II. Các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập
2. Giải pháp tầm vi mô
2.1. Đối với hệ thống các ngân hàng
Nh thể hiện ở trên, hoạt động xuất nhập khẩu ở nớc ta trong những năm qua không ngừng mở rộng không chỉ ở giá trị kim ngạch mà còn ở phạm vi. Sự bùng nổ của các hoạt động ngoại thơng đã kéo theo sự phát triển của công tác thanh toán quốc tế tại các Ngân hàng thơng mại Việt Nam. Hơn nữa, do những rủi ro trong hoạt động tín dụng, các Ngân hàng thơng mại đang cố gắng tăng tỷ trọng thu nhập từ các khoản phí, trong đó có phí thanh toán quốc tế thay cho lãi cho vay. Nhờ vậy, chất lợng và quy mô các nghiệp vụ thanh toán quốc tế tại các ngân hàng này không ngừng đợc mở rộng. Sự cạnh tranh gay gắt của khoảng 28 chi nhánh Ngân hàng nớc ngoài trên thị trờng nớc ta hiện nay càng đòi hỏi mỗi NHTM Việt Nam phải tìm cách nâng cao chất lợng dịch vụ, giảm thiểu mọi rủi ro có thể phát sinh trong từng phơng thức thanh toán nói chung, bộ chứng từ nói riêng.
2.2.1. Cần có sự thống nhất giữa các ngân hàng về sai biệt chứng từ:
Xác định một bộ chứng từ có phù hợp với yêu cầu của th tín dụng hay không là một vấn đề rất quan trọng của tất cả các bên giao dịch, đặc biệt là các ngân hàng nh Ngân hàng mở th tín dụng, Ngân hàng thông báo, Ngân hàng xác nhận,...Ngân hàng muốn chắc chắn sẽ nhận lại tiền hoàn trả từ phía ngời xin mở L/C phải kiểm tra kỹ càng bộ chứng từ thanh toán. Khi kiểm tra chứng từ hàng xuất, các ngân hàng phải tuân thủ UCP500, nhng thực tế UCP 500 cũng không quy
định cụ thể tiêu chuẩn để xét các khác biệt trên bề mặt các chứng từ so với các điều khoản và điều kiện của th tín dụng. Mục a điều 13 UCP 500 quy định “... Sự phù hợp với các điều kiện của th tín dụng thể hiện trên bề mặt của các chứng từ quy định sẽ đợc quyết định bởi các tiêu chuẩn quốc tế của thực tiễn ngân hàng đã đợc phản ảnh trong các điều khoản này. Các chứng từ thể hiện trên bề mặt của chúng mâu thuẫn với nhau sẽ đợc coi nh là trên bề mặt của chúng không phù hợp với điều khoản và điều kiện của th tín dụng..”. Qua nghiên cứu tài liệu giải thích UCP 500, thấy rằng các cụm từ “bề mặt chứng từ” và “Tiêu chuẩn quốc tế của thực tiễn ngân hàng” rất mơ hồ, không rõ ràng. Cùng một trờng hợp, ngân hàng này có thể coi là bất hợp lệ chứng từ nhng ngân hàng khác lại không, thậm chí có ngân hàng cho là bất hợp lệ chứng từ nhng vẫn chấp nhận thanh toán.
Kinh nghiệm cho thấy các ngân hàng thờng đánh giá tính phù hợp và sai biệt của bộ chứng từ khác nhau ở các điểm chính sau đây:
- Thứ nhất, các lỗi chính tả không làm ảnh hởng nội dung chứng từ và làm chứng từ này mâu thuẫn với chứng từ khác thờng đợc các ngân hàng bỏ qua vì sai sót này thuộc lỗi đánh máy. Tuy nhiên, với những lỗi chính tả nhỏ nh vậy thì đôi khi các doanh nghiệp Việt Nam khi xuất khẩu thờng vẫn bị các ngân hàng mở th tín dụng nớc ngoài và khách hàng chậm thanh toán vì họ coi đó là lỗi chứng từ.
- Thứ hai, đối với các điều khoản không liên quan đến chứng từ thì theo điều 13 UCP 500 ngân hàng sẽ bỏ qua không kiểm tra xem những điều khoản này có đợc thực hiện hay không. Nhng một số ngân hàng lại bị nhầm lẫn giữa các điều khoản này với các điều khoản quy định có chứng từ liên quan yêu cầu. Ví dụ về một th tín dụng yêu cầu hàng hoá có xuất xứ từ CHLB Đức. Đây là một điều khoản không liên quan đến chứng từ và là một phần của mô tả hàng hóa. Nhng điều này sẽ trở thành điều khoản chứng từ khi L/C yêu cầu phải xuất trình một giấy chứng nhận xuất xứ từ CHLB Đức. Điều này khiến các doanh nghiệp Việt Nam rất dễ nhầm lẫn trong việc lập bộ chứng từ thanh toán và cũng rất dễ gây bất đồng giữa cách hiểu của các Ngân hàng về yêu cầu của bộ chứng từ thanh toán.
- Sự bất đồng quan điểm giữa các Ngân hàng về sự thống nhất giữa các chứng từ trong một bộ chứng từ thanh toán. Thực tế, quan điểm của các ngân hàng
có thể khác nhau về một trờng hợp thực tế mà điều này cũng không vi phạm quy định của UCP 500. Tuy nhiên cũng cần hiểu rằng UCP 500 chỉ đa ra khung pháp lý cho các bên tham gia quan hệ th tín dụng và tiêu chuẩn kiểm tra bộ chứng từ là do tập quán ngân hàng quốc tế. Thậm chí tiêu chuẩn tập quán ngân hàng quốc tế đợc phản ánh trong UCP rất ít và mơ hồ. Bởi vậy, ngân hàng phải tự quyết định những tiêu chuẩn kiểm tra chứng từ của riêng mình và điều này sẽ gây không ít mâu thuẫn trong khâu kiểm tra chứng từ giữa các ngân hàng khác nhau.
Lấy làm ví dụ, trong trờng hợp chứng th Fumigation Certificate, cơ quan đóng dấu sửa bằng con dấu có khắc chữ: “correct alteration”. Với con dấu này, ngân hàng nớc ngoài cho đó là bất hợp lệ chứng từ nhng cuối cùng vẫn chấp nhận thanh toán. Chỉ riêng điều này cũng đủ cho thấy sự không nhất quán ngay cả trong bản thân một ngân hàng.
Để tạo đợc sự thống nhất giữa các ngân hàng trong việc kiểm tra chứng từ, các ngân hàng ở nớc ta không chỉ đơn thuần áp dụng chặt chẽ UCP 500 và các văn bản hớng dẫn của Nhà nớc mà còn phải đúc kết kinh nghiệm qua thực tế phát sinh và học hỏi kinh nghiệm của nhau, của các ngân hàng trên thế giới, cố gắng từng b- ớc tiến tới sự hoàn thiện và thống nhất trong toàn bộ hệ thống ngân hàng. Một giải pháp hữu hiệu hiện nay là để Việt Nam tham gia vào các tổ chức ngân hàng quốc tế. Các tổ chức này sẽ đa ra những hớng dẫn hoạt động nghiệp vụ cụ thể hơn so với UCP 500. Quan hệ với các ngân hàng thành viên cùng trong tổ chức sẽ giúp các ngân hàng Việt Nam không bị chèn ép trong hoạt động thanh toán bằng th tín dụng nói riêng và thanh toán quốc tế nói chung. Theo đó các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam cũng sẽ đợc hởng nhiều thuận lợi. Thêm nữa, ngay cả các tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế thích hợp vẫn thay đổi theo thời gian phản ánh sự thay đổi của hoàn cảnh và các vấn đề mới phát sinh mà UCP 500 do tính phổ biến toàn cầu của nó không dễ gì sửa đổi ngay đợc. Ngợc lại, các tài liệu hớng dẫn của một tổ chức hoạt động ngân hàng thế giới cho các ngân hàng thành viên có thể thay đổi dễ dàng hơn, đáp ứng kịp thời yêu cầu của thực tiễn. Hiện nay, Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam cũng nh Hiệp hội ngân hàng thế giới hoặc các hiệp hội ngân hàng khu vực đều đa ra những tiêu chuẩn kiểm tra chứng từ riêng của mình. Điều
cần làm trong bối cảnh Việt Nam trớc mắt là cần có sự chng cầu ý kiến các thành viên trong Hiệp hội ngân hàng Việt Nam về thống nhất cách hiểu UCP 500 và pháp điển hoá thành văn bản pháp luật có tính bắt buộc đối với mọi ngân hàng thành viên.
2.1.2. Tăng cờng đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho các nhân viên ngân hàng.
Việc thanh toán trong ngoại thơng có diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hay không còn phụ thuộc vào trình độ nghiệp vụ củabản thân những ngời làm công tác thanh toán quốc tế tại các ngân hàng. Chính vì vậy, tăng cờng đào tạo các thanh toán viên giỏi về nghiệp vụ cũng chính là một trong những chiến lợc của các ngân hàng nhằm đảm bảo công tác kiểm tra chứng từ, t vấn về chứng từ cho khách hàng đạt hiệu quả cao, tránh sai sót, nhầm lẫn và chậm chễ trong thanh toán quốc tế.
2.1.3. T vấn cho nhà xuất khẩu khi bộ chứng từ có sai biệt.
Qua thực tế tại các ngân hàng, ta có thể thấy rằng bộ chứng từ thanh toán bị gặp sai sót không phải là ít. Điều này dẫn đến bộ chứng từ đợc chuyển qua lại nhiều lần để chỉnh sửa, gây tốn kém về mặt thời gian và chi phí. Bởi vậy, cho dù khi ngân hàng không thực hiện việc thanh toán hay chiết khấu bộ chứng từ thì với tinh thần trách nhiệm để bảo vệ quyền lợi cho khách hàng, thông thờng khi kiểm tra nếu bộ chứng từ có sai sót thì tiến hành t vấn khách hàng nh sau:
- Sai sót có thể sửa chữa hoặc thay thế thì đề nghị khách hàng sửa chữa hoặc thay thế.
- Sai sót không thể sửa chữa hay thay thế đợc thì đề nghị khách hàng xin tu chỉnh L/C (nếu có thể) hoặc thông báo cho ngân hàng phát hành nêu rõ các sai sót, xin chấp nhận thanh toán.
- Sai sót không đợc chấp nhận thì đề nghị khách hàng chuyển sang hình thức thanh toán nhờ thu hoặc trả lại chứng từ cho họ.
Trong thực tế, nhiều nhà xuất khẩu Việt Nam do cha hiểu biết rõ về thanh toán trong th tín dụng với những u thế của nó về trách nhiệm của ngân hàng phát hành và quyền lợi của ngời hởng lợi khi xuất trình chứng từ, cho nên khi biết bộ chứng từ có sai sót gì thì họ thờng yêu cầu ngân hàng chuyển chứng từ đi để thanh
toán theo phơng thức nhờ thu. Nếu làm nh vậy thì tự bản thân ngời xuất khẩu gây bất lợi cho mình vì lúc đó bộ chứng từ sẽ đợc xử lý theo quy tắc thống nhất về nhờ thu URC. Hơn nữa, nếu áp dụng theo URC, có nghĩa chứng từ mất quyền đợc bảo đảm với điều lệ UCP 500 mà theo đó ngân hàng phát hành phải thực hiện đúng nhiệm vụ kiểm tra chứng từ trong thời gian hợp lý là 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận bộ chứng từ, nếu quá thời hạn trên ngân hàng phát hành sẽ bị mất quyền từ chối thanh toán. Ngoài ra nếu bộ chứng từ có sai biệt và ngân hàng phát hành có theo ý kiến riêng của mình tiếp xúc ngời mở L/C về việc chấp nhận sai biệt, thì điều này cũng không đợc vợt quá thời hạn 7 ngày làm việc.
Trong khi đó URC cho phép ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng xác nhận có thể không cần kiểm tra bộ chứng từ, hoặc thông báo những sai biệt vợt thời hạn quy định cho phía xuất trình có nghĩa là họ không bị khống chế thời gian thông báo, họ chỉ hành động đúng theo nh các điều khoản của URC, không bị ràng buộc với cam kết sẽ thanh toán trong L/C nữa, điều này hoàn toàn ngợc với L/C quy định áp dụng theo UCP 500 và trái với tập quán quốc tế về giao dịch tín dụng chứng từ.
Tuy nhiên chọn gửi bộ chứng từ thanh toán theo phơng thức nào là của ngời hởng lợi, nhng ngân hàng với bề dày trong kinh nghiệm thanh toán quốc tế cũng nh có trình độ hiểu biết về thanh toán theo tín dụng chứng từ và luôn lấy phơng châm phục vụ khách hàng đến mức tối đa nên t vấn cho khách hàng: khi bộ chứng từ có sai biệt, ngời hởng nên yêu cầu chuyển chứng từ trên cơ sở chấp nhận thanh toán (on approval) và ghi rõ áp dụng theo UCP 500 (Document are remitted on approval subject to uniform customs and practice for D/C, 1993 Revision ICC publication No. 500) chứ không nên gửi trên cơ sở nhờ thu (on collection).
2.1.4. Trang bị hệ thống kiểm tra và xử lý thông tin hiện đại.
Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, giúp ngân hàng có thể kiểm tra chứng từ tốt hơn, hiệu quả hơn và có thể theo kịp hệ thống ngân hàng tiên tiến trên thế giới. Hơn nữa, đây cũng chính là cơ sở tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ ngân hàng một khi thanh toán sử dụng chứng từ điện tử đợc áp dụng tại nớc ta. Cụ thể:
- Xây dựng phần mềm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, giảm bớt những thao tác thừa của thanh toán viên, kiểm soát viên.
- Trang bị cơ sở vật chất đầy đủ cho công tác thanh toán. Cố gắng trang bị cho mỗi cán bộ một máy vi tính để tiến hành xử lý nghiệp vụ một cách thành thạo, tránh tình trạng chờ đợi hoặc chậm chễ trong công tác kiểm tra bộ chứng từ.
- Có hệ thống thông tin nhanh, chính xác, đầy đủ, cập nhật về các dữ liệu thông tin liên quan đến nghiệp vụ, tạo điều kiện học hỏi kinh nghiệm của các ngân hàng khác trên thế giới.
- Tiêu chuẩn hoá hệ thống thông tin khách hàng bao gồm nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, hình thành Ngân hàng dữ liệu phục vụ mục đích khai thác sử dụng.