II. Các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập
1. Giải pháp tầm vĩ mô
1.4. Vận dụng chứng từ điện tử trong thanh toán xuất nhập khẩu
Ngày nay, việc vận dụng chứng từ điện tử trong thanh toán quốc tế đã trở nên phổ biến ở nhiều nớc, khu vực nh Mỹ, EU, Nhật Bản và Hồng Kông. Điều đáng nói nhất là nó tạo điều kiện tiêu chuẩn hoá mẫu chứng từ trong thanh toán, giảm bớt thời gian thanh toán, tăng khả năng luân chuyển tiền tệ, giảm thủ tục thanh toán bằng giấy, nhng đồng thời vẫn đảm bảo tính bảo mật cao trong thanh toán. Chúng ta có thể tìm hiểu kỹ hơn về chứng từ điện tử nh sau:
- Đóng vai trò quan trọng nhất trong chứng từ điện tử là chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử (CKĐT) là sản phẩm tin học, là công cụ hỗ trợ cho quá trình xử lý thông tin số, nhng nó hàm chứa các quy định cho phép các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nhắm đến cái đích của mình là cải tiến các dịch vụ thanh toán hiện có sao cho nhanh chóng, an toàn và hiệu qủa hơn.
CKĐT là một mã hoá bằng mật mã, nó đợc xác lập riêng cho từng cá nhân để xác định quyền hạn và trách nhiệm của ngời lập và những ngời có liên quan chịu trách nhiệm về tính an toàn và chính xác của chứng từ điện tử. Về cơ bản, CKĐT trên chứng từ điện tử có giá trị nh chữ ký tay trên chứng từ giấy. CKĐT thuộc danh mục bí mật của Nhà nớc, đảm bảo độ tối mật cao.
Cũng nh các quy định về con dấu và chữ ký trên chứng từ giấy, CKĐT trên chứng từ điện tử cũng có các quy định về việc quản lý và sử dụng, về thẩm quyền quy định mẫu CKĐT, về thủ tục xin phép đợc đa CKĐT ứng dụng vào thực tế và các yêu cầu quản lý đối với ngời tham gia làm CKĐT. Ngời có quyền quản lý và sử dụng CKĐT cũng chính là ngời đợc quyền ký tên trên các chứng từ thanh toán bằng giấy trớc khi đem đóng dấu. Khác biệt ở đây là ngời ký và ngời đóng dấu trên chứng từ bằng giấy là hai ngời riêng biệt và mắt thờng nhìn thấy hình thù chữ ký và con dấu, còn CKĐT trên chứng từ điện tử thì chỉ do một ngời ký và mắt th- ờng không thể nhìn thấy chữ ký này.
- Chứng từ điện tử khác chứng từ bằng giấy truyền thống ở chỗ nó đã đợc mã hoá và ngời không có khoá quy ớc để mở chứng từ điện tử đó thì không thể xem đợc. Trong đó, CKĐT là một yếu tố tạo nên chứng từ điện tử, luôn gắn liền với các dữ liệu của chứng từ điện tử nhằm xác định tính đúng đắn, chuẩn xác của các yếu tố tạo nên chứng từ điện tử khi thực hiện truyền nhận qua mạng máy tính giữa các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
- Quy trình thực hiện giao dịch thanh toán khi sử dụng chứng từ điện tử đòi hỏi cần phải có ba khâu: kế toán giao dịch, kế toán thanh toán và kế toán kiểm soát, truyền đi thông tin thanh toán. Ba khâu này hoàn toàn độc lập và đều đợc kiểm soát thông qua chữ ký điện tử. Mỗi cán bộ thực hiện một khâu sẽ có một mật mã riêng, mà ngay cả khi họ có mật mã của nhau vẫn không thể mở đợc chứng từ điện tử đó, bởi trong đó 2 ngời luôn kiểm soát một ngời.
- Cách thức sử dụng chứng từ điện tử: sẽ có một quy ớc giữa hai ngân hàng với nhau về cách thức sử dụng chứng từ điện tử và CKĐT. Mỗi ngân hàng trong số đó có thể cũng chỉ biết đợc 1/2 bí mật để thực hiện giao dịch. Mọi việc còn do quá
trình xử lý nghiệp vụ của các thiết bị nh phần cứng và phần mềm và việc này đòi hỏi các ngân hàng phải nhập dữ liệu cần thiết cho quá trình thanh toán.
- Sử dụng chứng từ điện tử trong thanh toán ngoại thơng sẽ giúp đẩy nhanh tốc độ chuyển tiền qua các ngân hàng. Thông thờng trớc đây, một khoản tiền chuyển của Ngân hàng nhà nớc và Ngân hàng thơng mại phải mất ít nhất 2-3 ngày, nay khi sử dụng chứng từ điện tử thì giao dịch đó có thể thực hiện trong 1- 1/2 ngày, thậm chí chỉ trong một giờ đối với trờng hợp gấp. Phí chuyển tiền mà khách hàng phải trả cũng không thay đổi so với trớc và trong tơng lai còn có xu h- ớng giảm khi mà hình thức thanh toán này gia tăng và trở nên phổ biến.
- Sử dụng chứng từ điện tử trong thanh toán ngoại thơng sẽ giúp các bên (ngời bán, ngân hàng, ngời mua) tránh đợc những hạn chế, tồn tại mà chứng từ bằng giấy đem lại. Chẳng hạn, chứng từ điện tử sẽ đảm bảo an toàn hơn, việc xuất trình chứng từ diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn... Mẫu chứng từ điện tử lại đợc tiêu chuẩn hoá, tạo điều kiện thuận lợi cho các bên, đặc biệt là ngân hàng kiểm tra. Chứng từ điện tử lại đợc truyền dẫn qua mạng máy tính, sẽ tránh đợc tình trạng thất lạc, mất mát,...
Chính vì những u điểm nh trên mà Việt Nam cũng cần phải từng bớc hoà nhập với nó. Hơn nữa, trong xu thế hội nhập nh hiện nay, khi mà các thị trờng mà Việt Nam có quan hệ buôn bán lại đã và đang bắt đầu sử dụng chứng từ điện tử trong thanh toán, Việt Nam lại đứng trớc một thách thức là phải cải thiện các ph- ơng thức thanh toán, đặc biệt là bộ chứng từ để không bị thất bại trong việc chiếm lĩnh thị trờng mới hoặc mất bạn hàng trong những năm tới. Trong khi đó, một chuẩn mực pháp lý cho vấn đề này nh những quy tắc về lập và xuất trình chứng từ điện tử trong thanh toán xuất nhập khẩu lại cha hề có trong hệ thống văn bản pháp luật của Nhà nớc nói chung, ngành Ngân hàng nói riêng. Hiện nay, chúng ta mới áp dụng chứng từ điện tử trong một số lĩnh vực nh công tác hạch toán và quyết toán vốn của các Tổ chức tín dụng có cung ứng dịch vụ thanh toán, thanh toán điện tử liên ngân hàng (thể hiện ở việc ban hành Quyết định số 444/2002/QĐ-Ttg 21/3/2002 về việc sử dụng chứng từ điện tử).
Trong thời gian tới, Việt Nam cần thiết lập một cơ chế sử dụng chứng từ điện tử trong thanh toán ngoại thơng:
- Cần nhanh chóng ban hành văn bản pháp luật quy định và hớng dẫn các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu cách thức tiếp cận thanh toán bằng chứng từ điện tử nh cách thức lập, xuất trình chứng từ điện tử để thanh toán. Đồng thời cần xây dựng quy trình đào tạo thao tác, nhiệm vụ của các cán bộ trực tiếp tham gia của cả các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu và các Ngân hàng.
- Cần có cơ quan Nhà nớc chịu trách nhiệm quy định về tiêu chuẩn, quy cách, mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, cấu trúc dữ liệu của chứng từ điện tử, về cách thức cấp phát, bảo mật, quản lý các chứng từ điện tử này, đặc biệt là chữ ký điện tử.
- Các cơ quan Nhà nớc và các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán sử dụng chứng từ điện tử cần có cơ chế bảo mật và bảo toàn dữ liệu thông tin về chứng từ điện tử trong quá trình sử dụng và lu trữ. Đồng thời phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chặt chẽ để ngăn ngừa và chống các hình thức lợi dụng để khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử vào việc trái với quy định về bảo mật, cung cấp số liệu của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Khi chứng từ điện tử hay CKĐT bị lộ, h hỏng, thì các biện pháp thu hồi, cấp mới và biện pháp khắc phục hậu quả cũng cần đợc thể hiện bằng những văn bản quản lý một cách chặt chẽ. Cụ thể nh việc thay CKĐT nên đợc thực hiện định kỳ có khi hàng tuần, hàng tháng, tuỳ thuộc vào quy mô của dịch vụ thanh toán.
- Cần xây dựng cơ sở pháp lý quy định về công tác lu trữ chứng từ điện tử để tạo điều kiện thuận lợi cho cả ngân hàng và khách hàng trong vấn để kiểm tra, bảo quản. Chẳng hạn, các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải xây dựng hệ thống dự phòng để lu trữ chứng từ điện tử không dới hai địa điểm, hai thiết bị lu trữ để nếu có sự cố ở một địa điểm nào thì còn một cơ sở dự phòng. Hay là chứng từ điện tử còn phải in ra giấy để tiến hành ký xác nhận đóng dấu giữa cơ quan cung ứng dịch vụ thanh toán và doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Nh vậy, những chứng từ điện tử sẽ không chỉ đợc lu trữ bảo quản ở các file mà còn trên giấy, đảm bảo tuyệt đối không xảy ra hiện tợng mất toàn bộ dữ liệu.
- Cuối cùng, cần có sự đầu t và khuyến khích từ phía Nhà nớc để tăng cờng cơ sở hạ tầng viễn thông, đờng truyền, máy móc thiết bị, trình độ nhân lực cho các Ngân hàng và các doanh nghiệp để tạo điều kiện đa chứng từ điện tử vào áp dụng thuận lợi.
Để làm đợc điều này, Việt Nam cần tham khảo Pháp lệnh TMĐT của Liên Hiệp Quốc và một số nớc khác trong khu vực nh Philippin, Xingapo,...Đó cũng là một thuận lợi nhng cái khó là TMĐT ở Việt Nam cha phát triển cao và còn khá mới mẻ. Bởi thế, việc áp dụng chữ ký điện tử một cách rộng rãi trong thanh toán giao dịch quốc tế chỉ thành công khi các chơng trình nh TMĐT, Chính phủ điện tử đợc triển khai một cách bài bản.