II. Hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đờng biển tại công ty giao nhận kho vận ngoại thơng Vietrans
2. Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đờng biển tại công ty
2.1. Giao nhận hàng xuất khẩu bằng đờng biển
Đối với một lô hàng xuất khẩu, quy trình giao nhận đợc tiến hành theo các bớc sau:
Giữa VIETRANS và ngời gửi hàng sẽ có thoả thuận về phơng thức và địa điểm nhận hàng. Về phơng thức, ngời gửi hàng có thể trực tiếp mang hàng đến hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của công ty. Công ty có một đội xe tải hoạt động rất hiệu quả, không chỉ sử dụng cho mục đích vận chuyển quốc tế bằng đờng bộ mà còn rất tiện dụng cho vận chuyển nội địa trớc khi vào chặng vận tải chính. Về địa điểm, hàng hóa có thể đợc vận chuyển trực tiếp ra cảng hoặc mang về kho của công ty ở Văn Điển hoặc Yên Viên nếu chủ hàng ở Hà Nội.
Việc nhận hàng từ ngời gửi hàng cũng có những yêu cầu nghiêm ngặt vì sau khi ngời giao nhận nhận hàng, trách nhiệm về hàng hóa sẽ thuộc về ngời giao nhận. Nếu hàng là hàng nguyên container thì ngời giao nhận còn đợc giảm nhẹ trách nhiệm. Còn đối với những lô hàng lẻ, những dịch vụ mà VIETRANS thực hiện có thể là tái chế lại hàng hóa, hoặc đóng gói hàng hóa cho phù hợp với ph- ơng thức vận chuyển, tuyến đờng vận chuyển. Hàng hóa đòi hỏi phải phù hợp với hợp đồng mua bán ngoại thơng. Sau khi đã kiểm nhận chính xác, VIETRANS có trách nhiệm bảo quản hàng hóa chờ giao cho ngời chuyên chở.
2.1.2. Thuê ngời chuyên chở hàng hóa
Dù hàng hóa đợc xuất khẩu theo điều kiện FOB hay CIF thì ngời giao nhận cũng thờng đợc ủy thác thuê tàu để chuyên chở hàng hóa. Ngời ủy thác tuỳ từng trờng hợp có thể là ngời gửi hàng (shipper) hay ngời nhận hàng (consignee).
Nếu VIETRANS đợc ủy thác thuê tàu, đối với tuyến đờng cũ, thờng xuyên có hàng đi, công ty phải liên hệ với hãng tàu mà công ty đã làm giá trớc đó để xin chỗ, lu cớc hoặc xin container nếu là hàng đóng trong container. Còn đối với tuyến đờng mới cha có giá hoặc giá cũ đã hết hạn thì phải xin giá ở nhiều hãng tàu khác nhau, sau đó chọn một giá tốt để chào cho khách hàng. Ngời giao nhận thờng đợc ủy thác thuê tàu vì ngời giao nhận có lợi thế là luôn có lợng hàng lớn và ổn định nên thờng đợc hãng tàu cho hởng những u đãi về giá cả, dịch vụ mà khách hàng nhỏ lẻ không có đợc.
2.1.3. Tổ chức giao hàng lên tàu
Trớc khi tàu đến cảng bốc hàng
Hành trình của một con tàu thờng là chở hàng đến cảng, dỡ hàng ra, lu lại cảng từ 1 - 3 ngày, xếp hàng mới lên rồi khởi hành. Đối với một số cảng của Việt Nam nh cảng Hải Phòng, thời gian một con tàu lu lại chỉ là 1 ngày. Do đó, trớc khi tàu cập cảng, hãng tàu sẽ gửi Thông báo thời gian dự kiến tàu vào cảng (ETA - Estimated Time of Arrival) cho ngời giao nhận. Thời gian này phụ thuộc vào tuyến đờng, thoả thuận giữa hãng tàu và ngời giao nhận. Đối với VIETRANS, nếu tuyến đờng xa, ETA đợc gửi trớc từ 24h - 48h, còn đờng gần, ETA phải đợc gửi trớc 48h - 72h.
Khi biết đợc thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhân viên giao nhận của VIETRANS sẽ phải làm một số công việc sau:
- Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa để lấy giấy chứng nhận kiểm nghiệm, kiểm dịch, nhất là đối với hàng nông sản thực phẩm.
- Lập tờ khai hải quan, tiến hành thông quan hàng xuất khẩu. - Nộp thuế xuất khẩu (nếu có) cho hàng hóa.
- Cung cấp chỉ dẫn xếp hàng cho hãng tàu đồng thời nhận thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp.
- Lập bảng kê khai hàng hóa (Cargo list) gồm 5 bản để gửi cho cảng và gửi cho tàu. Nội dung chính của Cargo list gồm: Tên công ty xuất nhập khẩu, Tên ngời nhập khẩu, Tên hàng, Ký mã hiệu, Số lợng, Trọng lợng.
Nếu là hàng xuất đóng trong container thì cùng với bản danh mục hàng hóa, ngời giao nhận phải xin hãng tàu lệnh giao vỏ container rỗng để đa cho khách hàng về đóng hàng. Sau đó làm thủ tục hải quan, niêm phong cặp chì. Còn nếu là hàng lẻ thì ngời giao nhận sẽ cấp cho ngời gửi hàng vận đơn gom hàng (House Bill of Lading - HB/L), tập hợp các lô hàng lẻ và đóng vào container sau khi đã qua kiểm tra của hải quan.
Khi tàu vào cảng
Tàu khi đã vào cảng, dỡ hết hàng và sẵn sàng cho việc xếp hàng, hãng tàu sẽ gửi thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR - Notice Of Readiness). Sau khi nhận đợc NOR, nhân viên giao nhận của công ty sẽ phải kiểm tra xem thực tế tàu đã sẵn sàng xếp dỡ cha và ký chấp nhận vào NOR.
- Tổ chức chuyên chở hàng hóa ra cảng nếu hàng còn ở trong kho.
- Căn cứ vào bảng kê khai hàng hóa, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng (Cargo plan). Ngời giao nhận cùng phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng, xếp hàng lên tàu.
- Trong thời gian xếp hàng, ngời giao nhận phải luôn có mặt để giải quyết mọi vấn đề phát sinh. Chẳng hạn hàng xếp lên tàu phải đảm bảo kỹ thuật tránh h hỏng tổn thất trong lúc bốc xếp. Trong trờng hợp hàng bị h hỏng tổn thất, ngời giao nhận phải cùng cảng và các bên liên quan lập các biên bản cần thiết.
2.1.4. Lập bộ chứng từ
Sau khi hàng đã đợc xếp lên tàu, nếu đợc ủy thác, ngời giao nhận phải lấy đợc Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt - MR) để đổi lấy vận đơn. Để thuận tiện cho việc lấy đợc tiền hàng, vận đơn phải sạch, đã xếp hàng lên tàu và cớc trả trớc (nếu ngời xuất khẩu phải trả tiền cớc). Nếu là hàng lẻ, ngời giao nhận trên cơ sở chi tiết làm vận đơn nhận từ chủ hàng tiến hành lập vận đơn gom hàng.
Sau đó, ngời giao nhận tập hợp vận đơn cùng một số chứng từ khác nh hoá đơn thơng mại, hợp đồng mua bán ngoại thơng, Packing list v.v lập thành bộ… chứng từ thanh toán gửi cho chủ hàng.
Ngoài ra, ngời giao nhận còn phải mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần, thông báo cho ngời gửi hàng biết ngày tàu rời cảng để họ thông báo cho ngời nhận hàng, thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng nh chi phí bốc hàng, bảo quản, lu kho , tính toán th… ởng phạt xếp dỡ nếu có.
Cuối cùng, ngời giao nhận sẽ tiến hành kết toán các chi phí giao nhận với ngời gửi hàng.
2.2. Giao nhận hàng nhập khẩu bằng đờng biển
Khi nhận đợc yêu cầu giao nhận một lô hàng nhập khẩu, ngời giao nhận phải tiến hành các bớc sau:
2.2.1. Trớc khi tàu cập cảng
Ngời giao nhận phải đợc ngời nhận hàng hoặc đại lý của mình cung cấp các thông tin cần thiết về lô hàng. Cụ thể
- Thông tin về tàu: tên tàu, quốc tịch, thời gian dự kiến tàu đến cảng dỡ hàng.
- Bản lợc khai hàng (Cargo Manifest) để biết tình hình hàng hóa.
Chủ hàng phải giao cho ngời giao nhận vận đơn gốc và các chứng từ khác của hàng hóa nh: giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận phẩm chất, bao bì, ký mã hiệu…
Ngời giao nhận phải lên kế hoạch nhận hàng đồng thời nếu đợc ủy thác sẽ phối hợp với chủ hàng giao hàng cho các chủ hàng nội địa.
2.2.2. Khi tàu cập cảng
Khi nhận đợc Giấy báo hàng đến do hãng tàu fax đến, ngời giao nhận sẽ lập Giấy báo hàng gửi cho chủ hàng để chủ hàng chủ động chuẩn bị các phơng tiện lấy hàng.
Đồng thời, nhân viên giao nhận phải thực hiện các công việc nh: - Xin kiểm dịch cho hàng hóa nếu cần.
- Nếu là hàng nguy hiểm hay hàng đặc biệt, ngời giao nhận phải phối hợp với các bên có liên quan nh cảng, hải quan, phòng cháy chữa cháy để lên kế… hoạch phòng ngừa.
Đợc sự ủy thác của chủ hàng ngời giao nhận sẽ mang vận đơn gốc hoặc bản sao vận đơn (nếu là vận đơn Surrendered hoặc vận đơn Express Cargo Bill) đến hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng.
2.2.3. Tổ chức nhận hàng từ tàu và giao cho chủ hàng
Thông thờng ngời giao nhận sẽ cùng với cảng tiến hành nhận hàng từ tàu và lập các biên bản cần thiết nh biên bản giám định sắp xếp hàng trong hầm tàu (do cảng và thuyền trởng lập), biên bản kết toán với tàu (ROROC-Report On Receipt Of Cargo), giấy chứng nhận hàng thiếu (CSC-Certificate of Shortlanded Cargo) nếu số hàng thực nhận ít hơn số hàng ghi trong vận đơn.
Sau khi dỡ hàng sau, nếu hàng bị h hỏng thì lập biên bản hàng đổ vỡ h hỏng (COR-Cargo Outturn Report), nếu nghi ngờ có tổn thất hàng hóa lập th dự kháng (LR-Letter of Reservation) để chứng minh rằng ngời nhận hàng (cảng) đã có thông báo có tổn thất không rõ rệt cho ngời chuyên chở và gửi cho tàu hoặc đại lý tàu trong vòng 3 ngày kể từ ngày dỡ xong hàng.
Ngời giao nhận sau khi lấy lệnh giao hàng phải đóng phí lu kho, lu bãi (nếu có), phí xếp dỡ rồi mang lệnh giao hàng đến kho để nhận hàng và làm thủ tục hải quan. Nếu là hàng nguyên container có thể mợn về kho riêng để dỡ hàng nhng phải nộp tiền đặt cọc mợn vỏ, hoặc dỡ hàng ngay tại cảng.
Ngời giao nhận sẽ giúp chủ hàng mời giám định, khiếu nại đòi bồi thờng nếu có tổn thất xảy ra đối với hàng hóa. Và cuối cùng ngời giao nhận cũng sẽ kết toán các chi phí giao nhận với chủ hàng.