II. Yêu cầu về việc tạo lập chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu
1. Tình hình sử dụng bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu
2.1. Những sai sót thờng gặp trong khi lập bộ chứng từ
Công tác lập chứng từ trong thực tế gặp không ít những sai sót. Nội dung của từng loại chứng từ nh thế nào đợc quy định chặt chẽ trong hợp đồng và nếu sử dụng phơng thức tín dụng chứng từ thì là L/C. Trong khuôn khổ bài luận văn này, ngời viết chỉ xin đề cập tới những sai sót hay gặp đối với các chứng từ chủ yếu hay đợc sử dụng trong ngoại thơng và đợc lập theo yêu cầu của các th tín dụng:
2.1.1. Hối phiếu thơng mại:
Đối với hối phiếu, ngời lập thờng gặp những sai sót chủ yếu sau:
- Hối phiếu thiếu hoặc không chính xác về tên và địa chỉ các bên có liên quan.
Sai sót nhầm lẫn hay gặp nhất là sai tên ngời bị ký phát trong phơng thức thanh toán bằng L/C: đáng lẽ phải ký phát cho ngân hàng mở L/C thì ngời bán lại ký phát hối phiếu cho ngời mua.
Khi L/C quy định “Drawn on issuing bank (đòi tiền ngân hàng mở L/C), mà ngời hởng lợi (nhà xuất khẩu) lại ký phát cho applicant (ngời mua) thì hối phiếu
xuất khẩu đòi tiền một ngân hàng chi nhánh hoặc ngân hàng đại lý của nó (Paying bank); nếu ngời bán ký phát hối phiếu không đọc kỹ L/C, lại ký phát cho ngân hàng mở L/C thì sẽ bị ngân hàng từ chối thanh toán.
- Hối phiếu cha ký hậu.
- Số tiền ghi trên hối phiếu bằng số và bằng chữ không khớp nhau.
Ví dụ, số tiền bằng số là USD21,619.30 nhng số tiền bằng chữ là “USD
twenty thousand, six hundred nineteen and cents thirty only.” Tuy sai sót này nhỏ nhng ngân hàng mở L/C có thể trì hoãn việc thanh toán rất lâu.
- Số tiền ghi trên hối phiếu không bằng trị giá hoá đơn, hay vợt quá trị giá L/C quy định.
Ví dụ, trong hoá đơn ghi “Total amount: USD8,960.55” thay vì phải ghi nh
vậy trên hối phiếu thì các Công ty xuất nhập khẩu chỉ ghi “USD 8,960.00” (tức thiếu 55 cents).
- Ngày ký phát hối phiếu quá hạn của L/C (khi thanh toán bằng th tín dụng). - Số L/C và ngày mở L/C ghi trên hối phiếu không chính xác.
- Sự sửa chữa trên hối phiếu không đợc đóng dấu sửa (đóng dấu ruồi) và ký nháy
2.1.2. Hoá đơn thơng mại.
Những sai biệt thờng gặp trong khi lập hoá đơn thơng mại là:
- Tên và địa chỉ của các bên có liên quan đợc ghi trên hoá đơn thơng mại khác với L/C (nếu thanh toán bằng th tín dụng) và các chứng từ khác.
- Số bản và loại hóa đơn phát hành không đủ theo yêu cầu của L/C.
Ví dụ, L/C có quy định: “Signed commercial invoice in duplicated and one
copy”. Nhng khi lập bộ chứng từ xuất trình thanh toán thì chỉ thấy có 2 bản chính và không có bản sao nào cả.
- Sai sót về số bản Invoice cần xuất trình:
Ví dụ, trong L/C có quy định rằng “Original and two coppies commercial
invoice” nhng khi lập hoá đơn, các công ty xuất khẩu lại lập các bản giống hệt nhau, không có dấu quy định nên không thể phân biệt đâu là bản chính, đâu là bản sao. Do đó vô tình tạo nên sự không phù hợp của chứng từ so với L/C.
- Số lợng, đơn giá, mô tả hàng hoá, đơn giá, tổng trị giá, đơn vị tiền tệ, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá không chính xác với nội dung của L/C hoặc không khớp với các chứng từ khác, những phụ phí khác không quy định trong L/C nhng lại đợc tính trong hóa đơn thơng mại. Đây là phần mà các công ty xuất nhập khẩu Việt Nam hay bị sai sót nhất.
- Số L/C và ngày mở L/C không chính xác.
- Không có chữ ký theo quy định của L/C. Cụ thể: ngời thụ hởng không ký tên trong hoá đơn mặc dù L/C có quy định. Tuy nhiên trong UCP500 có quy định điều 37: “Trừ khi đợc quy định khác trong th tín dụng, các hoá đơn thơng mại cần phải đợc ký tên, các hóa đơn thơng mại phải thể hiện trên bề mặt là đợc phát hành bởi ngời thụ hởng (trừ trờng hợp th tín dụng chuyển nhợng), phải đợc lập cho tên ngời xin mở th tín dụng (trừ trờng hợp th tín dụng chuyển nhợng)”
- Sai sót về ngày ký hoá đơn: Ngày ký lập hóa đơn phải trớc ngày ký lập vận tải đơn (B/L). Nếu ngày ký hoá đơn sau ngày ký B/L thì đây là một sai sót nặng nề, chắc chắn ngân hàng mở L/C không thanh toán.
Ngoài ra, còn có các trờng hợp sau: ngày ký hoá đơn trùng với ngày hết hạn L/C, sau ngày hết hạn L/C, hoặc trớc ngày hết hạn L/C nhng không còn đủ thời gian chuyển bộ chứng từ sang xuất trình tại ngân hàng mở L/C trong trờng hợp L/C yêu cầu xuất trình tại ngân hàng mở L/C.
- Sai sót về ngời lập hoá đơn: Nếu L/C không quy định gì thì ngời lập hóa đơn là ngời thụ hởng L/C. Trờng hợp ngợc lại thì ngời lập hoá đơn là ngời đợc L/C cho phép. Trong trờng hợp xuất khẩu uỷ thác, nếu có sự đồng ý của hai bên mua bán trên L/C sẽ có điều khoản cho phép ngời lập L/C khác với ngời thụ hởng L/C.
- Các dữ kiện về vận tải hàng hoá (ví dụ, tên cảng xếp hàng, dỡ hàng) không phù hợp với quy định của L/C.
- Sai sót do thiếu hoặc sai những ký hiệu bắt buộc:
*. Mục tên tàu: thiếu ký hiệu M/V hoặc M/S trớc tên tàu (M/V: Name of ocean vessel; M/S: Name of ocean ship).
*. Thiếu những ghi chú bắt buộc theo quy định của L/C.
của ngân hàng chúng tôi, phải đợc nêu lên trên tất cả các bản hối phiếu và hóa đơn).
*. Mục số vận tải đơn không ghi rõ. - Tẩy xoá, sửa chữa không đợc ký tắt.
Ví dụ: Trờng hợp tranh chấp sau đây xảy ra do lập hoá đơn thơng mại bị sai
sót:
Công ty Hachimex, Hải Phòng có nhập khẩu một lô hàng hóa chất từ công ty Tienjin chemicals, Trung Quốc. Công ty Hachimex có mở một th tín dụng trị giá 30.000 USD (CIF Hải Phòng) không huỷ ngang tuân thủ UCP 500 qua Ngân hàng Vietincombank Hải Phòng và ngân hàng đòi tiền là Bank of China Tianjin. Theo quy định của th tín dụng, mô tả hàng hóa phải nh sau:
Mã hàng: 160-4609 và 270-3210
Khi bộ chứng từ đợc gửi đến Vietinbank Hải Phòng hoá đơn thơng mại có ghi ba mã hàng nh sau:
160-4609 đơn giá 41,00 USD/ kg 270-3210 đơn giá 32,50 USD/ kg 511-74: miễn phí.
Điều kiện giao hàng: CIF không ghi trên hoá đơn thơng mại.
Hachimex từ chối thanh toán với lý do mô tả hàng hoá không đúng theo quy định của th tín dụng (thừa mặt hàng thứ ba và thiếu điều kiện giao hàng).
Ngời hởng lợi Tienjin Chemicals và Ngân hàng đòi tiền Bank of China Tienjin trả lời là không chấp nhận lý do từ chối thanh toán trên và đa ra quan điểm của mình nh sau:
*. Mặt hàng thứ ba đợc mô tả trên hoá đơn không có trong th tín dụng thì điều 37 UCP 500 không cấm. Hơn nữa trị giá hoá đơn cũng không vì thế mà bị ảnh hởng.
*. Về vấn đề thiếu điều kiện giao hàng thì ngân hàng đòi tiền cho rằng đây không là sai sót chứng từ (theo điều 37 (b) của UCP 500) vì điều kiện giao hàng không phải là phần mô tả hàng hoá mà thuộc về các điều khoản không liên quan đến các chứng từ.
Tuy nhiên khi dẫn chiếu đến UCP 500 thì thấy cả hai bên đều không áp dụng đúng, cụ thể:
*. Điều 13 (c) UCP 500 quy định nếu một L/C có một số điều khoản mà không yêu cầu những chứng từ tơng ứng chứng minh phải xuất trình thì ngân hàng sẽ bỏ qua không xem xét đến những điều khoản này (vì là các điều khoản không liên quan đến các chứng từ). Nhng các bên liên quan tới giao dịch L/C cũng phải cân nhắc tới sự liên hệ hoặc thống nhất giữa các chứng từ đợc xuất trình theo yêu câù. Do vậy mà những điều khoản nh “điều kiện giao hàng CIF Hải Phòng” mặc dù không đợc quy định là phải có một chứng từ riêng nào để chứng từ thì cũng phải đợc nêu ra và thoả mãn trong các chứng từ xuất trình.
Trong trờng hợp này th tín dụng đặt CIF Hải Phòng sau tổng số tiền thì không phải là một phần của mô tả hàng hóa. Hơn nữa, trong bộ chứng từ đòi tiền của Tienjin Chemicals có giấy chứng nhận bảo hiểm (hoàn hảo) nên đã đáp ứng đợc yêu cầu là có thể hiện điều kiện giao hàng trong một chứng từ nào đó.
Nh vậy, mô tả hàng hoá trên hoá đơn thơng mại là đúng. Ví dụ này đã chỉ ra rằng chỉ một sai sót trong việc lập hóa đơn cũng có thể dẫn tới tranh chấp, gây tốn kém thời gian và tiền của của của hai bên.
2.1.3. Vận đơn đờng biển:
Đây là một chứng từ hết sức quan trọng trong bộ chứng từ thanh toán, tuy nhiên cũng rất hay xảy ra những sai sót trong công tác lập, đặc biệt là đối với ph- ơng thức thanh toán bằng L/C:
- Tên, địa chỉ và các thông tin khác về ngời gửi hàng, ngời nhận hàng, ngời đợc thông báo không phù hợp với các quy định của L/C.
Thông thờng vận đơn đợc giao cho các công ty xuất khẩu để tự mình điền vào các phần có liên quan đến hàng hoá, ngời gửi hàng, ngời nhận hàng...Thuyền trởng hoặc đại lý xem xét và ghi chú (nếu cần) vào vận đơn. Do vậy, khi lập vận đơn, các công ty xuất khẩu thờng mắc phải các sai sót do không nắm vững đợc cách lập chứng từ. Phần thờng bị sai sót nhiều nhất trên vận đơn là phần tên và địa chỉ của ngời nhận hàng (consignee) vì phần này thờng đợc quy định khác nhau trên từng L/C. Có một số công ty lý luận đơn giản rằng “Phần ngời nhận hàng thì
bán quốc tế có thể nói ngời nào cầm đợc vận đơn thì ngời đó có quyền định đoạt đối với hàng hoá. Ngân hàng mở L/C thờng giành lấy quyền này để tránh rủi ro ngời mua không chịu thanh toán. Tuy nhiên, việc ngân hàng có khống chế chứng từ vận tải hay không còn tuỳ thuộc vào sự tín nhiệm của ngân hàng đối với khách hàng của mình và tuỳ thuộc vào tỷ lệ ký quỹ đối với nó. Vì vậy, trong vận đơn ở chỗ consignee thờng đa dạng và những sai sót ở phần này dễ làm cho ngân hàng mở L/C từ chối thanh toán.
- Cảng bốc và cảng dỡ không khớp với quy định trong L/C. Điều này chủ yếu do ngời lập vận đơn không nắm vững L/C.
Ví dụ, L/C quy định “shipment from Hochiminh Port to Pusan Port”. Thực
tế không tồn tại cảng Hochiminh nhng vì trong L/C quy định thế mà ngời bán không yêu cầu tu chỉnh nên khi lập B/L, phần “loading port” phải ghi là “Hochiminh Port” nh L/C quy định. Nhiều nhân viên lập chứng từ không chú ý đến quy định trong L/C nên đã ghi sai tên cảng bốc hàng là “Saigon Port”. Sai sót này cũng có thể là do ngời mua thuê tàu không đúng theo hành trình trong L/C quy định. Khi bán hàng với giá FOB, ngời mua sẽ chủ động thuê tàu. Nhng thay vì thuê tàu theo đúng hành trình nh trong L/C quy định, nghĩa là tàu phải bốc hàng tại “Hochiminh Port” và dỡ hàng tại “Pusan Port”, ngời mua lại thuê tàu theo hành trình của nó là dỡ hàng tại một cảng khác với cảng quy định trong L/C. Trong tr- ờng hợp này, ngời bán có thể từ chối giao hàng cho ngời mua với lý do ngời mua thuê tàu có hành trình không phù hợp L/C (có thể là không phù hợp với cả hợp đồng). Nhng do ngời bán đã lỡ tập kết hàng tại kho hoặc tại cảng nên việc từ chối giao hàng gây thiệt hại đáng kể cho ngời bán, mặt khác do muốn giữ quan hệ bạn hàng tốt đẹp với ngời mua, ngời bán chấp nhận giao hàng với điều kiện ngời mua phải làm bản cam kết sẽ chấp nhận hợp lệ về “cảng dỡ hàng” của B/L so với L/C. Tuy nhiên, đứng về phía ngân hàng thì dù có cam kết chấp nhận bất hợp lệ trên, ngân hàng vẫn xem điều đó là bất hợp lệ và vẫn có thể từ chối việc chiết khấu hoặc thanh toán bộ chứng từ có B/L nh nêu trên.
- B/L xuất trình cho ngân hàng trễ hơn 21 ngày sau ngày lập vận đơn, hoặc xuất trình khi L/C đã hết thời hạn có hiệu lực (trừ trờng hợp L/C quy định khác).
- Là vận đơn lập theo hợp đồng thuê tàu (charter party Bill of Lading). (Nếu L/C cho phép thì loại vận đơn này sẽ đợc chấp nhận).
- Trên vận đơn ghi hàng đã xếp lên boong tàu (on deck cargo) thay vì đúng ra phải ghi hàng đã để trong hầm tàu (on board).
- B/L xuất trình không phải là vận đơn hoàn hảo (unclear Bill of Lading) nghĩa là chủ tàu có ghi trên vận đơn về sự khiếm khuyết của hàng giao: hàng bị bể, bao bì bị rách,...
- Ghi những nội dung trên vận đơn không đúng với quy định của L/C: số L/C, ngày mở L/C không chính xác, các điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hóa không đúng theo L/C, ...
- Ký hậu chuyển nhợng L/C không đúng.
- Các thay đổi bổ sung trên vận đơn không có xác nhận của ngời lập (chữ ký và con dấu).
- Vận đơn thiếu tính chính xác thực do ngời lập vận đơn không nêu rõ t cách pháp lý đối với trách nhiệm chuyên chở lô hàng này.
- Số hiệu container hay lô hàng không khớp với các chứng từ khác nh chứng từ bảo hiểm, hoá đơn,...
Có thể lấy các ví dụ sau để minh hoạ cho việc lập vận đơn sai sẽ ảnh hởng tới việc thanh toán giữa các bên:
Ví dụ 1: Ngân hàng mở th tín dụng không huỷ ngang là Vietcombank Hà
Nội, ngời xin mở là Daewoo Corp, Triều Tiên, mặt hàng là Tivi Daewoo, giao hàng làm ba chuyến vào mỗi tháng 6,7,8 năm 1994. Yêu cầu về chứng từ gồm bộ vận đơn đờng biển sạch, đầy đủ (3/3) cùng một số chứng từ khác.
- Daewoo giao hàng cả ba chuyến rồi xuất trình chứng từ nhờ Ngân hàng Firstbank Seoul đòi tiền.
- Tuy nhiên, Vietcombank kiểm tra bộ chứng từ thấy có sai sót về vận đơn nh sau: vận đơn “nhận hàng để chở” và ghi chú “giao hàng lên tàu” không đề ngày nh quy định của UCP 500 (điều 23a (ii)). Nh vây, Vietcom bank có quyền từ chối thanh toán cho bộ chứng từ này.
- Công ty Haneco, Việt Nam có nhập khẩu một lô hàng từ công ty Chemie AG Weg, CHLB Đức. Th tín dụng do Haneco mở có yêu cầu vận đơn đờng biển phải sạch, đã xếp hàng và giao hàng từ cảng Châu Âu tới Hải Phòng va không cho phép chuyển tải.
- Thực tế, công ty Chemie xuất trình bộ chứng từ có vận đơn chỉ ra: nơi nhận hàng để gửi là Antwerp CFS và cảng xếp hàng là Rotterdam.
- Công ty Haneco cho rằng vận đơn này là không đáp ứng yêu cầu của L/C và từ chối thanh toán. Họ đa ra lý lẽ là Antwerp CFS là một địa điểm nằm sẵn trong lục địa nên đây là một vận đơn vận tải đa phơng thức, nhận hàng để chở và có chuyển tải (từ Antwerp tới Rotterdam).
Ví dụ 3:
- Công ty A nhập khẩu một lô hàng của công ty B và mở th tín dụng có quy định công ty B phải xuất trình một bộ vận đơn đờng biển đã xếp hàng lên tàu. Tuy nhiên công ty B lại đa ra một bộ vận đơn có ghi “vân đơn vận tải hỗn hợp hoặc từ cảng tới cảng” nhng lại có ghi chú nh sau:
Tàu dự định Cảng xếp hàng dự kiến
Hung Vuong 6S Pusan
Cảng dỡ hàng dự kiến Nơi đến cuối cùng
Hochiminh port Hochiminh port
Nếu chỉ có vậy thì rõ ràng vận đơn này không đáp ứng yêu cầu của L/C và công ty A có quyền từ chối thanh toán. Nhng trên vận đơn có thêm một ghi chú nh sau: