nếu là chứng từ bảo hiểm lập theo L/C thì cần lu ý một số điểm sau:
- Nếu bảo hiểm do ngời mua chịu (CFR) thì L/C ghi “insurance covered by buyer under policy No.... the shipper must notify...”, ngời bán phải kiểm tra xem nội dung cần thông báo là gì? có chấp nhận đợc không?
- L/C quy định những điều kiện bảo hiểm là gì, ví dụ “I/P covering FPA claim payable on (cơ quan nào) in (tiền tệ nào) one original to be filed at (ngân hàng nào)
- Trừ khi L/C quy định khác, số tiền bảo hiểm tối thiểu là 110% trị giá CIP hoặc 110% trị giá CIF.
5.1. Định nghĩa:
Là bảng kê khai tất cả hàng hóa đựng trong kiện hàng (thùng hàng, hòm, kiện, container,...), chỉ ra vật liệu đóng gói đợc sử dụng và ký hiệu hàng hoá đợc ghi ở phía ngoài. Một số còn bao gồm cả kích thớc và trọng lợng của hàng hoá. Phiếu đóng gói đợc lập khi đóng gói hàng hoá. Phiếu đóng gói đợc đặt trong bao bì sao cho ngời mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi đợc để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì.
5.2. Tác dụng:
Phiếu đóng gói tạo điều kiện cho việc kiểm hàng hoá trong mỗi kiện. Phiếu đóng gói thờng đợc lập thành 03 bản: Mỗi bản có tác dụng cụ thể nh sau:
Một bản để trong kiện hàng để cho ngời nhận hàng có thể kiểm tra hàng trong kiện khi cần. Nó là chứng từ để đối chiếu hàng hoá thực tế với hàng hóa mà ngời bán gửi đi.
Một bản đợc tập hợp cùng với các phiếu đóng gói khác tạo thành một bộ và đợc xếp vào kiện hàng thứ nhất của lô hàng nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hóa của ngời nhận hàng.
Một bản còn lại cũng đợc lập thành một bộ, kèm theo hoá đơn thơng mại và các chứng từ khác lập thành bộ chứng từ xuất trình cho ngân hàng làm cơ sở thanh toán tiền hàng.
5.3. Phân loại:
Ngoài loại phiếu đóng gói thông thờng, còn có các loại sau:
Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed Packing list):
Là phiếu đóng gói có nội dung liệt kê tỉ mỉ hàng hóa trong kiện hàng. Đôi khi nội dung không có gì khác biệt so phiếu đóng gói thông thờng, nhng nếu nó có tiêu đề là phiếu đóng gói chi tiết thì nó trở thành phiếu đóng gói chi tiết.
Phiếu đóng gói trung lập (Neutral Packing list):
Là phiếu đóng gói trong đó không ghi tên ngời bán và ngời mua nhằm để ngời mua có thể sử dụng phiếu này bán lại hàng hoá cho ngời thứ ba.
Ngoài phiếu đóng gói còn có một loại chứng từ tơng tự đó là bản kê chi tiết hàng hoá (Specification): là bản thống kê toàn bộ hàng hoá của lô hàng đợc phân bổ trong các kiện. Đơn giản hoá đó là bản tổng hợp của các phiếu đóng gói. Nó đ-
ợc dùng trong các trờng hợp hàng hoá phức tạp (nh phụ tùng, dụng cụ, hoá chất thí nghiệm...)
5.4. Yêu cầu về nội dung của phiếu đóng gói.
Phiếu đóng gói là một trong các chứng từ không thể thiếu của bộ chứng từ xuất trình thanh toán. Nó chính là chứng từ thể hiện chi tiết lô hàng, là căn cứ để ngời mua xác nhận việc giao hàng của ngời bán có đúng hợp đồng hay không và là cơ sở để ngời bán làm bằng chứng từ đã giao hàng đúng quy định. Mẫu phiếu đóng gói cũng có thể có nhiều mẫu khác nhau, tuỳ thuộc từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, phiếu đóng gói sử dụng trong phơng thức tín dụng chứng từ không thể thiếu các nội dung chủ yếu sau:
Packing list
Shipper / Exporter
(tên, địa chỉ ngời bán hàng, xuất khẩu)
Invoice No.: (Số hoá đơn)
Date: (Ngày phát hành hoá đơn) Consignee
(tên, địa chỉ ngời nhận hàng)
L/C No.: (Số L/C)
Date: (Ngày phát hành L/C) Notify:
(Tên, địa chỉ ngời đợc thông báo)
L/C issuing bank: (Tên ngân hàng phát hành L/C) Port of loading (Cảng xếp) Port of discharge (Cảng dỡ) Remark: Carrier
(Tên phơng tiện vận chuyển)
Sailing on or about (Ngày tàu đi)
No. carton Description of goods Net weight (Kgs) Gross weight (Kgs) Measurement (CBM) (Số kiện) (Mô tả hàng hóa) (Trọng lợng
tịnh)
(Trọng lợng cả bì)
(Số khối, kích cỡ)
Total:
Những ghi chú khác nếu L/C yêu cầu Ngời bán Ký tên, đóng dấu (nếu L/C yêu cầu)
Tên ngời bán, ngời mua: Phải phù hợp với quy định của L/C
Tên hàng và mô tả hàng hoá phải phù hợp với L/C
Số hiệu hợp đồng
Số L/C và ngày phát hành L/C (nếu thanh toán bằng phơng thức tín dụng chứng từ)
Số hiệu, ngày phát hành hóa đơn
Tên tàu, ngày bốc hàng, cảng bốc, cảng dỡ
Số thứ tự của kiện hàng, cách đóng gói, số lợng hàng hóa đựng trong kiện hàng, trọng lợng hàng hoá đó, thể tích của kiện hàng
Số lợng container và số container.
Ngoài ra, phiếu đóng gói đôi khi còn ghi rõ tên xí nghiệp, tên ngời đóng gói và tên ngời kiểm tra kỹ thuật.
6. Giấy chứng nhận xuất xứ:
6.1. Định nghĩa:
Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ do nhà sản xuất hoặc do cơ quan thẩm quyền, thờng là Phòng thơng mại / Bộ Thơng mại cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hoá.
6.2. Tác dụng:
- Tạo điều kiện cho hải quan nớc nhập khẩu vận dụng chính sách thuế vào việc tính thuế.
1.6.3. Phân loại: C/O có nhiều loại nh sau:
- FORM A: dùng cho các mặt hàng xuất khẩu từ các nớc chậm và đang phát triển sang các nớc công nghiệp phát triển (24 nớc thuộc khối OECD)để đợc hởng - u đãi thuế quan (mức thuế suất rất thấp, chỉ từ 0 đến 3%) trong khuôn khổ Hiệp định u đãi thuế quan phổ cập GSP (Generalized system of preferences) để thành lập khu vực thơng mại tự do AFTA. Giấy chứng nhận xuất xứ FORM A phải đợc khai bằng tiếng Anh và đánh máy. Nội dung khai phải phù hợp với quy định của hợp đồng hay th tín dụng và các chứng từ khác nh vận đơn, hoá đơn thơng mại...
- FORM B: dùng cho các sản phẩm xuất khẩu sang mọi nớc trên thế giới. - FORM T: dùng cho các sản phẩm dệt may xuất khẩu sang các nớc EU.
- FORM O: dùng cho việc xuất khẩu cafe sang các nớc thành viên của Hiệp hội cafe thế giới ICO. Giấy chứng nhận xuất xứ FORM O phải đợc khai bằng tiếng Anh và đánh máy. Nội dung khai phải phù hợp với quy định của hợp đồng hay th tín dụng và các chứng từ khác nh hoá đơn thơng mại, vận đơn...
- FORM X: dùng cho các mặt hàng cafe xuất khẩu sang các nớc không phải là thành viên của ICO.
- FORM D: là loại C/O dùng cho các mặt hàng xuất khẩu sang các nớc thuộc khối ASEAN để đợc hởng chế độ thuế u đãi có hiệu lực chung (CEPT- Common Effective Preferential Tariff). Giấy chứng nhận xuất xứ FORM D phải đợc khai bằng tiếng Anh và đánh máy. Nội dung khai phải phù hợp với tờ khai hải quan đã đợc thanh khoản và các chứng từ khác nh vận đơn, hoá đơn thơng mại và giấy chứng nhận kiểm tra xuất xứ của công ty giám định hàng hoá xuất khẩu (trong tr- ờng hợp có yêu cầu kiểm tra). ở Việt Nam, cơ quan cấp giấy chứng nhận xuất xứ FORM D là Bộ thơng mại
6.4. Yêu cầu về nội dung của giấy chứng nhận xuất xứ:
Sau đây là nội dung của giấy chứng nhận xuất xứ FORM D, loại giấy chứng nhận xuất xứ phổ biến nhất đối với Việt Nam hiện nay:
- Ô số 1: Tên giao dịch của ngời xuất hàng + địa chỉ + tên nớc (Việt Nam).
- Ô số 2: Tên ngời nhận hàng + địa chỉ + tên nớc (phù hợp với tờ khai hải quan đã đợc thanh khoản)
- Ô trên cùng bên phải: do phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực ghi. Số tham chiếu gồm 12 ký tự, chia làm 5 nhóm, chi tiết cách ghi nh sau:
+ Nhóm 1: 02 ký tự VN (Viết in) là viết tắt của hai chữ Việt Nam.
+ Nhóm 2: 02 ký tự (Viết in) là viết tắt tên nớc nhập khẩu, quy định các chữ viết tắt nh sau:
BR: Bruney IN: Indonesia ML: Malaysia
PL: Philippines SG: Singapore TL: Thailand + Nhóm 3: 02 ký tự biểu hiện năm cấp giấy chứng nhận
+ Nhóm 4: 01 ký tự thể hiện tên phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực cấp giấy chứng nhận mẫu D theo quy định sau:
Số 1: Hà Nội Số 3: Đà Nẵng Số 5:TP Hồ Chí Minh
Số 2: Hải Phòng Số 4: Nha Trang Số 6: Cần Thơ
+ Nhóm 5: gồm 05 ký tự biểu hiện số thứ tự của giấy chứng nhận mẫu D. Giữa nhóm 3 và 4 cũng nh giữa nhóm 4 và 5 có dấu gạch chéo "/".
Ví dụ: Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Hà Nội cấp giấy chứng nhận
xuất xứ mẫu D mang số thứ 6 cho một lô hàng xuất khâủ sang Singapore trong năm 2002 thì các ghi số tham chiếu của giấy chứng nhận mẫu D này sẽ nh sau: VN- SG 02/1/00006
- Ô số 3: Tên phơng tiện vận tải (nếu gửi bằng máy bay thì đánh "by air", nếu gửi bằng đờng biển thì đánh tên tàu) + từ cảng nào tới cảng nào?
- Ô số 4: Để trống (sau khi nhập khẩu hàng hóa, cơ quan hải quan tại cảng hoặc địa điểm nhập khẩu sẽ đánh dấu thích hợp trớc khi gửi lại cho Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực đã cấp giấy chứng nhận mẫu D này).
- Ô số 5: Danh mục hàng hoá (01 mặt hàng, 01 lô hàng, đi 01 nớc trong một thời gian).
- Ô số 6: Ký mã và số hiệu của kiện hàng.
- Ô số 7: Số, loại kiện hàng, mô tả hàng hoá (bao gồm số lợng và số HS của nớc nhập khẩu).
+ Trờng hợp hàng hoá/ sản phẩm có xuất xứ toàn bộ tại Việt Nam (không sử dụng nguyên phụ liệu nhập khẩu) thì đánh chữ "X".
+ Trờng hợp hàng hoá không đợc sản xuất hay khai thác toàn bộ tại Việt Nam nh quy tắc 3 của quy chế xuất xứ thì khai rõ số phần trăm trị giá đã đợc tính theo giá FOB của hàng hoá đợc sản xuất hay khai thác tại Việt Nam, ví dụ 40%.
+ Trờng hợp hàng hóa có xuất xứ cộng gộp nh quy tắc 4 của quy chế xuất xứ thì ghi rõ số phần trăm của hàm lợng có xuất xứ cộng gộp ASEAN, ví dụ 40%. - Ô số 9: Trọng lợng cả bì hoặc số lợng và giá trị khác (giá FOB)
- Ô số 10: Số và ngày của hoá đơn thơng mại.
1. Goods consigned from
2. Goods consigned to
3. Means of transport and route
Departure 4. For Official UsePreferential Treatment Given under ASEAN Common effective Preferential Tariff Scheme
Preferential Treatment Not given (Please state reasion/s)
Signature of Authorised Signatary of the Importing Country
5. Item
Number 6. Marksand numbers on packages 7. Number and type of packages, description of goods 8. origin
criterion weight or9. Grros other quantity and value (FCS) 10.Number and date of invoices
11. Declaration by the exporter
The undersigned hereby declares that the above details and statement are correct; that alll the goods produced in
12. Cerification
It this hereby certified, on the basis of control carried out, declaration by the exporter is correct.
(Country)
and that they comply with the origin requirements specified for those goods in the ASEAN Common effective
Preferential Tariff Scheme for the goods exported to
(Importing Country)
Place and Date, Signature of authorised
signatary Place and date, signature and stamp of certifying authority
- Ô số 11: Dòng thứ 1: ghi chữ Việt Nam
Dòng thứ 2: ghi đầy đủ tên nớc nhập khẩu
Dòng thứ 3: ghi địa điểm, ngày tháng năm và chữ ký. - Ô số 12: Để trống:
Trờng hợp cấp sau thì ghi "issued retroactively" Trờng hợp cấp lại thì ghi "Certified true copy"
Thông thờng giấy chứng nhận xuất xứ là cần thiết đối với bộ chứng từ xuất trình trong các phơng thức thanh toán, đặc biệt là phơng thức tín dụng chứng từ. Nếu là giấy chứng nhận xuất xứ lập theo L/C thì nên lu ý một số điểm sau:
*. Nếu L/C quy định nơi xuất xứ thì giấy chứng nhận xuất xứ phải xác nhận nơi xuất xứ đó.
*. Các dữ liệu nh mô tả hàng hoá, số kiện,...phải phù hợp với các chứng từ khác và quy định của L/C.
*. Ngân hàng sẽ không chấp nhận một chứng từ do ngời thụ hởng phát hành nếu L/C yêu cầu ngời phát hành chứng từ là “hàng đầu”, “địa phơng”, “nổi tiếng”,...
*. Ngời ký phát hành phải nh L/C quy định, nếu L/C không quy định thì có thể chấp nhận chứng từ do ngời hởng phát hành.
7.1. Định nghĩa:
Là chứng từ xác nhận chất lợng và số lợng (hoặc trọng lợng) của hàng thực giao, chứng minh phẩm chất, số lợng hàng phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng. Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do ngời cung cấp hàng, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm hàng xuất khẩu cấp, tuỳ theo sự thoả thuận của hai bên mua bán.
7.2. Phân loại và yêu cầu về nội dung:
- Trờng hợp C/Q do một cơ quan Nhà nớc có trách nhiệm lập:
ở Việt Nam, cơ quan giám định số lợng, chất lợng thờng do Trung Tâm giám định hoặc Vina Control cấp. Khi đó, trên C/Q có những nội dung chủ yếu sau:
+ Tên ngời giao hàng (Shipper) + Tên ngời nhận hàng (Consignee) + Tên ngời đợc thông báo (Notify party) + Loại hàng hoá giao (Commodity).
+ Số lợng, khối lợng, trọng lợng hàng hoá.
+ Tên tàu, số B/L, ngày tàu đi, cảng đi, cảng đến.
+ Kết quả kiểm tra (Results of Inspection) phải thể hiện đầy đủ những kết quả và nội dung mà L/C yêu cầu (nếu có) nh:
*. Chất lợng hàng hoá kiểm tra: các chỉ tiêu chất lợng hàng hoá.
*. Nơi kiểm tra. *. Ngày kiểm tra.
+ Chữ ký xác nhận của cơ quan kiểm tra.
- Trờng hợp C/Q do ngời bán lập: Trên C/Q có những nội dung chủ yếu sau: + Tên ngời bán, địa chỉ.
+ Loại hàng, ký mã hiệu
+ Số lợng, khối lợng, trọng lợng của hàng hoá.
+ Chất lợng hàng hoá: ngời bán phải nêu rõ chất lợng hàng hoá,