II. Các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập
2.2.Đối với đơn vị làm công tác lập chứng từ
2. Giải pháp tầm vi mô
2.2.Đối với đơn vị làm công tác lập chứng từ
2.2.1. Cách thức khắc phục những sai biệt trong việc lập bộ chứng từ.
Nh đã đề cập ở phần trên, công tác lập bộ chứng từ thanh toán hay gặp phải những sai sót về nội dung và hình thức, đặc biệt là trong phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ. Để tránh khỏi những phiền toái, tranh chấp có thể xảy ra trong quá trình xuất trình bộ chứng từ ra ngân hàng để thanh toán, các doanh nghiệp, đặc biệt là những cán bộ trực tiếp làm công tác lập chứng từ cần phải kiểm tra một số chi tiết sau:
- Xem những chứng từ thiết yếu (quan trọng) có bị thiếu hay không, chứng từ lập có phù hợp với quy định của L/C hay không,…
- Trị giá lô chứng từ xuất trình không vợt quá trị giá của L/C, nếu L/C cho phép giao hàng từng phần thì trị giá lô hàng không đợc vợt quá số d của L/C.
Cụ thể khi tạo lập từng loại chứng từ doanh nghiệp cần chú ý:
a. Hối phiếu thơng mại:
- Trọn bộ hối phiếu gồm 2 bản (bản 1 phải ghi số 1, bản 2 phải ghi số 2). Khi xuất trình tại ngân hàng thì doanh nghiệp là ngời bán phải xuất trình một bộ đầy đủ (2 bản) và một bản copy để Ngân hàng lu.
- Hối phiếu có giá trị thanh toán phải là hối phiếu bản gốc, có chữ ký bằng tay của ngời ký phát trên hối phiếu.
- Kiểm tra ngày ký phát hối phiếu có trùng hoặc sau ngày phát hành vận đơn và trong thời hạn hiệu lực của L/C hay không. Vì sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu hoàn tất bộ chứng từ gửi hàng rồi mới ký phát hối phiếu đòi tiền.
- Số tiền trên hối phiếu phải nằm trong trị giá của L/C và phải bằng 100% trị giá hoá đơn.
- Thời hạn ghi trên hối phiếu phải đúng nh L/C quy định. Trên hối phiếu phải ghi At sight nếu là thanh toán trả ngay hoặc at...days sight nếu là thanh toán có kỳ hạn.
- Những thông tin của các bên liên quan trên bề mặt hối phiếu nh tên và địa chỉ cần phải ghi chính xác. Đặc biệt, cần chú ý mục To trên hối phiếu phải đợc ghi chính xác:
*. Nếu L/C chỉ yêu cầu ghi tên ngân hàng trả tiền thì trên B/E cũng sẽ thể hiện tên của ngân hàng.
*. Nếu L/C yêu cầu cả tên và địa chỉ thì trên B/E cũng phải ghi đầy đủ.
*. Nếu L/C quy định “available by payment at sight for 100% drawn on applicant” thì hối phiếu phải đợc ký phát cho ngời mở L/C.
*. Nếu L/C yêu cầu “available...drawn on us” có nghĩa là “drawn on issuing bank” thì hối phiếu sẽ thể hiện mục To là ngân hàng mở L/C.
*. Ngân hàng ký phát là ngân hàng chi nhánh hoặc là một ngân hàng khác do Ngân hàng mở chỉ định thì trên hối phiếu cũng phải thể hiện đúng tên ngân hàng nh chỉ định.
- Số và ngày của L/C ghi trên hối phiếu phải chính xác.
- Hối phiếu phải đợc ký hậu nếu cần thiết. Nếu bộ chứng từ đã đợc chiết khấu trớc khi gửi đến ngân hàng thì trên mặt sau hối phiếu phải có ký hậu của ngân hàng thông báo hoặc hối phiếu đợc kýphát theo lệnh của ngân hàng thông báo.
- Kiểm tra xem hối phiếu đã đợc ký hay cha (và có dấu Công ty của Ngời thụ hởng nếu yêu cầu). Cần chú ý chỉ đóng dấu ở những chứng từ đợc yêu cầu và hạn chế xuất hiện dấu có tiếng Việt ở mức thấp nhất.
b. Hoá đơn thơng mại:
- Số bản hoá đơn chính, phụ phải đủ nh L/C yêu cầu và phù hợp với Điều 20(c) (i) (ii) của UCP 500. Cũng cần lu ý những trờng hợp sau:
*. Nếu L/C yêu cầu “Signed commercial invoice” thì hóa đơn phải có chữ ký ngời bán.
*. Nếu L/C không nói gì về loại hoá đơn thì ngời bán phải xuất trình số lợng hoá đơn nh yêu cầu và trong đó phải có ít nhất một bản có dấu “ORIGIN”.
- Không xuất trình hoá đơn tạm, trừ khi L/C yêu cầu
- Phải đợc công chứng, đợc hợp pháp hoá hoặc đợc cấp thị thực nếu L/C yêu cầu.
- Mục miêu tả hàng hoá phải phải phù hợp với L/C và đồng nhất với Vận đơn đờng biển hoặc Vận đơn hàng không. Nếu L/C có yêu cầu những ghi chú trên mô tả hàng hoá thì hoá đơn cũng phải thể hiện.
- Các điều khoản của hợp đồng đợc chỉ rõ, ví dụ C&F, CIF hay FOB. - Mục dữ kiện ngời nhận hàng phải phù hợp với L/C.
- Số tiền trên hoá đơn phải chính xác:
*. Trị giá hoá đơn phù hợp với hối phiếu, trừ khi sự sai biệt đợc L/C cho phép. *. Nếu giao hàng từng phần không cho phép thì tổng trị giá hoá đơn phải nằm trong dung sai cho phép của L/C.
*. Nếu giao hàng từng phần cho phép thì trị giá hóa đơn có thể nhỏ hơn trị giá L/C, nhng giao hàng lần cuối cùng thì tổng trị giá của tất cả các lần giao hàng có thể nhỏ hơn trị giá L/C tối đa là 5%. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
*. Đối với hàng chuyên chở dạng rời thì dung sai cho phép là 5% cho số lợng và số tiền nh số tiền thanh toán không đợc vợt quá số tiền quy định trên L/C.
- Cách tính toán, các yếu tố thêm vào phải phù hợp với yêu cầu của L/C. Các loại chi phí nh phí bảo quản, điện phí, phí hoa hồng, chiết khấu không đợc nêu trong hoá đơn, trừ khi L/C cho phép.
- Hoá đơn thơng mại phải đợc ngời xuất khẩu ký.
- Ngời lập hoá đơn phải phù hợp với quy định của L/C về tên gọi công ty, địa chỉ, số telex, phone, số fax, thông thờng ngời lập hóa đơn là ngời thụ hởng L/C hay là nhà sản xuất. Nhng nếu trên L/C không ghi rõ ai là ngời lập hoá đơn thì ng- ời hởng phải lập. Nếu L/C ghi “Commercial Invoice by a third party is acceptable” thì một ngời khác không phải là ngời thụ hởng là ngời lập Hoá đơn.
c. Vận đơn đờng biển:
- Chú ý ngày tàu đi: ngày tàu đi là ngày thuyền trởng hay hãng tàu ký B/L. Ngày tàu đi không đợc sau ngày giao hàng trễ nhất và nằm trong thời hạn quy định của L/C.
- Số lợng vận đơn:
*. Thông thờng phải xuất trình một bộ đầy đủ vận đơn gốc.
*. Nếu L/C quy định 2/3 bản nộp vào ngân hàng thì ngời bán phải nộp 2 bản chính và một bản copy, còn nếu quy định nộp 3/3 bản thì ngời bán nộp 3 bản chính và một bản copy.
- Về hành trình vận chuyển và vấn đề chuyển tải, cần phải chú ý những tr- ờng hợp sau:
*. Nếu L/C không cho phép chuyển tải: nếu là vận chuyển bằng container thì vận đơn thể hiện việc chuyển tải vẫn đợc chấp nhận miễn là hàng hóa đợc vận chuyển theo hành trình nh quy định trong L/C. Nếu vận chuyển hàng rời thì vận đơn thể hiện hàng hóa đợc xếp và dỡ theo cảng đợc quy định trong L/C.
*. Nếu L/C cho phép chuyển tải: Ngoài việc thể hiện cảng chuyển tải thì việc vận chuyển phải tuân theo hành trình quy định trong L/C.
- Về số lợng hàng giao thể hiện trên vận đơn thì phải thể hiện việc giao đủ số lợng trên Invoice. Nếu L/C không cho phép giao hàng từng phần thì vận đơn phải thể hiện việc giao đủ số lợng trên L/C (có dung sai nếu L/C quy định).
- Mô tả hàng hoá trên vận đơn có thể chung chung nhng không đợc mâu thuẫn với L/C.
- Cần xuất trình đúng loại B/L theo yêu cầu của L/C. Ví dụ, L/C quy định Ocean B/L nhng ngời bán xuất trình Combined B/L là không đúng. Với các vận đơn không có giá trị thanh toán nh Vận đơn hợp đồng thuê tàu (Charter Party B/L),
vận đơn nhận hàng để gửi (received for shipment B/L... thì không nên xuất trình. Nếu có xuất trình thì phải đợc quy định trong L/C.
- Ngời ký phát vận đơn phải có đủ thẩm quyền. Ví dụ, vận đơn phải do: *. Ngời chuyên chở *hãng tàu vận tải) ký thì sau chữ ký của ngời chuyên chở thể hiện “as the carrier”
*. Thuyền trởng ký: “as the Master”
*. Đại lý hãng vận tải ký: “as agent for the Carrier”. Ngời ký phải thể hiện rõ chức danh và năng lực của chính họ.
*. Đại lý của thuyền trởng ký: “On behalf of Mr...(name). As the Master”. Ngời ký cũng phải thể hiện rõ chức danh và năng lực của chính họ.
Chú ý, nếu vận đơn do nhân viên giao nhận lập thì ngân hàng sẽ từ chối thanh toán.
- Tên và địa chỉ của ngời nhận hàng cần chú ý những trờng hợp sau:
*. Nếu trong L/C quy định “Full set of original of clean on board ocean B/L showing L/C No. made out to order of shipper and blank endorsed...” thì ngời gửi hàng ký hậu để trắng (chỉ ký tên và không ghi tên ngời đợc hởng lợi tiếp theo). Trong phần Consignee thì chỉ ghi “to order” - tức là ai cầm vận đơn này đều có thể đi nhận hàng.
*. Nếu trong L/C có quy định “...made out to order of issuing bank...” thì phần Consignee phải ghi “to order of tên và địa chỉ ngân hàng phát hành.” Trong trờng hợp này, ngời nhập khẩu chỉ có thể đi nhận hàng khi có chữ ký hậu của ngân hàng phát hành. Trờng hợp này xảy ra khi ngời nhập khẩu không ký quỹ đủ.
*. Nếu trong L/C quy định “...made out to order of applicant..” thì ở phần Consignee là “to order of” + tên và địa chỉ của ngời xin mở L/C. Trờng hợp này xảy ra khi khách hàng ký quỹ đủ.
- Trên vận đơn cần phải thể hiện “On board” hoặc “Shipped on board” và ngời ký vận đơn ghi thêm vào ngày tháng (ngày giao hàng), tên tàu, cảng xếp hàng, chữ ký của ngời chuyên chở,...Trừ khi L/C cho phép, B/L ghi “On desk” sẽ không đợc ngân hàng chấp nhận.
- Nếu vận đơn có dòng chữ “tàu dự định”, hay một ghi chú tơng tự nh vậy thì tên của con tàu mà hàng đã đợc bốc lên phải đợc ghi rõ trong ghi chú “on board” cho dù tên tàu thực tế và tàu dự định là một và giống nhau.
- Vận đơn phải nêu “cảng bốc hàng” và “cảng dỡ hàng” theo nh quy định của L/C, cho dù đợc mô tả trong L/C là “giao hàng từ” và/ hoặc “giao hàng đến”.
- Nếu vận đơn nêu nơi nhận hàng để chở khác cảng bốc hàng thì ghi chú “on board” phải nêu rõ:
*. Cảng bốc hàng nh L/C quy định. *. Tên tàu mà hàng hoá đã đợc bốc lên *. Ngày giao hàng lên tàu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Ngay cả khi cảng bốc hàng và / hoặc tên tàu đã đợc nêu ở mục khác trên vận đơn.)
- Vận đơn có hoàn hảo hay không. Trừ khi L/C cho phép, ngân hàng sẽ không chấp nhận thanh toán những vận đơn không hoàn hảo (theo UCP 500)
- Tuỳ theo điều kiện giao hàng FOB, CIF, C&F, CIP,...(Incoterm 2000) hoặc có điều kiện đặc biệt khác đợc quy định trong L/C mà cớc phí vận tải đợc ghi trên B/L có thể là đã trả (Freight prepaid) hoặc cha trả thu sau (Freight collect). Cần kiểm tra thống nhất sự ghi chú cớc phí và điều kiện giao hàng nhận hoạt động với t cách là ngời chuyên chở hay là đại lý của ngời chuyên chở đích danh thì ngân hàng mới chấp nhận chứng từ vận tải do ngời giao nhận lập, tức là B/L do tổ chức IATA ký phát.
- Mọi sửa đổi bổ sung trên vận đơn phải đợc xác nhận bằng chữ ký và con dấu.
Ngoài ra, trên thực tế, B/L nên lập theo lệnh của Ngân hàng phát hành, bởi nếu vận đơn lập theo lệnh của Ngân hàng phát hành, ngời mua hàng cần phải đợc ngân hàng ký hậu B/L hoặc bảo lãnh mới có thể nhận hàng đợc. Khi ngân hàng phát hành đã phát hành ký hậu B/L hoặc bảo lãnh cho ngời mua đi nhận hàng thì ngân hàng phát hành sẽ phải có trách nhiệm thanh toán cho ngời thụ hởng kể cả trong trờng hợp bộ chứng từ xuất trình có sai sót. Việc vận đơn lập theo lệnh của Ngân hàng phát hành còn hạn chế rủi ro trong trờng hợp thất
lạc hoặc mất B/L, bởi nếu B/L lập theo lệnh Ngân hàng thì cho dù rơi vào tay ai cũng không đi nhận hàng đợc. Trờng hợp vận đơn lập theo lệnh của ngời mua hoặc vận đơn lập theo lệnh ký hậu để trống thì nói chung khá rủi ro, đặc biệt nếu một phần bộ vận đơn đợc gửi trực tiếp đến ngời mua, bởi ngời mua có thể nhận hàng mà hoàn toàn không gắn đợc với trách nhiệm của ngân hàng phát hành. Trong trờng hợp đó, nếu bộ chứng từ xuất trình có sai sót thì sẽ bị ngân hàng phát hành từ chối thanh toán mặc dù ngời mua đã nhận hàng.
d. Chứng từ bảo hiểm:
- Ngày lập chứng từ bảo hiểm trớc hoặc bằng với ngày giao hàng. Ngày lập chứng từ bảo hiểm phải ghi rõ là “Bảo hiểm có hiệu lực chậm nhất là ngày bắt đầu vận chuyển” thì mới đợc xem là hợp lệ.
- Cần lu ý chứng từ bảo hiểm có đúng L/C yêu cầu không (là đơn bảo hiểm hay giấy chứng nhận bảo hiểm), có đúng do công ty bảo hiểm hoặc đại lý của họ phát hành hay không. Tên công ty bảo hiểm phải theo yêu cầu của L/C. Nếu L/C không yêu cầu thì ngời bán có thể lựa chọn công ty bất kỳ. Tuy nhiên, ngân hàng sẽ không chấp nhận chứng từ bảo hiểm do môi giới bảo hiểm cấp (điều 34 UCP 500). Nếu có tái bảo hiểm thì phải ghi tên công ty tái bảo hiểm.
- Trừ khi có quy định khác của L/C, có thể chấp nhận bảo hiểm đơn theo hợp đồng bảo hiểm bao đợc ký trớc bởi công ty bảo hiểm/ ngời đợc uỷ quyền/ đại lý bảo hiểm. Có thể chấp nhận bảo hiểm đơn thay cho giấy chứng nhận bảo hiểm (điều 34(d) UCP 500).
Chú ý: không chấp nhận hợp đồng bảo hiểm bao trừ khi L/C cho phép.
- L/C và hợp đồng yêu cầu mua loại bảo hiểm gì thì phải mua loại bảo hiểm đó. Thông thờng trong L/C quy định điều kiện bảo hiểm mọi rủi ro (all risk), rủi ro chiến tranh (war risk), rủi ro đình công (strike risk),..Nếu không quy định thì ngời bán có thể mua điều kiện ICC (C).
- Số bản của chứng từ bảo hiểm: nếu L/C không quy định thì ngời bán có thể xuất trình 2 bản (chính). Nhng thông thờng L/C quy định xuất trình 3 bản gốc.
- Nếu L/C quy định bảo hiểm bồi thờng tới đâu thì trên chứng từ bảo hiểm phải ghi đúng địa điểm đó. Nếu L/C không nói gì thì bảo hiểm hàng hoá thờng tại cảng tới cuối cùng.
- Các chứng từ bảo hiểm phải đợc ký hoặc ký hậu bởi ngời gửi hàng:
*. Nếu L/C quy định phải ký hậu thì ngời mua bảo hiểm lật mặt sau ký tên và đóng dấu.
*. Nếu L/C không nói gì hết thì ngời mua vẫn phải ký hậu.
*. Nếu L/C có quy định chứng từ bảo hiểm “endorsed to...bank” thì ngời mua bảo hiểm lật mặt sau ký tên đóng dấu và ghi thêm “Pay to the order of...bank”.
*. Nếu L/C quy định chứng từ bảo hiểm “To order and endorsed in blank” thì ngời mua bảo hiểm lật mặt sau ký tên đóng dấu và ghi “Pay to order of (tên ngời giữ chứng từ cuối cùng)”.
- Số tiền bảo hiểm ít nhất phải bằng 110% trị giá CIF hoặc CIP (nếu L/C không có quy định khác).
Chú ý: nếu trị giá CIF hoặc CIP không thể xác định đợc thì ngân hàng chấp nhận