II. Các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập
1. Giải pháp tầm vĩ mô
1.2. Tiến tới đơn giản hoávà tiêu chuẩn hoá bộ chứng từ trong thanh toán
toán xuất nhập khẩu.
Cho tới nay, các chứng từ thơng mại với các nội dung nh đã đề cập chi tiết ở chơng I tồn tại trên thế giới nói chung và trong nớc nói riêngvới nhiều hình thức, kích cỡ hết sức đa dạng, phong phú. Mỗi công ty, mỗi hãng đều tạo lập ra những mẫu riêng của mình. Tuy nhiên, sự đa dạng, phong phú này lại gây ra rất nhiều khó khăn, tốn kém trong thơng mại quốc tế. Một vấn đề bức thiết đợc đặt ra là phải đơn giản hoá, tiêu chuẩn hoá các chứng từ này.
1.2.1. Tiêu chuẩn hoá chứng từ:
Trên thế giới hiện nay, tổ chức Liên Hiệp Quốc đã đa ra mẫu chủ thiết kế cho chứng từ thơng mại, nhằm thuận lợi hoá thơng mại quốc tế. Thuận lợi hoá th- ơng mại là đơn giản hoá và hiện đại hoá các thủ tục và chứng từ trong thơng mại và vận tải quốc tế, thống nhất sử dụng chứng từ, kể cả việc phát triển và giới thiệu các phơng pháp mới về xử lý dữ liệu và truyền thông. Ngời ta dự tính là giá thành thông thờng của các giấy tờ và thủ tục trung bình chiếm ít nhất khoảng 10% tổng giá trị hàng hoá buôn bán. Vì vậy, việc giảm khoản chi phí này bằng cách thuận lợi hoá thơng mại sẽ tạo ra lợi nhuận to lớn cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.
Mẫu chủ thiết kế của Liên hiệp quốc dùng cho chứng từ thơng mại đã đợc phổ biến rộng rãi trên phạm vi toàn thế giới. Việt Nam cũng đã áp dụng mẫu này đối với một số chứng từ quan trọng nh vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ,.. tuy nhiên trong thời gian tới cần áp dụng cho mọi loại chứng từ thơng mại nh phiếu đóng gói, hoá đơn, giấy chứng nhận phẩm chất,...
- Cụ thể mẫu chủ đợc thiết kế và điền nh sau: *. Ngời gửi: (ngời xuất khẩu- Shipper/ Exporter)
Khu vực này nhằm nêu tên và địa chỉ của ngời gửi hàng hoặc ngời khởi thuỷ ra chứng từ, tuỳ từng trờng hợp.
*. Ngời nhận: (Consignee)
Khu vực dành ghi tên và địa chỉ của ngời nhận đợc bố trí vào chỗ phù hợp với bu điện quốc tế để cho phép sử dụng khuôn để hở trên phong bì.
*. Địa chỉ thông báo giao hàng: (Notify party)
Trong vận tải đờng biển, nếu hàng hóa đợc gửi theo lệnh (to order) thì cần phải có địa chỉ thông báo. Nếu không khoảng này có thể dùng để ghi địa chỉ cần phải giao đến đó trong trờng hợp địa chỉ đó khác với địa chỉ (gửi th) ngời nhận. *. Phơng tiện vận tải: (Means of transport)
Khu vực này dùng để mô tả phần vận tải, bao gồm các địa điểm trong quá trình vận tải, phơng thức và phơng tiện chuyên chở.
*. Ngày tháng, số tham chiếu: (Date, reference No.)
Nếu không quy định khác thì “ngày tháng” có nghĩa là ngày phát hành chứng từ. Số tham chiếu là con số hoặc tên gọi chung cho toàn bộ chứng từ. Nó có thể là số thứ tự, số hóa đơn. Trong khu vực này, có thể đa thêm ngày tháng và con số khác vào, hoặc là khi hoàn thành chứng từ hoặc chậm hơn trong khi làm thủ tục chuyển chứng từ cho các bên liên quan. Chi tiết của các mục trên có thể điều chỉnh theo trình tự.
*. Ngời mua: (ngoài tên ngời nhận) hay địa chỉ khác (Buyer)
Thông thờng hàng hóa đợc gửi đến một địa chỉ, còn chứng từ lại đến một địa chỉ khác. Trong trờng hợp nh vậy, phần ngời nhận đợc dùng cho địa chỉ gửi hàng, cùng các vấn đề khác, trong chứng từ vận tải, trong khi đó khu vực dành cho
*. Chi tiết về nớc: (Country)
Thông tin về nớc xuất xứ, nớc gửi hàng và nớc nhận cần ghi và để thống kê hoặc đáp ứng các mục đích khác, nếu chi tiết này không cần thì khoảng đó có thể dành cho việc khác, chẳng hạn nh ghi số giấy phép, hoặc có thể ghi điều khoản giao hàng và thanh toán.
*. Điều khoản giao hàng và thanh toán: (Shipment and payment condition)
Khoản này có thể dùng theo ý muốn nêu trên, thông thờng để ghi thời gian giao, điều kiện giao, điều kiện thanh toán và chi tiết bảo hiểm.
*. Ký mã hiệu đờng biển và container: (Container No. /Seal No.)
Đây là phần dành để ghi chi tiết cần thiết để xác định hàng hoá và container chuyên chở và để gắn nó với chứng từ, phù hợp với khuyến nghị UN/ECF/FAL số 15 về “Đơn giản hoá ký mã hiệu bao bì”. Nếu hàng hoá đợc kẻ ký hiệu địa chỉ ng- ời nhận, thì khu vực này cần ghi, chẳng hạn nh “địa chỉ theo ngời nhận” hoặc tốt hơn là ghi đầy đủ địa chỉ đã ghi trên thùng hàng.
*. Số loại bao bì: (No. kind of packages)
Không có cột dành riêng để ghi loại dữ kiện này, vì nó cần khoảng rộng để ghi tối đa số kiện hàng mà con số này ít khi xuất hiện và vì vậy trong nhiều trờng hợp, giảm chỗ để dành cho việc mô tả hàng hoá. Tốt hơn khi đánh máy các phần này thì các doanh nghiệp nên tách biệt hẳn với thông tin về mô tả quy cách hàng hoá.
*. Quy cách hàng hoá: (Description of goods)
Khu vực này dùng để mô tả hàng hoá bằng thuật ngữ thơng mại thông dụng, nếu có thể đợc nên áp dụng thuật ngữ ghi trong biểu thuế hải quan hoặc cớc vận tải. Về chi tiết hơn nữa của hàng hoá, có thể sử dụng thêm khoảng ở dới “phần ghi chép tự do”.
*. Số mã của hàng hoá: (Item number)
Khi cần thiết, có thể ghi số mã hàng hoá theo danh mục thống kê hàng hoá hoặc biểu thuế hải quan, và ít nhất những số lẻ đầu tiên trong nhóm số, trong hoặc nhiều trờng hợp, mang tính chất tổng hợp.
Trọng lợng cả bì dành cho mục đích vận tải hoặc các hoạt động bốc dỡ hàng hoá. Nó đợc ghi trong cùng một cột nh trọng lợng tịnh, nhng có thể tách riêng ra bằng cách dùng cách bố trí chặt chẽ hơn hoặc đặt nó vào một dòng khác.
*. Khối lợng: Phần này cần cho việc ghi khối lợng của hàng hoá đa vào chuyên chở. Số khối lợng nên đặt cạnh trọng lợng bao bì.
*. Trọng lợng bao bì:(Net weight)
Cột này dành để ghi trọng lợng tịnh và số lợng chi tiết bổ sung cần thiết cùng với các thông tin khác để thống kê theo quy định trong danh mục hàng hoá hoặc biểu thuế hải quan.
*. Trị giá (Amount)
Việc nêu giá trị ở đây nhằm mục đích thống kê. Đối với hầu hết các nớc, thống kê hàng xuất khẩu dựa trên giá trị FOB, thống kê hàng nhập dựa trên giá trị CIF.
*. Phần trình bày tự do: Khu vực này có thể đợc dùng theo tuỳ ý, dành cho các thông tin bổ sung không thể đa vào các khu vực khác. Những yêu cầu riêng từng khoảng đợc chia theo từng chỗ có các đờng chấm ngăn cách.
Mẫu chủ cho chứng từ thơng mại
Ngời gửi (ngời xuất khẩu) Ngày tháng, số tham chiếu
Ngời nhận Ngời mua (ngoài tên ngời nhận) hay địa chỉ ngời khác
Địa chỉ báo hoặc giao Nớc gửi
Nớc xuất xứ Nớc nhận Chi tiết về vận tải Điều kiện giao hàng và thanh toán
bao bì. Số container loại hòm kiện. Quy cách hàng hoá. hóa bì Trọng lợng tịnh Trị giá Phần trình bày tự do: Ngày tháng và nơi phát hành Chữ ký xác nhận
*. Sự xác nhận đúng/ Chữ ký: (Signature).
Ngoài chữ ký hoặc bằng chứng xác nhận đúng, có thể đa vào khu vực này những thông tin liên quan đến địa điểm mà chứng từ đợc ký kết hoặc xác nhận, ngày tháng xác nhận,...
- Hình thức mẫu chứng từ:
*. Kích thớc giấy: kích thớc giấy nên lấy theo chuẩn quốc tế ISO A4 (210x297mm, 81/3 x 112/3inch). ở một số nớc, nhất là Bắc Mỹ, thờng dùng kích thớc giấy 216 x 280 mm (81/2 x 11 inch). Đối với những nơi dùng kích thớc này, có thể đảm bảo sự liên kết bằng cách giữ nguyên lề trên và lề trái, để có thể dành phần trình bày trong cùng một vị trí tơng đối với phần lề bên trái, phần sao chụp chung còn lại đo đợc 183 x 262 mm.
*. Kích thớc khoảng cách: Kích thớc khoảng cách cơ bản trong mẫu chủ (1/6 inch hay 4.24 mm cho khoảng cách dòng, 1/10 inch hay 2.45 mm cho khoảng cách chữ). Tơng ứng với khoảng cách dòng và chữ sử dụng trong phần lớn nh máy chữ, máy in tốc độ cao theo máy tính và các thiết bị tạo chữ tự động khác cùng với các phơng tiện nhận chữ bằng quang học.
*. Lề và các nguyên tắc thiết kế: Lề phía trên (để kẹp) rộng 10mm và lề bên trái (để lu hồ sơ) 20 mm. Thiết kế dựa trên tiêu chuẩn quốc tế ISO 3535-1975. "Thiết kế mẫu và biểu đồ, bố cục" dùng bề rộng các cột tiêu chuẩn phù hợp với các vị trí theo cột tiêu chuẩn định trớc.
*. Nghiên cứu và thiết kế: Nói chung, thiết kế trên mẫu chủ dựa trên nguyên tắc "Thiết kế mẫu chủ". Ngời ta chú ý đặt địa chỉ ngời nhận ở khu vực đợc bu điện chấp nhận dùng để vào chỗ để ngỏ ở phong bì. Khi đặt các yếu tố dữ kiện khác trong mẫu chủ, ngời ta chú ý đến lập luận về các mặt kỹ thuật, pháp lý, thơng mại, hành chính và thực tiễn do các tổ chức khác nhau có liên quan đợc hỏi ý kiến. Một khu vực dành cho "kê khai tự do" ở phần dới của mẫu nhằm cung cấp thêm các yếu tố cần thiết khác đối với nhiều loại chứng từ.
1.2.2. Đơn giản hóa chứng từ:
Ngoài ra, chúng ta cũng cần nghiên cứu để đơn giản hoá bộ chứng từ thanh toán nhng vẫn đảm bảo tính đầy đủ và chặt chẽ của nó. Hiện nay, bộ chứng từ
thanh toán thờng gồm nhiều chứng từ khác nhau và phức tạp, nếu có thể ghép chúng lại với nhau thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập và xuất trình. Ví dụ, ta có thể gộp chung hoá đơn và giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói với giấy chứng nhận số lợng, trọng lợng, ...