bộ chứng từ thanh toán :
1. Nguyên nhân chủ quan:
- Thứ nhất, thông thờng những sai sót hay gặp trong khi lập bộ chứng từ là do sự bất cẩn của ngời trực tiếp làm công tác lập, ví dụ ghi sai tên công ty, địa chỉ, mô tả hàng hoá, số lợng tiền ghi bằng chữ và bằng số không trùng khớp,...
- Thứ hai còn phải kể đến một số nguyên nhân khác nh: trong khung cảnh của một nền kinh tế mở, các công ty đơn vị xuất nhập khẩu Việt Nam vì muốn mở rộng hoạt động nên sử dụng tên gọi công ty, đơn vị vừa bằng tiếng Việt vừa bằng tiếng nớc ngoài và tên gọi tắt. Điều này có mặt tích cực của nó, nhng trong thanh toán hàng hoá xuất nhập khẩu (chủ yếu bằng L/C) thì chỉ nên dùng một tên gọi mà thôi để tránh nhầm lẫn, sai sót không đáng có về tên gọi của các bên (đặc biệt là so với quy định của L/C).
Ví dụ: Có một công ty xuất nhập khẩu chợ lớn có tên giao dịch đối ngoại là
Cholon Import Export Company, gọi tắt là CHOLIMEX. Khi công ty đợc ngân hàng nớc ngoài mở L/C thì trong L/C quy định tên công ty là “Cholon Import Export Company”. Nhng khi lập hoá đơn thực tế công ty mắc phải sai sót nh ghi tên công ty mình là “Cholon Import Export Company, CHOLIMEX” (tức thừa chữ CHOLIMEX). Sai sót này mặc dù chỉ nhỏ nh vậy, nhng Ngân hàng mở L/C có thể từ chối thanh toán cho công ty này.
Một ví dụ khác nữa: Trong L/C quy định địa chỉ của một công ty xuất khẩu SEAPRODEX VIETNAM là “ 2-4-6 Dong Khoi St. District1, Hochiminh City Vietnam” nhng ghi trong invoice thì công ty mắc sai sót ghi địa chỉ nh sau: “2-4-6 Dong Khoi St. District1, Hochiminh City”
- Thứ ba, ngời lập chứng từ không nắm vững yêu cầu của th tín dụng mà lập sai. Chẳng hạn, ngời lập không đối chiếu lịch trình tàu, vận đơn so với quy định của L/C xem có phù hợp hay không nh không bốc hàng và dỡ hàng đúng cảng quy
định trong L/C, L/C yêu cầu vận đơn đã xếp hàng nhng lại xuất trình vận đơn nhận để xếp, ..Ngoài ra, đôi khi ngời lập chứng từ còn mắc phải sai sót nghiêm trọng là không lập đủ các loại và số lợng chứng từ nh L/C yêu cầu.Chính điều này là một phần nguyên nhân tạo nên một bộ chứng từ thiếu trung thực và gây không ít khó khăn cho ngời xuất khẩu trong việc đòi thanh toán.
Ví dụ: Công ty Matourimex Hà Nội mở một th tín dụng không huỷ ngang
qua Ngân hàng Vietcombank (ngân hàng thông báo va xác nhận là Citibank NA Newyork) để nhập khẩu một lô hàng thiết bị y tế từ công ty Dan Company Ltd., USA. Khi Matourimex xuất trình bộ chứng từ đòi tiền thì Citibank phát hiện thấy thiếu giấy chứng nhận xuất xứ của phòng thơng mại Mỹ (so với quy định trong L/C). Chính vì vậy, Vietcombank Hà Nội có quyền thông báo cho Matourimex để chờ ý kiến chấp nhận hay từ chối trả tiền cho lô hàng nhập khẩu đó.
- Thứ t, các đơn vị kinh doanh còn thiếu hiểu biết các luật lệ và tập quán liên quan đến lập chứng từ nh UCP 500, ULB 1930,...Đơn cử thực tế chỉ ra rằng sự nhận thức về vai trò và trình độ vận dụng UCP 500 trong thanh toán quốc tế ở các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, các ngân hàng thơng mại ở Việt Nam còn tỏ ra cha tơng xứng với mức độ phổ biến của việc sử dụng UCP 500. Thậm chí nhiều cán bộ chỉ biết đây là một văn bản rất quan trọng phải dẫn chiếu đến trong th tín dụng chứ không biết dùng nó để bảo vệ quyền lợi của đơn vị mình nh thế nào. Đặc biệt là trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tồn tại một tâm lý tin tởng tuyệt đối, gần nh là một sự mê tín vào phơng thức tín dụng chứng từ và UCP 500: Một khi th tín dụng đã đợc mở và dẫn chiếu đến UCP 500 thì mọi quyền lợi về tiền hay hàng hoá của doanh nghiệp sẽ đợc đảm bảo hoàn toàn. Vì vậy, nhiều trờng hợp các doanh nghiệp khi ký hợp đồng, yêu cầu mở th tín dụng không chú ý đa vào những điều khoản bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình, khi có tranh chấp với nớc ngoài xảy ra thì lại gây sức ép đòi ngân hàng của mình phải dùng UCP 500 để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp nhng trong th tín dụng đã mở thì lại không có quy định gì hoặc các quy định không thể dùng đợc để giải quyết tranh chấp. Hơn nữa, nhiều cán bộ chỉ thuộc một cách máy móc mà cha nắm vững ý nghĩa của nhiều điều khoản trong UCP 500, đặc biệt là các phần quy
- Cuối cùng, doanh nghiệp lập bộ chứng từ đòi hàng cố tình gian lận, lập chứng từ không trung thực. Ví dụ, chứng từ vẫn hoàn hảo nhng hàng hoá gửi đi lại kém phẩm chất hoặc mâu thuẫn với bộ chứng từ hoặc thậm chí không gửi hàng đi. Thực tế chỉ ra rằng lập một bộ chứng từ giả mạo nh vậy không phải là khó nếu ng- ời bán thoả thuận đợc với những ngời cấp chứng từ hoặc đối với những chứng từ do chính ngời bán lập thì việc gian lận, thiếu trung thực lại càng đơn giản hơn nhiều. Ví dụ, những giấy chứng nhận chất lợng của ngời sản xuất chỉ rõ hàng hoá có chất lợng tốt, nguồn gốc xuất xứ đúng yêu cầu của L/C nhng thực tế hàng hoá đợc giao lại không phải vậy.
2. Nguyên nhân khách quan:
- Thứ nhất là nguyên nhân bắt nguồn từ th tín dụng: Các điều khoản và điều kiện của L/C quá phức tạp, khó thực hiện, chứng từ yêu cầu xuất trình khó có khả năng đáp ứng đợc sẽ gây nên tình trạng sai sót trong bộ chứng từ.
Ví dụ: Công ty Jung min Corp., Korea nhập khẩu một lô hàng từ công ty
Giày Thợng Đình. Jung min Corp. mở th tín dụng không huỷ ngang có xác nhận (tuân thủ UCP 500) qua Korea Exchange Bank, Seoul, Korea và trong th tín dụng có yêu cầu bộ chứng từ xuất trình đòi tiền phải có giấy chứng nhận của ngời mua đã nhận hàng tại cảng Pusan. Một tháng sau khi th tín dụng đợc mở, chuyến hàng cập cảng Pusan đúng thời hạn giao hàng quy định nhng công ty Giày Thợng Đình không thể lấy đợc giấy chứng nhận đã nhận hàng của ngời mua. Kết quả là bộ chứng từ đòi tiền của Công ty Giày Thợng Đình bị ngân hàng Korea Exchange Bank từ chối thanh toán với lý do bộ chứng từ không phù hợp với quy định của L/C.
Qua ví dụ trên, có thể thấy rõ rằng việc L/C quy định một bộ chứng từ thanh toán phải có giấy chứng nhận nhận hàng của ngời mua sẽ gây khó khăn cho ngời bán trong việc đòi tiền. Sỡ dĩ nh vậy là do bộ chứng từ có phù hợp L/C hay không (có đủ loại chứng từ hay không) là hoàn toàn phụ thuộc vào thiện chí của ngời mua và ngời hởng lợi không có bất kỳ một sự bảo đảm thanh toán nào hết.
- Thứ hai là do bản chất đối tợng hàng hoá: nếu là hàng hóa quá phức tạp nh máy móc thiết bị,... thì rất dễ có sai sót trong công tác lập chứng từ. Ví dụ, mô
tả hàng hoá phức tạp sẽ đợc quy định rất dài trong L/C thì sẽ khiến cho doanh nghiệp rất dễ mắc phải những lỗi chính tả, mô tả thiếu,...
Ví dụ: một th tín dụng nhập khẩu máy móc thiết bị có quy định mô tả hàng
hoá nh sau sẽ dễ khiến ngời lập chứng từ mắc lỗi chính tả và sai sót:
“ One complete 2U/ 3U type (5W, 9, 11, 13, 18, 20, 24) CFL production line including Know-how and technical service and with capacity of 1000-1200 pcs/ h for 2U/ 11W, meeting IEC standard (with technology fluorescent powder water base coating, pellets of mercury amalgam, without stem) using LPG, electric power of 3 phases 380V/ 220V - 50Hz.”
- Thứ ba, sự thiếu đồng bộ về hình mẫu chứng từ cũng là một nguyên nhân dễ gây nên những thiếu sót trong công tác lập chứng từ. Đối với một số chứng từ nh hoá đơn, phiếu đóng gói..., mỗi đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu có thể có riêng mẫu của mình và sử dụng mẫu đó trong giao dịch. Tuy nhiên, điều này dễ dẫn đến sự thiếu đồng bộ, nhất quán giữa các chứng từ trong một bộ chứng từ, gây nên sự thiếu sót về nội dung cũng nh gây khó khăn cho những ngời kiểm tra bộ chứng từ.
Chơng III:
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu.